(整理)文件编制格式及编码规则1

A CFC 第一次发布
版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司
文件编码
文件名称：
部门文件编制格式及编
码规则管理规定
文件类型文件分类技密级别所属专业
发布单位质量管理部
编制部门部门内部标识码适用范围
质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司
版权说明：
此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。

修改页
版本状态修改章节
目录
1.目的 (5)
2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5)
4.程序管理 (5)
5.职责 (5)
5.1质量管理部 (5)
5.2综合管理部 (6)
5.3文件编制部门 (6)
6.详细描述 (6)
6.1文件的编制格式 (6)
6.2文件编码规则 (11)
6.3文件内部标识码编码规则 (11)
7.附录 (12)
1.目的
为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。

2.适用范围
本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。

其它文件可参考使用。

3.参考文件
1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》
2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》
3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》
4.程序管理
本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：
编制：编制人；
审核：质量管理部负责人；
批准：主管经理。

5.职责
5.1质量管理部
1）负责文件编制格式及编码的统一管理；
2）负责文件符合性的审查；
3）负责对文件编码进行准确性检查；
4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。

5.2综合管理部
1）负责文件格式的审查；
2）负责文件的印制、装订、存档。

5.3文件编制部门
1）负责按照本程序规定的要求编制程序；
2）负责本部门职责范围内各类文件编码的管理；
3）负责对文件准确编码。

6.详细描述
6.1文件的编制格式
1）一份完整的文件由封面、文件会签、审查页、修改页、目录、正文、附录组成。

其中“文件会签、审查页、修改页、目录”可根据实际情况及相关文件规定需要设置，“正文”内容及标题依据实际情况及相关文件规定进行编制；
2）由综合管理部提供文件编制模板（格式详见附录1），原则上要求所有内部文件的编制都是用该模板来进行编制，只是根据文件类别的不同适当调节文件的具体内容即可，并要求所有需要是用封面的文件均统一使用模板中提供的封面（另有规定文件除外）。

6.1.1页面格式
1）一律采用A4纸张（特殊情况除外）；
2）页边距设置：
上：2.3cm；
下：2.3cm；
左：2.6cm；
右：2.0cm。

3）装订线：0cm；
4）页眉
页眉包括以下内容：公司徽标、程序名称、内部标识码、版次，页眉的左右页边距与
正文相同，上下居中。

程序名称为宋体5号字；内部标识码、版次为宋体小5号字，具体格式详见附录1-2。

5）页脚
页脚包括以下内容：文件发布单位名称、第几页总页数；页脚的左右边距与正文相同，上下居中；为宋体小5号字，具体格式详见附录1-2。

6.1.2文件装订顺序
1）封面；
2）文件会签、审查页；
3）修改页；
4）目录；
5）正文；
6）附录。

6.1.3封面格式
文件封面编制格式详见附录1-1。

封面填写说明：
1）项目名称：填写：中核动力设备有限公司南京分公司；
2）文件名称：该程序的名称；
3）文件类型：参照附录2填写，如管理性程序、技术性文件等；
4）技秘级别：根据文件的重要程度分别填写：
N：普通文件，一旦泄露不会对公司的发展及经济利益造成影响；
技密：一旦泄露会对南京分公司经济利益造成影响，保密期限最低为3年；
技密A：一旦泄露会对南京分公司的经济利益造成一定影响，保密期限最低为5年；
技密AA：一旦泄露会对南京分公司的经济利益造成严重影响，保密期限最低为8年；
技密AAA：一旦泄露会对南京分公司的发展及经济利益造成严重影响，保密期限最低为10年。

