浅谈高校兼职档案员队伍建设中的“位”与“为”

浅谈高校兼职档案员队伍建设中的“位”与“为”
作者：梁立
来源：《教育教学论坛》 2014年第3期
梁立
（浙江大学海洋学院，浙江杭州310058）
摘要：本文针对目前我国高校兼职档案员队伍建设被忽视的现状，从明确身份定位、强化
主体角色、全面提升素质等维度展开论述，呼唤学校、部门、兼职档案员三方发挥各自力量，
合力建设一支“有位”且“有为”的高校兼职档案员队伍。

关键词：兼职档案员队伍建设；角色强化；能力提升
中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）03-0015-02
一、高校兼职档案员队伍亟需建设
高校档案工作担负着为国家积累重要史料，为学校教学、科研等各项工作服务的重任，它
产生和形成于校内各部门、单位及个人的社会实践中。

建国六十多年来，尤其是上世纪90年代邓小平同志南巡讲话以来，高校档案工作在党和政府的日益重视下得到了大力推进，并伴随着
改革开放的步伐在逐步深化发展，取得了丰硕的成果，进入了历史上最好的发展时期。

然而，
高校不同于一般的社会组织，它是由学科和事业单位组成的矩阵结构，兼具学术性与行政性特征，高校主要的档案材料均收集于下属部门和二级学院。

档案的收集是一项复杂的工作，是高
校档案工作的起点和基础，它的好坏直接关系到学校档案工作的效能。

虽然目前我国高校档案
工作从形式上来讲，已普遍推行“校级领导分管，专兼职档案人员齐抓共管”的档案工作网络，建立健全了专职档案干部队伍，档案基础业务建设正逐步实现规范化管理，但在实际运行中，
工作在档案管理一线的高校二级单位的兼职档案员队伍则迟迟得不到有力建设，队伍成员欠缺
档案专业知识和技能、被动服务、对档案工作缺乏认同感、人员流动性大等现象普遍存在，致
使在档案的收集整理、部门立卷等移交档案馆之前的归档环节出现诸多问题，造成档案损失或
质量不高。

这一切都在呼唤着高校有关部门真正把兼职档案员队伍建设作为推进高校档案工作
的重要抓手，从角色强化与能力提升两个维度下功夫，推动高校档案工作迈上新台阶。

正所谓“有为才有位、有位更有为”，建设一支高素质的“有位”且“有为”的高校兼职档案员队伍
已刻不容缓。

二、“位”与“为”：高校兼职档案员队伍的角色强化与能力提升
“兼职档案员”的“兼”是相对于学校档案机构的专职档案管理人员而言，这一称谓已约
定俗成，但因为“兼职”二字，多年来，无论是外界还是兼职档案员自身，对这一岗位的角色
认知多多少少都存在着偏差，兼职档案员所做的大量工作也难以真正得到认可。

为此，高校兼
职档案员队伍的建设需要学校、部门、兼职档案员三方的努力，从明确身份定位、强化主体角色、全面提升素质等方面着手，将高校兼职档案员队伍建设好。

1“. 有位”：明确身份定位，稳定工作队伍。

我们常说的“文档”，即文件与档案。

今天的文件就是明天的档案，文书的处理和档案管理的某些工序需要同步进行，将二者截然划清是
不可能的，由此，高校下属部门和二级学院的兼职档案员也多由本单位的文书兼任。

文书档案
工作是一项技术性较强的工种，部门的兼职档案员多非档案专业出身，要想高质量地完成档案
收集阶段的工作，既要精通文书、档案专业知识，又要熟练掌握电子计算机等现代办公设备的
操作技术，并经过长期的实务操作，总结教训、积累经验，方能成长为一名业务娴熟的部门档
案工作者。

然而，目前在高校二级单位的人员中，尤其是部门领导者，对档案工作重视程度不够，常常为了部门其他工作需要将兼职档案员随意调岗，加之兼职档案员个人晋升调动等其他
原因，导致目前高校二级单位中呈现“铁打的档案工作、流水的兼职档案员”的不利局面，严
重影响高校档案工作的深入、持续发展。

为此，建议采取以下对策：（1）探索制定针对兼职档案员的绩效评估与激励机制，对各单位的收集与归档情况进行公布，将档案的日常归档和立卷
工作列入学校各部门负责人和兼职档案员职责范围，并将其作为年终工作考核的重要依据，对
归档工作完成较好的人员给予一定的精神与物质奖励，激发其工作积极性和主动性，更好地服
务于档案工作。

（2）建立和完善部门档案工作者专业技术评价体系，对兼职档案员进行职业生涯规划，参考其档案从业年限和业务熟练程度，认定“资深\中级\初级”水平的部门兼职档案员，变“以岗定人”为“以人定岗”，并实行“传帮带”的工作机制，使本单位的档案工作人
员形成有效衔接的梯队，不致无人补漏而延误工作进程。

