Word的替换技巧

学过word的人都知道，利用word中的替换功能，可以替换文档中的文本或格式。

然而，知道并能灵活运用特殊字符替换的人可能并不多。

这里所说的特殊字符替换，是指在替换时，需要使用替换对话框中的“特殊字符”按钮。

常用的“特殊字符”包括段落标记、制表符、任意字符、任意字母、查找文字等，甚至还包括图形和剪贴板内容！当然，有些特殊字符只能用于“查找内容”，还有一些特殊字符只能用于“替换为”。

下面的例子介绍的是通过使用特殊字符替换的方法，能既快又好地解决一些复杂问题。

例一、曾有一位作家在用word输入一本书稿时，采用了每输入一个汉字自动添加一个半角空格的办法，同时在每段的段首用加空格的办法使首行缩进。

书稿送到出版社后，编辑顿时傻了眼：若用手工删去多余的空格，工作量可想而知。

无奈之下，只得请教行家。

行家
建议用替换的办法删去所有的空格，然后在每段的段首手工添加两个全角空格。

其实，在删去所有的空格后，只要再一次使用替换，将“特殊字符”中的段落标记符（^p）替换成段落标记符加上两个全角空格，就能在从第二段起的每段的段首加上两个全角空格。

当然，选中全文后利用首行缩进也能产生同样的效果。

例二、某编辑要将来稿中的word文档转换成文本格式，以便调入本单位的排版系统。

由于原文档在输入时采用的是首行缩进的办法，转成文本文件后，格式信息丢失，只得用手工的方法在每段的段首加两个空格。

我们只要采用例一中所用的方法，先在每段段首加两个全角空格，再转成文本格式，问题就迎刃而解了。

word文档要转成wps文档时，就可以采用这种做法。

例三、笔者常常收到长度为几十k的电子邮件，需经word重新排版后打印。

在word中每一段只有一个段落标记符，而收到的电子邮件中每一行（一般不超过76个英文字母）就有一个段落标记符，手工删除多余的段落标记符工作量很大。

如果电子邮件的每两段之间有一个空行的话，可先将两个段落标记符替换成“＃＃”（假设“＃＃”在文中不出现），再删去所有的段落标记符，最后将“＃＃”替换成两个段落标记符。

如果每段段首有若干个空格的话，可先将段落标记符加空格替换成“＃＃”加空格，再删去所有的段落标记符，最后将“＃＃”替换成段落标记符（注意空格有全角和半角之分）。

如果不是上述两种情况，就比较麻烦了。

考虑到段落往往以句号（句点）、冒号、问号或感叹号（以下简称为结束符）结束，可先将结束符加段落标记符替换成结束符加“＃＃”，再将所有的段落标记符删去，最后将“＃＃”替换成段落标记符。

用这种方法可能会出现少量必须根据上下文才能判别是否多余的段落标记符，可手工删除。

如果有少数段落不以结束符结束，可先选中某些段落后再替换。

以上工作如经常要做，可事先录制成宏。

例四、某人在利用word 97中的“html转换”将word 97文档转换成网页时发现，转成的网页
在ie 4.0中能自动排版，而在navigator中却是一个段落一行。

