中国人民保险公司档案管理办法

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中国人民保险公司档案管理办法
时间：1994-4-30作者：dajzzr阅读1727次【文字显示：】
中国人民保险公司国家档案局关于印发《中国人民保险公司档案管理办法》（修订稿）等三份文件的通知
各省、大连、
规定为依据，在各级领导的关心和重视下，认真并卓有成效地开展了档案工作，使全系统的档案工作取得了长足的进步。

但是随着业务的不断发展，这些制度办法中的有些内容已与迅速发展的形势不相适应，如不及时地予以修改和完善，将会影响保险档案工作的进一步发展。

在修订过程中
，为使这些办法更切合实际，总公司办公室普遍征求了各方面的意见，进行了认真的修改，并报经国家档案主管部门批准。

现将重新修订的三个办法印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

附一修订说明
一、此次修订的《中国人民保险公司档案管理办法》、《中国人民保险公司档案保管期限表》、《中国人民保险公司业务档案管理细则》适用于保险系统不同门类、不同载体及不同保管期限的档案。

定。

三、如
市级公四、
据本地区业务发展情况增添新的相关条款和保存期限，制定出能够适合本辖区各级公司归
档工作需要的档案管理办法》及《档案保管期限表》，报当地档案管理部门批准，并报总公司档案处备案。

五、承保单证的保存期限系指保险责任终止后的保存年限，超过保存年限即可销毁。

例如，企财险
六、《办法》、《细则》、《期限表》在执行中如有问题，请告总公司档案处，以便及时更正或解决。

1994年1月
价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，
作为考核其工作质量的标准之一。

第四条保险公司档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章档案机构和任务
第五条各级公司必须建立健全档案工作机构。

省、自治区、直辖市、计划单列市分公司应设立档案科，配备二名以上专职档案干部。

地市级以下公司也应设立档案机构和配备一定数量的档案工作人员。

第六条各级公司的档案工作受本公司办公室领导，在业务上受同级地方档案行政管理部门和上级主
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具
聘中档案干部应与业务干部享受同等待遇。

第九条档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，刻苦钻研档案管理业务和保险专业知识，不断提高政治素质和业务素质，遵纪守法，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。

第三章档案的归档要求
第十条各级公司都要建立健全归档制度，各有关部门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、基建、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。

第十一条立卷的基本原则是：保证该归档的文件材料齐全完整，按照文件的形成规律和?br>氐悖
３指骼辔募牧系挠谢担植煌壑担阌诒９芎屠谩?BR>第十二条保险档案案卷标准按《中国人民保险公司保险档案管理细则》执行；文书档案案卷标准按照国家档案局1987年颁发的《机关档案工作业务建设规范》执行；会计档案的案卷标准按照国家档案局、财政部1984年联合颁发的《会计档案管理办法》执行；审计档案的案卷
标准按照国家档案局、审计署1991年联合颁发的《关于审计档案管理工作的规定》执行；基建档案的案卷标准按照国家档案局、国家计委1988年联合颁发的《基本建设项目的档案资料管理暂行规定》执行。

第十三条各类档案在装订前要去掉文件中的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案必须及时修补或复制，复制件应与原件一起立卷。

在装订线外有文件内容的，应加宽边。

装订应结实、整齐、美观。

第十四条各类案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录、案卷目录及备考表。

案卷标题要求简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十五条归档时间：保险赔案档案应在结案后的次年六月底前，保险凭证档案应于保险责任终止后的次年六月底前，会计档案应于会计年度终了后的次年六月底前、文书、审计、声像、基建档案应于形成之后的次年六月底前向档案室移交。

各部门向档案部门归档时，应填写案卷目录一式三份，经双方清点核对无误后，双方在《案卷接收
第四章档案的管理
第十六条档案部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

第十七条各级公司档案部门必须建立健全保密制度、库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度
库房
心。

按时向
应当在离职前办理好交接手续。

第二十二条保险档案的管理要不断采用新的技术设备，如计算机、复印机、光盘、缩微机等，加快实现现代化管理步伐。

第二十三条档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极做好提供利用工作。

各公司档案部门应积极配合机关各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗介绍、大事记、基础数字汇编、案例选编、法规汇编、发文汇集等，为业务工作服务。

第二十四条调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。

第二十五条档案利用者应负安全和保密责任。

不得泄密、遗失、污损。

严禁剪裁、涂改、篡改档案
由档
应给予精神和物质奖励。

第二十九条对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，予以处罚。

第三十条各级公司可根据本办法，结合本公司档案工作的具体情况，制定实施细则，并报上级主管部门和同级档案行政管理部门备案。

第三十一条本办法各自1994年起执行。

1994年
（三）投保单及附表；
（四）保险费收据（存根联）；
（五）退费收据（存根联）；
（六）保险合同或协议；
（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；（九）其他。

