建筑设计院行政-人事制度

技术档案管理制度
一、技术档案的归档范围
(一)工程设计工程
凡委托我院设计的新建,改建,扩建,加固等工程全部根底资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建立单位,施工单位发生的各类协议,合同,函件,公文和竣工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.
1. 初步设计阶段
初步设计的文件一般不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的工程要存资料室及归档,归档文件包括以下内容:
(1) 初步设计最终成果
(2) 设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;
(3) 各专业有关的计算书底稿及电算资料;
(4) 设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.
2. 施工图设计
施工图设计文件归档包括以下内容:
(1) 各子项各专业设计底图;
(2) 各专业设计计算书及电算资料;
(3)?设计文件校审记录单?;
(4) 修正概算书及打印件;
(5)?设计修改通知单?以及因修改形成的计算书;
(6) 程序文件规定要归档的资料.
3. 工程建立各阶段形成的文件资料
(1) 建立单位提供的全部设计根底资料,原始资料〔含建立单位上级主管部门批准的设计任务书或方案任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.
(2) 工程设计,施工过程中与建立单位各种联系中形成的有关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要.
(3) 工程竣工验收,调试过程中形成的文件,图纸,资料(含竣工验收报告,调试,试用期间,使用期间发现的问题,修改,补充核定有关图纸和文件)等;
(4) 工程事故与设计有关的结论分析报告等.
(二)技术咨询效劳工程
技术效劳和咨询工程归档包括以下内容:
1. 委托单位提供的全部文件资料
(1) 委托任务书;
(2) 委托单位交来的全部有关原始资料;
(3) 代委托单位收集的原始资料,调研资料等.
2. 成果底稿(包括鉴定书,咨询报告,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,估算概算书底稿等).
3. 送交委托单位的正式咨询报告及图纸.
(三)科研试验工程
科研试验工程归档文件包括以下内容:
1.科研规划,科研工程任务书,课题拟定报告及经院认可的批文;
2.科研会议纪要及有关重要文件;
3.与主办单位或协作单位签订的合同(协议)书文件副本,有关技术责任的各种来往函件;
4.阶段成果报告,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;
5.和科研试验工程有关的学术报告及会议交流文件原稿,鉴定书等资料.
二、技术档案的归档方法
(一)工程设计
工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行.
每个工程工程均应有一份归档登记表.每次归档均应登记.
建立单位提供的全部设计根底资料,原始资料〔含建立单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼方案任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以
及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.〕均必须在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多的根底资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验报告等),要求建立单位提供二份(在合同中注明),一份归档,一份作为设计资料.
2.设计成果(图纸)
(1)初步设计
我院完成初步设计,由其它院完成施工图的工程,在将初步设计全部
移交后,所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的工程,初步设计阶段的成果不归档.
(2)施工图设计
施工图一般按子项一次出图,一次归档.对需分批出图的工程,可按"
分批出图方案表"的内容分批出图,分批归档.
分批出图的工程,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,
