南京大学关于推行公务卡的通知-财务处

南京大学公务卡管理办法
为进一步加强和规范财务支出管理，提高公务支出透明度，适应国库集中支付制度改革要求，根据《财政部中国人民银行关于印发〈中央预算单位公务卡管理暂行办法〉的通知》（财库[2007]63号）、《财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》（财库[2011]160号）、《财政部中国人民银行关于加快推进公务卡制度改革的通知>的通知》（财库[2012]132号）、《关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》财库[2015]245号等文件精神和要求，结合我校实际情况，制订本办法。

一、公务卡功能及使用要求
第一条公务卡是指由中央预算单位在编在岗正式工作人员持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和财务报销业务，也可用于个人支付结算业务的信用卡，推行公务卡制度，直接作用是将传统的现金支付结算改为公务卡支付结算。

本办法所指公务卡适用公务卡为采用专用发卡行标识代码为“628”开头的银联标准卡。

第二条根据公务卡的用卡环境以及银校互联建设情况，我校确定中国工商银行为公务卡代理银行，公务卡信用额度默认为5万元，个人可根据公务支出需求，按发卡行相关规定申请办理额度调整。

第三条持卡人必须严格执行单位财务管理制度，严禁透支
提取现金、越权开支、不按程序开支和恶意透支，如发生此类现象，学校将按规定通知代理银行核销公务卡，产生的一切责任和后果由持卡人自行承担。

第四条持卡人使用公务卡消费的各项支出，无论因公或因私消费，均应在发卡行规定的免息还款期内归还，因归还不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用，以及由此带来的对个人资信影响等责任，由持卡人自行承担。

第五条公务卡如有遗失，应及时到代理银行办理挂失补办手续。

因未及时办理挂失补办手续而造成的经济损失和相关责任，由持卡人自行承担。

第六条持卡人在离职或退休时应及时申请办理公务卡注销。

注销前须将其透支款还清，注销时由持卡人拨打代理银行客服电话或携本人身份证及公务卡至代理银行柜台办理。

若持卡人不配合办理销卡，财务处可直接提请发卡银行冻结相应的公务卡。

各类离职人员在办理公务卡注销后方可办理离校手续，教职工退休时，仍有未结题项目的，经持卡人申请、项目主管部门审批和财务处审核后，公务卡可暂保留，项目完成后，应主动申请办理公务卡注销。

预任职员、专职科研人员、博士后人员，到期后仍留校工作的，提交人事部门的证明材料后，已办理的公务卡可不予注销。

在办理入职手续后，由持卡人申请，所在单位审批后，将信息变更通知财务处，财务处将公务卡信息变更到新的人员身份记录中。

二、公务卡办理对象及流程
第七条我校公务卡申请办理对象为在编在岗正式职工、专职科研人员、预任职员、博士后等工作人员，根据经费使用需要申请办理，原则上一人一卡。

对于参与科研项目1年以上，并负责科研经费支出报销业务的项目聘用的人事代理人员，由聘用人员与项目负责人共同申请，经所在单位审批后，报经项目主管部门和财务处批准，可以申请办理公务卡；
院系单位聘用的从事行政工作1年以上的人事代理人员，因工作需要，确需办理公务卡的，由其与所在单位主要负责人共同申请，报经学校人事部门和财务处批准，可以申请办理公务卡。

第八条各院系、单位需指定办理公务卡联系人，由其负责本单位人员公务卡的申办、发放、变更等工作。

第九条申请人填写《中央预算单位公务卡申请表（个人卡）》一份、《转账确认书》一份、提供二代身份证复印件一份（正、反面复印在同一面A4纸上），外籍身份人员须提供护照、签证、外籍专家证（或中国长期居住证）复印件（A4幅面）。

各院系、各单位对本单位人员填写的《中央预算单位公务卡申请表（个人卡）》进行审核，审核合格后，由指定的联系人填制《南京大学办理公务卡汇总表》（见附件），加盖单位公章，人事代理人员另须填写《人事代理人员公务卡办理申请表》，将上述纸质材料送达财务处，汇总表电子版发至指定邮箱。

