学生资助档案管理细则

学生资助档案管理细则
一、总则
学生资助工作是一项重要的民生工程，关乎学生的成长和发展。

为
了加强学生资助档案管理，确保资助工作的规范性、准确性和完整性，特制定本细则。

二、档案管理原则
1、真实性原则
学生资助档案所记录的信息必须真实可靠，不得虚假记载或故意隐瞒。

2、完整性原则
档案应涵盖学生资助工作的全过程，包括申请、审核、发放等各个
环节的相关资料。

3、保密性原则
对学生的个人信息和资助情况严格保密，不得随意泄露。

4、规范性原则
档案的整理、归档、保管和利用应遵循统一的规范和流程。

5、可追溯性原则
确保档案中的信息能够清晰反映资助工作的流程和决策依据，便于
追溯和审查。

三、档案分类
1、学生个人资助档案
包括学生的基本信息（姓名、＿____、家庭住址等）、家庭经济状
况证明材料（低保证、贫困证明等）、资助申请表格、评审材料、资
助资金发放记录等。

2、资助工作管理档案
涵盖资助政策文件、工作计划、工作总结、会议记录、宣传资料等。

3、财务档案
涉及资助资金的预算、决算、收支凭证、财务报表等。

四、档案收集
1、明确收集责任
由专人负责收集学生资助相关的各类文件和资料。

2、收集时间节点
在资助工作的各个环节，及时收集相应的档案材料，确保不遗漏。

3、材料审核
对收集的材料进行审核，确保其真实性、完整性和规范性。

五、档案整理
1、分类整理
按照档案分类要求，将收集的材料进行分类整理。

2、编号排序
对整理好的档案进行编号，并按照一定的顺序进行排列。

3、装订成册
将整理好的档案装订成册，便于保管和查阅。

六、档案归档
1、确定归档时间
定期对整理好的档案进行归档，一般以学期或学年为单位。

2、归档地点
设立专门的档案存放室，确保档案存放环境安全、干燥、通风。

3、归档登记
对归档的档案进行登记，记录档案的名称、编号、归档时间等信息。

七、档案保管
1、保管期限
根据相关规定，确定学生资助档案的保管期限。

一般来说，重要档
案应长期保存。

2、保管条件
档案存放室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。

3、定期检查
定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

八、档案利用
1、利用审批
严格档案利用审批制度，未经批准，不得擅自查阅、复制档案。

2、利用范围
档案的利用仅限于与学生资助工作相关的部门和人员，不得用于其
他无关目的。

3、利用登记
对档案的利用情况进行登记，记录利用者的姓名、单位、利用目的、利用时间等信息。

九、档案销毁
1、销毁条件
对于超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定后可以销毁。

2、销毁程序
按照规定的程序进行销毁，由专人负责监销，并做好销毁记录。

十、监督与考核
1、监督机制
建立健全学生资助档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查。

2、考核制度
将档案管理工作纳入相关人员的绩效考核，对工作表现优秀的给予表彰，对工作不力的进行批评和整改。

十一、附则
1、本细则如与上级有关规定冲突，以上级规定为准。

2、本细则由_____负责解释。

3、本细则自发布之日起施行。

通过以上学生资助档案管理细则的实施，能够有效提高学生资助档案管理的水平和质量，为学生资助工作的顺利开展提供有力保障。

同时，也能够更好地服务于学生，促进教育公平和社会和谐发展。