出口询盘分配、回复管理办法

（2）业务人员按照统一制作的询盘管理表格（附表二：月工作 报表），建立买家数据库，每天对客户发出的查询进行汇总分类管理： 第一步：每天所接收到的所有询盘按 A、B、C、D类进行评级管理 A 级：有明确意向，成交可能性较大的客户。
B 级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。
C 级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。
盘管理员，由管理员交由其他业务人员处理。 （3）当不能在规定的时间内解答客户难题时，应先回复客户的邮件， 说明在将来的某个时间，给予确实的答复，这一过程，不得超过二十 四个小时。 （4）询盘回复落款必须包括详细的公司名称、地址、电话/传真、邮 箱地址及回复人签名。
三、询盘的分类整理 （1）询盘管理员对分配给每位业务人员的询盘按时间及姓名实行分 类管理，并对业务人员的询盘回复时间进行抽查管理。（附表一：询 盘分配管理表）
客户名称
需要跟进客户 联系次数 客户等级
进度
次跟进时间
客户名称
成交客户
目的港
产品名称 数量及价格 下次订单预估
四、 询盘的跟进 按照已经划分好的 A、B、C、D 类进行逐一跟进 （1）A 级：每周 2 次； （2）B 级：每周一次； （3）C 级：每半月一次 ； （4）D 级：每月一次； 对于 D 级客户原则上半个月或一个月联系一次，做日常的感情维护。 五、 询盘监督与汇报
（1） 每周六下班前以书面的形式将一周的询盘情况和相关数据汇报 部门负责人由部门负责人提交分管领导，包括一周开发的客户， 重点跟进的客户信息等（附表三：周客户跟进一览表）。
D 级：意向不明确，但也有可能成交。
注：A 级客户名单及具体情况需特别标注提交给部门负责人统一管 理。
第二步：根据分类建立买家数据库，进行业务跟踪及发布资讯 （1）对购买意向明确的，及时给予回复产品信息及相关报价要求。 （2）定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻。 （3）隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品。 （4）新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的 要求定做新产品 。 （5）利用买家数据库发送节日问候及正常性商务问候； （6）利用买家数据库进行统计工作，了解客户所在地域产品需求及 最受欢迎产品状态。
附表一
序号
询盘接收
接收业务
分配时间
时间
员
客户
产品
数量 客户邮箱
附表二
月工作报表
序号
询盘 时间
级别
询盘 来源
国家
公司 联系人 邮箱
名称
意向 产品
联系 次数
跟进 进度
存在 问题
下步 计划
1
2
3
4
5
附表三 本周客户跟进一览表
2012年 月第 周 本周询盘客户数 本周目标询盘，询盘管理员按照询盘接收日期 及时分配给业务员，并督促其快速回复，如因特殊情况，管理员应在 收到询盘后自主回复邮件，整个回盘过程不得超过 4 小时。
二． 询盘分析，回复 （1）收到询盘应先对客户信息进行分析验证，如：IP 地址，公司名 称等。原则上要确保回复每一个询盘，禁止认为询盘购买指向不明确 就忽略不回，重要的是与潜在的买家建立良好的沟通。 （2） 及时回复：无特殊情况，每次询价确保在一天内完成，尽量争 取在四小时内完成。如因特殊情况无法及时回盘，应将情况反馈给询
（2） 每月28日将本月的询盘情况和相关数据汇报部门负责人由部 门负责人提交分管领导，包括本月开发的客户，重点跟进的客 户信息，跟踪进度，存在问题等（附表二：月工作报表）。
六．其他事项 （1）、询盘回复时不能随意答应公司无法兑现或对公司不公平 的承诺。 （2）、询盘管理员应随时关注网站信息，如因特殊情况，应指定 专人进行工作对接。 （3）、询盘管理员在节假日也应关注网站信息，有新询盘应及时 分配回复，不得耽误回盘最佳时间。 （4）、对与公司业务无关的询盘，也要耐心的给予回复，为公 司的决策做信息收集之用。 （5）必须使用公司名义的电子邮箱进行业务往来，树立良好、 正规的公司形象。
出口询盘管理办法 为加强出口业务询盘分配、接收、回复的管理，保证询盘回复， 跟踪，回访的时效性，规范国际业务的客户管理，提升工作效率和业 务成交量，特制定本管理办法。
一． 询盘的接收及分配 （1）询盘管理员每天至少三次收集整理 email (早中晚各一次)，
出差或请假时请示部门负责人指定有关人员代为接收和处理查询，具 体进度交接清楚。