文件控制程序(含表格)

文件控制程序
（ISO22000：2005）
1 目的
确保本公司所有食品质量安全系统有关文件、资料与记录均能随时随地保持其适用性及有效性，并能有系统安全的管制与使用。

2 适用范围
与本公司食品质量安全管理体系有关的文件与资料均适用（包括外部提供的有关文件和资料）。

3 职责
3.1品控部负责文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；
负责编制并及时更新“受控文件清单”。

3.2管理者代表负责文件发放范围的审批。

3.3各部门负责相关文件的编制和使用保管。

3.4管理者代表负责组织对现有质量手册、食品安全手册和程序文件的定期评
审。

4 定义
4.1 质量手册：本公司实施质量制度与落实质量政策最基本的参考资料。

4.2 程序文件：为质量手册内容要项所含各项程序的管理运作资料。

4.3 作业标准文件：为确保各项作业质量与高效率的详细资料。

4.4 表单：质量系统中各项作业程序或作业标准等文件所衍生的各种报表单据。

4.5 记录：文件经由各项业务执行动作中所产生的书面资料。

5 作业程序
5.1 文件编码系统
5.1.1 各类文件的制订、修订均由行政部依文件系统编号管理。

5.1.2 质量手册、食品安全手册、程序文件、作业标准文件编码系统如下：
其中为文件类别——质量手册为M，程序文件为P，作业标准文件为S，XX为流水号。

5.1.3 表单记录编码系统如下：
R/）- XX
其中为所属文件编号，XX为流水号。

5.2 文件的制订、修订与废止
5.2.1 文件的制订作业：质量手册、程序文件由管理者代表组织编制、审核，总经理批准；作业标准文件、表单、记录由各有关部门承办，部门主管审核，管理者代表批准。

所有文件均由行政部依编码系统进行编号。

5.2.2文件修订作业：文件若有不合现状需修订时，得由起议单位填写“文件
制订、修订、废止申请表”，提出修订原因，交原制订单位研议修改。

修改完成后文件之审核、批准、发行同5.2.1。

5.2.3修订标识：本公司所制订受控文件的初始版本均为A0，若对文件的内容变更升版，则文件版本号分别以A1、A2、A3…….A9表示；当文件更改次数超过9次后，版本号以B0、B1、B2……B9表示；依此类推。

文件修订后，在文件前所附修订履历上填上修订内容提要，修订处，修订者等变更信息。

5.2.4 文件废止作业：文件若因不合时宜或不合现状时，可由文件制订单位填写“文件制订、修订、废止申请表”，提出文件废止原因，并经相关部门主管核准后，始得废止，文件废止后，原文件之编号不可重复使用。

5.3 文件的分发与收回作业：
5.3.1 经颁布发行之文件，行政部以“受控文件清单”登录管理，并视需求拟定分发单位及数量，影印适当份数加盖“受控文件”章后发行，发放时请收文单位签收并记录于“文件发放回收记录表”。

5.3.2 修订及废止时，应依分发记录回收旧版文件销毁，回收时注意数量、内容的完整性，并记录于“文件发放回收记录表”。

5.3.3 分发给公司外的文件，得由适当之对外部单位代签收，分发时应加盖“非受控文件”章，失效文件不予收回。

5.4 文件保存销毁作业
5.4.1 文件保存
5.4.1.1 经颁布发行的质量手册、程序文件、作业标准文件及各式表单、记录
等原稿文件，均由行政部登录、保管。

5.4.1.2 发行至各相关单位的文件由各单位予以保管。

5.4.1.3 表单记录由各相关单位保管。

5.4.2 文件销毁
由各单位回收的旧版文件，由行政部予以销毁，需保留原稿加盖“作废”章，并记录于“文件销毁记录表”；
5.5 文件档案管理
5.5.1 文件持有单位不得影印正式文件，若有特殊需求，应由申请者填写“文件申请表”；经部门主管审核同意后向品控部提出申请，依 5.3 进行分发，回收及管制。

5.5.2 各单位的文件，需有专人集中管理。

5.5.3 行政部每半年发行一次“受控文件清单”，供各使用单位核对其使用是否为最新资料。

5.5.4任何人不得于正式文件上加以标记或书写任何文字或符号。

5.5.5 每年的3月份由管理者代表组织对现有体系文件进行定期评审,必要时予以修订。

5.6 外来文件管制
5.6.1 外来文件如为与质量系统有关之法规、标准时，应由行政部查核其发行日期，版本后，加盖“外来文件”章，依5.3分发、回收。

5.6.2 外来文件不需要另外赋予文件编号，仅依文件名称、发行日期或版次来区分。

6 报告与记录保存期限两年。

1.文件编号记录表
2.文件制订、修订、废止申请表
3.受控文件清单
4.文件发放回收记录表
5.文件申请表
1．文件编号记录表
文件编号登记表
序号登记时间文件编号文件名称/类别页数承办部门负责人批准人发往单位存档
情况
备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
11
12
13
备注1、此表用于各部门发文时编号使用；由总裁办指定人员填写。

主要用于文件、通知、通告、任命、决定、决议主、报告等文件编号；
2、此表须存档五年以上，用于备查。

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2．文件制订、修订、废止申请表
文件制定、修订、废止申请表
文件编号客户/品号
文件名称（见附件）申请日期版本
申请制/修订、废止理由：
原文件内容摘要：
修订内容：
须分发
部门
工程部工模部生产工程部PMC 采购部品管部炼胶部包装部业务部仓库人力资源中心成型部维修部运输部挤出部总经办申请单位申请人批准人希望生效日期可行性或连带影响的文件评估（请指出文件名称或编号）不同意变更说明理由：评审签认评审部门评审表决被影响的文件清单：
□业务部□同意□不同意变更
□技术中心□同意□不同意变更
□制造中心□同意□不同意变更
□品管部□同意□不同意变更
□PMC □同意□不同意变更
□采购□同意□不同意变更
□仓库□同意□不同意变更
□人力资源□同意□不同意变更
批准□同意变更自起生效批准：□不同意变更
说明：申请单位填妥资料后送文件管制中心，按DCR编号，并送原制订单位决定会签相关单位。

表单保存期限：保存部门：表单编号：
3．受控文件清单
受控文件清单
编号:
序号文件名称文件编号版本号生效日期批准人备注
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4．文件发放回收记录表
文件发放回收记录
序号文件名称文件编号分发号
版
本
发放记录回收记录
备注
签收日期数量签回日期数量
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
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5．文件申请表
文件申请表
文件名称
文件编号申请部门
申请理由：
申请人/日期部门负责人/日期
文件管理部门核实：
签字：日期：
文件管理部门批准：
签字：日期：
备注
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