图书馆项目管理应用的几点思考

图书馆项目管理应用的几点思考
项目管理是指在特定的时间内，为了完成一个既定的、特殊的任务目标，通过纵横相结合的运行机制，达到对企业有限资源进行有效的计划、组织、控制的一种系统管理方法。

近几年来，伴随着现代技术在图书馆界的应用与发展，项目管理的理念已经从企业界渗透到图书馆领域，解决了某些诸如回溯建库、专题数据库建设等“专题”问题。

其实图书馆的每一项工作，小到举办一个讲座、筹备一次展览，大到资源建设和读者服务，甚至整个图书馆工作都可以作为一个大项目来做。

我回顾一年来图书馆全面施行项目管理的工作实践，对图书馆全面推行项目管理等有关问题作进一步的思考，以期对来年工作有所借鉴。

1、项目管理与图书馆项目管理应用
1.1 项目管理的内涵
所谓项目，是为了完成特定的目标，在一定的资源约束下，有组织地开展一系列非重复性的活动。

项目作为一种创新活动普遍存在于人们的社会活动之中。

项目有以下特点：（1）一次性。

它有明确的起点和终点，常常没有完全可以照搬的先例，将来也不会再有完全相同的重复；（2）唯一性。

任何一个项目具有区别于其他任务的特殊要求；（3）多目标性。

项目的总任务是单一的，而且具体目标有成本、质量及进度等三个目标；（4）生命周期性。

不同项目的生命周期阶段划分并不一致，每一个项目都要有项目立项期、项目启动期、项目发展成熟期以及项目完成期。

项目管理就是对项目进行管理，是综合应用理论和经验知识，在各种资源约束下，寻找最佳实现预定目标的组织安排和管理方法，属于管理的范畴，是一种管理工具，用以解决特定的问题。

项目管理只是一种管理方法，可用于各个行业，并不局限于某些领域。

只要是项目，即可使用项目管理方法。

1.2 图书馆项目管理应用
在社会文化成果日益丰富的今天，图书馆作为文化服务机构，需要具有创新性的开发项目以满足人们更高的文化需求。

图书馆的很多业务都可以整合成项目，比如举办一次赠书活动、每年的读书活动，门户网站制作等一次性不重复的业务工作，每一项业务都有各自的特点，有别于其他业务，只要这些业务在一定的资金、质量、时间的约束下，就可以以项目形式进行规划，设立项目立项期、项目启动期、项目发展成熟期以及项目完成期，例如我馆今年进行的“读秀学术搜索订购”项目，从任务、工作内容、时限、四个方面责任人四个方面对该项目进行管理（如表 1 所示）。

表1 读秀学术搜索项目管理表
随着图书馆业务不断拓展，社会职能的增加，图书馆大部分业务都可以运用项目管理，但也有一些业务是不适合项目管理，如日常的阅览、借还书、行政管理、财务管理等等，只能视为工作。

只有符合项目的一次性、唯一性、时间周期性等特点的业务，才能以项目对待。

只有当工作成为一个大项目的子项，图书馆推出一些新的举措，在项目规定的时间内，达到一个预效果时，才能适用于项目管理。

比如当图书馆的外借工作成为“提高阅读率、读者满意率”项目的子项目可以采取项目管理办法，推出免借书证工本费、提高员工服务质量等举措吸引更多的读者，起到提高办证率的效果。

当项目结束时，新的举措或者取消，或者作为一项制度推行下去，外借工作又趋于稳定，成为重复的、没有时间局限性的工作，就没有必要采取项目管理措施。

2、项目管理应用于高校图书馆的可行性研究
2.1图书馆引入项目管理的必要性与可行性
对于图书馆传统的管理方式来说，项目管理在不少方面具有突出的优势。

我认为，在图书馆中采用项目管理，不但可行而且必要。

主要有三个方面：(1)项目管理目标确定，个人的分工与责任明确，可以避免不必要的扯皮、推诿。

(2)项目管理可以培养和锻炼员工的沟通、合作、协作能力，尤其是可以培养项目负责人的管理能力，为图书馆发现人才、锻炼人才、选拔人才提供一个最佳路径。

(3)图书馆的量化考核指标虽然能有效地反映图书馆的整体业绩, 但却不能通过分解这些数据到个体身上来衡量个人绩效，而项目却可直接应用于评估个人的业绩和能力。

因为项目的目标是非常清晰的，达到目标即项目的成果。

因而完成项目则是馆员工作绩效的具体体现，同时在执行项目的过程中，由于分工明确、责任分明，非常容易检测到个人的能力与水平。

（4）把项目管理引入图书馆，改变了原有的管理模式，不但规范了管理规则，调动了广大员工的积极性，客观上也推动了图书馆管理体制改革，是十分必要的。

2.2高校图书馆项目管理实施过程
(1)明确目标，确立项目
高校图书馆在进行项目管理活动时，首先要明确具体目标，通过进行可行性研究之后，将其确立为项目。

（2）成立项目小组
首先，图书馆必须要确定主管项目的领导。

视项目规模及其重要性，以馆长甚至分管院领导为项目总负责便项目重新按原计划的进度推进。

（3）制定项目计划
项目计划一般由主管项目的领导（或项目领导小组）制定，不过如果能让项目小组成员参与计划，则可能提高小组成员的积极性和主动性。

项目小组成员必须清晰地定义项目具体目标，然后对整个项目进行工作分解，确定需要完成的工作或活动。

整个项目计划要明确每位成员的分工与职责，以及完成整个项目所需要的资源及数量、所有可以投入的费用。

（4）执行计划并控制项目
作为项目总负责，主管项目的领导要全程掌控整个项目的进度。

项目小组负责人则要严格执行计划，随时控制实际进度，在项目的关键节点，如果实际进度与计划进度有出入，就必须与小组成员进行沟通，让他们了解现状，并立即率领他们采取纠正措施，修改原计划，以便项目重新按原计划的进度推进。