全部图纸归档后,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.
施工图的归档程序为:
a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人
b)由设计总负责人填写"图纸归档通知单",并在设计负责人一栏签字,同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号,将"图纸归档通知单"及底图送方案组.
c)方案组应再次检查确认底图签名完整,并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),签名;将"图纸归档通知单"及底图送图档组.
d)图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签收,将底图和"图纸归档通知单"和底图一并归档.
e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.
内部作业文件为各专业的计算书,互提资料记录,设计文件,校审记录单,以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内,由专业负责人整理后交图档组存档.
施工过程中形成的文件,包括图纸会审纪要,与工程有关的会议纪要,往来的公文,函电,工程联系单,修改设计通知单,竣工验收资料等,由设计总负责人(与多专业有关的)或专业负责人(与本专业有关的)保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档,也可根据具体情况分批归档,但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.
设计完成后的设计修改图,按施工图的归档方法归档.
修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.
(二)技术及咨询效劳工程
技术及咨询效劳工程完成后,由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档.
(三)科研试验工程
自承受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段,由设计总负责人分阶段向图档组归档.
三、技术档案的分类编目
(一)图纸编号
各专业各阶段图纸编号如下:
专业
设计阶段
建筑
构造
给排水
通风空调
电气
规划
方案设计
建方1,建方2
结方1
水方1
风方1
电方1
规方1
初步设计
建初1,建初2
结初1
水初1
风初1
电初1
规初1
施工图
建施1,建施2
结施1
水施1
风施1
电施1
规施1
注:假设一个子项分为A,B,C……等区,可在图纸编号前加A-,B-,C-……,如建施A-1,建施B-1,建施C-1…….
修改施工图的编号,按不同情况编号(以建施为例):
如果修改图还要配合原图使用,那么编号如下:
建施1修1(建施1第一次修改)
建施1修2(建施1第二次修改)
如果修改图代替原图,原图作废,那么编号如下:
建施1代1(第一次修改,替代建施1)
建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)
如果修改内容同多张图纸有关,而且必须配合原图使用,那么编号如下:
建施修1
建施修2
(二) 图纸目录
图纸目录一律用A3幅面
(三)档案编号
工程设计档案大类代号为"C"
工程业务号的编号模式为
年+顺序号+标识码
年-----不省略的公元年号
顺序号----- 1,2,3………
标识码----- A :一类工程(院管); B :二类工程(室管);
C:合作工程; D:科研工程; E:咨询工程; F:其它工程
例: 2000—08A
工程设计档案编号模式为:
工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号
例: C2000---08A
工程设计文件材料档案编号模式为:
工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号
+文件材料号"W"+案卷号
例: C2000-----08A-----1
四、技术档案的借阅管理
(一)凡我院职工因工程设计,科研和技术管理工作需要都可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计的新工程工程,设总要借原始资料,需持设计任务通知单,方可借给原始资料复印件。

