机关实物档案管理规范(ppt 16页)
实物档案整理规范
实物档案收集整理规则为保证实物档案收集齐全，管理规范，便于发挥实物档案的作用，依据《档案法》特制定本规则。
1 主题内容和适用范围。
1．1 实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的，反映单位活动并具有保存价值的历史记录（如：奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章状等）。
1．2 本规则规定了实物档案收集整理的一般程序、质量及其基本要求。
1．3 本规则适用于区属机关、团体和企事业单位的实物档案管理。
2 实物档案整理原则实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。
3 实物档案整理的一般程序3．1 区分实物类别3．2 划分保管期限3．3 按分类要求排列实物档案3．4 包装实物档案3．5 编制实物档案目录4 实物档案整理要求4．1 实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。
凡是本单位公务活动中形成或接受的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档。
4．2 分类科学标准一致根据本单位实物档案的制成材料和数量,进行科学的分类，全宗内应保持分类的一致性。
4．3 保管期限划分准确省（市）部级以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案，列为永久保管；区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管；其它类实物档案应参照以上所述根据其不同价值确定保管期限。
5 实物档案的分类实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体类型分为：第一类：奖状、证书类第二类：锦旗类第三类：奖杯类、奖牌类第四类：其它类6 实物档案的整理与保管6．1 将收集到的实物档案划分期限，实物上无明显授予级别标志的要考证明确，然后划分期限。
6．2 将收集到的实物档案区分授予年代，无明显标志的要考证明确。
6．3 按照类别，分别按年代固定排列顺序。
6．4 固定档号标识。
用印制或打印的档号标签（见附表），按项填写或打印清楚后，固定于实物档案的右上角；奖杯、奖牌固定于背面明显处。
《大连市机关实物档案管理规范》(大档发〔2008〕40号)
大档发…2008‟40号关于印发《大连市机关实物档案管理规范》的通知各区市县档案局（馆）、开发区档案处（馆），市直各单位档案部门：为规范管理我市机关实物档案，优化档案资源建设，现将《大连市实物档案管理规范》印发给你们，请认真遵照执行。
大连市档案局2008年12月12日大连市机关实物档案管理规范1适用范围本规范规定了各级机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物档案的收集、整理、保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于大连市各级机关、团体，其他社会组织可参照执行。
2归档2.1归档范围凡是本单位在职能活动中形成、获得或者收集的，具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案具体归档范围如下：2.1.1本单位集体或个人获得的省部级（含）以上的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.4上级领导、知名人士为本单位的题词或赠送的字画等。
2.1.5其它有保存利用价值的实物。
2.2归档要求2.2.1实物档案应定期向本单位档案管理部门移交,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。
2.2.2移交部门或个人在移交实物档案时,应对实物档案的主题和时间进行明确的文字说明。
2.2.3归档实物要保持整洁、无破损。
2.2.4归档的实物应拍照归档，并按照《照片档案管理规范》或《大连市机关数码照片档案管理规范》进行整理，要在两者之间建立准确的标识关系。
2.3移交接收2.3.1各单位档案部门在接收归档的实物档案时,应进行认真检查，以确保实物档案符合归档要求。
2.3.2移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。
3整理3.1分类实物档案原则上按实物类别-保管期限分类。
3.1.1常见的实物类别一般为：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其它。
实物管理中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强实物管理中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合实物管理中心实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于实物管理中心所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第三条档案管理工作应遵循真实性、完整性、连续性、准确性、安全性和保密性原则。
第二章档案收集与整理第四条档案收集范围包括实物管理中心在日常工作中形成的各类文件、资料、照片、录音、录像等。
第五条档案收集应做到及时、全面、准确，确保档案来源可靠、内容完整。
第六条档案整理应按照档案类别、时间顺序、内容性质等进行分类、编目、归档。
第七条档案整理过程中，应确保档案信息的准确性、完整性和连续性。
第八条档案整理完成后，应及时向档案管理人员移交，并办理移交手续。
第三章档案保管与安全第九条档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防火、防盗等原则。
第十条档案保管设施应符合国家档案管理标准，确保档案安全。
第十一条档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时报告并采取措施。
第十二条档案保管区域应设有安全警示标志，限制无关人员进入。
第十三条档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
第四章档案利用与查阅第十四条档案利用应遵循合法、合规、便民、高效的原则。
第十五条查阅档案应凭有效证件，填写查阅登记表，经档案管理人员审核批准后方可查阅。
第十六条查阅档案时，应遵守档案保管规定，爱护档案资料，不得擅自复制、摘抄、损坏档案。
