中软国际专业服务集团人事实务操作管理办法-暂行稿

中软国际专业服务集团
人事实务操作管理办法
（暂行稿）
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目录
一、适用范围 (3)
二、管控目标 (3)
三、入职流程 (3)
四、离职流程 (9)
五、转正流程 (13)
六、调岗流程 (14)
七、劳动合同 (16)
八、薪资核算 (19)
九、福利核算 (22)
十、人事系统 (24)
十一、人事档案 (24)
十二、考勤管理 (25)
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一、适用范围
适用中软国际专业服务集团入职、离职、转正、调岗、合同签订、薪资核算、福利核算、人事系统、人事档案、考勤管理共十个流程。

二、管控目标
明确流程、规范制度、高效服务、有效协同、持续改进。

三、入职流程
1、职责分工
1.1招聘专员
负责新员工入职审批流程跟进,包括发放offer；
负责跟进发出offer后新员工报到时间；
负责与用人部门确认新员工是否需要配备电脑（在新员工入职审批中标识，备案至行政专员）；
负责在新员工入职审批通过后，在新员工报到前二个工作日通知人事专员和用人部门新员工报到时间及基本信息，以提前筹备新员工入职相关事宜。

1.2人事专员
负责开通E－HR编号；
负责通知IT专员开通邮箱帐号和PSGIS帐号，并告知新员工；
负责新员工入职手续办理（包括各种入职必须资料收集归档、协助新员工领用机器、告知新员工各系统帐号及密码、应知规章制度）；
负责新员工劳动合同（或实习协议）、保密协议签订；
负责将新员工基本信息完整录入E－HR数据库；
负责将新员工基本信息完整导入PSGIS数据库；
负责引领新员工熟悉办公环境，引荐新员工认识直属领导，协助新员工领用机器设备、门禁卡、直到在部门开始工作；
负责给新员工做入职培训，介绍公司规章制度、组织架构、流程规范，新员工须知等，并签订已参加新员工入职培训文件。

1.3 IT专员
负责在新员工入职前二天开通邮箱帐号、密码设置、群组设置，并通知人事专员；
负责为新员工开通PSGIS帐号、密码设置，并通知人事专员；
负责为新员工入职配置PSGIS、PMS使用权限。

1.4行政专员
负责根据新员工入职审批流程给新员工提供办公电脑、办公设备和工位。

1.5人事服务部经理
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负责对新员工入职过程进行必要的协调和督导。

2、入职流程图
3、入职流程操作细则
3.1 新员工办理入职及资料登记留档
新员工应在入职第一天上午工作时间按录用通知要求到所在区域人事专员处报到办理入职手续，并提交入职所需资料包括书面和电子两种、填写《中软国际员工登记表》、阅读领取《新员工须知》。

新员工自入职之日起，应使用公司配置的统一邮箱收发邮件。

《新员工须知》中含《员工手册》公示地址、考勤制度、主要规章制度、
员工邮箱、员工的直属领导及电话、各办公系统的使用、报销法人实体、区域人事专员联系方式等。

（1）将新员工邮箱帐号密码、PSGIS帐号密码书面或邮件告知新员工以及其直属领导。

（2）告知应填报工时的新员工从入职第二天开始填报工时，并补填第一天工时。

（3）告知新员工公司内部办公系统的使用。

（4）引领新员工到行政专员处领取办公电脑并签字。

（5）将新员工的基本信息，包括个人基本信息、报销实体、报销卡号、报销银行等录入E－HR或导入PSGIS，财务部将直接从PSGIS中取报销卡和报销法人信息。

员工入职后如有报销卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员。

由薪酬专员负责通知系统管理员进行变更。

（6）将新员工工资卡号、工资卡银行录入电子文档并核对准确，每月28日前集中告知薪酬专员发放工资用。

员工入职后如有工资卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员进行变更。

（7）入职手续办理完毕，人事专员告知新员工所属的部门直属领导，引领并安排新员工到部门报到。

（8）人事专员办结入职手续后，将当天未报到的新员工名单（格式同《新员工入职通知》）邮件告知招聘专员，由招聘部及时与未报到的新员工及用人部门沟通。

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（9）将当天办理入职的新员工个人完整信息当天录入数据库。

3.2 在PSG非集中办公区域新员工办理入职及资料登记留档
在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工，人事专员应至少在新员工入职当天上午9：00前将相关表单资料、合同发给当地项目经理或负责人协助办理，同时，人事专员应电话确认新员工报到以及指导其入职手续办理，并要求新员工限时三个工作日内将资料快递回区域人事专员处。