然而，只要将文本的每两个汉字之间插入一个空格，navigator就能自动排版。

手工键入空格，工作量太大，万般无奈之下，只得采用编写“宏”的办法解决这一难题。

其实，只要利用特殊字符的替换，就能在每两个汉字之间插入一个空格，方法如下：
1. 将“任意字符”（^?）替换成“查找文字”（^＆）加空格。

2. 将段落标记符加空格替换成段落标记符。

这里，在替换对话框内“查找内容”文本框中的“^?”匹配文档中的任何一个符号（汉字、英文字母或数字)，“替换为”文本框中的“^＆”匹配“查找内容”中的所有字符。

当然，如果要求汉字之间插空格而英文字母之间不插空格，就要使用类似于例八中介绍的技巧，详情请见下期。

例五、某人在英文版windows 95加挂中文之星的环境下使用英文版的word 6.0，结果每两个汉字之间自动插入了一个空格。

用替换的方法删去所有的空格后，连英文单词间的空格也删去了。

作者使用了word提供的拼写检查功能，用手工的方法在单词间加上空格。

在英文单词较多时，用这种方法工作量太大，同时，缩略语的处理也不大好办。

实际上，我们只要做三步替换，就能顺利解决这一问题：
1.将“任意字母”（^＄）加半角空格替换成“查找文字”（^＆）加“＃＃”（假设“＃＃”不在原文档中出现）。

2.删去所有的空格。

3.将所有的“＃＃”替换成半角空格。

例六、word提供了统计文档总字数和字符数的功能，但在日常工作中，经常会遇到需统计某个字符串在全文中出现次数的情况。

某人认为word本身没有提供统计某个字符串出现次数的功能，因此用编写宏的办法解决这一难题。

事实上，只要在“查找内容”文本框中输入要查找的字符串，在“替换为”文本框中输入“^＆”（即“特殊字符”中的“查找文字”），然后全部替换。

消息框中的“替换x处”就是该字符串出现的次数。

由于“查找文字”就代表“查找内容”中的内容，因此实际上并未进行替换，因而不会破坏原来的内容。

如果在统计时要考虑是否忽略大小写和整字匹配等问题，查找/替换中也有相应的选项。

顺便提一句，word统计信息中的“字”、“字符”与通常的理解并不相同（word 6.0中的帮助在这一点上也有错误），查找/替换中的不区分大小写替换与wps或dos下的edit的不区分大小写替换功能也完全不同。

笔者曾专门写过文章加以说明。

Microsoft Word文档中搜索替换时常用的特殊符号
Posted: February 17th, 2009 | Author:李笑来
Filed under:计算机相关 |
经常需要大量处理文本的读者，花一点时间学学MS Word中的“搜索替换通配符”是非常值得的。

我经常看到身边的人因不懂这些基本“常识”而浪费大量时间，更有甚者，可能因为不懂这些而人为导致一些任务变成“不可完成、不可想象”的任务。

有些人（比如我）读写文档的时候，习惯于两个段落之间空一整行，因为这样可以方便阅读或者审阅。

而遇到另外一些人编辑过的Word文档，其中的段落与段落紧挨着，由于习惯便觉得特别难以阅读，怎么办？只需要用CTRL+H呼出“查找和替换”对话框，搜索“^p”替换“^p^p”即可：
其中“^p”（不含引号）代表“段落标记”。

类似的特殊符号还有：
∙“^l”代表“手动换行符”；
∙“^m”代表“手动分页符”；
∙“^s”代表“不间断空格”；
∙“^+”代表“长划线”；
∙“^=”代表“短划线”；
∙“^~”代表“不间断连字符”；
∙“^-”代表“可选连字符”；
如果你想把文章中所有的“全角空格”全部替换为“半角空格”，那么就要搜索“^u8195”替换“ ”：
如果你想把所有加重字体的文本全都换个颜色（比如蓝颜色），那么：
1.CTRL+H呼出“查找和替换”对话框；
2.用鼠标在“查找内容（N）：”右边的输入框里点一下，而后按键盘
“CTRL+b”；
3.用鼠标在“替换为（I）：”右边的输入框里点一下，而后按键盘
“CTRL+b”；
4.点击“更多（M）”按钮；
5.点击“格式（O）”按钮，选择“字体”，呼出“替换字体”对话框；在
“字体颜色（C）”下的下拉框中选择蓝色之后按“确定”按钮关掉对话框；
6.点击“查找和替换”对话框中的“替换（R）”或者“全部替换（A）”按
钮……
参照以下两张图片：
读者需要需要举一反三的话，那么就在MS Word的帮助文件里搜索“查找和替换”，读一读帮助文档就好。

"^#"代表单个数字
"^$"代表单个字母
"^?"代表任何单个字符（包括空格）
"^a"代表插入的批注
"^d"代表隐藏的内容
"^g"代表图片
......
Word“查找替换”删除空行疑难解答2008年06月26日星期四16:48在日常工作中，我们经常从网上下载一些文字材料，往往因空行多使得页数居高不下。

关于“空行替换”的相关文章也看过一些，大致都是这种方法：在“编辑”菜单中打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入“^p^p”“替换为”中输入“^p”，然后“全部替换”。

而眼下的一份二级C试卷，用上面的方法却是屡试屡败，每次都是提示：“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”。

为什么空行就在眼前，Word却不认识它呢？经过细心查找，发现在用替换的办法删除空行时要注意两个问题：
1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”)，还是段落标记
“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。

如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1，而是L字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”，里面有“有手动换行符”)，空行才能去除。

我要用的试卷正是用手动换行符换行的。

可是我也用了“^l^l”替换成“^l”的办法，用“全部替换”时依然提示“Word 已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢?把我搞得一头雾水，为了搞清楚到底问题出在哪里，我又在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行，用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证，结果能顺利完成空行的删除。

为什么我自己输入的可以替换，网上下载的却不能呢?难道这里面还有“机关”?
2.注意空格的存在
无奈之下，我只得手工删除了。

在删除的过程中，我发现了它的秘密:原来每个空行的换行符前还有一个空格。

空格成了折腾我的“罪魁祸首”!再用“^p ^p”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“^l”，替换终于有成果了。

单击了几次全部替换，又更改了几次“查找内容”，比如把“^p ^l”替换成“^l，。

我的页面中再也没有空行了。

看来用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然，Word可不懂你的心。

电脑是智能的也是最“死心眼”的。