浅谈高校二级学院研究生秘书工作

浅谈高校二级学院研究生秘书工作
发表时间：2020-12-08T13:13:06.627Z 来源：《教育学文摘》2020年8月第24期作者：李宏英
[导读] 研究生秘书是研究生培养过程管理中的一线人员
李宏英
中国计量大学
［摘要］研究生秘书是研究生培养过程管理中的一线人员，是研究生管理工作中不可替代的桥梁和纽带。

本文试以研究生秘书工作职责为切入点，分析当前研究生秘书工作的特点，探讨研究生秘书在教育管理过程中的岗位角色，并对做好二级学院研究生秘书工作提出几点建议。

［关键词］高等学校二级学院研究生秘书研究生教育
A Brief Analysis of Postgraduate Secretary
Work in Secondary Colleges of Universities
[Abstract]Postgraduate secretary is a front-line personnel in the management of postgraduate training process, and it is also an important force in the mangement of postgraduate education in colleges and universities. Postgraduate secretary has become an irreplacebale bridge and link in postgraduate management. This paper tries to analyze the characteristics of the current postgraduate secretarial work from the perspective of secretarial duties, discusses how to do a good job in the postgraduate secretarial work.
[Key Words] Higher Education; Colleges; Postgraduate’s Secretary; Postgraduate Education;
近年来，我国的研究生教育事业蓬勃发展，规模不断壮大，培养规格也日趋丰富。

传统的研究生一级管理模式已经不适合当下的研究生教育，实行校、院二级研究生管理模式已成为客观现实的需要[1]。

研究生秘书是高校研究生管理队伍中的一线人员，是二级学院研究生教育管理的组织者与执行者，更是连接学校-学院、导师-学生不可或缺的桥梁与纽带，起着不可替代的作用。

理清研究生秘书在研究生教育管理工作中的主要职责，分析其工作特点，能有效帮助研究生秘书找准岗位角色，提高教育管理水平，做好本职工作。

一、研究生秘书的主要工作职责
研究生院秘书是在研究生院与二级学院主管院长的领导下，组织开展本学院研究生教育全过程中所涉及的各项工作，其工作职责涵盖研究生管理的各方面。

（一）研究生的招生与录取工作。

研究生秘书需协助学院主管领导制订招生计划、编制招生目录，进行招生宣传与生源选拔，协助完成招生自命题的出卷与阅卷，组织研究生的复试与录取等招生相关工作。

（二）研究生培养的日常工作。

研究生秘书的培养工作包括教学管理、培养环节管理、学籍管理、考试管理、成绩管理等与培养相关的系列工作。

需协助完成培养方案的制订，落实教学任务，编制课程表，做好调停课、考试安排，协助搞好教学检查、总结等。

（三）学位论文与学位授予工作。

学位论文的过程管理包含开题、中期、预答辩、机检、盲审、答辩等；毕业授予包含资格审核、评定等工作。

（四）其他相关工作。

研究生教育管理相关的数据收集、统计、上报；组织研究生导师资格的申报与评定；学位点（学科）管理与评估；研究生教育资料的整理与归档；教师工作量的计算等。

二、研究生秘书的工作特点及岗位角色
研究生的教育培养是个系统工程，研究生秘书的工作处于研究生培养管理工作中的最基层。

研究生秘书的工作职责决定其在管理过程中的多重岗位角色，具体有以下特点：
（一）日常工作的事务性。

研究生秘书是服务者。

研究生秘书需要处理很多程序上的事务，如排课、排考、报到注册、工作量计算、毕业资格审核等。

（二）工作内容的全面性。

研究生秘书是组织者，其工作内容涵盖了研究生的招生、培养、学位、学籍、就业、思政等方面，涉及面广，与领导、教师、学生息息相关。

这些工作具有时效性、阶段性，需统筹安排，有序解决，按时完成不误事，而且要有预见性，做到未雨绸缪，做好预案。

（三）工作管理的规范性。

研究生秘书是管理者，是政策、文件的宣贯者，与研究生教育相关的文件、制度，需要认真组织实施与落实。

研究生秘书需要协助学院制订研究生教育管理的办法，健全完善研究生管理制度，加强制度建设，通过科学管理维持正常的教学秩序。

（四）任务的繁杂性。

研究生秘书是工作的协调者，其工作对象广泛，工作量大而琐碎。

在工作中，常会遇到不配合不理解的情况，会产生新的问题与矛盾，甚至是突发事件。

面对不同职责的教师与不同类型的学生，需要协调关系，多方沟通，化解矛盾，团结各方力量，合力完成研究生教育管理工作。

（五）工作权限的从属性。

研究生秘书是联络员，是参谋者，是信息的传递人。

研究生秘书处于学校研究生院、学院分管院长、导师、研究生及其他教学单位等多个研究生培养部门与人员的交叉点位置，其工作岗位具有从属性。

研究生秘书需按照上级部门工作部署，听从学院主管领导安排，做好上传下达、下情上报；要积极给学院主管领导建言献策，当好助手；要做好信息的反馈，为学院研究生教育管理工作有序开展做好保障。