电脑领取由所在部门GM指定的接口人负责到行政专员处领用并安排快递寄送。

如有当天未报到的，人事专员应当天及时邮件反馈给招聘专员，由招聘部与未报到的新员工及用人部部负责沟通。

人事专员应负责上述第（1）（2）（3）（5）（6）（8）（9）项内容。

3.3 新签劳动合同、保密协议、实习协议
根据招聘专员提供的《新员工入职通知》、《新员工入职审批表》、新员工入职当天提供的上一家单位离职证明及区域所在地上级劳动部门要求的资料，在新员工入职当天签订《劳动合同》和《保密协议》。

《劳动合同》和《保密协议》应当天盖章返给员工一份，另一份由人事归档。

劳动合同需交到当地主管劳动部门做鉴定备案的，返给员工的劳动合同可适当延迟发放，最迟不超过一周。

在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工的《劳动合同》和《保密协议》应在入职当天由当地项目经负责监督签订，并在入职当天随同其他入职资料一并寄回区域人事专员。

原则未提交上一家单位离职证明，劳动合同可先行签订但不发给员工，应告知新员工在一周内提供上一家单位离职证明。

如入职后半个月仍无法提供的离职证明的，负责签订劳动合同的人事专员应及时向招聘部及用人部门发出风险提示并落实解决方案。

实习生应在入职第一天签订《实习协议》和《保密协议》。

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资料清单打印出来贴在档案袋封面（右上角需编E－HR号），由新员工入职当天根据实际提交资料情况进行勾选。

未交资料一周内应完备，由办理入职手续人事专员负责跟进补充完整。

3.5新员工入职培训
新员工入职当天应阅读《新员工须知》、《员工手册》，并签订书面已阅《新员工须知》和公司《规章制度》文件，按员工编号与纸制档案一并归档。

新员工入职一个月内由培训专员组织现场入职培训，详细介绍公司的规章制度，并签订书面已参加入职培训的文件。

按员工编号与档案一并归档。

在非集中区域办公场地办公的员工可通过学习《新员工入职培训PPT》详细了解公司的规章制度，并签订书面已参加入职培训的文件。

按员工编号与档案一并归档案。

3.6新员工人事档案调入
新员工档案符合调入公司集体户的，可申请调入公司存档，自调入之日起，档案费用由公司承担。

3.7新员工入职通知格式
招聘专员在有新员工入职时，向人事专员和用人部门直属领导发出《新员工入职通知》；
用人部门直属领导指的是招聘该名员工的负责人。

用人部门直属领导负责在新员工入职当天安排工作，介绍部门基本情况。

标桔色区域为招聘专员填写，标黄色区域人事专员填写，标蓝色区域为IT专员填
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四、离职流程
1、离职定义
辞职：是指员工在任职期间内，由员工主动提出解除劳动合同的行为。

员工需提前30天以书面形式通知直属领导。

辞退：是指员工在任职期间内，员工因工作态度、工作技能等不符合公司要求，经培训或调岗后仍不合格的，或员工严重违反公司劳动纪律，公司主动与员工解除劳动合同的行为。

公司需提前30天以书面形式通知员工解除劳动合同。

试用期内，公司需提前3天通知。

但员工因严重违反公司劳动纪律导致公司与之解除劳动合同，则公司无需提前通知，随时可解除劳动合同。

协商一致离职：是指公司与员工双方平等协商一致解除劳动合同的情况。

2、职责分工
2.1用人部门：
直属领导：负责与离职员工面谈，了解离职原因，对离职申请予以审批，安排工作交接的事宜，确认离职员工最后工资截止日期、工时填报核查。

BU/DU负责人、LOB总裁/LOF总经理：负责了解离职原因，对离职申请予以审批。

2.2人事专员
负责与离职员工沟通，了解离职原因，与其直属领导再次确认离职审批意见及最后工资截止日期。

负责提供离职表单，指引离职员工办理离职手续。

负责离职手续归档，开具《离职证明》，及时更新E－HR系统中信息，PSGIS中离职日期以及填报工时属性。

负责对非正常离职员工代办离职手续。

2.3行政专员
负责办公电脑的回收、门禁卡权限的清除、办公用品的回收、工位清理。

2.4 IT专员
负责关闭邮箱帐号、工时帐号和办公系统权限清除。

负责保留一年内可恢复邮箱内容的功能。

2.5财务专员
负责结清离职员工个人借款、未付报销款。

2.6人事经理
负责对离职过程进行必要的协调和督导、法务问题处理以及特殊离职上报集团领导知悉。

3、离职流程图
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4、离职流程操作细则
4.1离职审批阶段
用人部门直属领导根据员工离职申请或用人部门提出解除劳动合同，与员工做离职沟通并在二个工作日同对PSGIS系统中离职申请做出批复，总监及以下岗位由LOB总裁/LOF 总经理终审批准，并应在二个工作日内完成本线上审批。

