云南省电子文件归档管理暂行规定

云南省电子文件归档管理暂行规定
第一章总则
第一条为了推进云南省信息化建设，加强对电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》和国家档案局、云南省有关政策法规，结合本省实际，特制定本规定。

第二条本规定适用于云南省各级党政机关、人民团体、企业事业单位，其他单位可参照执行。

第三条基本术语解释
（一）电子文件（Electronic Records）：法人及其它组织和个人在履行公务活动中形成的，能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上，并可在网络上进行传送的代码序列。

（二）电子档案（Electronic Archives）：经过鉴定，具有保存价值和利用价值的已归档的电子文件及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。

（三）逻辑归档：在计算机网络上，将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器存储器中，使该电子表能供档案部门和其他业务部门有效利用和处理的过程。

（四）物理归档：指把计算机及其网络中，经过归档处理的电子文件，卸载到载体上，向档案部门移交，实行脱机保存的过程。

第二章管理体制和职责
第四条根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

”的规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题，各单位档案部门要根据本暂行规定，建立健全电子文
件管理制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。

第五条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。

各单位电子文件的形成、承办、运转、整理等工作一般由本单位承办（业务）部门负责：承办（业务）部门的负责人对归档电子文件的完整、准确负责；电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、开发利用等工作，由办公室或档案部门负责。

第六条电子文件一经产生就应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真。

第七条电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档及电子档案管理的一般要求应符合GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999、GB/T17679-1999等国家标准或国家档案局发布的有关技术标准。

第八条各单位归档的电子文件，应与其它门类和载体的档案实行集中统一管理。

档案部门要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能被计算机有效读取。

档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟练掌握本单位计算机系统的操作、复制等技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章归档范围及其保管期限
第九条本单位在主要职能活动中产生的电子文件，在归档前要对其价值进行鉴定。

具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件应按照归档范围进行归档。

第十条电子文件归档范围
（一）信息类型
1、字处理文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件形成的最后结果，有重要凭证、依据价值，应注意收集，并必须有签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等
环节的责任者；对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。

（2）正式电子文件：将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完比，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明，并注意重点收集。

2、图像文件：用扫描仪等设备获得的静态图像文件，如果其压缩计算方法特殊，则应将相关软件一起收集。

3、图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

4、影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩计算方法和软件。

5、声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

6、多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，共中包括前面所示的两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。

7、数据库文件：采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

8、超文本文件：采用WEB技术制作的浏览器文件。

9、元数据文件：即关于数据的数据。

是电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的文件。

（二）环境类型
1、计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。

2、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。

第十一条运用计算机进行公文处理、行政管理、特别是实行无纸办公的单位，电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载保存制作备份。

需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档。

第十二条归档电子文件的保管期限
电子文件的保管期限按国家和云南省关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。

第四章电子文件的归档方式
第十三条电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。

各单位在开展这项工作的初始阶段，应强调物理归档。

在具备一定条件的基础上可视具体情况决定所采用的归档方式。

第十四条具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的单位可实施逻辑归档，电子文件逻辑归档基本要求是：
（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限和范围。

（二）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明一定的标识。

（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采取磁盘镜像备份措施。

（四）归档电子文件如有该电子文件产生及运行过程的元数据文件，则应将元数据文件一起保存。

（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统设备更新时，必须制订严密的数据转换措施，确保数据准确无误运行于新系统。

（六）档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并记录在案。

电子文件归档后，应建立检索目录，网络管理人员要及时清理网上的复制件。

第十五条以使用单机为主，且域网条件有限的单位，其电子文件的归档宜采用物理归档方式，必要时应进行数据格式转换，基本要求是：
（一）档案部门应与业务部门一起制定电子文件物理归档计划。

（二）业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时作
出相应的标记。

（三）应把经办过程中的情况随时记录在相应的办文处理笺。

（四）办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。

第五章归档电子文件的整理
第十六条检查并清除计算机病毒，对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件，应注明是否已经过检毒和消毒处理。

档案部门应拒收含有计算机Y2K问题或其它隐患的数据文件。

第十七条把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。

分类方法采用下列方法进行：
（1）按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件。

（2）按文件类型分：计算机程序、数据文件。

（3）按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。

（4）按机构+年度或问题+年度分类。

（5）按保管期限分类。

（6）按项目分类。

第十八条把通过分类的电子档案重新排列，填写必要著录项目，编制机读记录和存放载体的编号。

第十九条归档的电子文件要编制简要的检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件的定稿时间及位置，密级、保管期限、硬件和软件环境等内容，归档电子文件的著录应符合国家档案局《档案著录规则》的基本要求。

第二十条归档电子文件的载体类型为，光盘、磁盘、磁带等介质，软磁盘不能作为归档电子文件的存储介质。

第六章移交与保管
第二十一条电子文件的形成部门应在每年六月份以前（也可视情况提前归档）将上年应办理完毕的属于归档范围的电子文件向档案部门归档，电子文件归档移交时应做到数据完整、内容
准确、编目规范、帐目一致、手续完备，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第二十二条撤并单位的电子文件归档应按规定向接管单位或有关档案馆移交。

第二十三条档案部门负责电子文件归档的监督、指导工作心脏归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。

档案部门要检验好承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，各归档部门应确保上机测试无病毒和100%的准确率。

凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。

第二十四条接收入库的电子档案，每两年要机读抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救。

第二十五条随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。

复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年；一般情况下，磁带、磁盘每3年复制一次，需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于3年。

重要的电子文件必需三备份、异库异地保管。

第二十六条保管归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术等手段：归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在14℃~24℃；相对湿度控制在40%~60%；距离强磁物10米以上；要隔离有害气体；符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求。

第七章提供与利用
第二十七条归档电子文件的利用应注意以下事项：
（一）封存的电子档案不得外借；
（二）利用时使用复制以保护原件；
（三）查阅或复制提供应在许可范围，并遵守保密规定；
（四）联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十八条销毁电子档案需经本单位有关部门和分管领导批准，编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。

如信
息存储在不可擦除的载体上，须确保载体与信息彻底销毁。

第八章附则
第二十九条本规定由云南省档案局负责解释。

第三十条各单位可参照本规定制订本单位实施细则。

第三十一条本规定若与国家档案局今后颁发的有关规定不符时，应以国家规定为准。

第三十二条本规定自公布之日起执行。