归档文件整理的原则是什么

归档文件整理的原则是什么？
归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件整理的质量要求有哪些？
归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

何为档案用房“三分开”？
指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。

机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？
机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。

撤销机关的档案应及时移交。

案卷质量要求的总原则是什么？
案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

文件的修整包括哪些内容？
对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。

机关档案综合管理必须做到哪四个统一？
机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。

案卷标题的三要素是什么？案卷标题的三要素是什么？
案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。

什么是档号？
档案实体编号的总称。

包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

档案实体编号的总称。

包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

什么是机关档案综合管理？
机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。

机关档案工作基本制度有哪些？
机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料整理归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定销毁制度，机关档案利用制度。

机关档案工作的双重职能是什么？
机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两项职能。

什么是档案征集？
是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要,依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行"代为保管"、"收购"或者"征购"、"捐赠"。

什么是档案接收？
是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案、资料。

什么是全宗？
一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

什么是大事记？
大事记亦称大事年表。

是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件（事实）的书面材料。

什么是文献？
人们在社会实践活动中形成的记录有知识的一切载体的总称。

档案包括哪些种类？
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。

比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。

比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

“档案”一词的来源
在原始社会里，人们靠语言表达和交流思想和经验。

随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活，人们创造了"结绳"、"刻契"的记事方法。

结绳与刻契可以说是档案最早的起源。

我国的档案工作从夏代开始。

我国现存最早的文字档案是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞，也称甲骨档案。

"档案"一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。

什么是二次加工的编研材料？
二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理，形成的概要性、介绍性材料。

二次加工的编研材料类型比较多，有档案文摘、专题简介、提要和索引等。

常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。

二次加工的编研材料的特点是种类多，针对性强，信息集中系统，提供利用简便迅速。

二次加工的编研材料同样具有依据的作用。

二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理，形成的概要性、介绍性材料。

二次加工的编研材料类型比较多，有档案文摘、专题简介、提要和索引等。

常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。

二次加工的编研材料的特点是种类多，针对性强，信息集中系统，提供利用简便迅速。

二次加工的编研材料同样具有依据的作用。

什么是一次加工的编研材料？
一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件（一般是原始文件的重份文件），或者原始文件的复制件汇集装订起来，形成的一种汇编材料。

如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。

一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的，基本保持档案原貌，编辑相对简单，主要起到依据的作用。

一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件（一般是原始文件的重份文件），或者原始文件的复制件汇集装订起来，形成的一种汇编材料。

如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。

一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的，基本保持档案原貌，编辑相对简单，主要起到依据的作用。

常见的几种编研材料的编写
1、发文汇集
发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工的编研材料。

全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。

发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。

它最主要的作用于是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。

对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。

对于发文比较多的单位，可以一年编几本。

2、专题汇编
专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工的编研材料。

专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等同发文汇集。

它与发文汇集的区别就在于它不是以年度为单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起，专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。

3、大事记
大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工的编研材料。

编写大事记一般采用编年记事体，即一事一记，逐年、逐月、逐日以事件发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。

大事记的记述范围主要有：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事等等。

大事记的编写要求：一是大事的记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事；二是大事的发生时间要保持唯一性，不能模糊；三是大事的内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。

4、组织机构沿革
组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工的编材料。

组织机构沿革一般采用编年体的编写体例，即以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。

组织机构沿革的构成：
（1）序言，说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。

（2）正文，是组织沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务，隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。

（3）附录，补充正文所涉及到的有关材料。

如：有关机构设置的上级批文的引印件。

附录附在正文后面，起到补充说明的作用。

组织机构沿革的编写要求：
（1）准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。

（2）统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。

（3）采用编年体编写组织机构时，为了避免过多的内容重复，可以只写有变动的部分。

所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。

（4）为了将隶属关系反映得更清楚，组织体系部分的内容可以用图表表述，再加以文字叙述说明。

5、基础数据汇编
按内容范围来划分，基础数据汇编可以分为综合性数据汇编和专题性数据汇编两大类。

综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况，内容多，涉及面广，篇幅较大。

专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况，针对性强，涉及内容更具体。

基础数据汇编的表达方式有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等，常见的主要是表格式。

基础数据汇编一般由：时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。

不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。

一般数据汇编中选用的数据都是日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。

基础数据汇编的编写要求：
（1）在编写数据汇编时，选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用材料的准确性和可靠性。

（2）统计口径要统一，对统计口径不统一的有关数据要换算，这样数据才有连续性和可比性，对统计口径变化和数据换算等情况，要用文字记述加以说明。

（3）要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整选用的有关统计项目和数据，保证数据汇编的实用性，能全面、准确地反映单位的状况。