第十七条档案管理人员应提供便捷的档案查阅服务，确保查阅人及时获取所需档案信息。
第五章档案鉴定与销毁第十八条档案鉴定应根据档案价值、保存价值、利用价值等因素进行。
第十九条档案销毁应经实物管理中心领导批准，并按照国家档案管理标准执行。
第二十条档案销毁过程中，应确保档案信息的安全，防止泄露。
第六章奖励与处罚第二十一条对在档案管理工作中表现突出的个人或集体，实物管理中心给予表彰和奖励。
机关实物档案管理规范(ppt 16页)
课程结束
长风破浪会有时，直挂云帆济沧海。努力，终会有所收获，功夫不负有心人。以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失。前进的路上 照自己的不足，学习更多东西，更进一步。穷则独善其身，达则兼济天下。现代社会，有很多人，钻进钱眼，不惜违法乱纪；做人，穷，也要穷的有骨气！古之立大 之才，亦必有坚忍不拔之志。想干成大事，除了勤于修炼才华和能力，更重要的是要能坚持下来。士不可以不弘毅，任重而道远。仁以为己任，不亦重乎?死而后已， 理想，脚下的路再远，也不会迷失方向。太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。任何事业，学业的基础，都要以自身品德的修炼为根基。饭 而枕之，乐亦在其中矣。不义而富且贵，于我如浮云。财富如浮云，生不带来，死不带去，真正留下的，是我们对这个世界的贡献。英雄者，胸怀大志，腹有良策， 吞吐天地之志者也英雄气概，威压八万里，体恤弱小，善德加身。老当益壮，宁移白首之心；穷且益坚，不坠青云之志老去的只是身体，心灵可以永远保持丰盛。乐 其乐；忧民之忧者，民亦忧其忧。做领导，要能体恤下属，一味打压，尽失民心。勿以恶小而为之，勿以善小而不为。越是微小的事情，越见品质。学而不知道，与 行，与不知同。知行合一，方可成就事业。以家为家，以乡为乡，以国为国，以天下为天下。若是天下人都能互相体谅，纷扰世事可以停歇。志不强者智不达，言不 越高，所需要的能力越强，相应的，逼迫自己所学的，也就越多。臣心一片磁针石，不指南方不肯休。忠心，也是很多现代人缺乏的精神。吾日三省乎吾身。为人谋 交而不信乎?传不习乎?若人人皆每日反省自身，世间又会多出多少君子。人人好公，则天下太平；人人营私，则天下大乱。给世界和身边人，多一点宽容，多一份担 为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平。立千古大志，乃是圣人也。丹青不知老将至，贫贱于我如浮云。淡看世间事，心情如浮云天行健，君子以自强不息。地 载物。君子，生在世间，当靠自己拼搏奋斗。博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之。进学之道，一步步逼近真相，逼近更高。百学须先立志。天下大事，不立 川，有容乃大；壁立千仞，无欲则刚做人，心胸要宽广。其身正，不令而行；其身不正，虽令不从。身心端正，方可知行合一。子曰:“知者不惑，仁者不忧，勇者不 进者，不会把时间耗费在负性情绪上。好学近乎知，力行近乎仁，知耻近乎勇。力行善事，有羞耻之心，方可成君子。操千曲尔后晓声，观千剑尔后识器做学问和学 次的练习。第一个青春是上帝给的；第二个的青春是靠自己努力当眼泪流尽的时候，留下的应该是坚强。人总是珍惜未得到的，而遗忘了所拥有的。谁伤害过你，谁 要。重要的是谁让你重现笑容。幸运并非没有恐惧和烦恼；厄运并非没有安慰与希望。你不要一直不满人家，你应该一直检讨自己才对。不满人家，是苦了你自己。 久的一个人，而是心里没有了任何期望。要铭记在心；每一天都是一年中最完美的日子。只因幸福只是一个过往，沉溺在幸福中的人；一直不知道幸福却很短暂。一 看他贡献什么，而不应当看他取得什么。做个明媚的女子。不倾国，不倾城，只倾其所有过的生活。生活就是生下来，活下去。人生最美的是过程，最难的是相知， 幸福的是真爱，最后悔的是错过。两个人在一起能过就好好过！不能过就麻利点分开。当一个人真正觉悟的一刻，他放下追寻外在世界的财富，而开始追寻他内心世 若软弱就是自己最大的敌人。日出东海落西山，愁也一天，喜也一天。遇事不转牛角尖，人也舒坦，心也舒坦。乌云总会被驱散的，即使它笼罩了整个地球。心态便 明灯，可以照亮整个世界。生活不是单行线，一条路走不通，你可以转弯。给我一场车祸。要么失忆。要么死。有些人说：我爱你、又不是说我只爱你一个。生命太 了明天不一定能得到。删掉了关于你的一切，唯独删不掉关于你的回忆。任何事都是有可能的。所以别放弃，相信自己，你可以做到的。、相信自己，坚信自己的目 受不了的磨难与挫折，不断去努力、去奋斗，成功最终就会是你的！既然爱，为什么不说出口，有些东西失去了，就在也回不来了！对于人来说，问心无愧是最舒服 表明他人的成功，被人嫉妒，表明自己成功。在人之上，要把人当人；在人之下，要把自己当人。人不怕卑微，就怕失去希望，期待明天，期待阳光，人就会从卑微 存梦想去拥抱蓝天。成功需要成本，时间也是一种成本，对时间的珍惜就是对成本的节约。人只要不失去方向，就不会失去自己。过去的习惯，决定今天的你，所以 定你今天的一败涂地。让我记起容易，但让我忘记我怕我是做不到。不要跟一个人和他议论同一个圈子里的人，不管你认为他有多可靠。想象困难做出的反应，不是 而是面对它们，同它们打交道，以一种进取的和明智的方式同它们奋斗。他不爱你，你为他挡一百颗子弹也没用。坐在电脑前，不知道做什么，却又不想关掉它。做 让时间帮你决定。如果还是无法决定，做了再说。宁愿犯错，不留遗憾。发现者，尤其是一个初出茅庐的年轻发现者，需要勇气才能无视他人的冷漠和怀疑，才能坚 并把研究继续下去。我的本质不是我的意志的结果，相反，我的意志是�
机关档案管理规定PPT幻灯片
2020/2/24
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第一章 总则
档案行政管理部门履行检查职责时，以进入 相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制 有关档案资料等方式开展。
中央、地方专业主管机关应当根据本专业 的管理体制，在档案行政管理部门指导下对 本系统和直属单位的档案工作进行监督、指 导。中央、地方专业主管机关进行监督、指 导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。
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第二章 机构和人员
▪ 第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编
人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具 备胜任岗位要求的工作能力。
