提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

提升事业单位档案管理信息化建设的方
法策略
摘要：事业单位是以政府职能、公益服务为主要宗旨的一些公益性单位、非
公益性职能部门等。

它参社会事务管理，履行管理和服务职能，宗旨是为社会服务。

随着我国事业单位改革进程加快，事业单位的档案管理工作的重要性凸显出来，事业单位的档案工作不仅是对各类材料的整理归纳，更反映出单位在不同阶
段的不同发展历程。

事业单位的重要文档以及信息都能够成为一个时期重要的决
策证明，因此事业单位要将档案管理工作重视起来，在此方面加大投入跟上时代
以更好的客观条件支持事业单位档案管理水平。

但是由于档案工作具有自身特点，它的周期性长，历史因素影响较大，对于管理工作中出现的问题追其溯源较为困难，所以至今仍存在很多问题需要进行解决和完善。

本文就提升事业单位档案管
理信息化建设方法策略进行探究。

关键词：事业单位档案管理信息化建设方法
自然资源和规划局作为重要的行政单位，它所管辖的工作范围十分广泛。

广
泛来说对于国家的土地、矿产资源等自然资源进行规划、管理、保护与合理利用，负责自然资源统一确权登记工作，自然资源资产有偿使用工作，建立空间规划体
系并监督实施等工作，他的工作内容与国家资源、人民生活息息相关，他所出台
的每一项规章制度以及法律法规档案的保存与管理都有十分重要的意义，作为当
地资源的发展情况以及措施实施的依据它的档案管理尤为关键而且重要。

单位对
人事要求较高，我们所需要的专业型人才分类越来越精准，对于人员的晋升以及
管理工作日渐复杂，对于人才档案管理要求也在逐步提升，尤其是涉及老百姓房
屋产权档案涉访涉诉案件增多。

社会在不断进步发展，单位档案数量也在不断增加，对于内容以及类型更加繁杂，对于档案管理需求越来越专业，对于档案信息
化管理要求越来越高。

在传统档案管理向信息化技术档案管理转变中，我们的历
史资料以及档案管理人员计算机掌握情况都存在一些问题，这就需要我们着重加
强管理水平，加快学习的速度，处理好历史遗留问题，提高档案管理人员的工作
效率以及工作质量，为提升事业单位档案管理信息化建设做好基本保障。

一现有事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
（一）普遍重视程度不够
目前较多的事业单位还是在延续过去传统的档案管理模式，对信息化建设的
发展限于客观设备以及技术支持，并未从真正意义上面将档案管理信息化重视起来。

档案管理这项工作本身就没有受到应有的重视，普遍未设定专门的档案管理
机构和人员，无专门档案职称人员从事档案工作，将档案管理工作纳入办公室代管。

领导会将年龄偏大的综合部门人员安排到档案室工作，而工作人员本身对工
作积极性并不高，所以就会导致单位档案管理的工作效率以及工作质量都得不到
保证。

（二）工作人员专业能力不强
我们的事业单位人员入职都是通过考试层层选拔进入到单位，他们具有丰富
的理论知识，但是我们单位的主管领导对档案制度都缺乏系统的了解对于他们实
践的要求并不高。

另一方面我们的领导更加注重技术型人才的引进和管理，对档
案管理工作专业人员要求较低。

还有一种情况便是我们的档案管理人员不具有专
业性，他们学科专业与工作不相符，档案管理工作需要工作人员具有专业的逻辑
思维能力跟较好的应急处理能力，而现有的管理人员水平参差不齐，不是档案管
理专业并且也没有接受过档案管理的专业知识培训，这样就导致档案管理工作出
现失误较多，工作质量平平。

（三）单位在档案信息化的建设中没有严格的交接制度
在事业单位当中，除特需专业岗位一般不会发生工作调动，一般综合性部门
都会在工作生涯当中进行部门以及工作岗位调换，而档案管理工作相对枯燥，工
作队伍不是很稳定，其中的变化性较大。

但是档案管理工作是一项十分严谨细致
的工作，每一位在档案管理室工作的人员都有自己的工作方式以及工作管理模式，如果人员一旦发生变动，对于交接工作单位并没有具有的规定，交接工作也只是
简单的工作流程沟通，如果交接工作不顺利的话，那么之后接替的工作人员会毫
无头绪，对于工作整理要重新进行，对于资料的查阅调取都不能够很快胜任。