BUGM及以上岗位或特殊岗位人员离职，由用人部门直属领导提前报送PSGCOO、PSG总裁审批核准后方可办理离职手续。

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离职员工直属领导安排工作交接事宜，明确交接人、交接期限、交接内容、工时填报，并确认工作交接是否完备、最后工资截止日期等。

最后结薪日：以实际用人部门在PSGIS确认的最后工资截止日期为准。

最后结薪日当天有工资，各系统中离职日期等于最后结薪日。

4.2离职手续办理阶段
人事专员向离职员工提供离职手续，包括《中软国际员工离职申请表》、《中软国际员工离职手续办理清单》，并做好发出离职表格的书面登记，同时，在接到用人部门审批同意离职申请后的一个工作日内更新E－HR和PSGIS系统。

离职表单应由员工本人书面亲笔签字办理。

特殊情况离职员工无法亲自到公司办理手续的，离职员工应在离职表单上写明离职原因和离职时间，并亲笔签名和签字日期，可委托指定人员代办，代办人也应签字。

人事专员应该核查离职原因和签名、签字日期是否属实，如存在争议，应该及时上报。

离职手续办理的先后顺序依次是所在部门、人事服务部、IT部、行政服务部、财务部。

书面离职手续办理单最终由人事服务部核查是否办结并归档。

行政专员负责门禁卡权限的清除、办公用品的回收、工位清理以及办公电脑的回收。

IT专员负责邮箱、PSGIS帐号、办公系统权限应即时关闭、清除，并至少保留一年邮箱内容可恢复的功能。

凡PSGIS系统中仍有未付报销款，PSGIS帐号暂不关闭，待报销流程走完关闭，人事专员定期集中通知关闭。

离职员工的最后工资截止日应填报工时。

财务专员负责结清离职员工个人借款、未付报销款。

离职员工借款和未付报销款结清具体操作参见第“5”条。

4.3离职办结阶段
离职手续办结的标志以离职手续办理单上所要求项目全部办结为依据。

未办结离职手续的标志包括但不限于工作未交接完毕、办公设备未归还、借款未结清等。

人事专员应审核书面离职表单中所有签字及相关事项是否办结，并存档。

人事专员原则在一个星期内给办结手续的离职员工开具《离职证明》，并协助其五险一金、档案的转出。

5、离职员工借款、未付报销款结清处理
5.1离职员工借款处理
离职员工应在办结离职手续前结清借款、押金。

员工在提出离职后，系统中未流转完毕的借款流程由IT专员关停，财务专员在离职签字时再次在系统中确认关闭状态，IT和财务专员做邮件或书面确认。

如有“核票通过未打款”的报销款，经财务确认后，可用“核票通过未打款”的报销中软国际专业服务集团第11页
款冲抵借款和备用金。

如无“核票通过未打款”的报销款或核票通过未打款”的报销款不足以冲抵借款和备用金，离职员工应交现金冲掉借款和备用金。

押金必须交纳现金归还。

财务部应在离职手续办理单上签字或邮件确认已结清借款、备用金、押金。

5.2 离职员工未付报销款处理
离职员工应在最后工资截止日前（特殊情况下离职，可在办理离职手续前），将所有因工作职务所花款项提交到系统中，并自行梳理确认未报报销款金额、流水号、跟进审批状态（联系行政秘书，告知离职状态，推进加快审批）、原始书面票据所在位置，同时与财务部确认报销卡号、报销卡银行是否有变更。