档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档
案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参 加业务培训。
不具备前述知识背景的档案工作人员，应 当经过相关专业知识和技能培训。
求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2020/2/24
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第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
县级或形成档案数量较少的机关可以综合考
虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职
档案工作人员。
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第二章 机构和人员
▪ 第十条 机关档案工作的基本任务是：
（一）贯彻执行档案工作的，并将规范本 单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政 管理部门备案；
实物档案管理讲义
①对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室） 印章的保管期限为永久；反映本地各个历史时期篆刻艺 术成就的艺术印章的保管期限为永久。②其他内设机构 和业务工作印章的保管期限为15年。
③严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无档案保 管价值的印章，不列入归档整理范围。
4、为便于查找利用，档案管理部门除编制相应的 检索工具外，还应对实物采用拍照、存储等数字 化处理并进行编辑，快速提供利用。
实物档案管理讲义
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2020/11/17
实物档案管理讲义
一、实物档案及其作用
实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史 真实面貌的特定物品。一般包括奖状、奖杯、奖旗、 印章、名人字画、对外交流中收受的礼品（即公务 活动纪念品）及单位发展中有纪念意义的物品等。
实物档案具有形体直观、形状多样性，它直接反映 了单位的发展和各方面工作取得的业绩，不但具有 较高的查考利用价值，而且具有良好的社会教育功 能，是文书档案的重要补充，按照国家有关规定， 必须实行集中统一管理。
物档案不丢失。
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实物档案管理讲义
七、实物档案的利用
1、制定实物档案利用审批制度，档案工作人员不 得违反规定擅自提供利用，保证实物档案的利用 安全。
2、为确保实物档案的安全，实物档案原则上不予 外借。
3、任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取 或擅自使用实物档案，违者将追究相应的法律责 任。
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实物档案管理讲义
2. 印章档案的归档要求
各单位在启用新印章的同时，应向本单位档案室或 有关部门移交停止使用的印章；档案室及有关部门 应及时向档案馆移交印章档案或在移交文书档案的 同时移交印章档案； 各类机构、社会组织的印章由各级综合档案馆进行 收集、整理、保管。社会名人的印章在征得本人或 亲属同意后由各级综合档案馆进行征集、整理、保 管，也可寄存、代管；不属于归档范围的印章可由 各级综合档案馆按规定寄存、代管。
实物档案的规范整理PPT课件
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。
１、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
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１、实物档案目录的填写
❖ 件号：归档实物的排列顺序号。 ❖ 题名：归档实物的主题内容。 ❖ 来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ❖ 形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ❖ 类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ❖ 数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套
实物档案的规范整理
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实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
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一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
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二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
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（一）实物档案收集的范围
❖ １、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。
❖ ２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
❖ ３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 ❖ ４、本单位组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价
