推广营销行业档案管理制度

全面性原则
确保收集到的档案资料 全面、完整，涵盖推广 营销活动的各个方面。
时效性原则
及时收集最新的档案资 料，反映推广营销活动
的最新动态。
准确性原则
确保收集到的档案资料 真实、准确，避免虚假
信息的干扰。
多样性原则
采用多种渠道和方式收 集档案资料，包括线上 、线下、内部、外部等
。
整理流程与规范
01
02
推广营销行业档案管理 制度
汇报人：XX 2023-12-23
contents
目录
• 档案管理制度概述 • 档案收集与整理 • 档案存储与保管 • 档案利用与开发 • 档案销毁与处置 • 制度执行与监管
档案管理制度概述
01
目的与意义
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02
03
规范档案管理
确保档案资料的完整性、 准确性和安全性，提高档 案利用效率。
档案安全问题
加强档案安全管理措施，如定期备份 、加密存储、限制访问等，确保档案 信息的安全性和保密性。
03
档案存储与保管
存储设施及要求
专用档案室
设立专门的档案室，用于 存放推广营销行业的档案 资料，确保档案的安全和 保密。
存储设备
档案室内应配备专业的档 案柜、档案架等存储设备 ，以便分类存放不同类型 的档案资料。
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分类整理
根据档案资料的性质、内容和 时间等因素进行分类整理，形
成清晰的档案结构。
编制目录
为每一类档案资料编制目录， 方便后续的查找和利用。
数字化处理
将纸质档案资料进行数字化处 理，实现电子化存储和管理，
提高档案利用效率。
定期更新
定期更新档案资料，保持档案 信息的时效性和准确性。
常见问题及解决方案
促进业务发展
通过对档案的科学管理， 为公司的推广营销业务提 供有力支持。
提升企业形象
展示公司专业、严谨的管 理形象，增强客户信任度 。
适用范围及对象
适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及 推广营销业务的档案资料。
适用对象
公司全体员工，特别是推广营销 部门的员工。
档案分类与内容
市场调研档案
包括市场分析报告、竞争对手 分析、消费者行为研究等。
档案借阅
允许内部员工或外部合作方通过 申请借阅相将档案资料数字化，通过内部网 络或安全云存储平台实现便捷查
阅和共享。
权限管理
根据员工职责和合作方需求，设 定不同的档案利用权限，确保信
息安全。
开发策略与价值挖掘
档案编研
组织专业人员对档案资料进行深入研究和分析， 提炼有价值的市场信息和推广策略。
专题开发
围绕特定主题或项目，整合相关档案资料，形成 系统性的推广方案或市场分析报告。
合作开发
与高校、研究机构等合作，共同挖掘档案价值， 提升推广营销行业的专业水平。
案例分析与实践经验
成功案例
展示通过有效利用和开发档案资源，成功推动产品或品牌市场占 有率的提升的经典案例。
教训总结
分析在档案利用和开发过程中出现的失误或不足，总结经验教训， 避免重蹈覆辙。
实践探索
分享在档案管理制度实施过程中的创新做法和实践经验，促进行业 内的交流和学习。
档案销毁与处置
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销毁原则及程序
法定原则
遵循国家档案法规和相关政策 ，确保档案销毁的合法性。
保密原则
对涉及商业秘密、个人隐私等 敏感信息的档案进行严格保密 ，防止信息泄露。
鉴定原则
在销毁前对档案进行鉴定，区 分永久保存、定期保存和销毁 的档案。
评价指标
制定档案管理评价指标体系，对档案管理的效率 、质量、安全性等方面进行评估，为持续改进提 供依据。
持续改进方向和目标
提高档案管理效率
