会议管理系统设计说明书

会议管理系统设计说明书
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实践教学
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兰州理工大学
计算机与通信学院
2008年春季学期
软件开发综合训练课程设计
题目：会议管理系统—与会代表和会议设备安排子模块
专业班级：计算机科学与技术05级4班
姓名：陈钰
学号： 05240423 指导教师：徐志刚
成绩：
目录
摘要 (I)
序言 (I)
1、可行性分析................................................. - 1 -
1.1问题描述 (1)
1.2可行性分析研究 (1)
1.2.1技术可行性 ................. - 2 -1.2.2经济可行性 ................. - 2 -1.2.3操作可行性 ................. - 2 -
1.3结论意见 (3)
2、项目开发计划............................................... - 3 -
2.1编写目的 (3)
2.2项目背景 (3)
2.3项目概述 (4)
2.4项目开发计划 (5)
2.5交付期限 (5)
3、需求分析................................................... - 6 -
3.1任务需求分析........................................... - 6 -
3.2数据流图、数据字典及实体联系图 (6)
3.2.1数据流图 ................... - 6 -3.2.2数据字典 ................... - 9 -
3.2.3实体联系E-R图 ............ - 11 -
4.1总体设计 ................................................. - 14 -
4.2系统功能模块图 (14)
4.3数据库概念设计 (16)
4.4数据库逻辑结构设计 (16)
4.5连接数据库的特点 (19)
5、详细设计.................................................. - 20 -
5.1系统的主要功能 (20)
5.2程序流程图 (20)
5.3用户界面设计 (20)
5.3.1一般交互设计 (20)
5.3.2信息显示设计 (21)
5.3.3数据输入设计 (21)
5.4程序设计过程 (24)
5.4.1登录界面及密码修改 ........ - 24 -5.5软件测试 .................... - 25 -5.5.1测试的方法和步骤 .......... - 25 -
5.5.2测试用例 .................. - 26 -
6、软件使用说明书............................................ - 27 -设计总结..................................................... - 29 -参考文献..................................................... - 30 -致谢......................................................... - 31 -
摘要
本设计说明书主要包括会议管理系统与会代表管理和会议设备管理子系统的可行性分析、需求性分析、设计方案、以及测试过程等，本系统是一个典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库(Access 2000)的建立和维护以及前端应用程序(Delphi v7.0)的开发两个方面。

对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的数据库。

而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

会议管理系统主要是以企业，商业作为使用对象而开发的，之所以对该系统定位如此小，主要是考虑作为学生的课程设计题目不宜过大，但考虑系统的完整性，仍然把它作为一个典型的信息管理系统而设计。

其系统开发的任务主要包括数据库的设计与维护、客户端应用程序的开发等两个方面。

对于前者要求建立起的数据库具有完整性和一致性，且具有一定的数据安全性如用户需要密码才能使用等，而对于后者则要求程序界面友好、功能完备等特点。

利用其提供的集成开发环境及各种控件，尤其是对DAO的支持完成对数据库的各种操作，达到对图书资料管理的目的。

设计时首先建立系统应用原型，然后对原型系统进行需求迭代，不断修正和改进，直到形成用户满意的实际可行系统。

本系统可以方便的与会代表管理、会议室设备管理的功能。

关键词：与会代表，会议设备管理，数据库，会议管理系统。

序言
数据库是从60年代初发展起来的计算机技术。

经过四十多年的发展，数据库技术己经趋于成熟。

就数据应用而言呈现出多样化的空间，如数字图书馆、电子出版物、电子商务、远程教育系统等的出现，给数据库技术提出了更多、更高的要求。

同时，随着国内高校校园网的建设，基于互联网的应用系统的开发正在蓬勃发展并发挥着较大的作用。

随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业、学校等中应用的普及，不管在公司还是高校，都存在会议管理的问题，而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态，效率很低，而且容易出错，不便于管理，还不排除有不真实的现象。

会议管理的内部管理、自我完善不容忽视，我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。

利用DELPHI 7作为开发工具、Accesss2000作为数据库开发出来的单机版中小型会议管理系统。

整个系统各操作窗口清新、大方，操作方便，包含了管理员登录、会议信息的建立、会议信息的修改、会议信息删除、会议信息查询（又分成：会议时间查询、会议地点查询、会议主持查询、参加人数查询、会议名称查询等）数据库恢复备份、报表打印等功能。