技术密级划分由文件编制部门根据以上描述确定。

技密级文件由专人负责存档，存档方式将按照技术秘密等级采取不同的方式进行。

严格控制借阅，防止相关技术秘密的流失。

5）文件分类：参照附录2填写，如部门管理制度；
6）所属专业：描述本程序所属专业，针对管理性程序划“/”，技术性文件按文件所属专业填写“机加”、“焊接、热处理”、“无损检验”、“计量、理化试验”、“其它”等，可根据实际情况增加；
7）内部标识码：参照第§7.2.1节规则编制填写；
8）编制部门：文件的编制部门，详见附录3；
9）版本：文件的版本从A版开始，升版的文件分别为B、C、D、……；
10）状态：分别填写PRE（预备状态）、CFC（执行状态）、CAE（竣工状态），另有文件规定除外；
11）修订-评语：分别填写第一次发布、适应性修改等；
12）编制人：文件的编制人员签名；
13）审核人：文件的审核人员签名；
14）批准人：文件的批准人员签名；
15）批准日期：文件的批准日期；
16）版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。

17）公司徽标：详见附录1-1：文件封面格式；
6.1.4文件会签、审批页
1）文件会签、审查页只有当文件负责人进行格式审查后方可进行后面的工作，管理性程序要进行“质保符合性审核”，不需要使用可在此栏后面标识“N/A”；
2）会签部门由程序编制单位的编制人及审核人根据程序涉及的单位/部门确定，同时在“职务/岗位”栏键入需要会签的部门+职务或者岗位，会签人直接在“签名”和“日期”
两栏签字及签日期即可；
6.1.5修改页
当对程序进行修改时，应将修改程序的版本和修改的章节在此进行明确，修改页编制格式详见附录2。

6.1.6目录
对题目“目录”的要求：宋体加粗，二号字，居中，且中间空两个字，段前段后各12磅；
目录编写要求统一编写到二级标题，二级标题要求缩进，这样让目录正文的一级标题和二级标题比较醒目，格式规范，内容清晰；目录正文行距20磅，段前段后各0.3行；目录正文编制的实现方法：
1）定位光标在需要编制目录的地方；
2）选择WORD菜单栏中“插入”-“域”；
3）在弹出的窗口中的类别栏中选择“索引和目录”；
4）在“域名”选择“TOC”；
5）单击窗口右边域属性的“目录”按钮；
6）在弹出的窗口中常规属性的格式中选择“正式”，“显示级别”选择2；
7）然后单击确定即可完成目录的自动编制工作。

6.1.7正文
格式详见附录1-5。

6.1.
7.1文件内容要求
1）目的：对所编制程序的目的应进行简明概述；
2）适用范围：规定本文件所适用的工作范围，即规定由谁应用该程序；
3）参考文件：指编制程序所依据、参阅的文件名称和编码，可分为编制参考和执行参考；4）定义（若需要）：给出便于使用人员理解的术语或缩写的含义。

程序中不需给出定义时，该条款可删减。

5）程序管理：明确本程序的编制、修订部门，以及批准和签名要求；
6）职责（若需要）：明确与程序所描述的过程和活动有关的人员和部门的职责和权限；7）先决条件（若需要）：指生产前应具备和满足的条件。

该条款仅适用于作业程序。

8）详细描述：
对于管理文件，应描述活动的详细步骤以及各部门/单位之间的接口职责，明确每个环节中的每个步骤由谁做？做什么？何时何地怎么做？应达到什么要求？应产生什么记录等？
对于作业程序，主要指施工所需的特殊工作环境（若需要），工艺操作顺序、材料和设备要求（若需要），人员和工机具要求、性能和公差要求、施工重点及难点等。

9）工作流程（若需要）：用流程图的形式给出该程序的操作流程；
10）记录：明确执行该程序时所产生的记录以及这些记录的存档或保管部门，无记录产生时可删除该内容或明确该内容“无”；
11）附录：明确本程序使用图表等的名称，用附录1、2、3……。

61.7.2正文编辑要求
1）一级标题：四号字，宋体，加粗，段前段后各6磅，行距20磅；
2）二级标题：小四号字，宋体，段前段后各6磅，行距20磅；
3）三级标题：小四号字，宋体，段前段后各6磅，行距20磅；
4）正文格式：小四，宋体，首行缩进2个字符，段前段后各0磅，行距20磅，数字部分可保留Times New Roman字体。