三、怎样才能做好研究生秘书工作
根据研究生秘书岗位角色与工作特点，研究生秘书应多方面提升自己，增强能力，提高管理水平，做好相关工作。

（一）坚持服务育人理念，恪尽职守，增强责任感。

思想是行动的先导。

研究生秘书应有良好的政治素质，具有高度的责任感与事业心，牢固树立以人为本、服务育人的理念。

研究生秘书是一个为师生服务的工作岗位，是一个面向外校考生的窗口岗位，因此研究生秘书的服务态度、服务质量不仅是关系到个人的形象，更代表了学校、学院的形象[2]。

研究生秘书对待工作要有热情，要全心全意为教学服务，为教师服务，为学生服务，用真心与诚心对待自己
服务的对象。

研究生秘书要树立较强的责任意识，把工作当成自己追求的事业，做到“干一行爱一行”。

尊重教师与学生，对老师和同学反映的问题，要及时处理、及时反馈，不推诿、不拖拉。

工作中关爱师生，要换位思考，想师生之所想，急师生之所急，发挥服务育人的作用。

（二）增强管理育人意识，统筹规划，要有执行力。

强化意识是干好工作的保证。

研究生秘书需明白“管理无小事”，具有较强的业务素质与工作能力。

研究生秘书要深入钻研业务，精通管理知识，熟练掌握管理的基本技能和方法，有严谨求实的工作作风；能正确的解读上级部门的文件精神，并转化为具体的步骤和措施，落实在学院研究生的教育教学管理工作中；积极协助主管领导起草学院相关文件与管理办法，建章立制，并做到切实可行，紧抓落实，具有一定的组织能力；善于统筹规划，对日常管理工作实行分类管理，理清头绪，分清轻重缓急，分阶段执行，按计划执行，工作有条不紊，顺利高效；善于总结经验，在工作中发现规律，努力摸索出科学合理的方法，对于周期性的、阶段性的、程序化的工作，要分析总结，形成制度和模式，提高工作效率。

研究生秘书已经从“一个简单的策略措施执行者变成一个管理者[3]。

”研究生秘书在教育管理过程中，要把规范严格的管理与春风化雨、润物无声的教育方式结合起来，用良好的管理模式与管理行为影响与教育学生，营造治理有方、管理到位的氛围。

（三）提高创新育人能力，协调沟通，做好本职工作。

研究生教育管理工作是多方配合、统筹管理的过程，沟通与协调贯穿于研究生秘书工作的各方面。

研究生秘书的工作性质决定了只有良好的组织协调和沟通能力才能保证事务的顺利运行。

从管理学的角度来看，协调与沟通能力的定义是“通过传递思想、观点、情感和交流情报、信息、意见，来协商、调整他人的活动，从而建立良好的协作关系，使之相互配合，和谐有序地完成目标的技巧和才能”[4]。

研究生秘书必须通过协调研究生院与学院、导师与学生、学生与学生等之间的关系，从而建立相互合作、相互促进的融洽氛围，形成教育合力。

研究生秘书要勤于沟通，及时做好上联下达工作，充当领导的参谋与助手；及时宣贯上级部门的文件精神，创设和谐的工作氛围；要勤于思考，勇于创新，开拓思路，与时俱进，积极进行教育管理探究，不断丰富与提升自己，提高管理水平，把握教育改革与创新前沿资讯，实现创新育人的目的。

参考文献
[1] 王洪江闻世宇武瑞.对研究生校院二级管理模式的几点思考和建议[J].黑龙江教育学院学报.2014.10(6):28
[2] 黄婷.高校二级学院研究生秘书面临的困境及对策探寻[J].金华职业技术学院学报.2011.11(6):28
[3] 赵玉香.浅析高校二级学院研究生秘书的素质要求[J].现代教育.2011(5):160.
[4] 潘立，赵颖娣，鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位[J].高教与经济，2010(3):25。