Office 常见问题及解决办法

职场生存攻略提高工作效率的8大必备软件Photoshop word Excel Dreamweaver
只需要更改单元格的数据格式即可。

具体操作方法如下：①选择想输入数据的一个或多个单元格。

②选择菜单上的[格式]---[单元格]，在出现的对话框中切换到“数字”标签，选定“分类”中的“文本”，如图2--1---110，最后再点击“确定”按钮退出。

这样设置后，所有选定的单元格中输入的内容会被作为文本处理，不会再自动转换日期。

在Excel单元格中输入的字符不会自动换行
使用Excel在一个单元格中输入较长的文字段时，超出单元格的宽度时，文字不会自动换行，很难处理，怎么解决？
其实Excel提供了自动换行的功能。

启用这个功能的方法如下：①选定要自动换行的单元格，选择菜单中的[格式]---[单元格]。

②在“单元格格式”窗口中，切换到“对齐”选项卡，选定其中的“自动换行”，如图2---1---111所示，单击“确定”按钮退出。

现在输入的数据就可以自动换行了。

输入公式的单元格显示错误信息
用Excel时，有时包含公式的单元格没有正确显示计算结果，而是显示了一个错误信息：“#、#、#”。

这可能是因为单元格输入的数据太长，或者单元格中公式运算得到的结果太长，超过了单元格的最大显示范围，可以通过调整列宽度来解决。

还有可能就是单元格格式不正确。

Excel中，日期和时间必须为正值，如果在单元格格式在日期或时间的单元格内输入了负数，就会显示为“#、#、#”；这种情况下应该将单元格格式设置为不是日期或时间的格式。

具体设置方法可参看上一个问题的解决方法。

快速输入具备共同特征的数据
我们用Excel记录大量发票号码的时候会发现这些发票号码就有一个共性：它们总是以“NO.”开头，后面单元格则不同。

这种情况下，我们怎么做才能不重复这些劳动而提高工作效率呢？
①用鼠标右键单击需要输入发票号码的单元格。

②选择弹出菜单中的“设置单元格格式”，然后在弹出的“单元格格式”窗口中切换到“数字”选项卡，然后选择“分类”下的“自定义”，如图2---1---112。

在“类型”下面的选项框内点选“G/通用格式”，此时上面的文本框也会出现同样的文字：“G/通用格式”，在前面加上“NO.”使之变成“NO. G/通用格式”，最后点击“确定”，下面的选项框内就会多出一项“NO.G/通过用格式“。

用这个新格式定义的单元格在输入发票号码时就不必再输入前面的文本字符串了。

例如：发票号码为“NO.100020001”，你只需要输入后面的数字“100020001”，就行了，Excel会自动为你加上前面的“NO”。

怎样快速计算几个单元格数据的和
经常需要将Excel中的一些数据做一些临时求和的运算（而且有些要求和的数据不是连续放置的），并不需要得出永久性的计算结果。

这种情况下用“SUM”函数求和实在太麻烦，因为每次计算出结果之后，还要将其删除，这样很容易误删除数据。

请问怎么才能解决这个问题？
对于在表格中连续填定的数据，可以拖动鼠标选定这些单元格。

选定后查看窗口底部的状态
栏，会看到“求和=XXXX”的字样，等号后面的数值就是选定的单元格中数据的和。

对于没有在表格中连续填定的数据，可以按住CTRL键，然后用鼠标左键依次选择，选完之后，同样可以看到求和的结果。

非常方便！
让Excel自动选择输入法
在Excel中输入大量中、英文混杂的数据时，切换输入法会大大影响速度。

怎样让Excel自动选择输入法呢？
其实Excel可以根据要输入的内容自动切换输入法。

设置方法是：①选中使用某种输入法的一个或多个单元格，然后启动需要的输入法。

②单击菜单上的[数据]---[有效性]，如图2---1---113，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

③在“输入法模式”选项卡的“模式”下拉列表中选择“打开”。

最后单击“确定”按钮保
存设置，如图2---1---114所示。

此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都自动激法，用起来非常方便。

Excel中文字无法倾斜
在使用Excel的时候，有时候需要将文字调整得倾斜一点。

请问如何操作？
实现这样的操作并不难。

具体步骤如下：①有鼠标右键单击要让其中文字倾斜的单元格。

②在弹出的菜单中选择“单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“对齐”选项卡，在“方向”栏中即可调整文字旋转度数，如图2---1---115所示，最后单击“确定”按钮后退出即可。

怎样保护某个单元格不被随意篡改
怎样才能单独保护某个单元格，使其无法被他人随意修改？
对于单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入的信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。

对单元格进行写保护有两种方法： 1、对单元格的输入信息进行有效性检测。

①选定要限制输入内容的单元格。

②选择菜单上的[数据]---[有效数据]，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，使输入单元格的信息必须符合给定的条件。

2、锁定单元格，使其内容不能被改写。

①选定需要禁止他人修改的单元格。

②选择菜单中的[格式]---[单元格]，在弹出的窗口中切换到“保护”选项卡，选中“锁定”。

因为只有保护工作簿之后，隐藏、锁定单元格的功能才能生效。

所以，最后在菜单中选择[工具]---[保护]，设置密码后，即锁定了单元格。

对单元格进行读保护有三种方法：
1、通过对单元格颜色的设置进行读保护。

例如：将选定单元格的背景颜色与字体颜色同时设为白色。

这样，看起来单元格中好像是没有输入任何内容。

无法用PowerPoint演示PowerPoint文档
在Word中将文件“另存为”Web格式，然后用鼠标选择该Web文件，单击右键，在弹出的菜单中选择“打开方式”为PowerPoint即可，如图2---1---125所示。

多幅图片无法同时动作
常规的PowerPoint制作动画效果均受到顺序的限制，如果在同一张幻灯片中插入多幅图片，只能是一幅一幅地展示，当需要多幅图片动作时怎么办？
可按以下步骤操作解决此问题。

①把插入的多幅图片合理布局，在菜单栏中选择[编辑]---[全选]。

②点击绘图工具栏中的“绘图”按钮，选中[组合]，这样就将多幅图片组合成了一个对象。

③
用鼠标右键单击任意一幅图，选[自定义动画]，在弹出的对话框中设置你感兴趣的动画效果即可。

无法创建多个幻灯片模板
PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个幻灯片模板，如果一个演示文稿中有很多幻灯片，想让它们有不同的风格，就需要分别对每个幻灯片做一；些美化工作。

这就包含大量重复的枯燥工作。

有没有办法在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板？
具体操作步骤如下。

①以一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片。

②切换到“幻灯片浏览”视图，选择想用的幻灯片模板，复制这张幻灯片，然后编辑附件中的文字和图表。

③如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，并排放置，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就可以了。

文字无法连续闪烁
在PowerPoint中利用“自定义动画”来制作闪烁字，但无论选择“中速”、“快速”还是“慢速”，文字都是一闪而逝，如做一个连续闪烁的文字？
请按以下步骤操作：
①创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。

②复制这个文本框，粘贴多个（根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数），再将这些框的位置设为一致。

③把这些文本框都设置为在前一事件1秒后播放，在动画播放后隐藏。

PowerPoint文件无法转换成Word文件
想把PowerPoint文件转换Word文件，作为资料进行进一步编辑。

结果发现PowerPoint无法将PowerPoint文件另存为Word文档。

PowerPoint确实不能直接将PPT文件保存为Word文档，但可以将PPT文件另存为“RTF”或“WEB”文件，如图2---1---126，然后在Word中打开。