(二)工程底图一律不外借.设计说明书,概预算底稿及计算书只能查阅摘录,不外借.查阅时不得涂改.否那么,按情节轻重处分.
(三)借阅技术档案,必须认真办理借阅手续.借还技术档案时,双方必须当面点清,借时档案员要看借者在借阅证和去向卡上签名.还时,借者要看档案员在借阅证和去向卡上注销,以便分清责任.在图档组内临时查阅的,查完后及时归还,不得带出图档组.科研档案的调阅,对外必须经总工室批准,如需向外提供复制件,需经主管院长批准. (四) 借阅人员必须保护技术档案材料,妥善保管,不得污损,涂改,乱作符号.否那么,一经查出,按情节轻重给予处分.
借阅人丧失技术档案,必须及时通知图档组,一般工程蓝图档案,由丧失人书写报告,经所在室主任签字前方能注销.由图档组负责补晒蓝图.补晒蓝图费用由丧失人支付.如系丧失设计说明书,计算书,概算
书以及建立单位提供的原始资料和有关的重要文件等,那么由图档组和院领导共同研究,根据情节处理.
(五)外单位查阅技术档案材料,一律凭单位介绍信通过总工室接洽.属密级的档案需由总工室批准后在阅览室查阅;属科研成果的档案,须经主管副院长批准后查阅且不外借.查阅图纸资料应收取信息费.本院职工一律不准为外单位代借技术档案.如发现代借情况,档案组须报告院领导给予纪律处分.
(六)兄弟设计单位需要加晒或复印我院工程图纸,一律凭单位介绍信接洽,并按有关规定办理.建立单位加晒工程蓝图,需经方案组签注意见;其他单位需要加晒或复印工程蓝图,由方案组签注意见,属密级的工程图纸需建立单位签章或公文证明,总工室主任批准前方能晒给,并按规定收费.
(七)职工因工作外调,借调或因公外出超过三个月者,都必须先还清所借之技术档案.否那么,在其他同志急需时,将重新晒图归档,晒图费由借原该档案资料者负责支付,另外,超过期限按天计算罚款.属外调人员,应还清所借技术档案,档案组负责人才能在人事处所发调离单上签字.
五、技术档案的保管要求
(一)有关人员特别是档案保管人员,要倍加珍惜设计科研技术档案的平安完整,尽量减少磨损污染以延长使用寿命.
(二)每月最后一天为档案库存的盘点清理和统计时间,对破损和变质的技术档案及时采取措施,认真进展修补和复制.
(三)工程底图入库上架要平放保管,并做到按顺序号整理轻拿轻放,防止破损.
(四)严格借阅制度和登记手续,定期催还,不得造成档案的错乱和散失.
(五)预防突然事件发生.机,绝密技术档案应与一般档案分开,并设专人保管,以保证在非常情况下能及时准确地先转移机,绝密档案. (六)要保持档案库房一定的湿度和温度,在现有条件下要经常开启门窗通风,保持库房卫生清洁.在可能的条件下增加有关设备和技术保护措施.
(七)时刻注意档案库房的平安,保管人员一定要严守岗位.离开库房时要仔细检查,关好门窗,切断所有电源.
(八)库房内严禁吸烟.无关人员不得进入库房.
六、科技档案的鉴定和销毁
(一)根据技术档案的鉴定原那么和标准,确定技术档案的科学历史和现实的价值,把失去保存价值的档案,经过一定的审批手续,拣出销毁或全部转交建立单位处理.
(二)由院领导,总工程师,图档组负责人以及有关科技档案人员组成档案鉴定小组,负责开展档案鉴定销毁工作.
(三)档案的保管期限分为永久,长期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三种,鉴定小组对档案应确定保管期限.
(四)对到期的科技档案由图档组清理登记,提出报告由档案鉴定小组批准予以销毁或移交.
(五)对作废工程由方案组开出作废通知单交图档组调销有关作废档案.
设计回访管理规定
工程竣工后,设计总负责人应组织有关人员参加竣工验收,鉴定施工安装质量,检查设计效果,虚心听取施工单位及使用部门对设计的意见,认真总结设计经历,并由设计总负责人填写"工程回访记录单"归档备查.
重点工程,在建成使用一年后,由设计总负责人组织有关人员进展回访,总结经历教训,填写"工程回访记录单"归档.
建筑工程回访记录单
年月日
设计号
工程工程
子项名称
建筑面积
M2
设计日期
自年月至年月
设计预算
元
施工单位
施工日期
自年月至年月
施工决算
元
建立地点
回访人
建立,施工单位主要意见及工程优缺点:
室主任
主任工程师
设计总负责人
第二章图书及报刊杂志管理规定
根据工作需要和有利于员工开展的原那么，公司出资为部门和个人购进一批图书和杂志，为方便大家互相借阅和学习，制定规定如下：第一条、图书和报刊杂志的采购
1、图书的购置：根据需求，个人或部门向上级报批需购置图书并填写?办公用书购置申请审批表?，部门主管审批通过后交由行政部购置。