第十条财务处在收到办理申请后，在五个工作日内送代理银行办理，代理银行在完成公务卡制作后，由其工作人员统一将卡
送达各单位，由指定的联系人负责签收，并代为发放。

第十一条办卡人收到公务卡后应及时按代理银行规定激活启用公务卡，通过财务处网上自助平台录入公务卡信息。

持卡人在日常使用期间，公务卡发生信息变更的，应及时向财务处申请信息变更。

三、公务卡报销规定细则
第十二条学校各类经费使用中所发生的属于《中央预算单位公务卡强制结算目录》（财库〔2011〕160号）范围的支出以及小额材料费和测试化验加工费等，均须按规定实行公务卡结算。

《中央预算单位公务卡强制结算目录》范围主要包括：办公费、印刷费、咨询费、手续费、水费、电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用等。

5万元以上的单笔支出，原则上应通过学校财务处办理转账或汇款支付，不使用公务卡结算。

第十三条对上述规定支出中，因目前尚不具备刷卡条件而无法采用公务卡结算，但教学科研等工作实际需要发生的支出，如市内交通费、邮寄快递费、签证费、过路过桥费、野外科考、教学实习等发生的相关支出，可暂不使用公务卡结算。

除上述情况外，因特殊情形确实不能使用公务卡结算的支出，1000元以下的零星小额支出，可予以报销；金额在1000元以上的公务支出须填写《特殊原因未使用公务卡审批单》并提供付款记录；使用现金支付的，审批单须经财务处审批后视情况予以报销（含无法办
理公务卡的学生）。

公务接待、公务租车、会议费等公务支出须以银行转账或公务卡方式结算，不得以现金形式支付。

学校不再办理一般性业务的现金借款，因特殊情况确需借支现金的，由借款责任人提出书面申请或借款资金使用预算，项目负责人、单位财务负责人签字盖章后，借款金额2万元以上5万元以下的经财务处科长审批、5万元以上的经财务处处长审批同意后予以办理。

第十四条涉及公务卡报销的，报销人需在财务处网上业务自助平台公务卡模块自行完成消费记录验证环节（操作方式详见附件），使用公务卡消费，按规定完成消费记录验证环节且已编制还款记录的，刷卡交易凭条（银联签购单）或银行付款凭据可不再作为报销要件提交，由个人自行保管备查。

对于支付记录超过一年的公务卡支付，在财务处网上自助平台公务卡模块中将无法提取消费记录。

第十五条教职工因公赴境外开会、考察、培训等发生的机票等费用，应按规定通过学校银行转账，若使用公务卡支付的，在免息还款日未能通过财务报销审核还款成功的，应自行垫付资金归还，以免产生罚息与不良记录。

第十六条对于通过公务卡支撑系统验证、符合报销政策的公务消费支出，由财务处区分报销资金的不同来源，通过国库零余额账户或实有资金账户办理公务卡还款。

第十七条持卡人使用公务卡结算的各项支出，在提交财务处
审核报销前均视同为个人消费行为。

持卡人使用公务卡同时进行公务和个人消费时，必须将公务消费与个人消费部分区分开，应分别刷卡支付，并分别打印交易消费凭条和开具发票。

第十八条属于公务支出报销的，至少应在发卡银行规定的免息还款期七个工作日前，将报销材料送达财务处审核报销。

对于财务审核中有问题不能及时通过财务报销归还的，财务处将告知持卡人，由持卡人自行垫付归还。

无论持卡人是否已自行垫还，通过审核报销的款项均按规定还入公务卡。

第十九条在校学生下列情况产生的经费支出，可不使用公务卡结算，但应通过银行转账或个人银行卡结算，使用和报销按照学校相关规定执行。

（一）因学生活动等需要进行公务支出；
（二）独立承担研究项目，发生的材料采购、出差、野外考察等相关支出；
（三）支付本人的论文版面费、会议注册费；
第二十条公务卡持有人在退休后，发生科研经费报销支出的，仍应使用公务卡结算，如无公务卡，应通过银行转账或个人银行卡结算，在报销单上注明已退休信息，使用和报销按照学校相关规定执行。

第二十一条编制不在学校，但依托学校承担、使用科研等项目经费的校外单位人员，应参照《公务卡强制结算目录》范围，通过银行转账或个人银行卡结算（所在单位已发行公务卡的，应
使用公务卡结算），使用和报销按照学校相关规定执行。

四、附则
第二十二条本办法经2018年11月15日党政联席会议审议通过，自发布之日起施行。

原《南京大学公务卡管理暂行办法》(南字发〔2016〕190号) 同时废止。

第二十三条本办法由财务处负责解释。

信息公开：主动公开。