合同管理办法

合同管理办法
（修订版）
一、总则
1.为依法治理企业，规范公司经营管理以健康稳定发展，不断提高经济效益，并防止不必要的经济损失，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规、规定，制定本办法。

2.凡以公司名义对外进行经营管理活动的或建立经营管理关系的，应当签订合同包括协议（下同）。

3.订立合同时，须遵守国家法律法规、规定，贯彻平等互利、诚实信用、协商自愿、有偿等价的原则。

4.本办法所属合同内容，包括委托设计、销售服务、物品采购、经营借贷、维修保险、劳动用工等方面。

5.除因需要即时清结费用的以外，合同均采用书面形式，有关补充资料、图表、证书、传真或邮件等均可明确为合同的组成部分。

6.国家规定采用标准合同文本的，则须采用标准文本。

7.一般情况，合同生成流程：公司业务部门草拟→法务部门审查规范→分管领导审查签字同意→公司法律顾问审阅→法定代表人或授权代表签字→印章保管人盖章→生效执行。

二、合同的订立
1.对外已达成经营管理合作意向，并经协商一致的，应订立合同。

2.订立合同前，须尽可能全面了解、掌握对方主体的经营资格、资信状况等，无经营资格或资信不足的单位，不得与之订立合同。

3.除公司法定代表人外，公司其他任何人，都必须取得法定代表人的书面授权委托书才能对外订立合同。

4.对外订立合同的书面授权委托书，分固定期限委托和业务委托两种方式，法定代表人对重要人员采用固定期限委托授权方式；对其他一般人员，均采用业务委托授权方式。

5.授权委托事宜，由公司法律顾问负责管理，被授权人员办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权委托书生效。

6.合同标的物必须具备（设计、制作、货物、劳务、工程项目等）明确的数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、方式和违约责任等主要条款，方可加盖公章或合同章。

合同可酌情明确其定金、抵押等担保条款。

7.对于合同标的物，如没有国家通行标准又难以用书面文字确切描述的，应当封存样品，样品由合同双方共同封存并加盖公章或合同章后，分别保管。

8.合同文本上，必须注明合同编号、对方或各方的单位名称、营业执照号码或身份证包括护照号码、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经理在我方留存的合同上签字同意。

9.合同文本拟定完毕，凭《合同审查签字流程单》，按规定的流程经业务部、分管领导、法律顾问、公司财务等职能部门负责人和公司总经理审核通过签字同意后，加盖公章或合同专用章方能生效执行。

10.公司法定代表人或其授权代表对合同的订立具有最终决定权。

11.合同审查签字流程中，各审核意见签署于合同流程单上，合同流程单作为合同审核过程中的记录和凭证，由印章保管人在合同盖章后留存并与签字合同一起及时归档管理。

12.对外订立的合同，原则上，先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在合同空白文本上盖章，严禁我方签字后以传真、信函、邮件等形式交对方签字盖章，如有例外须经公司总经理批准。

13.单份合同文本达两页或两页以上的，在合同上，须加盖骑缝章。

14.合同盖章生效后，应交由公司档案管理员对合同进行登记，并按规范归档管理。

15.合同文本，原则上，我方应持有原件二份，其中一份由财务部留存，另一份由办公室归档，业务部门持有合同影印件以使用。

三、合同的履行
1.合同依法订立生效后，即具有法律效力，应当信守合约，切实履行。

2.业务部门和财务部门应根据合同编号设立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展和收付款情况一事一记。

3.在合同履行中，有关部门或人员如遇履约困难或可能出现违约等情况，应及时告知法务并向公司总经理汇报。

4.财务部门依据合同履行收款或付款工作，对下列情形的业务，应当拒绝付款：
（1）应当订立书面合同而未订立书面合同的；
（2）收款或付款单位与合同对方当事人名称不一致的。

5.如付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付
款单位出具代付款证明，并同时向公司领导报告。

5.在合同履行过程中，合同对方所开具的发票：先由具体经办人复核签字认可→总经理签字同意→财务审核付款。

7.合同履行过程中，有关人员应妥善管理合同资料，对合同有关的技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

四、合同的变更和解除
1.变更或解除合同，必须依照合同订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过后方可进行。

2.我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

3.公司有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知后，须在三天内告知法务部门并向公司总经理汇报。

4.变更或解除合同的通知、回复信函应符合公文收发要求，快递或挂号寄发或由对方签收，快递或挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室归档管理。

5.变更或解除合同的文本，作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力，纳入本办法规定的管理范围。

6.合同变更后，合同原编号不变。

五、其他
1.合同作为公司对外经营管理活动的重要法律依据和凭证，有关人员应严格保守合同秘密。

2.业务部门、财务部门对所立合同台帐，按公司的要求，应定期或不定期汇总各自工作范围内的合同履行情况，并向总经理汇报。

3.各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及其有关资料（包括有关文书、图表、传真或邮件以及合同审签流程单等），按合同编号整理，由公司法务部门审查确认后移交公司档案管理人员存档，不得随意处置、销毁。

4.公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等，纳入公司对员工和部门工作业绩考核及奖惩范围。

六、责任
1.凡因未按约定处理合同事宜、未及时汇报合同履行中出现的异常情况或遗失合同有关资料而给公司造成损失的，应追究其相关责任。

2.在履行合同过程中，因故意或渎职给公司造成重大损失的，公司除对当事人员问责外，还将移送国家相关机关追究其法律责任。

七、附则
1.本办法自2024年6月1日起执行。

2.本办法由公司法务部负责解释。

2024年5月15日。