离职手续办结后提交的报销申请视为无效，不予报销。

离职员工的“核票通过未打款”的报销款不受部门“报销额度”限制。

“流程中待审批状态”的未付报销款，用人部门负责人应最迟在接到审批流程的一个工作日内予以审批。

不应报销的，用人部门应最迟在员工办理离职手续当日及时与员工沟通，并将审批流程退回员工，同时注明退回理由。

“秘书核票状态”的未付报销款，行政秘书应最迟收到原始票据的二个工作日内核票完毕，并在当日提交“财务核票”。

“财务核票状态”的未付报销款，财务部应接到流程的二个工作日完成核票。

财务发现的问题票据，应在当日退回行政秘书。

财务部应在离职手续办理单上签字或邮件确认“核票通过未打款”的报销款额。

5.3 离职员工报销款支付审批
离职员工所有应付报销款（包括流程中和已审批结束）最迟应在其办结离职手续一月内全部予以支付完毕。

人事服务部每月23日上午10：00向财务部报送上月23－本月22日期间办结离职手续可支付报销款的人员名单。

财务专员按名单将应支付的报销款金额、预计打款时间邮件发送LOB总裁/LOF确认。

并抄送人事服务部。

LOB总裁/LOF总经理应在二个工作日内予以审批确认，审批通过后，财务部及时安排支付。

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6、离职员工工资发放
离职员工未付工资或经济补偿金应在其办结全部离职手续后的最近一个发薪日支付。

凡未办结离职手续，未付工资或经济补偿金暂缓发放，待办结后补发。

7、离职员工的档案/户口转出
离职员工的档案/户口存放在公司集体户或代理公司的，应于离职一个月内调出。

逾期未调出而产生的存档费、管理费由员工个人承担。

员工离职后，公司原则不再出具任何人事档案类（如生育证明、未婚证明、收入证明）证明文件。

五、转正流程
1、转正定义
包括按期转正、提前转正。

不可延期转正。

2、转正流程图
3、提前转正流程图
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4、员工按期转正流程操作细则
人事专员每月1日将《次月内待转正的名单》发送BU/DU负责人，启动次月转正办理工作；
BU/DU负责人依据人事专员提供的《次月内待转正的名单》，依据待转正员工的试用期表现，在五个工作日内给予转正评价并提出转正意见，对于拟不转正员工，应说明情况；
对于COE/ODC人员，由人事专员汇总各实际用人部门（LOB/BU）对COE/ODC待转正员工的转正评价及意见，反馈给COE/ODC负责人；COE/ODC负责人参照实际用人部门（LOB/BU）对COE/ODC待转正员工的转正评价及意见，综合COE/ODC待转正员工试用期间各月度考核情况，对COE/ODC待转正员工进行转正审核，并将审核结果在二个工作日内反馈人事专员；
人事专员备案各负责人最终反馈的转正审核结果，完成各系统转正信息（转正日期、人员类别）更新，并至少在员工试用期结束前三个工作日邮件通知员工转正时间；
对于不予转正的员工，应在其试用期结束前1周，由BU/DU负责人与员工进行沟通并辞退，报备人事服务部，按离职流程办理离职手续。

六、调岗流程
1、流程定义：指跨集团、跨LOB、跨BU间调岗。

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2、临时调用与释放OSG、ESG、其他外包公司员工流程
2.1 临时调用
调用OSG、ESG、总公司、外包公司员工，该员工的归属部门仍属于OSG、ESG、总公司、外包公司。

由实际用人BU在该员工报到前二个工作日内通知招聘专员，按PSG新员工入职审批流程审批，并冲减招聘需求，招聘专员按《新员工入职通知》给人事专员发调用人员基本信息，由人事专员通知PSGIS管理员开通工时填报帐号，并将人员基本信息导入PSGIS系统。

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人事专员负责将工时填报帐号及密码在开通当日发给新员工及调用员工的直属领导安排填报工时。

调用OSG、ESG、总公司员工不需生成E－HR编号，仍使用OSG、ESG、总公司的E －HR编号。

调用OSG（包括ESG、总公司）员工，在PSGIS中的人员归属部门为“虚拟OSG业务线”和“虚拟OSG事业部”。

工资福利仍由OSG、ESG、总公司发放。

调用外包公司员工需人员基本信息先导入到E－HR，生成E－HR编号，外包公司人员在PSGIS中的归属部门为“其他公司”和“其他公司虚拟事业部”。

2.2 工时填报
调用员工应按PSG工时填报管理办法填报工时。

2.3 释放
BU释放OSG、ESG、总公司、外包公司员工应按员工离职流程在PSGIS系统中发起离职申请，用人部门需要二个工作日内完成审批流程，由人事专员办理，更新系统离职状态，并核查是否有机器归还和未清报销款。

七、劳动合同
1、定义
劳动合同期限分为固定期限、无固定期限、以完成一定工作任务为期限三种。

劳动合同的签订包括新签、续签、变更。

劳动合同时间一般为三年。

劳动合同新签期限三年，试用期不超过六个月。

实习协议指公司与在校学生就学生在司实习而签订的协议。

三方协议指公司与应届毕业生及学校三方就学生毕业后到公司工作而签订的协议。

保密协议是指公司就员工在公司工作期间会接触到公司和/或第三方（包括但不限于公司客户、关联公司、关联公司的客户等）的各种相关商业和技术信息，就该等保密信息的保密事宜双方签订的协议。

