采购管理系统和采购流程

采购管理系统和采购流程
一、目的:
规范公司采购流程，提高采购效率，从而保证生产顺利进行，最大限度降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围
适用于公司范围内的采购管理
三、内容
(1)总则:为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。

所有采购人员和相关人员应按照本制度工作。

(二)基本流程:采购需求-寻找供应商-询价、比价、议价-采购谈判-签订合同-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算
（三）采购流程图如下：
寻找供应商
审批流程
询价比价议价
采购洽淡
签采购合同付款审批流程下采购订单
交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货
采购需求
四、制度细则
（一）采购需求的提请
1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：
由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购
申请单各项数据（重点要素见细则要求）。

填写后由填写人签字确认。

填报申请单
部门审核总经理采购部由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。

总经理签字批准后，交由采购部进行采购。

采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。

再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。

确认后，进入采购环节。

3.请购单的要素
完整的申请应包括以下要素:
请购部门；
请购买该产品所属的商品；
申请的目的；
要购买的项目的名称；
要购买的物品数量；
拟采购项目的规格；
请索取购物产品的样品、图纸或技术资料；
请询问购物物品的需求时间；
请注意是否有特殊需求请购；
通过填写请购单；
采购部负责人；
请购单的审批人；
财务审查员；
公司总经理。

4.请购单及其要求
请购单应按要素填写完整、清晰，并由公司领导审核审批后上报采购部。

提交请购单时，采购部应要求采购部签字并接收。

请采购部后援。

如果涉及的采购项目类型和数量太多，可在附件中列出表单提交，同时，电子文档列表也需要提交。

公司生产生活急需物资，公司领导不在时，
可以通过电话、邮件或其他形式进行请示，征得同意后向采购部汇报，签完确认手续后再补。

如果产品是从单一来源或指定的制造商和品牌购买的，
申请部门必须做出书面说明。

请购使用公司规定的统一格式，请购部门有变动
如有补充，由公司领导以书面形式签字后上报采购部。

5、公司物资申请采购部
公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅助零件等
货物由生产部门提交。

备件、维护工具等。

公司设备维修和维护所需
产品由生产部门提交。

公司的物品、固定资产或其他生活办公用品
项目由行政部门提交。

公司各部门的特殊材料由各部门提交。

6.采购申请的接收
采购部门在收到请购单时，应检查表格是否按规定填写
完整清晰，检查请购单是否经过公司领导批准。

收到请购单时，要遵循无计划、不采购、名称和规格无止境等规则。

明确不采购、图纸和技术资料不全、积压积压材料不采购的原则。

联系仓库经理，检查采购的材料是否有库存，并检查采购情况
采购账户用于查看在途采购的物料是否符合请购单。

对于不合格和作废的采购物资，应及时通知申请
采购部。

7.请购单的部门处理
对于已核实的请购单，采购部应按照分工和岗位职责进行处理
进行分工。

应优先考虑紧急采购项目。

如果无法按照申请部门的需求日期完成购买，应通知申请人部门。

在采购重要项目之前，你应该征求公司相关领导的意见。

8、采购周期的规定
根据采购货物的数量、特点和地区，规定相应的采购周
句号。

请购部根据公司规定的时间提前批准请购单
流程，以便采购部门能够按时完成采购。

如果采购部门未能按时完成采购任务，应向公司领导说明原因。

紧急采购时，向公司领导汇报，采取快速优先采购的政策稍微。

(二)质询及其规定
请仔细审核请购单的名称、规格、数量和名称。

了解其技术要求，遇到问题及时与采购部沟通。

属于同一类型或相似属性的产品应分类、归类和集中
套餐购买。

应优先考虑紧急征用项目。

所有采购项目必须直接向制造商或供应商咨询。

原则上尽量不要通过其代理人或各种中介机构进行查询。

如果采购部门要求的材料或设备质量相同，成本
采购时可推荐较低的替代品。

一旦选择了采购提出的备选方案，绩效评估将获得加分。

对于采购部门要求的项目，采购人员在采购过程中应发现有新产品替代采购的项目，采购人员也应对未能与采购部门沟通负责。

采购部向使用部门提出修改建议，一经选择，在绩效考核中加分，使用部门相应扣分。

对于重要的材料、项目或较大的预计单笔采购金额，
采购情况，询价前，向公司有关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，报公司领导批准后，方可询价或发标。