二、赔案
（一）国内财产险、农业保险赔案
1．出险通知书；
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13．授权书或权益转让书；
14．撤销授权书的函；
15．损失索赔申请书；
16．损失物资回收处理单；
18．注销、拒赔案件报告书；
19．赔案呈批报告副本及上级批复文件；
20．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书；21．现场照片；
22．赔案说明或定损理算说明；
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明等）；
9．给付保险金通知书；
10．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书；11．给付领款收据；
13．现场照片及被保险人伤残部位照片；14．案件呈批报告副本及上级公司批复文件；15．权益转让书；
16．结算报告；
17．其他。

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（9）保单副本或影印件；
（10）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；（11）各类调解、仲裁、判决、协议书等；（12）批单；
（13）函电；
（14）向第三者追偿的文件；（15）索赔通知书；
（16）现场照片；
（17）证明材料；
（18）修理合同或协议；
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（10）理算书；
（11）现场照片；
（12）货损货差证明；（13）赔款计算书；
（14）外汇申请书；
（15）海事报告及航海日志摘要；
（16）向承运人或其他第三者追偿的文件；
（17）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；
（18）超赔案审批权的案件的请示、批复。

（19）登轮记录；
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（22
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承保单证按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷。

赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。

案卷厚度一般不过二厘米。

第五条承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。

第六条不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。

第七条保险档案的卷内排列顺序
承保单证按照承保工作程序依次排列；
赔案（给）付案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。

卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。

第八条各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。

并逐页编写文件所在页号，卷内目录应
照片等应粘贴在统一规格的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。