值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念 品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 ❖ ５、本单位成立以来使用过的牌、匾。 ❖ ６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机 构（含本单位内部职能机构）的印章。 ❖ ７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品。 ❖ ８、其它有保存价值的实物。
实物档案课件(岗位培训)2012
二、实物档案的收集
1、收集范围 1．4 本单位已宣布停止使用的印信（包括旧 印章、印模、徽标）。 1．5 机构成立以来使用过的牌、匾。 1．6 本地区、本企业第一批生产的、获奖的 及重要的产品样品。 1．7 其它有重要保存利用价值的实物。
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二、实物档案的收集
2、收集要求 2.1 归档实物应在形成或获得实物应及时向本单 位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将 归档实物损坏、私存或转送他人。 2.2 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移 交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间 进行说明。 2.3 归档的实物应保持整洁、无破损。
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二、实物档案的收集
3、收集时间 对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及 时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
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三、实物档案的整理
1、整理原则 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联 系、便于保管和利用的原则。
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三、实物档案的整理
2、整理要求 2.1 归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务 活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各 种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归 档。 2.2 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
会议室 会议室
永久 铜牌 永久 铜牌
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106-S1.1-34
贴于实物上不 显眼处，如背 面、侧面等
完整的档号应为
全宗号—类别号－件号
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三、实物档案的整理
目录封面 注：长×宽 =297mm×210m m
（全宗名称）
实 物 档案 目 录
年 度 类 别
起止件号 保管期限
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档案工作规范化管理PPT课件
➢ 4、库房应保持适宜的湿温度，即温度14——24℃，相 对湿度45——60%。库房备用湿温度计，并做好湿温度测 量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。
➢ 5、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及 食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通 无阻。下班前关闭门窗和电气开关。
归档章样式
1、加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标 记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动
2、归档章的规格：长为15毫米 × 3，宽为8毫米×2。
全宗号
机构 （问题）
年度 期限
室编件号 馆编件号
归档章的填写
全宗号：是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移 交档案的单位所给的编号。
➢ 6、发现损坏档案者视情节轻重，依据《档案法》及有关 规定进行处罚。
➢ 7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件， 档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。
➢ 8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。
档案鉴定销毁制度
➢ 1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位 室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保 存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定 销毁。
➢ 2、按规定及时向同级档案馆现行文件中心 报送有关文件（应将报送文件目录复印件 摆出）；
➢ 3、依法及时向同级国家综合档案馆移交了 应移交档案（应将移交清册复印件摆出）；
➢ 4、按规定及时向档案行政管理部门报送档 案统计年报（应将报表复印件摆出）；
二、档案保护条件
（一）用房
实物档案管理方法
填写实物档案的案卷目录
档 号
类别
名称
区档案局 56 奖状 2011年获得
XX奖状
区XX单位
57
证书
2011年获得 精神文明证
书
区XX单位获 58 奖杯 得2011年运
动会XX奖杯
颁发 单位
接受 注
北京 市档 案局
区档 案局
2011.12 2011.12
名人字画档案（党中央、国务院领导人 的字画）-永久
社会知名人士字画-永久 省、市、自治区领导人的字画-长期 废旧印章、印模-永久
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六、实物档案的归档要求