查询时，应针对相同的规格和技术要求查询不同的品牌
价格。

除固定资产外，根据单项采购金额的差异选择供应
参与询价、比价或招标采购的供应商数量也应不同。

金额大的，公司相关领导会参与监管。

通过比价采购或招标采购方式邀请的单位应当具备一定的资质
并有能力提供或完成公司要求的材料和项目。

比价采购或招标采购应按照表格格式或由公司提出
设置完整的投标文件格式以供查询。

询价过程中如有特殊情况，应以书面形式向公司领导请示。

(3)价格比较和讨价还价
供应商的供应能力、交货时间和产品或服务质量得到执行确认。

合格供应商价格水平的市场分析，是其他吗
厂家价格最低，报价的综合条件更加突出。

收到供应商的第一份报价或开标后，应提交给公司领导
汇报情况，设定议价目标或理想出价。

重要项目应通过一定的方法获取目标单位的实力、信息
质量验证和评审，如通过实地考察了解供应商在各方面的实力等。

参考目标或理想中标价格和拟合作单位或拟中标单位
就价格和条件进行进一步谈判。

(4)价格比较和议价结果汇总
总结比价议价前，要向公司相关领导汇报。

在获得同意后，可以总结一下。

比较、议价结果汇总应按规定的格式完整列出报价、
工期、付款方式等价格条件，列出选择单位和选择理由，按一定顺序逐一审核。

如果价格比较和议价结果未能通过公司领导的审核，应进行修改或
重新加工。

● (五)合同的签订及其条款
●(1)合同文本中应包含的要素
●合同的名称、编号、签署时间和地点。

●采购货物的名称、规格、数量、单价、总价和合同总
价
●嗯，清单、技术文件和确认文件是合同的组成部分。

●备件的包装要求、包装和运输要求。

●合同总额应包括税金，包括交付给公司的总价，特殊
情况应注明。

●付款条件。

●交货日期。

●质量保证期。

●质量要求和规格。

●违约责任及争议解决。

●双方公司信息。

●其他协议。

●(2)合同签订及其条款
●如果涉及技术问题和公司机密，要注意保密责任。

●在起草合同条款时，我们必须尽量减少各种风险。

●如果货物订单数量大，价值高或难以计数，
●一定要让厂家派代表协助盘点。

●保修期必须明确何时开始，并尽可能多地询问制造商●延长产品保修期。

●详细说明发货时间和发票要求。

●不同的合同约定不同的支付方式，如设备类型的组合●一般情况下，付款金额、付款时间和付款条件应按照
预付款、验收付款、调试服务付款和质量保证的顺序进行规定。

●与第一合作单位合作时，应少付或不付预付款
●部分。

●违约责任必须详细具体。

●合同的签订只有在比价汇总的形式被巡查并签署后才
能进行
●制作。

●签订合同前，应当按照规定的格式对合同初稿进行检
查和签署
●检查。

●合同经审查批准后，由公司领导签字并加盖公司合同
章
●只有同一个章节才能生效。

●所有签订的合同应及时提交给财务部门。

（六）付款及合同执行
（1）付款流程
采购物品到货检验并办理入库手续后，根据与供应商签定的期限，采购负
责人核对采购帐目。

备好各项资金审报材料。

采购人对帐
采购部审批副总/经理财务部付款由采购部经理进行审批、审核。

签字确认并上报上一级领导。

由主管生产副总或总经理进行签字批准。

财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领导签字同意后。

财务部执行付款。

（2）付款规定
所有签署的合同应参照公司的财务报销流程和信息进行支付
黄金支出审批程序的有关规定应当执行。

按计划支付的采购项目必须在质量检验合格后支付。

部分。

按照公司规定和合同约定满足合同中的付款条件付款
相关资金支出及支付审批单按财务部要求填写，巡签后交财务部支付。

财务部门应在收到付款审批表后3天内付款，以免
影响合同的执行和供货周期，如因特殊情况延迟付款，及时通知采购部并向公司领导汇报。

(3)合同执行
采购部门的项目负责人应跟进已签署的合同，该项目负责人应
负责人应当监督。

出现问题时，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。

在签订合同的执行过程中，有必要及时了解合作单位对
履行合同义务和责任，跟踪督促其保质保量，按时履行合同。

在合同履行过程中，应严格按照上述约定执行合同
事项应及时协商并签订补充合同。

（七）验收入库与退货
（1）验收流程
采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，通知仓储部门
做好入库准备。

通知验收
到货验收入库手续
入库到货后，由质检部门进行质量验收，采购负责人和仓储管理人对物品的数量、规格等进行验收，数量过多时，要协调供应商派专人协助现场验收。

物品经检验合格，办理入库手续。

仓储人员办理入库单据，另报财务进行成本核算。

物品入库。

根据物品特性，安排好仓位存储，并进行妥善保管。

（2）报验
如果供应商履行了合同，采购部应及时通知供应商
质检部门进行验收。

对于不同类型的项目，验收标准参考公司质检部门的阶段执行相关规定。

质检部接到采购部的检验通知后，应及时进行质量检验。

并出具质检结果证明，质检部门对质检延期或生产部门无法入库的情况负主要责任。

公司生活和办公使用的材料不属于公司质检部门的质检范围
内部。

(3)仓储
公司所有生产材料和设备在入库前应通过质检部门的检验
检查或验收。

采购货物到达公司后，采购部应及时通知采购部
门，由采购部及时安排卸货和搬运。

质检部门未能及时验收的，仓库收到发货清单后，
它被接受为临时储存材料并妥善保管。

经质检部门验收的产品仓库应及时入库
出库入库清单。

质量检验合格的固定资产和服务，不按公司规定入库。

(4)退换货
质检部门验收的不合格品由责任人和供应商采购
协调，退货，换货。

对不合格品的名称、规格、原因等进行分类标识，建立采购不合格品清单，作为供应商管理评价的依据。

如果由于退货或换货导致货物到达时间延长，必须及时通知采购部
门如有紧急需要，根据具体情况做好其他准备。