以QHSE体系为依托探索办公室工作的流程化管理

September 2011No.5
6
投资效益测算
该项目总投资约72万元（含设备采购费用、施工改造及安装费用等），改造后，每年节电81.312万度，电费按0.65元/kWh 测算，16个月便可收回全部投资。

两台3000m 3/h 循环水凉水塔改造前全部用电机驱动风机，改造后其中一台使用水轮机驱动风机完全替代了一台电机驱动，该电机的额定功率为
132kW,效率为0.88。

技改后可节约一台风机电机，该风机一年常开为7000小时，（以我公司2011年1-5月份设备运行台帐记录推算）:
每年节约电量：132×0.88×7000小时=81.31万度
产生效益：81.31万度×0.65元/kW ＝52.85万元投资回收期：12×72/52.85=16.3个月
7结束语
循环水冷却系统一般都是按照夏天满负荷生产
时最大散热量需求设计的，闭路式循环水为了满足换热效果，冷水泵的扬程设计一般都留有余量，把这部分扬程利用起来，取消风机电机，可以达到100%节电效果。

开路式循环水回水通过热水泵上凉水塔，扬程设计不必有富余，是不适宜进行水轮机替代风机电机改造的。

（收稿日期：2011-08-01）
（编辑/周蕾）
第42卷
Vol.42
中国井矿盐
CHINA WELL AND ROCK SALT
盐业论坛
以QHSE 体系为依托探索办公室工作
的流程化管理
杨蕾
（江苏石油勘探局采输卤管理处，江苏扬州223126）
An Approach to the Process Flow Management of Office
Based on the QHSE System
Yang Lei
(Jiangsu Petrol Exploration Bureau Brine Mining and Transportation Mangament Section,Yangzhou Jiangsu 223126)
Abstract:This paper introduces the standardization,process flow and informationization management method of office work un -der new situation.An approach is made for how to implant the modern process flow management model and achieve high efficiency and precise management in the administrative office system of salt and chemical enterprises.
Key words:process flow,process management,high efficiency,network communication,QHSE construction
摘要：介绍了新形势下办公室工作的标准化、流程化、信息化管理方法，为盐化工企业行政办公系统如何植入现代流程化管理模式，实现高效、精细管理进行了探索研究。

关键词：流程化；过程管理；高效；联络沟通；QHSE 体系建设中图分类号：TS3
文献标识码：B
文章编号：1001-0335（2011）05-0042-02
作者简介：杨蕾（1969-），女，大学本科，高级工程师，主要从事行政及人力资源管理工作。

1前言
行政办公室属于企业的窗口部门，承担着联系各级部门，协助领导处理行政事务；协调本单位各科
室之间关系，保障各科室灵活、高效运转的功能；具体负责信息沟通、接待、福利，提供充分后勤保障等工作任务。

许多工作具有事务杂、头绪多、时间紧迫、不易量化的特点，使得工作的开展不比其它部门，虽
，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，，
42
然任务重，却没有太多的计划性，而在我处，办公室工作除了具有以上特点外，更因与劳资、教育培训及组织干部管理合并的综合管理特性，在工作开展中还必须考虑各项工作的兼顾与协调这一特殊性。

因此，如何在做好服务工作的同时，兼顾沟通与协调，最大限度发挥好办公室工作的桥梁作用，是我处近年来一直探索和努力的方向，我们在如何依托QHSE体系这个平台，研究办公室工作的流程化管理方面做了尝试。

2将办公室工作过程植入QHSE体系，实现流程化管理
我单位在2007年通过了四位一体的QHSE管理体系，体系要求采用一种叫做过程管理的模式来实现各项目标，其实质是每一个过程就是一个程序流程，让每一个过程受控，企业的管理就会按既定目标运作，过程管理注重流程化，强调输入节点和输出节点控制，虽然体系管理更多的作用于生产过程，但是不难发现，不管哪一种管理，其共通点就是会有计划、会有组织、会有领导，最主要的是要有控制。