6.1.
7.3正文序号的编辑
序号要求如下：
1．一级标题
1．1 二级标题
1．1．1 三级标题
1．1．1．1 四级标题
……
1）一级编号（最低级别）
项目符号
a）末级编号
正文标题原则上控制在四级标题以内，最后一级标题之后的使用编号，在编号下面使用项目符号，之后在必要时使用上述末级编号，同时编号和项目符号统一使用上述形状和规定的格式。

6.2文件编码规则
文件编码为公司信息化管理系统预留，文件编码系统结构及编码规则将根据公司信息化管理系统需要确定。

6.3文件内部标识码编码规则
内部标识码是根据一定规则来进行编码，文件编码更能反映文件的属性，且易管理和归档。

6.3.1内部标识码的组成
NJ①BB②-EE③-CC④DD⑤
单位代码部门代码文件类型代码文件分类代码文件序号
6.3.2内部标识码填写说明
1）单位代码：由两位字母组成，通用类文件用南京分公司拼音简写NJ表示；特定项目专用文件用项目名称2位拼音简写表示（由项目管理部规定）；
2）部门代码：由两位或三位字母和数字组成，如技术部：TM，详见附录3；
3）文件类型代码：由两位字母组成，如MP（管理性程序）、WP（技术性文件），详见附录2；
4）文件分类代码：由2位数字组成，如4（部门级管理制度、标准），详见附录2；
5）文件序号：每类文件按单位、部门、文件类型以及文件分类分别从01开始，依次为
02、03 (99)
7.附录
附录1：文件编制格式
附录2：文件分类及代码表附录3：部门代码表
附录1：文件编制格式：1-1：文件封面格式
A CFC 第一次发布
版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司
文件编码
文件名称：
xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxx
文件类型文件分类技密级别所属专业
发布单位
编制部门部门内部标识码适用范围
质量管理部
版权说明：
此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。

附录1-2：文件会签/审查页格式
文件会签、审查页
签字项
职务/岗位姓名签字日期处理项
文件格式审查文件负责人
符合性审核质保负责人
文
件
会
签
公司审核
附录1-3：文件的修改页格式
修改页
版本状态修改章节
附录1-4：文件目录格式（以本程序中的目录为例）
目录
1.目的 (5)
2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5)
4.程序管理 (5)
5.职责 (5)
5.1质量管理部 (5)
5.2综合管理部 (6)
5.3文件编制部门 (6)
6.详细描述 (6)
6.1文件的编制格式 (6)
6.2文件编码规则 (11)
6.3文件内部标识码编码规则 (11)
7.附录 (12)
附录1-5：正文及页眉、页脚格式
1.目的
2.适用范围
3.参考文件
3.1二级题目1
3.2二级题目2
附录2：文件分类及代码表
文件类型文件分类分类代码分发状态
管理性文件（MP）项目级管理大纲10 受控项目级管理程序20 受控部门工作程序、标准30 受控部门管理制度、标准40 受控其它管理性文件50
技术性文件（WP）作业文件10
受控质量管理文件
冷作工艺
焊接、热处理
无损检验、理化试验
其它专业
11
12
13
14
15
工艺技术文件20 受控产品结构工艺
产品焊接工艺
产品加工工艺
产品特殊工艺
产品其它需要的工艺
21
22
23
24
25
受控
作业规程30 受控设备操作规程
检验、试验大纲、规程
工艺规程
其它作业规程
31
32
33
34
受控
采购技术规格书、采购规范30 受控质量计划40 受控
项目文件
项目工程文件索引
项目适用文件清单
项目进度计划、报告
项目完工报告50
51
52
53
54
其它技术性文件
……
其它文件（QT）管理总结10 技术总结20 经验反馈30 培训教材40 其它文件50 ……
注：本规则考虑到公司未来发展，分类代码具备可扩充性，可根据南京分公司文件管理系统的管理需要，不断进行更新完善。

附录3：部门代码表
序号部门名称部门代码备注
1 项目管理部PD
2 质保室QA
3 质检室QC
4 人力资源部HR
5 技术部TM
6 物资部MM
7 财务部FD
8 综合管理部AD
9 市场部MD
10 生产车间PW
11 信息中心IT。