华电煤业集团有限公司物资集中采购管理办法(试行)

附件2
华电煤业集团有限公司
物资集中采购管理办法
（试行）
第一章总则
第一条为加强公司物资集中采购管理，发挥集约优势，保障物资供应，保证采购质量，控制采购成本，提高公司的总体经济效益，根据国家有关法律、法规和集团公司相关规定，制定本办法。

第二条纳入公司集中采购目录内的物资，由北京华电煤业物资有限公司（以下简称“物资公司”）组织实施集中采购。

第三条公司集中采购由物资公司牵头组织需求单位通过招标或非招标采购的方式确定供应商和采购价格等,物资公司或需求单位与供应商签订采购合同实施采购行为。

对采用框架招标方式的物资采购行为，物资公司与供应商签订框架协议或备忘录，需求单位与供应商在框架协议或备忘录基础上签订采购合同。

集中采购原则上在集团供应商网络内选择供应商，通过公开招标或集团公司电子商务平台进行采购。

集中采购活动应当遵守国家有关法律法规，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，接受公司采购监督机构的监督。

第四条集中采购实施统一管理，各级单位分工负责的管控方式。

按照集中决策、分层操作的原则，充分发挥各级物资采购
人员的积极性和主动性，保障生产、经营和基建等物资安全、及时、经济供应。

第五条大力推进战略采购和框架协议采购，最大限度实现性能价格比最优和供应总成本最低。

第六条本办法适用于公司本部、公司系统全资、控股公司及专业化管理煤炭企业（以下简称“需求单位”）。

第二章职责分工
第七条公司采购管理委员会负责物资集中采购结果审定；负责集团公司内部企业集约化采购结果的审定；负责物资集中采购制度的审定；负责集中采购目录的审定。

物资管理部负责制订物资集中采购的规章制度；更新集中采购物资目录；组织集采计划和采购申请的审查审批；负责对集中采购工作进行指导、监督、检查和考核。

生产技术部、机电管理部、工程管理部、物流管理部、煤化工管理部、电力管理部参与重要设备、配件及材料的采购申请和技术规范的审查，为物资集中采购提供技术指导。

监察部负责物资集中采购监督工作的组织、检查、协调和指导。

受理有关物资采购问题的投诉，并进行核查。

第八条物资公司负责实施公司物资集中采购业务，负责集团公司内部企业集团化采购的组织实施。

负责将集中采购物资的协议、合同文本（电子版）报公司物资管理部备案；负责按公司要求对集中采购的相关数据进行统计分析，收集整理采购物资的
执行价格、参考价及供应商情况，并进行工作总结。

第九条需求单位负责编制集中采购物资技术规范并完成项目公司内部审查；全过程参与采购和合同谈判；协助开展集中采购工作，负责集中采购合同履约，负责到货物资的接卸、验收、保管、结算等工作；负责协调供应商完成现场安装指导、调试、设备消缺、技术服务、索赔等工作。

第三章集采计划管理
第十条公司物资管理部根据审查后的物资采购计划，制定集采计划，提出集采策略。

第十一条物资公司根据公司物资集采计划和物资采购策略与需求单位进行沟通，编制批次集采计划后组织实施。

第十二条批次集采计划内容发生变更或撤销时，需求单位应及时提出申请，经物资管理部审核、主管领导批准后方可进行变更或撤销。

第十三条物资公司在汇编批次集采计划时，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足需求单位要求，应及时向需求单位反馈，并将协调结果报物资管理部审核、主管领导批准后方可调整批次集采计划。

第十四条批次集采计划的编制应满足国家法定招标或非招标采购方式所需的时间要求，同时满足设备生产加工、采购周期和项目进度要求。

第四章采购文件管理
第十五条采购文件包括招标申请、招标申请表、招标公告、招标文件或谈判文件、询价文件，主要内容包括采购范围（物资名称、数量、主要规格型号等）、预算金额（历史价格、市场价格）、交货期、交货地点、使用单位、采购方式建议及理由、评标办法等内容。

第十六条采购文件由采购人（合同签订人）负责编制。

采购文件审批过程中的修改、提报由采购人负责。

物资公司为采购人时，采购文件技术部分由需求单位编制、修改。

第十七条采购文件编制原则：各单位编制采购文件时，应与需求单位或部门密切沟通，深入了解物资品类属性和技术特性，提高采购方案的合规性、合理性和可行性。

采购文件应根据物资属性合理分包，不得人为设置不合理标包限制或排斥潜在投标人；应尽可能合并采购，体现集中采购的优势，提高采购工作的效率。

第十八条各单位均应制订严格的采购文件内部审批流程，未经批准不得委托发布招标公告和发售招标文件。

第十九条采购人编制的采购文件在完成内部审查流程后提交公司，物资管理部根据文件内容采用会签或会议方式进行审查，审查结果经分管领导审核后提交公司主要负责人审批。

集团公司管理范围内的物资采购文件经公司审批同意后，由物资管理部提交集团公司并配合做好采购文件审查、批复工作。

第五章采购实施
第二十条集中采购按以下采购流程实施。

（一）以招标方式进行的集中采购，物资公司组织需求单位全程参与招标工作，物资公司以商务为主，技术为辅，需求单位以技术为主，商务为辅。

以非招标采购中的竞争性谈判采购方式或单一来源采购方式进行的集中采购，由物资公司牵头与相关需求单位组成联合谈判组，共同确定供应商和采购价格等；以询比价方式进行的集中采购，原则上由物资公司在集团公司电子商务平台上实施采购，最终确定供应商和采购价格等。