2、报刊杂志的订阅：各部门可根据工作和业务需要，在每年年底〔11月—12月〕申请订阅相关报刊，申请时须列出明细。

行政部汇总所有需订报刊明细报总经理签批后，统一办理订阅手续。

第二条、图书的管理
1、经公司同意购进的图书，须经行政部登记、盖章，并经整理编制目录后，由所需部门在填写?办公用书暂借登记表?办理申领或借
阅手续。

2、公共类的用书由行政部保存，各部门的人员借阅必须到行政部办理相关手续并按时归还。

第三条、报刊杂志的管理
1、经总经理签批后的各部门所订报刊，由总经理办公室与各部门经理确认后，再整理成公司各部门全年订阅分发报刊明细，由行政部进展发放。

2、行政部负责汇总所有部门本年度的报刊杂志目录，以便大共享和互相借阅。

第三章会议管理规定
为了确保会议的严谨和时效性，并确保会议纪要传达及时有效，使会议安排工作落实到位，制定本规定如下：
第一条：由总经理主持召开的工作会议〔部门经理工作例会、员工大会〕，由总经理指定专人负责纪录、整理会议纪要，会后两个工作日内将会议纪要发送各参会人员、相关部门、总经理。

会议纪要由行政局部类登记归档。

第二条：根据需要，会议通知人通知参会人员具体地点、时间以及会议主题等事务。

第三条：总经理在会议上布置、安排的各部门工作，由总经理指定专人根据会议纪要负责监视，纳入方案管理工作。

第四条：公司级〔或跨部门〕以上会议召开时，所有参会人员须
在规定时间内到达会议室。

第六条：会议召开过程中，所有参会人员须将手机调为振动〔以不发出声音为原那么〕，如因紧急事情必须接听时，须到会议室外接听。

第七条：所有参会人员互相监视管理。

第四章公章使用管理规定
为标准公司印鉴管理与使用，防止有损公司利益事情的发生，确保公司平安，做如下规定。

第一条：公司印鉴分为公司公章、公司财务章、公司发票章、法人章、方案出图章、初步设计出图章、施工图出图章、建筑一级注册专用章、构造一级注册专用章及因工作需要而刻制的其他印章。

第二条：公司由经理办公室负责印章的使用和管理，并制定相关规定。

第三条：公司公章、其他专用章的刻制、变更、注销、归档等工作统一由经理办公室负责。

第四条：公司人员使用公司印章，需经法定代表人或其授权人批准，按规定办理用印手续。

1、办理公司业务，使用印章前，须由经办人认真填写?用印审批单?〔见附件一〕，并连同需盖章文件等一并交法定代表人或其授权人，签署意见后用印。

2、印章使用原那么上不许带出公司，对确需工作需要将印章带出使用的，填写?用印外借审批单?〔附件二〕，经公司领导同意后，
方可携带使用，印鉴借出当天必须归还，如因其它原因当天不能归还的需由法定代表人或其授权人同意。

3、所有印鉴使用，建立登记制度，由经理办公室制订?用印登记表?〔附件三〕，包括用印日期、申请人、申请事由、及印章类别等内容，由申请人填写、存档，以备存查。

4、用印盖章位置要准确，恰当，印迹要端正清晰，印章名称应与用印类别一致，不漏盖，不多盖。

5、介绍信、便函、授权委托书、合同要有存根，要在落款与骑缝处一并加盖印章。

6、不得在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文件上用印。

第五条：任何人员必须严格依照本方法规定程序使用印章，未经本方法规定的程序，不得擅自使用。

违反本制度使用印章造成丧失、盗用、仿制等、依情节严重做相应处分。

第五章打字、复印、打印图纸和管理规定
为标准公司打印机、图纸打印机和机的使用，加强对打印、打图、复印和的管理，制定本规定如下：
第一条：公司各部门人员打字、打印图纸、复印或可自行操作，及时取走所打印、复印或的图纸及文件资料。