保密协议必须与劳动合同新签、续签、实习协议一起签订。

人事专员负责与员工签订各种合同、协议，并永久保存合同、协议。

2、合同新签
指新员工入职时签订的劳动合同、保密协议，实习生入职时签订的实习协议、保密协议。

根据招聘专员提供的《新员工入职通知》、《新员工入职审批表》以及新员工入职当天提供的上一家单位离职证明或区域所在地上级劳动部门要求的资料来签订《劳动合同》和《保密协议》。

原则未提交上一家单位离职证明，劳动合同可先行签订，但不发给员工，应告知新员工在一周内提供上一家单位离职证明。

如入职后半个月仍无法提供的离职证明的，负责签订劳动合同的人事专员应及时向招中软国际专业服务集团第16页
聘部及用人部门发出风险提示并落实解决方案。

实习生应在入职当天签订《实习协议》和《保密协议》。

3、合同续签
人事专员应至少提前60天把合同即将到期名单，发给员工归属部门GM确认是否续签。

例如：1月1日发送3月1－31日到期待续签名单。

员工归属部门GM应在五个工作日邮件反馈是否续签意见。

员工归属部门GM同意续签的，人事专员于合同到期前40天书面征求员工是否同意续签，员工应在五个工作日书面或邮件反馈是否续签意见。

员工同意续签的，人事专员应在合同到期前办理完续签手续。

员工不同意续签的，人事专员邮件反馈给员工归属部门GM，由员工归属部门GM负责与员工沟通，并将沟通结果邮件反馈人事专员。

归属部门GM不同意续签的，人事专员于合同到期前30天书面通知员工合同终止，协助办理离职手续。

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4、合同变更
合同变更项包括工作地点、岗位、工资、法人实体等。

变更由用人部门提出申请，经审批程序后，由人事专员通知员工在有效的劳动合同变更栏内对所变更内容进行书面签字确认并加盖公章。

也可以用单独的变更页，变更页需盖公章，一式两份，员工和公司各执一份。

PSG内部的法人实体变更，应先终止原劳动合同，按变更后法人实体签订新的劳动合同。

工资单变更和入职手续由相关区域人事服务部内部协调处理。

5、实习协议
人事专员根据招聘专员提供的《新员工入职通知》、《新员工入职审批》，应在实习生入职第一天签订，在职实习的实习协议有效期限至取得毕业证书日期止。

6、三方协议
三方协议签订与否是由人员归属部门与实际用人部门共同确认，并通知人事专员签订名单。

三方协议中是否约定违约金，由人员归属部门（实际用人部门）根据接收学生的个人资质确定，公司不强制要求。

签订三方协议的毕业生，在取得毕业证书后正式办理入职手续，签订劳动合同。

人事专员应保管一份三方协议复印件，以备查。

不能解决档案和户口的地区，在三方协议中应明确标注。

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八、薪资核算
1、本章节适用范围
包括PSG员工、PSG调用OSG员工、PSG使用外包公司员工人工成本核算。

2、工资核算核算流程
2.1人工成本核算时间
每月23日0：00关闭工时系统，关闭后无法填报和审批工时
每月23日上午10：00导出上月23－本月22日期间工时表用于核算工资
每月23－25日核算工资
每月26日按工时分摊人工成本导入PMS以及提供财务部门
每月5日为发薪日（北京中软资源法人每月15日为发薪日）
2.2人工成本核算工具
通过E－HR系统进行核算，导出Excel核对。

2.3月工资结构定义
标准工资应该严格按公司标准工资体系执行。

标准工资＝基本工资+绩效工资+技能津贴+管理津贴+特殊津贴
员工未及时填报工时的或未填满工时的，视同旷工，旷工据时扣罚三倍工资；旷工超过三天，视为严重违反公司劳动纪律，公司有权解除劳动合同且无经济补偿金；
因项目经理未及时分配工时导致员工无法填报工时的, 或项目经理不及时审批工时, 扣除该项目经理的月度绩效考核工资的50%；
BU(含使用COE/ODC/OSG/ESG/总公司/外包公司)整体闲置率基线为5%（不含实习生工时），超过5%（不含），扣除该BU之总监(含)以上干部的当月绩效考核工资的50%；
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