《采购管理实务》第2章 采购管理组织与采购人员

职责 3
负责确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的展示程度
职责 4
根据市场需要，组织、审核落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力
职责 5
跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源
职责 6
及时处理滞销、损坏的商品
职责 7
管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息
分公司距离较近的大公司也可以)，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报 工作较好。
总经理
销售
企划
采购
生产
工程
人事
财务
3
总经理 采购经理
1. 按规模大小设计采购组织-大型企业的采购组织采结购高构级专员
A 区采购处处长
秘书
B 区采购处处长
秘书
采购一科 科长
采购二科 科长
采购一科 科长
采购二科 科长
采购三科 科长
第二章 采购管理组织
第一节 熟悉采购管理组织 第二节采购部门与岗位职责 第三节 采购人员知识能力与素质要求
• 一、采购组织的建立（设置原则和组织形式、采购部门职责与任务） • 二、采购人员知识能力素质要求
第一节 采购组织的原则与形式
◎采购组织设置的四原则
1.性质和规模原则：
采购部门设置应同企业的性质和规模相适应（企业规模的大小和企业组织 结构的复杂程度） 2.管理水平原则：
采购员 采购员 采购员 采购员
主办（外购） 采购员
主办（内购） 采购员
4
2.按采购地区设计采购组织结构采购经理
国内采购主管
采购助理 国外采购主管
采购员
采购员
内勤 （A 产品） （B 产品）
采购员
内勤
5
3.按采购物品类别设计采购组织
采购经理
采购助理
主要原料组 采购主管
一般物料组 采购主管
机器设备组 采购主管
职责 2 职责 3 职责 4 职责 5 职责 6 职责 7 职责 8 职责 9 职责 10
全面协助采购部经理开展采购及部门管理等工作 分派采购部所有人员的日常工作 编制单项材料的采购计划，并监督实施 在部门经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用 参与供应商信息的分析，参与供应商的选择与评估 签订和送审小额采购合同 协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益 制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库 编制单项采购活动的分析总结报告 完成采购经理交办的其他工作
职责 2
拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标 制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本
职责 3
编制年度采购预算，报批后监督实施
职责 4
全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作
职责 5
组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势
职责 6
寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道
零部件组 采购主管
采购员
采购员
采购员
采购员
采购员
采购员
采购员
采购员
6
又例：某石化厂的采购部门设置
采购经理
油料采购主管
燃料采购主管
色剂采购主管
7
4.按采购流程/职能设计采购组织
（根据采购流程/职能设置，采购的不同环节设置不同的采购人员）
这样便于采购人员更好地熟悉业务，精通例如招标、谈判等技能，同 时，有利于各个环节之间相互监督，避免浪费和腐败现象，减少内部审计 成本，还有利于培养大家的团队合作精神。但这要求内部更好地协调和合 作，否则会造成采购效率低下，管理混乱
17
第三节 采购人员知识能力与素质要求 日新月异的商务环境（企业面临的市场环境）
成本 产品质量 协作联盟
知识经济
电子商务
客户需求
行业合并
@和e 的时代 新技术
全球化 一体化经济
战略伙伴
供应链同步化
产品生命周期
18
19
实际问题
1、采购的定位？ 2、生产部要速度、财务部要低价、品保部要质量、市场部要速度……夹在中央
采购部门设置应同企业的管理水平相适应（采购业务环节的复杂程度） 3.目标可行原则：
采购部门设置应同企业采购目标和方针相适应（企业采购对于企业经营的 重要程度） 4.合理分工原则：
采购部门设置应同企业采购品种的数量和性质
2
◎采购管理组织模式举例
1.按规模大小设计采购组织—小型采购部门组织 如果企业规模较小，产品结构较单一(典型的例子就是单一的工厂或企业，
采购经理
采购助理
采购 计划 主管
供应商 管理 主管
采购 合同 主管
采购 谈判 主管
采购 绩效 主管
8
例：按职能设计采购组织
采购经理 采购主管
采购计 划主管
供应商 主管
采购合 同主管
采购质 量主管
采购结算 主管
采购成本 控制主管
采购绩效 主管
计
预
供应商
合同
采购
采购
采购
采购
划
算
关系
管理
检验
结算
成本
绩效
的采购管理何去何从？ 3、互连网等新技术的崛起，是否将采购商和供应商站得更近？ 4、采购价低，是否为公司省钱？ 5、如何有效采购？ 6、如何与供应商保持友好和竞争的关系？ 7、如何应用供应链来为公司获利？ 8、执行“货比三家”的方式就能选择好的供应商? ……
20
专业形象 应变能力 表达能力 时间管理 市场预测 价值分析
采购管理知识
供应商产品知识
物流知识
Skill
Knowledge 市场知识
财务知识
法律知识
Attitude
诚实、乐观、自信、勤奋 耐心、积极、坚强、毅力 求真、务实、创新、合作
21
22
职责 8
收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标
职责 9
采购结算工作职责 10 Nhomakorabea国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理
职责 11
其他相关职责
14
职责 1
商场、超市采购部职责职责 2
确定商品定位取向，开发引进适销商品 通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构
总经理
集团采购部
采购部 A
采购部 B
采购部 C
12
第二节 采购部门与岗位职责
新材料
新情报
品质
库存控制 财务灵活
提供RD 设计方向
产品优势 竞爭力
交期
价格
长期健全 厂商关系
长期货源
生产制造企业采购部的职责
职责 1
根据生产计划和安全库存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购
职责 2
编制采购预算，经批准后实施
职责 8
根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性
职责 9
负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性
职责 10
负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通
职责 11
跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据
15
职责 12
负责商品采购合同档案的管理工作
采购经理的岗位职责 职责 1
职责 3
审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购规格与数量是否恰当
职责 4
供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估
职责 5
执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调
职责 6
做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需要
职责 7
做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存
专
专
维护
专员
专员
专员
分析
专员
员
员
专员
专员
9
又例：
采购经理
谈判人员 合同管理人员 催货人员 验收人员 审核人员
10
5. 综合采购物品和采购流程设计采购组织
金属材料组
谈判人员
这种方式主要适合一些大企业。在这些大企业中，原材料需求多、数量大、专业性强，
采购组织也相应复杂得多
合同管理人员
电子件组
采
购
办公设备组
职责 7
负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作
职责 8
参与协调采购、提货、供应工作
职责 9
参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度
职责 10
采购合同的制定、审核、签署与监督执行
职责 11
、、 废料、质量事故的预防与处理
16
职责 12
控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单
采购主管的岗位职责 职责 1
经
理
零部件组
催货人员 验收人员
11
6.混合型采购管理组织
对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业， 可采用集中分散的采购设置模式。在公司总部设采购部，负责总公司采购战略和计划的制定， 协调各子公司之间的采购行动，避免恶董意事会 竞争，集中采购总公司共性化的产品和服务，实现采 购总成本最低。同时，在各子公司或某一地理区域分设采购部，这样便于各子公司满足个性化 的需求，保持同供应商之间的密切联系，以此促进公司的发展。