第二条：保护打印、复印和设备，打印、复印和设备出现故障时，及时通知行政部，由行政部联系维修人员尽快维修。

第三条：私人打印、复印或的资料一律不予办理。

第四条：请节约打印和复印纸张。

如发现打印或复印的文件、图纸无人领取，由行政部对无人领取的文件进展核查，并对相关部门的部门经理予以考核。

假设有打印文件作废，请在文件上写作废字样，以便行政部人员整理销毁或二次利用。

假设打印图纸作废请卷好放在打图打印机上方工具台，防止与有用图纸混淆。

第五条：本规定由行政部监视执行。

第六章合同〔协议〕签订管理规定
为确保合同〔协议〕签订的严肃性和有效性，制定本规定如下：第一条：在总经理没有安排的情况下，不允许私下承诺签订合同〔协议〕事项。

第二条：与外界洽谈合同〔协议〕的经办人必须两人以上，重要合同的洽谈、签订，经办人须由总经理指定。

第三条：经办人必须及时汇报合同〔协议〕洽谈过程和结果，必要时须书面报告。

第四条：合同〔协议〕草案确定之后，经办人必须填写?合同〔协议〕审批表?〔见附表〕，经审批后，方可签订正式合同〔协议〕。

第五条：各类合同签订后须将合同正本归档交档案保管员归档，总办应根据审批单将合同或复印件发放到有关部门，并办理签收手续。

第六章车辆管理规定
第一条：员工在上班时间因公外出办事，假设路程较远或事情较急需打车，报部门经理同意后，予以报销出租车费用。

第二条：员工出差派车，需提前填写派车单，写明用车事由〔包括所去单位名称、所在地点、办理何事〕、用车时间和路线，申请逐级审批报总经理同意后，总经理办公室方可派车。

第十二章用餐管理规定
为便于餐厅管理，确保人员用餐的标准合理，针对员工在公司内部餐厅内用餐而制定此规定：
第一条：员工中午用餐时间分为：12：00。

第二条：假设因工作原因无法在公司食堂用餐、或不能按时用餐需要留餐请提前通知行政部或做饭阿姨。

第三条：因工作缘故，业务往来单位人员需在食堂用餐时，必须提前通知行政部或做饭阿姨，保证供给充足。

第四条：用餐要求
1、员工在食堂打餐时，须按量盛取，用餐过程中可以添加，但不得浪费。

2、员工用餐完毕后，自行清洗碗筷。

第二十章招聘管理方法
为确保公司各部门人员编制合理到位，及时为缺员部门输送适宜人才，制定本规定如下：
第一条：招聘方案
每年初，各部门根据公司愿景目标及本部门人员需求情况，制定年度
部门增员方案报公司人力资源部，由人力资源部统一制定公司年度招聘方案，报总经理批准。

第二条：增员申请
因公司组织架构调整或其它特殊情况造成部门人员有临时性需求时，需要增员的部门须在办公系统上填写?招聘需求申请表?，根据实际情况填写缺员岗位标准、岗位名称、缺编人数、岗位职责、工作内容、增员人数、任职条件等具体内容，报人力资源部审核，经总经理同意后，由行政部根据公司人员编制和需聘人员情况选择相应的招聘方式式进展招聘。

第三条：招聘方式
公司招聘方式有内部调动、员工推荐、外部招聘和其它方式，具体招聘采用的方式根据需求岗位人数、专业知识和其它要求而定。

第四条：录用原那么
1、公司遵照“公开招聘、公平竞争、择优录取〞的原那么，由行政部会同用人部门，对求职者择优进展初试。

2、根据初试结果，报主管副总经理择优安排复试合格后，由总经理面谈最终决定是否录用。

第二十一章劳动合同管理规定
为了加强对公司劳动合同的管理，确保劳动合同签订的及时有效性，制定本规定如下：
第一条：新签合同
新录用员工在入职第一天，公司的人力资源部会代表公司与你签
订?劳动合同?，经双方签字盖章后生效。

第二条：劳动合同到期
员工在合同到期的前一个月，人力资源部会下发?劳动合同到期通知?给员工本人签收，员工在收到?劳动合同到期通知?后，有续签意向的员工需登陆公司办公系统上填写?续签劳动合同申请表?，逐级报上级审批，最终由总经理签字确认是否与你续签合同。

无意向与公司续签合同的员工按离职手续办理。

第三条：续签合同手续
经总经理批准后的?续签劳动合同申请表?流转到公司人力资源部，由公司人力资源部通知申请者续签合同。

第四条：合同年限
1、新员工合同签定期限为三年以上，含试用期六个月。

根据员工的实际工作表现和绩效可适当提前员工转正时间。

2、劳动合同续签年限，由本人提出申请。

申请者的主管领导会视个人工作绩效批复意见，人力资源部审核后报总经理批准。

3、员工续签劳动合同后，发生严重违反公司规章制度或绩效考核三次/年不合格等现象时，公司将与员工解除劳动合同并按相关规定予以办理。

第五条：合同留存
合同书一式三份，双方签字盖章后，公司与个人各保存一份，另一份存入员工人事档案。