什么是三次加工的编研材料？
三次加工的编研材料是依据档案，并参照有关的资料，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。

三次加工的编研材料属深层次的档案编研，常见的大多为工具书式的，如《手册》、《年鉴》、《志》等。

三次加工的编研材料的编写过程是一个再创造的过程，或者说是一个知识创新过程，难度比较大。

三次加工的编研材料的特点是以档案为素材，应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论，参照有关参考资料，进行深入的分析、研究和归纳等加工处理，不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容，形成新的知识产品。

特别是有关技术开发等工作和活动方面的三次加工的编研材料，带有明显的技术调研报告特点，更具有参考价值。

什么是档案？什么是文件？二者之间有什么关系？
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。

档案是由文件转化而来的。

档案和文件既有联系，又有区别。

档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。

因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。

档案与图书、情报、资料的关系？
1、档案与图书
档案来源于人们社会实践的过程中，其所述内容一般为其形成的直接经验；图书是就某一主题综合各种观点的系统研究成果，对其作者来说，更多地表现为间接经验。

档案一般表现为一次文献，图书一般表现为二次文献、三次文献。

档案因其直接记录社会实践原貌的特点，对其记录的主题较为零散，作者的加工度较浅，记录的内容比较客观；图书是对某一主题的系统研究，作者的编研加工度较档案大，更为系统完整，其内容有较强的客观性。

记载某一社会活动的档案一般只有一件，保存于一个场所，而图书则随情况的需要大批量印刷，可分别存放于不同的地点，为不同的读者分别拥有。

2、档案与情报
情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。

档案是情报的一种存在形式，是情报的重要来源。

但档案与情报又有着明显的区别，档案是第一手的原始的记录，而情报则可以是经过加工了的第二手、第三手材料，所以，档案比情报有着更大的可靠性。

档案在一定的条件下可以转化为情报，即为了一定的目的，经过加工选择，用于社会交流目的的档案具有情报的属性。

3、档案与资料
资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品，一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物。

档案与资料有着十分密切的联系，它们都是人们认识和改造客观世界的记录，在实际工作中，人们很容易混淆档案与资料的界限，这不利于档案与资料的保管与利用。

（一）来源不同。

资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等，而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。

（二）作用不同。

资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用。

（三）机密程度不同。

资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案则具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。

档案与资料有时也可以互相转化，档案经加工可编印成资料，如政策法规汇编等；资料如被某一个单位采用，也可以转化为该单位的档案。

机关档案分类方法的确定
机关档案的分类应遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系。

现行机关档案分类的层次一般为二到三层，每一层次必须使用一个划分原则，不得交叉使用多个划分原则：
1、第一层次。

应以机关档案的门类（载体）为划分原则确定机关档案的大类。

即将本机关所有的档案按不同的档案门类和载体划分为文书档案、科技档案和若干专门档案（包括特殊载体的专门档案）。

2、第二、三层次。

每一大类（机关档案门类）内以各类档案的立卷特征为划分原则，分别进行分类。

如文书档案类内可按本机关文件材料归档时使用的分类法（年度--机构（问题）--保管期限或保管期限--年度--机构（问题））为划分原则设定类别；科技档案类内应按问题原则分为基建、设备、产品和科研四个类；会计档案先按会计项目分类，然后按年度--会计文件的名称（形式）分别分为报表、帐册、凭证三个类；照片档案和磁性载体档案按年度--问题设类，等等。

机关档案收集工作的要求
1、确保档案的齐全和完整。

所谓档案的齐全，就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档，所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。

要做到这一点必须采取有效的措施：（1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序；（2）每个单位除了认真执行《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定外，应结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围恰当，归档办法和要求明确，便于遵照执行；（3）机关的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整；（4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。

2、符合规范和标准。

机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。

国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。

3、保证及时和安全。

档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。

因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。

机关档案收集的范围？
凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围，此外，还应收集与本机关档案有关的资料和实物。

机关档案具体收集的范围包括以下几个方面：
（1）本机关年度归档的文件材料。

收集归档材料的范围可参见《机关文件材料归档和不归档范围》。

（2）本机关历史上应归档而未归档的零散文件材料。

（3）本机关形成的非纸质的各种特殊载体的文件材料。

（4）本机关的社会名人的个人档案。

（5）本机关直属的撤消单位的全部档案。

（6）其它有关的应收集的文件材料。

划分保管期限应注意的问题划分保管期限应注意的问题
1、注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。

由于工作需要形成的文件，彼此之间是有联系的。

没有批复的请示没有什么价值；只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，案件的价值就不能划得太高。

因此划分文件材料的保存价值时，要注意文件之间的联系，将密不可分的和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值。