（二）招标结果和非招标谈判结果经物资公司（物资管理部）采购领导小组审核，对需要由公司采购管理委员会审定的由物资管理部提交。

对所有审批后的采购结果由物资管理部下发。

（三）对采用框架招标方式的物资采购行为，物资公司负责编制框架协议或备忘录采购预案，主要内容包括物资品种、技术要求、需求数量、预选供应商名单、采购方式（招标或非招标等）、定价机制（计价公式或调价机制）、供应份额分配原则、框架协议内供应商的选择原则等。

（四）物资公司或需求单位根据签订的框架协议或备忘录，按实际需要与供应商签订采购合同。

（五）各单位每月向物资公司报送集中采购框架协议或备忘录执行情况。

物资公司负责对框架协议采购操作程序、渠道选择、价格确定及执行情况进行后评价，作为新一轮框架协议采购的依
据。

第二十一条特殊情况下需续签框架协议或备忘录的，须在到期前1个月按后评价要求组织评审，由物资管理部组织审查批准方可续签。

续签有效期不得超过原协议期限。

第六章合同管理
第二十二条各单位应严格按照招标文件和中标人的投标文件进行合同谈判和签订技术协议，不得实质性变更货物技术要求和供货范围。

第二十三条属于公司集中采购物资，需求单位应在采购结果批复后30日内与中标供应商签订采购合同，不得故意拖延。

合同的主要条款与招标文件、中标人的投标文件的内容应一致。

第二十四条各单位不得无故拒绝与中标人签订合同，也不能在合同订立后与中标人订立背离合同实质性内容的协议。

第二十五条签订合同的主体单位应加强和规范合同付款管理，优化付款流程，严格按照合同约定付款。

第二十六条各单位应加强和规范货物到货验收及运行验收的管理，确保到货物资与合同及技术协议相符。

第二十七条中标供应商无正当理由不订立合同，或在签订合同时提出附加条件的，取消其中标资格，投标保证金不予退还。

在签订合同或合同执行过程中出现以下情形的，视情况暂停其投标资格。

（一）投标文件主要内容存在明显虚假，骗取中标的；
（二）开标或推荐中标后，投标人无故放弃中标资格的；
（三）延迟交货时间较长，对项目建设或安全生产造成较大影响的；
（四）供货产品与投标货物不符，设备配置及参数明显负偏离的；
（五）供货产品存在严重质量问题的；
（六）其他扰乱招标采购秩序的行为。

第七章验收
第二十八条需求单位负责建立严格的物资验收制度，明确各类物资的验收、检验方式。

第二十九条需求单位负责集中采购物资的接货和验收，对质量不合格的物资不准入库或投入使用。

第三十条验收中发现物资品种、型号、规格、数量、质量与合同不符或物资损坏等情况，应单独存放，做好记录，验收各方签字确认后，由物资公司协调处理。

第三十一条需求单位在集中采购物资和相关资料到达后，对设备在20个工作日以内验收完毕，对大宗材料在10个工作日内验收完毕。

验收完毕5个工作日内，需求单位向物资公司返回物资验收单。

特殊情况，经双方协商同意后可适当延长验收时间。

第三十二条物资公司要实行回访制度，每季度向需求单位征求对供应物资的质量、价格、交货、服务的意见和建议，向公司报告物资供应工作情况。

第八章结算
第三十三条物资公司在每月中旬进行集中采购物资的结算，需求单位须按时报送执行情况。

第三十四条对于有质保期要求的物资，需求单位应根据合同约定，在质保期满前的合同规定时间，组织相关专业技术人员对物资进行最终验收。

对于最终验收合格的物资，按合同约定支付质保金；对于出现质量问题的，按合同规定及时提出处理要求、扣留相关费用或索赔。

第九章采购服务与费用
第三十五条物资公司要提高采购服务意识和质量，做到安全、经济、及时供应。

第三十六条物资公司与需求单位签订年度委托采购协议，明确双方权利、义务和责任。

第三十七条采购服务费按采购方式分别计算。

对采用招标、竞争性谈判和单一来源采购方式的物资采购行为，按采购合同价的5％收取；对采用华电集团电子商务平台采购方式的物资采购行为，按采购合同价的3％收取。

第三十八条采购服务费与需求单位按月结算。

各单位在每月10日前将上月采购执行情况提交物资公司，经双方确认后在每月20日前结算完毕。

第十章检查与监督
第三十九条物资集中采购工作应严格执行国家有关法律法
规和集团公司有关规定。

采购过程应阳光、透明，接受有关职能部门和需求单位的监督。

第四十条物资管理部对集中采购情况进行监督检查。

对以下情况进行考核和通报：
（一）不按照本办法规定要求实施集中采购的。

（二）随意变更采购物资技术参数、规格型号、数量等，导致合同价格超出中标价的。

（三）在物资采购过程中，未按照国家法律法规和集团公司相关规定进行采购，给公司公司造成损失的。

（四）未按照合同规定的质量、工期要求供货造成严重后果的。

（五）不严格按照合同规定进行验收的。

第十一章附则
第四十一条本办法未尽事宜，按集团公司有关规定执行。

第四十二条本办法由公司物资管理部负责解释。

第四十三条本办法自发布之日起施行，2015年5月27日颁发的《华电煤业集团有限公司采购执行管理办法（试行）》（华电煤业工〔2015〕98号）同时废止。