绿色饭店文件记录控制工作程序

绿色饭店文件记录控制工作程序
绿色饭店文件记录控制程序
1、目的
对质量、环境与绿色饭店管理体质所要求的记录予以控制。

2、范围
适用于对证明服务和环境符合要求及质量、环境与绿色饭店管理体系有效运行的记录控制。

3、职责
（1）环境管理部负责监督、管理各部门的记录。

（2）各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

（3）办公室负责保管各部门一定时期的记录。

（4）各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

4、程序
（1）各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

（2）科学标定记录的标识编号。

（3）记录填写
a、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目。

b、如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

（4）记录的保存、保护
a．各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。

b．创绿领导小组编制《记录清单》，将酒店所有与绿色饭店管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，并汇集备案记录的原始样本。

各部门应将本部门使用的《记录清单》作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。

c．领导小组每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。

（5）记录发放、借阅和复制
a．各部门资料员负责本部门记录表格的发放、回收；
b．各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填定《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

（6）记录的销毁处理
记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室文件主管填写《文件销毁记录》交创绿领导小组审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

（7）记录格式
a．各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经现审批，交创绿领导小组备案。

各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

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