移交实物档案时，应进行登记，办 理移交手续，填写移交清册。 实物档案归档整理按照年度—类别 分类。 实物档案附属材料、包装物等应一 并移交。
.2
.5
荣 长期 誉
室
区精 神文 明办
区XX 单位
2011.12 2011.12
.16
.25
短期
档 案 室
区直 机关 工委
区XX 单位
2011.9. 2011.12
10
.26
荣 短期 誉
室
2020/4/30
八、实物档案的存放形 式
存放在档案室
存放在荣誉 室或会议室
2020/4/30
本课结束，谢谢大家！
83656392/97 ftqdaj06163
2020/4/30
2020/4/30
七、实物档案的整理与编目
整理方法：根据本单位制定的分类方 案，按年度—类别进行分类，混年流 水编。
如： 2009年 奖状 奖旗 证书 奖杯
2010年 奖状 奖旗 证书 奖杯
2011年 奖状 奖旗 证书 奖杯
档案实物管理制度
档案实物管理制度一、总则为规范档案实物管理行为，保障档案实物的安全、完整和有效利用，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于全单位所有档案实物管理工作。
三、档案实物管理的基本要求1. 档案实物管理应遵循依法依规、科学管理、便于利用的原则。
2. 档案实物管理应遵循保密、环保和安全的原则。
3. 档案实物管理应遵循规范、规章制度和标准化的原则。
4. 档案实物管理应遵循注重经济效益、合理利用资源的原则。
四、档案实物管理的基本职责1. 因档案实物的获取、报废、借阅、交接、存储等管理工作的具体负责人负责。
2. 对档案实物的损毁、遗失、灭失和其他异常情况进行调查和处理的负责。
3. 对档案实物的保存、修复和移交进行质量监督和检查的负责。
五、档案实物的获取1. 档案实物的获取应当有相应的申请和审批程序，申请人需提供相关证明材料，并经过主管部门审核批准。
2. 对于外借档案实物，在借阅期限届满之前必须归还，逾期需向管理部门申请延期。
3. 对于购买的档案实物，需保存购买合同和发票等相关资料，并定期进行盘点和管理。
4. 对于捐赠的档案实物，需保存捐赠合同和相关证明材料，确保捐赠档案实物的合法性和安全性。
六、档案实物的存储1. 档案实物的存储应根据档案实物的特性和需要，合理设置存储空间，确保其安全、整洁和易取用。
2. 档案实物的存放场所应定期通风、防潮、防火和防盗。
3. 对于有特殊保管要求的档案实物，应单独设置封闭的存储场所，并加强保管和监督。
4. 对于有特殊环境要求的档案实物，如胶片、光盘等，应根据其特性设置相应的存储条件和设备。
七、档案实物的利用1. 对于需要利用档案实物的单位和个人，需提出书面申请，经主管部门批准后方可借阅或利用。
2. 对于外借的档案实物，需填写借阅登记表，经指定人员核对后方可借出，借阅期限不得超过规定期限，逾期需及时归还。
3. 对于复印或拍摄档案实物，需经过管理部门审批，并按照相关规定支付相应的费用。
机关实物档案管理规范(ppt 16页)
主要内容
• 归档 • 整理 • 保管 • 利用 • 移交进馆
归档范围—总体要求
• 凡是本单位在行使职能活动时，形成、 获得或者收集的，对具有长远保存利用 价值的实物均属实物档案归档范围
应进馆实物档案归档范围
• 本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工 作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌 匾
• 实物档案应保持整洁，定期除尘 • 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫
剂 • 实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的
数码照片按规范要求整理 • 奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管
或折叠后放入档案盒保管
利用
• 利用实物档案必须严格履行登记手续 • 利用实物档案原则上只能使用实物照片，如
整理—编目
• 实物档案应按分类编号要求，将目录录入计 算机，编制实物档案案卷目录
• 包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、 授奖年度、期限、类别、备注等
• 期限：暂空 • 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、
奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品 等
保管
• 对实物档案应定期清点，做到帐物一致，移出 档案室必须要履行签字手续
确需使用实物档案原件，须写明利用目的， 经本单位分管领导批准方能利用 • 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的 实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注 销。如发现损坏，应立即追究责任
移交进馆
• 属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他 门类档案定期向档案馆移交
• 实物档案移交进馆时，一并移交下列材料 • 机读实物档案案卷目录 • 计算机打印实物档案案卷目录三套 • 进馆说明（全宗指南）
• 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利 用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、 证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、 组织机构印章、赠送的礼品等
机关实物档案管理规范
机关实物档案管理规范篇一：青岛市机关实物档案管理规范(试行)青岛市机关实物档案管理规范（试行）1 范围本规范规定了市直机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织，市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行，各区（市）可依此制定本区域的管理规范。
2 归档2.1 归档范围凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：2.1.1 应进馆实物档案归档范围2.1.1.1 本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.1.3 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用价值的实物。