（5）成本管理及资金保障
学院投入图书馆经费十分有限，因此在进行实际的项目管理过程中，成本的管理是最重要也是最关键的一环。

高校图书馆与企业项目管理的不同之处在于，它每年的经费基本都是有一定的预算，如果在项目管理中出现超出计划预算的情况时，很难再有大幅度的追加预算来使项目目标最终完成，而企业在遇到相同问题时则通常可以采用多种方式进行新的经费投入。

所以，在高校图书馆进行项目管理时，更要精打细算，在制定周密计划的基础上严格按计划推进。

也正因为高校图书馆存在着这样的风险，因此在制定项目计划的时候，就要尽量预留有一定的资金以应付在项目管理过程中可能出现的突发状况。

（6）沟通管理
根据工作的进度，项目小组要定期召开会议，成员之间充分沟通，以便每位小组成员了解整个项目的总体进展情况，随时纠正出现的偏差或者完善下一步的计划，保证项目的继续推进。

除了纠偏，在沟通过程中，项目主管领导或项目小组负责人要对小组成员进行适当的激励，尤其是在进行时间较长的项目时，一定的激励会促使心理可能倦怠的小组成员重新焕发活力，积极推进项目进程。

（7）结束项目
在项目完成时，项目小组负责人首先要带领项目小组对项目整体情况进行评估,建立相应的文档，并对该项目进行总结，从中提取项目成功的因素和出现问题的经验教训，以便在未来的项目中有所改进，提升项目管理水平。

3 项目管理的实践与体会
随着谭书记项目管理理念在学院的普及，我们图书馆在一定范围内实施了项目管理，至今已近两年的时间。

分析这两年的发展历程，图书馆管理更加科学化、规范化并逐步从传统的管理模式过渡到项目管理模式，其主要做法和体会是：
3.1 更新观念是前提
任何一种管理模式的出台和应用，人们必须解放思想，转变管理理念。

比如，传统的管理模式，是把馆员分配到各个部门内部，强化的是部门职能，但是项目管理是以项目为中心，是把馆员分配到各子项目中去，突出的是项目职能。

3.2传承发展是关键
在实施项目管理的同时，我们没有否定传统管理模式中那些行之有效的做法，而是淡化了传统管理模式。

也就是说，我们把传统的基于部门管理模式下的所有工作指标都归并到项目管理中的常规项目中，这是继承了传统管理模式中基础业务的组成成分。

除此之外，项目管理模式还增加了专题项目和拓展项目两部分内容，例如，特色文献建设模式研究就是资源建设项目中的专题项目，读者素养提升指标体系研究就是读者服务项目中的拓展项目等。

所以我们说图书馆全面推行项目管理模式为推动图书馆事业的发展注入新的生机和活力，是对传统管理模式的继承和发展。

3.3 激励创新是根本
在项目主管的项目书中，涵盖了常规项目、专题项目和拓展项目三类项目内容，而且都是经学院领导批准。

做好本职工作就可以完成常规的项目指标，但是要完成专题项目和拓展项目，却不是轻而易举的事情，是需要一点“真功夫”的，因此项目主管的压力非常大。

压力大，动力也大。

随着项目管理在图书馆内的全面实施，图书馆掀起了一股学习热潮，写论文和申报科研项目的人明显增多，每个人都在为完成项目指标而努力，使得学习、工作、科研融为一体。

我们认为，项目管理推动了馆员的学习热情，浓厚了项目小组的科研风气，对营建学习型组织非常有益。

我们全面推行项目管理的目的，就是要培养高素质、高质量的优秀馆员，使他( 她) 们尽快转变为项目组成员，成为项目的研发者、创新者和成果的分享者，有效地推动了学习型组织的形成、发展和壮大。

项目管理者不再是传统管理模式下的权力制约者和领导者，其主要任务就是要通过一个个的项目营造学习团队，尽力培养和发掘每个项目成员的创新能力; 其主要活动就是为项目清除障碍、开发资源、开展学术研究和提供参考咨询，成为获得项目成果的支持者、协调者、分配者和监督者。

4、结语
图书馆全面推行项目管理实际上是为了完成从基于部门和岗位的管理，过渡到基于项目和学习型团队的管理。

对于馆员的管理，不再是过去简单的人员分配，而是对人力资源的开发和利用。

项目管理者需要针对每个项目成员的特长、学识和能力，提供及时的时间、资金、
项目选择和管理支持，图书馆也由此形成了新的角色意识和行为模式，创建新的评价机制、新的人才培养模式和新的激励机制，这样才能调动项目成员的积极性，充分发挥个人在团队中的作用，达到推动图书馆事业步入科学、快速发展轨道的目的。

我个人认为在图书馆全面实施项目管理模式具有传统管理模式无法比拟的优势，在图书馆推行项目管理模式有可行性和必要性。