本设计说明书主要介绍了会议管理系统的开发背景，所要完成的功能和开发的过程。

重点的说明了系统设计的重点、设计思想、难点技术和解决方案。

1、可行性分析
1.1问题描述
会议管理系统的与会人员管理和会议室设备管理子系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统，中小型会议管理系统，使整个会议从时间到地点，从会议名称到主办单位，会议内容到会议结果联为一体，形成一个积极、互动、有效的不管在公司还是高校，都存在会议管理的问题，而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态，效率很低，而且容易出错，不便于管理，还不排除有不真实的现象。

会议管理的内部管理、自我完善不容忽视，我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。

整体实现信息共享，更好地为公司，用人单位服务
运用计算机来管理会议信息具有公正、严格和高效等诸多优点，从而取代了人工管理模式下由于各种原因出现管理漏洞的可能性，因而增强了参会人员工作的积极性，提高了参会人员的工作效率，确保会议能够正常地举行。

我们在现行系统初步调查的基础上提出了新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。

1.2可行性分析研究
当接受一个软件开发任务，就进入软件生命的第一个阶段，即进行可行性的研究。

并不是所有问题具有简单的解决办法，许多问题不能在预定的规模之内解决。

因此通过可行性的研究分析可以知道问题。

有无可行性的解决方法，进而避免人力、物力和才力的浪费。

在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。

系统目标应充分体现，直接为会议管理系统服务，并且，程序可以分期分批实现。

但是，需要指出的是，系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。

以达到更加出色的程序
系统。

可是，目标的提法不尽相同，例如：
·提高会议管理效率，减轻劳动强度。

·提高信息处理速度和准确性。

·为管理者提供更方便、科学的服务项目。

1.2.1技术可行性
技术上的可行性分析主要分析现有技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发者需要等。

目前每个公司都建有局域网，各办公室均采用PC机作为工作台，其容量、速度能满足系统要求。

根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目
标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。

同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。

1.2.2经济可行性
主要是对开发会议管理系统与会代表和会议室设备安排的经济效益进行评价，一方面是估算开发它的支出费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。

另一方面是估算会议管理这个软件可能取得的收益中可以用钱来衡量的那部分。

并对目前的软件市场进行调查,所做软件是否有很大的销售市场和相当规模的用户群。

所做软件的开发成本与客户提出的要求是否可达到双方都满意。

并且，分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。

经过对上述几个方面的调查研究和分析，我们得出会议管理系统这个软件的市场前景是相当客观的，在经济角度来说，开发会议管理系统是可行的。

1.2.3操作可行性
主要是了解会议管理的相关人员对开发信息系统是否支持，现有会议管理制度和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。

会议管理人员积极支持该系统开发，使新系统能够充分的发挥作用；系统操作简单，易于理解，操作者
经过短时间的培训就可以使用会议管理系统。

1.3结论意见
经过认真地可行性研究，系统基本上做到了在技术、经济、运行、法律上的可行。

因此，相信在按照计划上实施的前提下，全系统的设计将会按时、高质量完成。

所以，系统研制和开发是可以马上进行的。

2、项目开发计划
2.1编写目的
随着社会的发展，社会信息化也是社会发展的必然趋势，会议管理系统也以方便、快捷、费用低的优点正慢慢地进入人们的生活。

从传统的会议管理方式彻底的解脱出来，将减轻管理人员以往繁忙的工作，减小出错的概率，提高其管理效率，使人们有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

当今时代是飞速发展的信息时代。

在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛应用于信息管理系统的环境。

尤其对于复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。

本系统是为了方便对会议管理人员对会议信息进行高效的管理而编写的，面对会议信息处理中出现的各种情况，该会议管理信息系统在实施后应基本达到以下目标：
(1)系统界面友好美观，操作简单易行，查询灵活方便。

(2)系统运行可靠，维护方便，灵活通用。

2.2项目背景
项目分析单位在接到项目分析员给出的项目可行性分析报告后，在本系统，即图书馆管理系统开发主管部门的统一下制定用于软件实质开发的软件项目计划，以使软件开发单位理解软件开发要求，进行开发。

