工作计划之做好人口和计划生育档案管理工作浅析

做好人口和计划生育档案管理工作浅析
摘要：做好计划生育档案管理工作，不仅是当前人口和计生工
作的需要，而且也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。

计生
工作各项资料的积累也有赖于良好的计生档案工作，从而为制定科
学合理的计生工作目标奠定科学基础。

然而应该看到，基层单位受
观念、体制、人力、条件和经费等因素的制约和影响，计生档案管
理仍存在诸多问题和薄弱环节。

关键词：人口；计划生育；档案管理
一、人口和计生档案管理工作中存在的问题
（一）存在认识上的偏差。

在实际工作中，有许多同志包括个
别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实
际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外
生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

（二）内容存在弄虚作假情况。

由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪
留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报
忧的现象。

极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了
档案资料的真实性。

（三）监督检查流于形式。

检查组“走马观花”似的检查不能认
真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理
的停滞不前。

（四）人员素质偏低。

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操
作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案
管理水平的提高。

（五）人员不固定。

计划生育干部多为兼职，在单位内部没有
相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。

造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。

（六）管理制度不健全，手段落后。

对建立计生档案没有统一
要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育
材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。

（七）档案立卷不规范。

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理
之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加
之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情
况形成了档案基础普遍较差的局面。

主要问题集中反映在以下几个
方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案
卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，
甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部
门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的
一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，
分散在各部门科室现象较严重。

二、加强人口和计划生育档案工作的对策
（一）加强学习培训，提高思想认识。

要采取多种形式，通过
开展档案管理法规的宣传教育，全面提高基层计生工作人员特别是
领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重
要性的认识，计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程，
在人、财、物等方面给予保证。

加强档案工作人员的理论业务学习，尤其是要掌握计算机知识，以便管理档案。

同时，档案工作人员要
有责任心，要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新，科学地保管好
档案。

（二）建立有效机制，规范管理制度。

基层计生档案工作是一
个系统工程，必须综合治理，要建立健全适合基层计生档案管理特
点的管理制度，让计生档案管理工作有章可循；要把档案管理工作
列入基层计生干部年度目标责任制，与计划生育工作同步检查、同
步考核，建立起计生档案管理的长效机制，形成一个相互配套的规
章制度和政策，促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。

（三）适应形势需要，创新管理模式。

计生档案管理要适应新
形势发展的需要，必须与时俱进，用创新的思维对待计生档案管理
工作，逐步树立起大档案思想，建立计生档案室，配齐人员，实现
计生档案统一管理。

要严格要求，加大检查力度，推动其业务工作
的开展，使档案管理与计生业务良性互动，收到实效，不断提高管
理水平。

（五）强化服务观念，拓宽服务渠道。

计生档案管理人员要用
发展的眼光积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理
解和支持，求得发展的空间。

要对计生档案实行动态管理，注意材
料积累，及时收集材料归档，建立完整准确的计生档案，善于利用
档案材料为各项工作服务，为计生档案的信息化管理打下坚实基础。

还要重视计生档案的证据作用，通过档案材料总结经验教训，分析
规律指导实践。

在推进计算机管理的过程中应先根据档案的重要程
度进行排队，将那些利用率较高的档案进行优先加工整理，提高计
生档案的利用率，计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展
作出贡献。

三、结语
总之做好人口和计生档案管理工作，进一步提高人口和计生档
案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会
又好又快发展有着多方面的积极作用。

参考文献：出师表
两汉：诸葛亮
先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，
忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭
陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中
之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论
此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。

臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣
于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难
之间，尔来二十有一年矣。

先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

今当远离，临表涕零，不知所言。