2.1.2 非进馆实物档案归档范围2.1.2.1 本单位获得的（2.1.1.1.1规定范围之外）各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2.2 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用价值的实物。
2.2 归档要求2.2.1 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2.2.2 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
2.2.3 归档的实物档案应保持整洁、无破损。
2.3 移交接收2.3.1 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。
2.3.2 移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。
3 整理3.1 分类实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。
实物档案管理制度
第二条本办法适用于本市行政区域内的机关、团体、企事业单位及其他组织。
第三条本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
（五）机构成立以来使用过的牌、匾。
（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其它有保存价值的实物。
第六条实物档案的归档要求
（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
第九条实物档案的保管
（一）实物档案应专库或专柜保管。
（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。
（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。
第十条实物档案的利用
（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。
（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。
第十一条实物档案的移交
（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日前将实物档案目录报送同级综合物，应当在五年内移交同级综合档案馆。
第四条市、县（区）档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理进行监督和指导。
第五条实物档案的归档范围
（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
机关实物档案管理规范
机关实物档案管理规范（试行）1、范围本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2、定义本规则采用下列定义2.1归档实物立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2归档实物整理将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架使之有序化的进程。
2.3件是归档实物的整理单位。
一般以每件实物为一件。
3收集3.1收集范围3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等3.1.3本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3收集时间对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4整理4.1整理规则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2整理要求4.2.1归档实物应齐全完整。
凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案应收集齐全、完好无损，整理归档。
机关实物档案管理规范课件
具有直观性、形象性、珍贵性和历史 性等特点，是机关单位历史和文化的 重要载体和见证。
实物档案管理重要性
维护历史真实面貌
实物档案是历史的见证，管理好实物档案有利于维护历史的真实面貌，传承和弘扬机关文化。
提高机关形象
实物档案是机关形象的重要组成部分，管理好实物档案有利于提高机关形象和知名度，增强机关的凝聚力和向心力。
确保保存环境符合档案管理要求，如温度、 湿度、光照等条件合适，防止实物档案受损。
定期检查
利用与借阅
定期对保存的实物档案进行检查，发现问 题及时处理，确保档案的完整性和安全性。
制定利用和借阅制度，规范实物档案的利 用和借阅流程，确保档案的妥善保管和有 效利用。
03
机关实物档案鉴定
与利用
鉴定原则与方法
数字化成果应用与推广
内部共享与应用
在机关内部实现数字化档案的共享与应用，提高档案信息利用率。
外部合作与交流
与其他机构或部门进行合作与交流，推动数字化档案的应用和推广。
宣传与教育
通过培训、展览等形式，宣传数字化档案管理的重要性和优势，提 高档案管理人员的数字化素养。
05
机关实物档案安全
防护措施
安全防护设施配置要求
数字化利用
通过数字化技术，将实物档案转化为数字资源，实现网络共享和 利用。
利用限制与注意事 项
利用限制
实物档案具有一定的保密性和限制性，应根据档案密级和利用范围进行合理限 制。
注意事 项
在利用实物档案时，应遵守相关法律法规和规章制度，确保档案的完整性和安 全性。同时，应尊重知识产权和隐私权，避免侵犯他人的合法权益。
档案库房安全防护
档案库房应符合防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫等要 求，配备相应设施，如监控摄像头、烟雾报警器、灭火器等。
实物档案管理规定
实物档案管理规定第一章总则第一条为加强对本公司实物档案的收集、整理和有效利用，根据《XXXXX股份有限公司档案管理办法》，制定本规定。
第二条本规定所称实物档案是指本公司在各个历史时期及各项业务活动中产生或获得的，具有较高保存价值和特殊史料价值的各类物品。
第三条实物档案具有真实、直观、形象的特点，是进行保险史研究的珍贵资料，是进行爱国爱司教育的生动素材，是本公司档案的重要组成部分，各级机构应加强对实物档案的收集、保管和利用工作。
第二章归档范围第四条实物档案的归档原则。