2.3项目概述
1、工作内容
让计算机对会议信息进行管理，用户可以直接在计算机上实现各种会议的信息管理，并能在一定程度上实现自动化。

2、条件与限制
开发该软件的条件比较简单，以开发单位目前的经济与技术条件已完全具备开发的条件。

该系统可在用户要求的期限内完成。

3、产品
1）程序
该项目因开发时间较短，这里只给出设计思想，具体程序没写。

2）文档
文档内容包括：
（1) 封面
（2）目录
（3）中文摘要100字左右；关键词3-5个
（4）序言
（5）可行性分析
（6）项目开发计划
（7）需求规格说明（包含需要的系统流程图、数据流程图、数据字典、
E-R图）
（8）概要设计（包含总体软件结构图、总体数据结构）
（9）详细设计（对概要设计内容进行详细设计）
（10）设计总结、参考文献、致谢等
4、验收标准
软件的验收标准完全由用户提出的软件需求制定，能保证软件的基本符合用户的要求。

2.4项目开发计划
1、任务分解
分三个大的阶段进行开发第一阶段完成本系统的数据流图跟E-R图。

第二阶段完成概要设计跟详细设计。

第三阶段书写文档。

2、预算
软件资金投入较少，具体预算分配简略。

3、关键问题
各模块之间的联系和后台数据库的完成。

使用目前的设备与现有开发技术完全可以开发出该系统，总的来说该项目没有较大的技术难点与其他的一些风险因素。

对于出现的一些小难点总都能得到解决。

2.5交付期限
所要开发的系统较简单，所有开发工作用户要求要在1个月内完成，完成项目的最迟时间为2008年7月5日。

3、需求分析
3.1任务需求分析
整个软件生命周期中，开发所占的费用和时间都很小。

后期维护工作一般要占整个软件生命周期的80% 以上。

所以系统分析很重要，一个好的系统分析可以减少很多后期维护工作。

需求性分析是软件定义时期的最后一个阶段,它的基本任务是准确的回答:系统必须做什么!需求性分析通常提出对系统的功能需求、性能需求、可靠性和可用性需求等多种需求.
本设计中将对我们设计的“会议管理系统之与会人员管理和会议室设备管理”的进行需求性分析.一个好的会议管理系统，应该有对各种会议信息的处理，包括会议室的安排，会议设备的安排，以及会议人员的安排等信息的处理，还有对本次会议主题的描述等，这些都是一个好的会议系统必备的。

当要举行一个会议的时候，首先，要对会议室管理部门下个开会的定单，以免会议室没有空闲。

然后再由该部门进行会议所需要的设备的管理和与会人员的管理，当通过审核人审核后，该会议就可以举行
3.2数据流图、数据字典及实体联系图
3.2.1数据流图
图3.2 系统数据流程图
数据流图由四种基本的元素构成：数据流(Data Flow)，处理(Process)，数据存储和数据源（数据终点）。

数据流(Data Flow)：为具有名称且有流向的数据，用标有名称的箭头表示，一个数据可以是记录、组合项或基本项。

处理(Process)：表示对数据所进行的加工和变换，在图中用矩形框表示。

指向处理数据流为该处理的输入数据，离开处理的数据为处理的输出数据。

数据存储：表示用文件方式或数据库形式所存储的数据，堆砌进行的存取分别以指向或离开数据存储的箭头表示。

数据源及数据终点：表示数据的来源或数据的去向，可以是一个组织或人员，它处于系统范围之外，所以又称它为外部实体，它是为了帮助理解系统界面而引入的，一般只出现在数据流图的起点和终点 3.2.2数据字典
数据字典是关于数据的信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定义的集合。

