GAP文档操作规程和质量管理手册

文件控制程序
1. 目的
对与质量食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完
整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2. 适用范围
适用于本公司质量食品安全管理体系的文件的管理。

3. 职责
3.1总经理负责本公司种植基地GAP管理手册体系方针、目标文件、程序文件和外来文件的批准。

3.2基地GAP管理小组组长负责组织编写和审核种植基地GAP管理手册和程序文件,批准工作文
件。

3.3各职能部门负责本部门工作范围内与种植基地GAP管理体系有关的文件的编写、审核、
存档和管理。

3.4办公室是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。

4. 定义
受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。

所有基地GAP t理活动，应以受控文
件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

5. 工作程序
5.1文件分类、编号和版本标识
5.1.1种植基地GAP!理体系由管理手册(包含了种植基地GAP!理体系方针、目标的附录)、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
1.编号规则
⑴种植基地GAP#理手册编号规则
种植基地GAP f理手册编号由公司企业代号、GAP f理手册代号和年份组成，其顺序如下：
①公司企业代号与GAP f理手册代号之间用“/”隔开。

②GAP管理手册代号与年份之间用“―”隔开。

例：《GAP f理手册》编号为：GAP/GT100- 2010
⑵程序文件编号规则程序文件编号由公司企业代号、程序文件代号和年份组成，其顺序如下：
GAP/G T 20*l 2010
------------ 年号GAP 程序文件代号
园艺有限公司的略缩语(GT)
GAP( Good Agricultural Practices) 英文缩写
①公司企业代号与程序文件代号之间用“/”隔开。

②程序文件代号与引用标准章节号之间用“-”隔开。

例：《文件控制程序》编号为：GAP/GT201-2010
⑶第三层次文件编号规则
管理性文件编号由公司企业代号、管理性文件代号、顺序号和年号组成，其顺序如下:
WI/GT 30*1 2oio~
--------------- 年号
--------------- 三层次文件代号园艺有限公司的略缩语（GT）
WI （Working Instruction ）英文缩写
说明：
①公司企业代号与管理性文件代号之间用“/”隔开。

②管理性文件代号与顺序号用“―”隔开。

③顺序号与年号之间用“一”隔开。

例：《文件编号规则》编号为：WI/GT301-2010
㈣记录编号规则
0001 -圧
--------------- 流水号（0~99）
各文件代号
说明：如《受控文件清单》编号为201-01
5.1.2文件的版本与状态：种植基地GAP管理体系文件应标明版本和状态。

其格式为A/0,其中A
为版本编写，1和2为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。

5.2文件受控状态
5.2.1本公司内部使用的种植基地GAP管理体系文件均为受控文件。

5.2.2本公司文件管理员针对所有受控文件建立本公司《受控文件清单》，各部门编制本部
门的《受控文件清单》。

受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。

5.2.3本公司外部使用的种植基地GAP管理体系文件均不为受控文件。

5.3文件编制、审核、批准
5.3.1方针、目标和种植基地GAP管理手册由基地GAP t理小组组长负责编制并审核，总经理批准颁布实施。

5.3.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，基地GAP W理小组组长审核，总经理批
准。

5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由基地GAP W理小组组长批准。

5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。

5.3.6文件编制、审核、批准时，各责任人应填写《文件历史》。

5.3.7管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。

其他未详细规定事项套用
本文件格式。

5.4文件的发放、保存和管理
5.4.1种植基地GAP W理体系文件经批准后，原版文件由办公室保存并不得外借。

以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。

5.4.2文件发放对象由基地GAP#理小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处
有相应的文件。

由本公司文件管理员统一复制基地GAP t理体系文件，并在文件封面或第一页按
发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。

文件发放应包括其引用的表格（记录格式）。

543外部人员仅是借阅文件，应由基地GAP管理小组组长批准后，填写《文件借阅复制记
录》，由本公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。

5.4.3 《受控文件清单》应适时更新以反映实际。

5.4.4 文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于办公室），以防文件损坏。

任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。

应确保文件清晰，易于识别和检索。

5.4.5 办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。

在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.4.6 因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，办公室做好相应发放签收记录。

5.5文件的更改
5.5.1 文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请单》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。

5.5.2 更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，
只更改状态不变动版本, 如由A/O 变为A/1, 修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由A/9 变为B/0 。

5.5.3 只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请单》，由各文件保管
人负责按《文件更改申请单》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请单》附录。

对需要换版的文件更改，执行5.3 和5.4 的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件发放回收登记表》栏注明，执行5.6 的规定。

5.6文件回收、作废与销毁
当文件不适用或文件持有人变动时，办公室应将相应的文件回收，在原《文件中发放/ 回收
登记》栏注明。

回收的文件，需要作废的，由办公室填写《文件销毁申请单》，应经原批准人批
准后集中销毁。

若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用” ，以防止其非预期的使用。

5.7外来文件
5.7.1 国家法律、法规、行业标准以及可能影响本公司整体作业的外来文件，由本公司办公室组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件发放回收登记表》。

外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件” 。

5.7.2本公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与基地GAP管理体系有关，若有关，
转交本公司办公室，执行5.7.1 。

5.7.3 办公室和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应
进行换版更改，执行5.5 规定，并更新《受控文件清单》。

5.7.4 本公司内部不对外来文件进行修订。

若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。

5.8文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。

文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以
确保
人员对文件的理解。

文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有基地GAP管理体
系文件进行评审，必要时则予以修改。

每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。

5.9记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。

6．相关文件
记录控制程序GAP/GT202-2010
7．相关记录
受控文件清单201-01
文件发放/回收登记表201-02
文件借阅登记表201-03
文件更改申请单201-04
文件销毁登记表201-05。