2、考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。

文件的保管期限主要取决于文件的内容。

从内容上看，如果与本机关主要职能活动有密切联系的，期限就长，反之就短些；起凭证作用、效益长的，价值就高，反之就低。

不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小，而不能机械地规定上级文件永久、本级长期、下级短期，这种判定是错误的。

3、研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。

不同种类的公文在其工作活动中起着不同的作用。

因此在划定文件的保管期限时就要认真地考虑文件的作用，以便正确地判定其保管价值。

例如，召开一次会议，会形成很多作用不同的文件，在划定保管期限时，有的可划为永久保存，有的可划为长期保存，还有的可划为短期保存。

4、考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。

有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划得就要长一些。

例如，机关事务管理方面的房产修建，设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期保存。

如果现在不将这些图纸、说明等长期保存下来，多少年以后就难以进行维修。

所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。

会计档案的整理
遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则，会计档案的整理原则和要求如下：
1、整理的原则：会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用的原则。

在整理中，原则上应保持会计凭证、会计帐簿的封装不能拆开来重新装订。

同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。

2、归档的具体要求。

归档要求，就是会计档案的整理，要符合归档的要求，档案部门方可接收，进行科学管理。

首先，要把本单位财务工作上的隶属关系搞清楚，你这个单位为独立核算单位的年代搞清楚，即什么时间是独立核算的，历年中有没有中断，中断后又什么时候开始核算的。

每一年的经办会计人员姓名也应搞清楚。

同时还要搞清楚有几种会计档案。

然后应按年把历年来的会计档案集中起来，清点每一年度中和历年来会计档案有没有短少，并作好记载。

具体要求如下：
（1）制定会计档案的分类表，确定分类号。

各个单位应根据本单位形成会计档案的实际情况，依据南通市档案局制定的会计档案通用的分类表，具体拟订出本单位的会计档案分类表，确定分类号。

没有分类表，就无法进行会计档案的整理编目工作，因此，制定适合本单位实际情况的会计档案分类表是一项首要的工作。

分类中四大类中的小类，可根据各单位会计档案的实际情况来确定，没有可不设。

（2）整理编目。

此项工作必须在制定好分类表之后才能进行。

其主要内容有：
A、凭证的整理。

对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行，不可重新拆封改装，如凭证装订时，已有封装的，就不必再进行封装；如只有装订而没有封装的，必须进行封装。

对凭证不必再加封面，也不必进行编张号的工作。

B、帐簿的整理。

帐簿的整理主要是对那些没有封面的帐簿必须另加封面，按照文书档案的装订法进行装订，可加卷内目录和备考表。

封面可用质量好的牛皮纸并在封面上填写简要的内容，如某某单位某某年度某某帐簿。

如果帐是死的，如现金日记帐和银行存款日记帐等，应保持其原有的面目，不必拆装抽出空白页，如果帐是活的，除上面所说的要另加封面装订外，可以将空白的抽出来。

C、报表的整理。

报表的整理主要是按照报表的保管期限来分别整理，年度决算报表（包括年度财务分析）应整理成一卷，考虑到一年中年度决算报表比较少，可将几年的组成一卷，但必须标明起止年代。

月、季报（包括月、季度财务分析）可整理成一卷或几卷。

如年度决算报表短少又无法弥补的，应将月度或季度的报表上升作为永久保管。

具体做法可参照文书档案的立卷要求进行，如编写张号、抄写卷内目录、装订等。

封面、卷内目录、备考表可暂用文书档案的那一套。

D、案卷的编号。

案卷的编号必须以分类表中确定的小类来进行。

E、案卷目录的编写。

依据会计档案分类的要求，案卷目录可分为帐簿类、凭证类、报表类和其他类四大本目录簿。

在每一本目录薄中又可按小类分成几格，在每一小类中适当地留些空白的目录，以备逐年编写，每一小类即可用指示标记标明，便利查找。

F、案卷的排列。

按类别顺年度排列存放。

凭证归凭证存放，帐簿归帐簿存放，报表归报表存放，并顺着年度的先后，依次排列。

凭证的存放可根据凭证的大小，制作专门存放凭证的橱，并按凭证大类中的小类分别存放。

如原始凭证和记帐凭证这一小类按年度，月份的先后，依次排列。

又如帐簿类，按小类分别排列。

历年来的现金日记簿排在一起，历年来的总帐排在一起，其他帐同样如此。

这种排列方法是由分类表和案卷号编写方法决定了的，也就是说非要按照这种方法排列不可。

不同类型的会计档案的凭证、帐簿等不能排列在一起，如企业会计档案的凭证和基建会计档案的凭证必须分开来排列，可用橱来分开，如愿同一橱内，应用标号区分。

G、建立各项制度并严格遵守。