凡公司在各项工作和活动中获得的荣誉性、证明性、纪念性及有永久保存价值的各种物品均应完整归档。
第五条实物档案的归档范围。
一、党和国家领导人及知名人士给本公司的题词、字画和书信；二、本公司对外交往与公务活动中受赠的有保存价值的礼品、纪念品；三、国内外各级政府或组织授予本公司的各类荣誉证书、奖状、责任状、奖杯等；四、能反映本公司电子化发展进程的、有代表性的退役电子设备；五、本公司曾使用过的、有明显时代特征且具有史料价值的各种办公用品；六、本公司各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；七、本公司出版的具有史料价值的各种书刊或出版物；八、其他能反映本公司历史发展足迹的实物。
第三章收集和归档第六条本公司各级机构和个人都有向本公司档案部门移交实物档案或提供征集线索的义务，任何单位和个人都不得私存和占有。
第七条收集实物档案应进行必要的选择和鉴定，要保证质量，避免良莠不分、过多过滥。
第八条接收和移交实物档案必须履行交接手续，填写实物档案接收清单（见附件）一式两份，档案部门与移交部门各保存一份。
第四章整理第九条著录。
对实物档案应逐件进行著录。
著录项目包括：档号、档案名称、移交（捐赠）人姓名、移交时间、件数、接收人、分类号、备注等。
第十条编号。
实物档案的档号用8位阿拉伯数字标注，设置为：SW-----XXXX------XX-----XXX代码----年度--------分类号---序号。
实物档案管理办法
实物档案管理办法为确保要本机关在公务活动中产生的具有保存和参考利用价值的实物档案的齐全完整，根据省、市档案局的有关要求，依据《XX市机关实物档案管理规范》结合实际情况，特制定本制度。
一、归档范围凡是在工作活动中获得的各种奖旗、锦旗、授带、奖状、牌匾、印章、荣誉证书及赠予的纪念品、字画等实物，均属归档范围，具体内容如下：（1）在参加各项比赛、检查、考核等重大活动及工作中获得的各种荣誉证书、锦旗、奖牌、票证、证徽、宣传画、奖杯、牌匾等。
（2）举办或承办的重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、画册、赠送的礼品等。
（3）在工作或外事活动中获赠的纪念品、礼品、锦旗等。
（4）上级领导、知名人士的题词或赠送的字画等。
（5）其他有保存利用价值的实物。
二、归档要求（1）实物档案的归档时间应在实物档案形成后及时向档案室移交；（2）移交实物档案时，应对实物档案的内容和时间作明确的文字说明；（3）归档的实物，要保持整洁，不破损；（4）各种实物档案应在包装物上附贴标签，标签内容包括档案名称、顺序号等；（5）实物档案需拍照归档；（6）移交实物档案时应办理移交手续，填写实物档案移交清单，一式两份，移交归档。
三、整理与利用（1）实物档案按实物类别—保管期限分类。
分为证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其他（含纪念品）。
（2）实物档案以件为单位，一件一号。
并在实物上粘贴相应的标签，内容包括全宗号、目录号、件号、保管期限、类别、年度。
（3）利用实物档案必须严格履行登记手续，原则上使用实物照片，如确需利用实物档案原件，须写明利用目的，经分管领导批准方能利用。
本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。
本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。
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整理—编目
• 实物档案应按分类编号要求，将目录录入计 算机，编制实物档案案卷目录
• 包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、 授奖年度、期限、类别、备注等
• 期限：暂空 • 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、
奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品 等
保管
• 对实物档案应定期清点，做到帐物一致，移出 档案室必须要履行签字手续
• 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利 用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、 证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、 组织机构印章、赠送的礼品等
• 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品 • 其它有重要保存利用价值的实物
非进馆实物档案归档范围
• 本单位获得的除进馆范围之外的各种荣誉证 书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等
机关实物档案 管理规范
主要内容
• 归档 • 整理 • 保管 • 利用 • 移交进馆
归档范围—总体要求
• 凡是本单位在行使职能活动时，形成、 获得或者收集的，对具有长远保存利用 价值的实物均属实物档案归档范围
应进馆实物档案归档范围
• 本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工 作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌 匾
归档—移交接收
• 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检 查，确保实物档案符合归档要求
• 移交实物档案时，应办理移交手续，清点后 交接双方在移交清册上签字
整理—分类
• 实物档案原则上按实物形状分类，实物形状 具体分为平面实物、立体实物等类别
整理—编号
• 实物档案按实物形状结合级别，依其时间先 后顺序排列
• 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1” 开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物 档案应分别编号
• 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则 进行编号，并在实物上粘贴归档章，平面实 物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将 归档章粘贴在实物底部
整理—编号
全宗 目录 案卷 号号号