通过引入先进的档案管理技术和方法， 提高档案管理的自动化和智能化水平，
降低人工成本和错误率。
推动档案数字化进程
加快档案数字化转换和存储工作，提 高档案的查询效率和利用便捷性。
环境要求
档案室应保持干燥、通风 、避光的环境，防止档案 受潮、霉变或损坏。
保管措施及期限
档案分类
保管期限
根据档案的性质、内容和时间等因素 ，对档案进行分类管理，方便查找和 利用。
根据档案的重要性和实际需要，设定 不同的保管期限，确保档案的完整性 和可追溯性。
档案标识
对每份档案进行标识，包括档案名称 、编号、存放位置等信息，以便快速 定位所需档案。
合同与协议档案
包括与合作伙伴、供应商等签 订的各类合同和协议。
客户档案
包括客户基本信息、业务需求 、合作记录等。
营销推广档案
包括广告策划、促销活动、公 关活动等相关的计划、执行和 效果评估资料。
其他相关档案
包括公司内部会议记录、培训 资料等与推广营销业务相关的 其他资料。
档案收集与整理
02
收集原则及方法
整理和保管工作。
监管部门
03
负责对档案管理制度的执行情况进行监督和检查，发现问题及
时督促整改。
监管措施及评价指标
1 2
定期检查
对档案管理制度的执行情况进行定期检查，包括 档案的形成、整理、保存、利用等各个环节。
专项审计
针对档案管理的关键领域和薄弱环节，开展专项 审计，确保档案的真实、完整和合规。
3
档案资料缺失
通过加强档案收集工作，扩大收集渠 道和方式，尽可能补齐缺失的档案资 料。
档案利用效率低
加强档案数字化处理和电子化存储， 提高档案检索和利用效率。同时，加 强档案宣传和推广工作，提高员工对 档案的认知度和利用意愿。
档案资料混乱
建立完善的档案管理制度和流程，确 保档案资料的分类、整理和存储符合 规范要求。
在档案销毁过程中，应确保人员和设备的 安全，避免因操作不当引发安全事故。
环保与安全考虑
环保政策遵守
严格遵守国家环保法规和政策，确保 档案销毁过程符合环保要求。
安全防护措施
采取必要的安全防护措施，如穿戴防 护用品、定期检查销毁设备等，确保 人员和设备的安全。
应急预案制定
针对可能出现的突发情况，制定相应 的应急预案，如火灾、泄密等，以便 及时应对和处理。
加强档案安全保障
完善档案安全管理制度和技术措施， 确保档案的保密性、完整性和可用性 。
促进档案管理与业务融合
将档案管理与营销推广业务紧密结合 ，发挥档案在业务决策和流程优化中 的作用。
THANKS.
档案安全与保密
档案安全
建立健全的档案安全管理制度， 采取防火、防盗、防水等措施，
确保档案的安全。
档案保密
对涉及商业秘密、客户隐私等敏感 信息的档案，应严格保密，防止信 息泄露。
档案借阅
建立档案借阅制度，对借阅人、借 阅时间、借阅内容等进行详细记录 ，确保档案的安全和保密。
档案利用与开发
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利用方式与权限
程序规范
制定详细的档案销毁程序，包 括申请、审批、登记、监销等 环节，确保销毁过程的有序进
行。
处置方式及要求
物理销毁
数字销毁
采用破碎、焚烧等方式对档案进行物理性 销毁，确保档案内容的不可恢复。
对电子档案进行彻底删除，并使用专业软 件对硬盘进行格式化或数据覆盖，防止数 据恢复。
环保要求
安全要求
在档案销毁过程中，应采取环保措施，如 使用环保破碎设备、对焚烧产生的废气进 行净化处理等，以减少对环境的影响。
环保意识培养
加强对档案管理人员的环保意识培养 ，提高其对环保重要性的认识，促进 档案销毁工作的绿色化。
制度执行与监管
06
执行机构与职责
档案管理部门
01
负责档案的日常管理、分类、编目、保存和提供利用等工作，
确保档案的安全、完整和便捷查询。
营销推广部门
02
负责档案的形成、积累和移交，协同档案管理部门做好档案的