在装订线外有文件内容时。

要加宽边。

装订前要去除金属物，使案卷保持结实、整齐、方便利用。

第十条业务赔案卷皮的外形尺寸，按照国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》中所订标准执行。

卷皮可使用软卷皮，也可使用硬卷皮，使用软卷皮必须装盒。

承保单证的卷皮封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、年度、保单起止号、保管期限、档号。

赔案卷封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、出险时间、结案时间、保管期限、归档号、档号。

第十一条保险赔案的分类采用年度——机构（险种）。

第十二条保险档案的利用工作既要积极主动，又必须坚持一定的制度和手续。

调阅保险档案要填写
1994年
1．本公司召开的董事会、监事会、全保会及其他大型重要会议（包括国际
会议）的文件材料
1．1会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要、
重要的声像材料等永久
1．2会议典型材料、代表发言、简报等长期
1．3会议参考资料、小组讨论记录等短期
2．本公司党组会、经理办公会、司务会会议文件材料
2．1会议的决定、决议、记录、纪要及讨论通过的重要文件材料永久2．2会议一般性文件短期
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针、决定、决议、条例、规章、制度、办法等永久
8．本公司制发的（包括与其他单位联合制发）文件材料
8．1属于方针、政策、条例、规章、制度、办法等能反映保险业务经营和管理活动的永久
8．2属于一般业务性问题的长期
8．3事务性、参考性的短期
9．本公司代表地方党政机关、上级公司草拟并被采用的文件的最后草稿9．1重要的、法规性的长期
9．2其它一般性的短期
10．本公司形成的各种专题调查报告、业务情况分析报告长期
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件材料
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13．3月、季度、半年总结短期
14．下级公司报送的工作总结
14．1年度或年度以上综合性总结或年度以上主要业务工作总结长期14．2月、季度、半年总结短期
15．本公司组织沿革、大事记及启用印信的文件材料永久
16．反映本公司主要业务活动的简报、照片、录音、录像等材料永久17．本公司编辑出版的刊物、重要专着等出版物
17．1每期样本、重要原稿和重要清样永久
17．2一般原稿的清样短期
18．本公司编发的业务宣传材料
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20．1
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21．1年度以上的长期
21．2月、季度、半年报表短期
22．本公司关于各项业务费用及基建、汽车、三材等指标的计划、规划、控制数字及其分配情况
22．1年度或年度以上的永久
22．2月、季度的短期
23．本公司办理人大代表、政协委员所提议案（包括与其他单位共同办理）的情况及有关文件长期或短期
24．本公司处理人民来信、来访形成的记录摘要及处理结果等文件材料24．1重要的长期
24．2
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长期
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29．本公司关于先进集体、先进个人及对有突出功绩人员的奖励、表彰材料29．1上级公司、地方党政有关部门或本公司批准的报送备案的永久
29．2下级公司报送备案的短期
30．本公司董事长、副董事长、经、副经理的任命、本公司对下属公司及海外机构经、副理的任免材料、授权书、公证书等永久
31．本公司机构内部科级以上干部的任免材料长期
32．上级公司、有关部门或本公司批准的专业技术干部职称的文件材料
永久
33．本公司干部、工人录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、死亡、抚恤等有关材料
33．1
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40．上级单位、本公司关于在职干部学习的有关文件规定长期
41．干部培训工作计划、办法、名单、总结等长期
42．各类干部培训班的通知、规定、名单、总结等短期
43．本公司委托大专院校代培学生形成的文件材料
43．1代培计划、合同、协议等长期
43．2学员名单、学员基本情况登记表及审批材料短期
44．关于建立保险院校、保险干部培训基地及加强管理工作的文件44．1批件永久
44．2规定、办法长期
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51．本公司关于本年度外汇留成及额度分配的文件长期
52．本公司有关利润留成的文件材料永久
53．本公司关于外汇收支及出口用汇的有关文件材料长期
54．本公司海外机构存港、留港资金投资及其利息等问题的文件长期55．本公司关于调整甲、乙签字人的文书材料长期
56．本公司关于各种保险、再保险业务帐务处理的文件长期
57．有关税务工作的文件长期
58．上级公司、本公司关于各种业务经营权限和各种业务质量考核标准的规定长期
59．关于开办保险业务的条款、特款、费率、实物手续及修订说明等
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64．重大事故隐患检查情况及改进建议长期
65．各险种保险业务出险情况及已付赔款登记簿永久
66．关于防灾费的拨付、使用及管理的文件材料长期
67．防灾、防损工作通知、通报、总结、经验介绍
67．1重要的长期
67．2一般的短期
68．各种自然灾害、意外事故综合统计资料永久
69．保险业务无赔款优待、安全奖励的办法、规定长期
70．保险与救灾工作相结合的文件材料长期
71．关于保险业务代理、代办问题及给付代理手续费、检验费、佣金等文件
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78．1
78．2
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80．关于代理外国保险公司检验、理赔的规定、办法、通知及来往文书80．1重要的永久
80．2一般的短期
81．外国保险公司、再保险公司、经纪人、代理人来访形成的文件
81．1会谈记录、纪要、签订的业务协议接待简报等重要文件长期
81．2办理签证手续，来往函电等一般文书短期
82．关于了解国外保险、经纪人资信、业务能力及外国保险市场情况的文书82．1重要的长期
82．2一般的短期
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88．1
88．2
89．关于各种临分业务的帐务处理、报表及来往文书长期
90．本公司与国外保险同业业务往来的结算单据永久
91．分保业务各合同出险通知及推赔结算帐单长期
92．本公司接待海外保险职工观光团的文件短期
93．本公司与有关部门、有关单位协商工作的来往文书
93．1重要的长期
93．2一般的短期
94．各险种业务承保统计台帐及赔案统计台帐永久
95．承保单证：
95．1财产险、机动车辆保险、农村种养业保险、货运险、船舶险等承保单
证3年
95．2
95．2．
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95．2．
95．2．
95．2．
95．2．
95．3
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95．3．2．1一年期的船舶险5年
95．3．2．2二年期以上的船舶险10年
95．3．3石油保险长期
95．3．4航空保险5年
95．3．5涉外财产、建工、安工、养殖保险等5年
95．3．6各类责任险长期
95．3．7卫星保险、核电站保险永久
96．赔案：
96．1企财险、机动车辆保险、农村种养业保险96．1．1100万元以上永久
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96．3．
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96．4
96．4．110万元以上长期
96．4．210万元以下短期
96．5船舶险、渔船险
96．5．130万元以上长期
96．5．230万元以下短期
96．6产品责任险
96．6．1100万元以上永久
96．6．210－100万元长期
96．6．310万元以下短期
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96．7．4．1财产、汽车、建工、安工、养殖险等典型赔案长期96．7．4．2财产、汽车、建工、安工、养殖险等一般赔案短期96．7．4．3卫星保险、核电站保险赔案永久
96．7．4．4各类责任险赔案永久
96．7．5重大追偿案、疑难案、拒赔案、通融赔付案、有争议案永久
96．8人身保险
96．8．1意外伤害保险96．8．1．1典型案件永久96．8．1．2一般案件短期96．8．2医疗保险
96．8．
96．8．
96．8．
1994年。