办公室工作是一个协调管理部门，虽然事务杂乱，好象缺乏计划性，但我们细分了工作特性后发现，还是可以将办公室的很多工作以流程方式来固化的，如信息沟通，按途径分，外部和内部；按联络方式分，口头通知或书面联系。

所以，我们尝试用流程化来规范沟通方式，在我处的QHSE文件中，就有了沟通与信息交流控制程序的蓝本，其中就融入了办公室工作中的沟通与交流方式，如怎样接听记录外部的电话通知，怎样收取外部函件，根据信息内容如何向领导汇报，部门之间怎样进行工作联系等，之后，我们发现，原来只适用于办公室工作的通知或记录方式通过流程管理在全处统一起来，对于不同层次的沟通与交流，在我处都会很规范，也大大提升了我处沟通交流渠道的畅通性。

有了这种尝试后，今年，我们在体系换版时，增加并编写了多个办公室工作流程，如我们有会议程序文件，通勤车管理程序文件，后勤服务程序文件，交通安全程序文件，还有迎检程序文件，档案管理程序文件，基本涵盖了办公室的大部分工作。

特别是迎检程序文件，它以办公室接待为主要依据，提出服务要求，划分接待标准，确立接待程序，教会了我们每一个人应该如何去做好服务工作。

我们在将办公室工作植入体系时发现，由于行政管理有别于安全、环保等管理，还有很多属于集团公司、油田的制度化管理内容，为此，如何将办公室工作的有关制度与体系有效结合，我们也做了尝试，例如：QHSE 体系中有文件控制程序，它主要针对体系文件的申请、修改发布等过程的控制，我们发现它和企业行政发文管理在内容上有部分是重叠相似的，所以尽管其控制点完全不同，但是流程却可以引用，所以我们就把发文制度作为外来文件引入到文件控制程序，利用体系文件在我处的广泛适用性来加大制度的宣贯和执行力度。

经过探索，我们发现，借助体系这个平台，我处的办公室工作与全处各项工作融合度加深了许多，同时通过植入体系的流程化管理，使得原本杂、繁、碎的办公室工作向着以人性为主导，过程规范化的模式转变。

3分析办公室工作的“人性特质”，不断完善流程管理，最终达到提高工作水平的目标
办公室工作在整个企业中所处的位置就像一个“管理者”，有上司、有部属，还有同级科室。

从我单位这些年的办公室工作看，作为“管理者”，工作水平的提升“知识储备”十分重要，这并不是完全指某个人的工作能力或知识水平，而是指办公室工作的整体工作水平提升和知识储备的增加。

我们的流程管理就是增加的知识储备，但并不能代表工作能力的整体提升，企业的强弱看人才不是看人手，所以办公室工作就应该是企业的人才，而不是人手，因此下一步，我们要继续依托QHSE体系这个平台，不断完善流程管理，重点在办公室员工素质培养方面下功夫。

主要做好三个意识的培养工作，即：（1）服务意识，每个人都应该谨记自己是服务者，服务能力的好坏决定工作的好坏；（2）奉献意识，办公室工作更多的是奉献、可能不会有其它科室、部门那样的荣誉鲜花，得到的少赞扬多批评，如果没有奉献意识，就不可能干好工作；（3）规范意识，办公室的许多工作都需要因人而宜的调整，所以要在工作中不断完善流程管理的内容，加强规范执行的意识，才能够最终保证顺利的完成各项任务。

办公室工作不但要综合好各方面关系，而且本身就应该是一个行动的导向者，不仅本部门工作要出业绩，更应该能够与其它人相处融洽。

因此，如果能够让办公室工作成为引导各科室同创业绩的领路人，那么你的工作就实现了真正的价值。

（收稿日期：2011-08-03）
（编辑/周蕾）
杨蕾：以QHSE体系为依托探索办公室工作的流程化管理
43
2011年9月第5期。