制作电子文档的具体步骤

制作成果地质资料电子文档的具体步骤

一、整理、编辑

1、对正文类的整理、编辑

电子文档正文类包括：报告封面（含题名页）、目录、正文、内容摘要。用word 制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开）。整理内容：

⑴正文部分的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照地质矿产行业标准规

定执行；

⑵将封面（报告题名）命令为1级标题，篇名命令为2级标题，章名命令为3级标题，

节名命令为4级标题，以下逐级类推（注意：如果某一级标题的字体、字号或排列方式与地质行标不符，应统一对该标题重新定义，方法见标准使用说明的第6页）；

⑶正文目录应是用word软件自动生成的目录（方法见标准使用说明第8页）；

⑷插图、插照、插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为向上；

⑸插图、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常使用为原则，优选格式是gif、

JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框，

但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框；

⑹插表要采用表格命令直接制作，不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格；

⑺页码的插入。页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，

偶数页在左侧）；

注意：a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续，故此各部分之间要用分隔符（如分节符）分隔开（方法见标准使用说明第9页）；

b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。

⑻页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续

表的，续表中仍必须有表名和表头。

2、对审批类的整理

⑴审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否，在做电子文档时，审批类文

件必须单独组成一类电子文件；

⑵对大调查项目审查类文件至少应包括：认定书、审查意见书，编排时认定书在前、

审查意见在后。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低编排，同

级、同类的按时间顺序由新到老编排；

⑶审批类电子文件不得制作成栅格文件，若无原始的电子文件，应在word软件下重

新录入；

⑷审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致，每

一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间，公章内容用文字表示。

3、对附表、附件类的整理

⑴应区别附表、附件，不要二者混淆为一体；

⑵附表（附件）类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作；

⑶每册附表（附件），都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部

分之间也应用分隔符（分节符）分隔开；

⑷附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上；

⑸附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作，使用word软件制作附表、对引用

特别复杂函数的表格，可以在word中插入Microsoft Excel表格；

⑹附表每一表格的表名要用5号标题命令定义；

⑺表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，若超出版芯，可用续表来解决，续表中

仍必须有表名和表头（续表的表头—标题行可用word表格菜单中“标题行重复”命令制作，具体方法见标准使用说明第9页）。

4、附图类文件的整理

附图类电子文件包括两类，第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类是由计算机软件制作的矢量化图形文件；

对第一类（第二类后面另述）附图电子文件

⑴制作上，首选计算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用计算机制作或

转换的，可采用扫描等数字化方法形成栅格文件；

⑵采用的格式为3种格式之一：EPS格式（不分色、文字变曲线）、压缩的JPEG格

式（彩色或灰度图采用）和CCITT tiff g4格式（黑白图件采用）。分辨率的选取一般可取300dpi，对压缩的JPEG格式质量因子取75以上；

⑶检查转换格式后的图件是否能正常显示且清晰；

⑷检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及规范性。

以上整理、编辑过程中贯穿的原则：文字部分的内容、页码，附图的图号、内容等必须与纸介质一一对应。

二、电子文件的命名

1、将整理好的电子文件按照其分类命名，文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位

文件名后缀

文件序号位

间隔符（下划线）

册序位

类别位

⑴类别位（第1位）

标识该电子文件的类别，类别代码如表所示。

⑵册序位（第2-3位）

册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。册序位的值为01-99。若其值小于10，册序位的第1位填充“0”。

⑶文件序号位（第5-8位）

标识该电子文件在本分册中的顺序。同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起连续取值。2、附图类第二类电子文件的整理与命名

附图类第二类电子文件按产生时采用软件的平台不同可分别包含下述电子文件；

mapGIS6.1版及其以上版本或5.32版（若使用六色色标库，则必须使用6.1版及其以上版本）的*.wt、*.wl、*.wp等点线面文件，*.mpj工程文件和相应的属性文件；arc/info for PC 的3.51版的E00文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）R14版的DXF 文件；Mapinfo4.5版的 *.map、*.ID、*.TAB等文件；

以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等）

⑴将上述电子文件收集全

⑵上述电子文件名应与对应的第一类附图电子文件名相对应，如附图第一册的图02采用mapGIS平台制作转换为EPS格式第一类电子文件T01_0002.eps，其对应用mapGIS 生成*.wt文件的文件名就应为T01_0002.wt (杨斌雄注：矢量文件不要改名)