由于本次设计是小型软件系统的开发，所以采用卡片形式书写数据字典。

每张卡片上保存描述一个数据的信息这样做更新和修改起来比较方便，而且能单独处理描述每个数据的信息。

下面将列出若干数据元素的数据卡片信息。

数据字典卡片：
3.2.3实体联系E-R图
根据对数据流图和数据字典的分析，我们可以确定该应用中的实体，属性和实体之间的关系，并画出如下所示的E-R图。

得到上面的数据项和数据结构以后，就可以设计出能够满足用户需求的各种实体，以及它们之间的关系，为后面的逻辑结构设计打下基础。

本设计根据上面的设计,得到各个实体具体的描述E-R图如下。

图3.2.3会议设备实体E-R图（一）
图3.2.3与会代表实体E-R图（二）
图3.2.3实体和实体之间的E-R图（三）
4、系统概要设计
4.1总体设计
总体设计的基本目的是概括的说系统应该如何实现，它又通常分为两个阶段：系统设计阶段和结构设计阶段．
本系统开发的任务是实现会议管理的信息化、系统化、规范化。

目的是开发一个具有添加，查询，修改，更新，维护等功能的比较强大的数据库管理系统。

通过选题、尝试和熟悉开发环境和数据库系统，本系统前台开发工具采用可视化编程工具Delphi7.0，后台数据库采用微软的Accesss 2000数据库。

4.2系统功能模块图
可以根据模块独立原理对软件结构进行精化。

为了合理的分解，得到尽可能高的内聚、尽可能松散的耦合，最终要的是，为了得到一个易于实现、易于测试和易于维护的软件结构，应该对模块进行再分解或合并。

系统功能模块图如图4.1所示：
图4.1系统功能子模块（一）
系统功能子模块之（二）
4.3数据库概念设计
数据库一般分为三级模式：外模式、概念模式和内模式。

在这里我们将要设计的是数据库的概念模式，通过对数据流程分析及E-R 图，设计如下数据项和数据结构。

会议设备信息。

包括设备编号，设备名，负责人，使用时间，联系电话，摆放位置，备注等信息。

与会代表信息。

包括代表名称，性别，出生日期，年龄，联系电话，审核人，备注等信息。

4.4数据库逻辑结构设计
在数据库设计中相当重要的一步就是将概念模型转化为计算机上DBMS 所支持的数据模型，例如，将E-R
图模型转化为关系模型，道理很简单，我们设计概念模
型基本上都是一些抽象的关系，在再数据库设计的实现过程中，在计算机上有效地表示出这些关系就成了数据库设计的关键。

根据会议管理系统的功能要求，选取Access 2000作为后台数据库。

在上面的实体和实体之间的E-R图设计基础上，形成数据库中的表格及表格之间的关系。

该数据库由2表组成：职工信息表，会议设备信息表。

1.职工信息表
表4-1. 职工结构表
2.会议设备信息
表4-2 会议设备结构表
4.5连接数据库的特点
当开发环境通过连接到数据库上之后，在设计中使用数据库画笔可实现对该数据库中表格，视图等的操作，如创建表,修改表，删除表，增加/删除记录。

设计中设计数据窗口的时候，通过对话框实现与数据的连接。

在应用程序中则一般是在应用程序对象中书写连接数据库的程序代码，使得应用程序开始运行并实现与数据库的连接。

5、详细设计
详细设计阶段的根本目标是确定应该如何具体地实现所要求的系统，包括了用户界面设计、程序过程设计等步骤。

5.1系统的主要功能
1、根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用C/S结构，将会议管理系统划分为：会议室管理、会议设备管理、会议人员管理、会议信息管理、信息查询等；
2、系统要实现基本信息录入、修改、查询等功能；
3、系统要实现满足多种条件的统计分析功能，有些统计数据要采用图表的格式呈现；
4、系统要有一定的安全控制策略；
5、整个系统可以选择采用2层C/S结构或3层B/S结构。

数据库系统可采用Access, SQL Server 2000等，前台开发工具可以选用PowerBuilder或Visual Basic、ASP或JSP等；
6、会议管理系统所涉及的信息有设备、会议室等方面，可通过系统流程图、数据流程图和数据字典对其进行描述，在分析和设计的基础上，提出系统的总体框架并进行详细设计编码；
5.2程序流程图
程序流程图的优点是对控制流程的描绘很直观，易于掌握。