这
就给未来的档案管理工作带来一定困难，档案管理工作也无法进入正轨，很多时
候档案没有出处，同一类型档案出现在不同文件里面，这就导致材料分散不集中
而且毫无利用作用，自此变成了弃档，这种情况的发生会造成档案中断、流失，
会给单位造成一定的损失。

（四）事业单位档案管理信息化程度不高
现在信息化管理系统在事业单位已经得到全面的普及，但是在档案管理信息
化工作当中利用率却不是很高，我们现在现有的一些历史档案或者相对重要的一
些档案依旧采用纸质档案进行存档。

历史档案自身来讲具有年代性，不断的挤压
以及调取和多年档案库潮湿的环境下纸质文件会有不同程度的损毁，而且这种损
毁无论程度轻重都是不可恢复的，不断的翻阅以及调取很可能会造成其他文件的
损毁，往往就是在这种不经意间的工作当中我们具有时代价值的档案慢慢流失，
造成无法挽回的后果。

对于人事档案来说，档案是一个人的工作身份，社会身份，关系着每一位工作人员的保险、养老、晋升，缺少任何一个环节的具体人事档案
对于工作人员来说后果都是非常严重的。

所以说我们必须要将档案管理信息化建
设全面落实，保证档案的时效性完整性和安全性。

二提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略
1.
提升重要性认识
事业单位主要领导要提高对档案信息化建设重要性的认识，明确本单位档案
信息化建设“三定”方案，定机构、定人员、定职责，把档案信息化建设作为见
证历史，服务当前重要工作抓在手上。

设立单独的档案信息化建设科（室），根
据本单位工作实际，配备专门人员，让那些责任心强，具有专业知识人员从事这
项工作。

明确单位档案信息化建设职责，落实责任，制定配套管理制度，加强对
相关人员培训，使档案信息化建设步入规范化发展轨道。

（二）提高管理人员工作水平
针对本单位的档案管理人员水平，单位要定期组织档案信息化培训。

由于单
位不同的人事情况我们不能保证管理人员都具备相应的专业知识，所以我们就要
定期对人员从技术能力到操作能力同时进行培训。

我们的技术人员也要根据不同
工作人员的自身情况为其设定最便捷的操作程序，防止复杂的操作造成档案管理
的失误。

我们可以通过理论与实践相结合的方式，对工作人员进行系统专业的培训，让工作人员体验到信息化的便捷与安全，将其认真利用起来更好更快的适应
信息化档案管理的发展，我们要从传统的档案管理中吸取有效经验与现代信息技
术相结合，共同建设一支现代化档案管理队伍。

（三）加强对档案管理的信息化安全建设
我们引入信息化管理模式首先是为了适应时代的进步与变化，其次我们的工
作量在不断加大，内容更加繁琐化，所以为了我们的纸质档案不流失，保存住我
们的档案价值，方便我们的工作我们要进行档案信息化建设。

但是在这个项目当
中我们依旧要注意档案的保密性、完整性以及安全性。

我们的系统不仅要保证档
案顺序完整，还要对一些特殊的档案进行电子保护处理，不该丢的档案坚决不能丢。

其次我们的网络安全必须要有相对应的保障，因为现在互联网的快速发展，
有很多不法分子专门网络袭击事业单位内网屏障，导致我们的一些重要资料重要
人事材料被他人窃取，这种不安全的网络因素依旧威胁着现在的事业单位电脑系统。

而且由于我们工作的特殊性，我们还会与其他单位存在一些资料共享的情况，我们的工作人员要做到工作认真仔细，对共享的文件要一再确认，确保其准确性
与安全性；要注意黑客的攻击，他们会利用计算机技术给你发送共享文件从而造
成档案的损失，所以我们对于共享对象共享内容一定要认真核实认真排查，发现
问题一定及时上报并由专业人员及时解决。

对于老百姓不动产权益涉访涉诉案件，要依法依规审慎提供档案资料，做到既保护当事人合法权益又要维护好社会稳定
大局。

三结束语
自然资源和规划局的档案管理信息化工作必须要站在政治高度上提高思想站位，从领导到工作人员都要将其重视起来，这关系到我们单位的发展，对社会的
贡献，还有自身工作的认可。

我们要认真落实档案管理信息化建设项目，全面推
进工作顺利展开，尽管我们的档案管理工作还需要进一步改进调整，但整体都在向信息化健康发展，我们要从自身提高工作业务能力，在实现档案信息化的过程中做好档案工作的管理，保证在信息化技术下档案工作高效完整安全。

参考文献:
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