• 归档章项目应用阿拉伯数字填写 • 书写材料应符合档案管理要求
• 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品 • 其它有一般保存利用价值的实物
归档要求
• 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本 单位档案部门移交，任何单位、部门或个人 不得将实物损坏、私存或转送他人
• 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交 单位或个人应在移交时对实物的主题和时间 进行说明
• 归档的实物档案应保持整一直努力而自知，每天从食堂吃饭后，他总是习惯性地回到办公室看厚厚的专业书不断提升和充实自己，他的身上有九零后少见的沉稳。同事们恭喜他，大多看 到了他的前程似锦，却很少有人懂得他曾经付出过什么。就像说的：“如果这世上真有奇迹，那只是努力的另一个名字，生命中最难的阶段，不是没有人懂你，而是你不懂自已。” 而他的奇迹，是努力给了挑选的机会。伊索寓言中，饥饿的狐狸想找一些可口的食物，但只找到了一个酸柠檬，它说，这只柠檬是甜的，正是我想吃的。这种只能得到柠檬，就说 柠檬是甜的自我安慰现象被称为：“甜柠檬效应”。一如很多人不甘平庸，却又大多安于现状，大多原因是不知该如何改变。看时，每个人都能从角色中看到自已。高冷孤独的安 迪，独立纠结的樊胜美，乐观自强的邱莹莹，文静内敛的关睢尔，古怪精灵的曲筱绡。她们努力地在城市里打拼，拥有幸或不幸。但她依然保持学习的习惯，这样无论什么事她都 有最准确的判断和认知；樊胜美虽然虚荣自私，但她努力做一个好HR，换了新工作后也是拼命争取业绩；小蚯蚓虽没有高学历，却为了多卖几包咖啡绞尽脑汁；关睢尔每一次出镜 几乎都是在房间里戴着耳机听课，处理文件；就连那个嬉皮的曲筱潇也会在新年之际为了一单生意飞到境外……其实她们有很多路可以走：嫁人，啃老，安于现状。但每个人都像 个负重的蜗牛一样缓缓前行，为了心中那丁点儿理想拼命努力。今天的努力或许不能决定明天的未来，但至少可以为明天积累，否则哪来那么多的厚积薄发和大器晚成？身边经常 有人抱怨生活不幸福，上司太刁，同事太蛮，公司格局又不大，但却不想改变。还说：“改变干嘛？这个年龄了谁还能再看书考试，混一天是一天吧。”一个“混”字就解释了他 的生活态度。前几天我联系一位朋友，质问为什么好久不联系我？她说自已每天累的像一条狗，我问她为什么那么拼？她笑：“如果不努力我就活得像一条狗了。”恩，新换的上 司，海归，虽然她有了磨合几任领导的经验，但这个给她带来了压力。她的英语不好，有时批阅文件全是大段大段的英文，她心里很怄火，埋怨好好的中国人，出了几天国门弄得 自己像个洋鬼子似的。上司也不舒服，流露出了嫌弃她的意思，甚至在一次交待完工作后建议她是否要调一个合适的部门？她的脸红到了脖子，想着自己怎么也算是老员工，由她 羞辱？两个人很不愉快。但她有一股子倔劲，不服输，将近40岁的人了，开始拿出发狠的学习态度，报了个英语培训班。回家后捧着英文书死啃，每天要求上中学的女儿和自己英 语对话，连看电影也是英文版的。功夫不负有心人，当听力渐渐能跟得上上司的语速，并流利回复，又拿出漂亮的英文版方案，新上司看她的眼光也从挑剔变柔和，某天悄悄放了 几本英文书在她桌上，心里突然发现上司并没那么讨厌。心态好了，她才发现新上司的优秀，自从她来了后，部门业绩翻了又翻，奖金也拿到手软，自己也感觉痛快。她说：这个 社会很功利，但也很公平。别人的傲慢一定有理由，如果想和平共处，需要同等的段位，而这个段位，自己可能需要更多精力，但唯有不断付出，才有可能和优秀的人比肩而立。 人为什么要努力？一位长者告诉我：“适者生存。”这个社会讲究适者生存，优胜劣汰。虽然也有潜规则，有套路和看不见的沟沟坎坎，但一直努力的人总会守得云开见月明。有 些人明明很成功了，但还是很拼。比如剧中的安迪，她光环笼罩，商场大鳄是她的男闺蜜，不离左右，富二代待她小心呵护，视若明珠，加上她走路带风，职场攻势凌历，优秀得 让身边人仰视。这样优秀的人，不管多忙，每天都要抽出两个小时来学习。她的学习不是目的，而是能量，能让未来的自己比过去更好一些。现实生活中，努力真的重要，它能改 变一个人的成长轨迹，甚至决定人生成败。有一句鸡汤：不着急，你想要的，岁月都会给你。其实，岁月只能给你风尘满面，而希望，唯有努力才能得到！9、懂得如何避开问题的 人，胜过知道怎样解决问题的人。在这个世界上，不知道怎么办的时候，就选择学习，也许是最佳选择。胜出者往往不是能力而是观念！在家里看到的永远是家，走出去看到的才 是世界。把钱放在眼前，看到的永远是钱，把钱放在有用的地方，看到的是金钱的世界。给人金钱是下策，给人能力是中策，给人观念是上策。财富买不来好观念，好观念能换来 亿万财富。世界上最大的市场，是在人的脑海里！要用行动控制情绪，不要让情绪控制行动；要让心灵启迪智慧，不能让耳朵支配心灵。人与人之间的差别，主要差在两耳之间的 那块地方！人无远虑，必有近忧。人好的时候要找一条备胎，人不好的时候要找一条退路；人得意的时候要找一条退路，人失意的时候要找一条出路！孩子贫穷是与父母的有一定 的关系，因为他小的时候，父母没给他足够正确的人生观。家长的观念是孩子人生的起跑线！有什么信念，就选择什么态度；有什么态度，就会有什么行为；有什么行为，就产生 什么结果。要想结果变得好，必须选择好的信念。播下一个行动，收获一种习惯；播下一种习惯，收获一种性格；播下一种性格，收获一种命运。思想会变成语言，语言会变成行
确需使用实物档案原件，须写明利用目的， 经本单位分管领导批准方能利用 • 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的 实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注 销。如发现损坏，应立即追究责任
移交进馆
• 属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他 门类档案定期向档案馆移交
• 实物档案移交进馆时，一并移交下列材料 • 机读实物档案案卷目录 • 计算机打印实物档案案卷目录三套 • 进馆说明（全宗指南）
• 实物档案应保持整洁，定期除尘 • 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫
剂 • 实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的
数码照片按规范要求整理 • 奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管
或折叠后放入档案盒保管
利用
• 利用实物档案必须严格履行登记手续 • 利用实物档案原则上只能使用实物照片，如