1、系统程序流程图如下图所示:
系统程序流程图
5.3用户界面设计
5.3.1一般交互设计
一般交互涉及信息显示、数据输入、和系统整体控制等方面。

1、一致性
为客户交互界面中的菜单选择、命令输入、数据显示以及众多的其他功能，使用一致的格式。

在设计的过程中，基本上保持了系统的格式一致。

2、信息的反馈
向用户及时提供视觉和听觉的信息反馈，以保证在用户和系统之间及时地建立双向通信。

在本系统设计过程中，基本做到了信息的及时反馈，在信息显示的大部分窗体中包括了刷新按钮，会对数据库中的数据进行及时地显示。

另外，在进行错误操作是，会弹出提示窗口并发出警告提示音。

3、执行有较大影响的操作前提示用户确认
在设计过程中，如果用户要执行删除操作，以及对数据库的读写操作时，都会有窗体弹出询问继续操作或者予以提示。

4、减少两次操作间需要记忆的内容
为了避免用户为下一步操作而记忆大量数据，所以在设计过程中在需要数据传递的窗体中设置全局变量，来传递数据。

例如在入账和入库的模块的操作中都用到了这样的方法。

5、对话、移动和思考的效率
尽量减少用户击键的次数，在设计时考虑到了用户屏幕的布局以减少用户鼠标移动的距离，尽量避免用户在操作中发生疑问的情况。

6、允许错误
允许用户的误操作尽量不对系统造成伤害。

7、按功能对动作分类，并据此设计屏幕布局
屏幕布局尽量将软件所具有的所有功能在主页面展示，界面一目了然。

5.3.2信息显示设计
应当尽量为用户提供的界面显示时完整的、明确的和容易理解的。

这样才能满足用户的需求。

使用不同的方式显示信息：用文字、图形、声音，按位置、移动和大小，使用颜色和省略等方式传达信息。

1、只显示与当前工作有关的信息
在用户操作有关系统的特定功能的信息时，不必看到与之无关的数据、菜单和图形。

2、使用便于用户迅速吸收数据的方式来表示数据
在系统设计的过程中，较多地使用了图表的形式表示数据，例如在分析中就使用了柱状图的形式表现了复杂的数据。

这样，用户可以直观的体会到图表所表示的含义。

3、使用一致的标记、标准的缩写和可预知的颜色
为了使系统所表达的含义准确、无误，就必须适用一致的标记、标准的缩写和可以预知的缩写，这样用户就无需参照其他信息源就能理解，而正确地适用软件。

4、产生有意义的错误信息
对于系统在运行过程中产生的错误尽量给用户返回一个容易理解的错误信息，以使用户保持对系统的信任，和系统的可用性。

5、使用窗口分隔不同类型的信息
使用不同的窗口显示、保存不同类型的信息。

6、高效率的使用显示屏
当使用多窗口时，应该有足够的空间使得每个窗口至少都能显示出一部分。

此外，屏幕的大小应该选得和应用系统的类型相配套。

在各个显示数据的窗口中，由于数据窗体项目较多，所以在数据窗体空间中较多的是用了垂直和水平滚动条，以保证信息的全面正确显示。

5.3.3数据输入设计
用户的大部分时间用在选择菜单命令、键入数据和向系统提供输入。

在系统中，键盘是主要的输入介质，但是鼠标等设备的也是重要的输入手段，所以，对于他们的数据输入操作有如下约定：
1、保持信息显示和数据输入间的一致性
为了方便用户的使用，鼠标应当尽量减少操作的幅度。

2、保持显示信息和输入信息之间的一致性
对于用户来说，要保证其输入的数据在显示上与其他显示的视觉特征（例如：文字大小、颜色、位置等）要一致。

对于不同类型的用户在登录到系统后，由于有不同的权限，所以在主界面中会有一些项目受到限制而无法使用，所以要使这些项目不发生作用，以保证系统安全。

5.4程序设计过程
程序过程设计主要是在借助过程设计工具的情况下，对程序的具体实现过程进行设计。

程序的主要部分设计在这个环节完成。

其主要包括以下几个部分：
5.4.1登录界面及密码修改
1、登录界面如图5.2所示
图5.2 登录界面图
在用户登录时，在输入用户名和密码及用户类型的前提下将其与数据库中的数据进行对比，若一致，则打开主窗体，若不一致提示错误，并要求再次输入，若输入次数超过三次，则关闭系统。

在这个部分中，需要对用户的类型存入一个全局变量，予以判断其所具有的系。