对兼职档案员队伍进行身份定位有赖
于高校各级领导、人事部门、档案馆等相关单位的共同努力，正所谓“在其位，谋其政”，帮
助兼职档案员早日找准自身位置，将档案工作做得有声有色，是高校兼职档案员队伍建设的首
要任务。

2“. 有为”：树立档案意识，强化主体角色。

目前，高校兼职档案员队伍中普遍存在着按部就班、缺乏创新意识的通病，消极被动服务，将档案收集视为一项突击工作而非日常工作，
不知该如何利用档案信息资源为学校及本单位中心工作服务，使其发挥最大利用价值。

其实，
档案囊括了本单位在教学、科研、历史沿革、学院建设等方面的翔实记录，今天的档案资料就
是昨天的历史写照，又为明天留下了宝贵的历史财富，部门档案人员应充分认清档案工作的意义，树立主动服务意识，从简单的“收集-移交”式的部门档案工作误区中走出，进一步延伸工作的深度和广度：（1）发挥主观能动作用，实现档案信息服务增值。

档案收集阶段，来自本单位教学、科研、党政、学工等各个分支部门的大量的零散、无序、形式各异、优劣混杂的信息
都汇集到兼职档案员处，这就要求他们去粗取精、去伪存真、耐心细致地开展工作，树立积极
参与的意识和主动服务的精神，围绕本校、本单位中心工作和建设发展的需要，在对大量档案
信息的筛选整序过程中进一步加工、整合、升华，提炼出更为有用的信息，开展多层次、多渠
道的利用服务，实现信息增值。

（2）持之以恒地宣传档案工作，争取全校师生对档案工作的关心支持。

学校档案无所不包，与学校所有的部门工作紧密相关，高校的兼职档案员散布于各个
二级单位，在档案工作的宣传贯彻方面具有得天独厚的优势，要积极配合校级档案机构的中心
工作，宣传我党关于档案工作的文件、法令、方针、规定等，加深广大师生对档案工作的了解，增强他们的档案意识及对档案工作的认同感。

（3 ）打通全校档案工作者的沟通渠道，使档案
事业在变革中深入发展。

部门兼职档案员与广大师生朝夕相处，相比学校档案馆的专职档案管
理人员来说，在档案工作的需求调查和方法创新方面有更好的平台。

“问渠那得清如水，为有
源头活水来”，高校兼职档案员要利用多种渠道，调查本单位师生对档案利用的需求取向，广
泛征集师生们对档案工作的意见和建议。

高校要定期召开全校档案工作者的研讨会议，交流经验，互通有无，使高校档案工作成为“一汪活水”，在探索和创新中求得科学发展。

3.全面提升素质，繁荣高校档案事业。

事业兴衰，关键在人，建设一支素质全面、作风过
硬的高校兼职档案员队伍是繁荣高校档案事业的根本保证。

高校兼职档案员的工作“兼”而不“简”，要求从业者既具备过硬的政治素质和职业道德，又是业务熟练、一专多能的复合型人才，还要时刻保持创新性和变通性：（1）政治素质与职业修养是衡量兼职档案员是否合格的首要标志。

在世界经济普遍低迷、我国经济社会发展需要新的推动力的国内外形势下，党的十八
大的召开为我国各项事业的指导思想、发展道路和未来发展做出了规划和部署。

作为高校基层
档案工作者，每一位兼职档案员都要贯彻落实党的十八大精神，在工作中注重加强政治素质的
修养。

（2 ）知识结构与综合素质是决定档案工作成就高低的重要砝码。

高校兼职档案员的工
作是一项融文书学、档案学、管理学、计算机应用等多学科知识、技术于一体的科学劳动，高
校档案管理部门和各二级学院应通力合作，针对不同专业背景的兼职档案员的实际需要，为人
才的培养和再造提供条件，多层次、多渠道地开展教育培训工作，改善档案工作者的知识结构，全方位提高其业务素质，逐步建立一支高素质的兼职档案员队伍。

（3 ）提升工作理念和创新
意识是档案事业焕发勃勃生机的催化剂。

高校兼职档案员要密切注意社会大环境及周边氛围的
变化，努力寻求档案工作的突破点和创新处，以“人无我有，人有我优”的理念为指导，突破
传统意识，大胆提出创意，在任何时候都要力图在工作上有所成就，但并不是狭义的自我表现，而是工作职责的高标准完成，真正将档案信息资源视为开发研究的宝库，通过一切可能的渠道
引导本单位及全校师生乃至全社会对档案的利用。

结语：档案是永不再生的，高校档案部门承载着传承历史、造福后人的重任，高校兼职档
案员队伍要以对国家、对社会、对人民群众负责的态度，开拓创新、攻坚克难、乐于奉献，推
动高校档案事业不断前进。

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