Word 2007多级列表标题详解

Word 2007多级列表标题详解

一、设定样式

多级列表是以Word的样式概念为基础的，要想使用多级列表，就必须从样式入手。所谓样式，简单说就是预先将想要的格式组合在一起，然后命名，就成了样式。例如，中国人的文章一般喜欢用章、节、小节来划分，就像下面这样：

第一章绪论

第一节背景介绍

第二节系统目标和意义

其中“第一章绪论”使用了黑体、二号字、居中等格式，我们在Word中以“标题一”来命名这一类型；而“第一节背景介绍”则使用了宋体、三号字、居中等格式，我们以“标题二”来命名之；其余的“标题三”、“标题四”、……等依此类推。而正文部分，我们就以“正文”来命名样式。

打开Word，点击“开始”选项卡中“样式”栏右下角的箭头，调出“样式”窗口，在“正文”那一行的右边点击向下箭头，选择修改，如图1：

图1

样式修改对话框如图2，可以修改格式，还可以点击下面的格式按钮，设置字体、段落和编号等更全面的格式。

图2

在修改样式对话框中，在格式下面依次改为“宋体”、“小四”。如果需要同时对西文字体也进行设置，则在同一行右侧点击“中文”，改为西文，然后在左边选择字体，例如“Times New Roman”。如图3：

图3

设置好了正文样式，接着就要设定标题样式。

在图一所示的样式窗口中，你可能可以看到“标题一”到“标题三”甚至“标题四”，但有的朋友可能只能看到“标题一”，甚至连“标题一”都看不到。这是因为你的文档尚未应用内

置的这些样式，所以没有显示出来而已。对于连“标题一”都看不到的，就需要点击下面的“选项”，把“推荐的样式”改为“所有样式”即可。这里我们假定你至少可以看到“标题一”样式。

如果你打开的是空文档，那么此时就需要输入你的文章的标题内容，然后按住Ctrl 键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行；但如果你打开的是已经完成输入的文档，则只需要按住Ctrl键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行，而不管它们原来是怎么设置的。

选中之后就可以开始设置“标题一”样式了。这里我们假定图4是最后希望看到的结果：

图4

而图5则是目前刚刚准备开始设置“标题一”的情形：

图5

在选中了图五中这些需要设置为标题一的行之后，点击样式窗口中的“标题一”，将这些行首先应用“标题一”样式，然后按照修改“正文”样式同样的方法修改“标题一”样式。我们假定，你需要的“标题一”样式为中文黑体（西文字体设为Times New Roman，以下均按此设置，不再赘述）、二号、加粗，然后点击此窗口中左下角的“格式”-->“段落”，将大纲级别为1级（注意，这里大纲级别用默认的设置即可。之所以要提到这一点是因为自动生成目录需要它，如果没有大纲级别上的区分，无论你的样式设置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目录的），段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。确定之后，我们就把“标题一”初步设置好了。

选中需要设置为二级标题的行，然后设置为“标题二”样式，修改“标题二”样式为中文黑体、三号、加粗，大纲级别2级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。依此类推，“标题三”样式设置为中文宋体、四号、不加粗，大纲级别3级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。

这些都设置好了以后，我们可以看到如图6所示的效果了：

图6

很多人到了这一步就认为差不多大功告成了，于是宁愿手工去给相应的标题加上“第一章”或者“1.1”这样的标题号，也不愿意再深入一步去学习如何自动给标题编号。当然，如果你的文章并不长，不在乎浪费这点时间和精力，那也没关系。但是，如果你的文章比较长，超过了20页，其中还有不少插图的话，那我劝你还是再下点功夫好好学习一下怎么使用多级列表。

多级列表不仅仅是帮助我们自动给标题编号，重要的是，它还能使我们给文章中的图片、表格、公式、……等等自动编号（用Word的术语说就是在题注中编号），并且这些编号可以在正文中交叉引用，这样做的好处是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技术后，无论这些图片、表格或者公式如何变动地方，相应正文中的引用和题注都会自动跟随变化。

二、设置多级列表

我们首先从一级标题开始。这里我们假定你是按照国际标准来设定标题编号的，也就是一级标题前面设为“1”、“2”、……这样；二级标题设为“1.1”、“1.2”、“2.3”、……这样；而三级标题则设为“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、……这样。如果你需要按照中文习惯设置，只需要在编号样式中选择一下即可。

将光标停留在任意一个一级标题中，点击“编辑”选项卡中的“选择”-->“选择格式相似的文本”，如图7：

图7

这样就把所有的一级标题都选中了。单击“段落”选项卡中的“多级列表”按钮，如图8：

图8

在打开的“定义新多级列表”窗口中，点击左下角的“更多”按钮，按照图9所示设置（注意：不要急着点确定）：

图9

如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式，请将“编号对齐方式”修改为居中。按上图设置好之后，不要点击确定，接着点击“设置所有级别”，按照图10所示设置：

图10

这一步非常重要！因为按照国际惯例，无论哪一级标题都是没有缩进，顶格排版的。所以除非你的确需要二级标题和三级标题依次递进缩进，否则请在这里将每一级的附加缩进量设为0。而如果你是设置的纯中文格式，则根据自己的需要来进行设置。好了，现在可以点击确定了。

将光标停留在任意一个二级标题中，同样“选择格式相似的文本”，选中所有的二级标题，重复刚才对一级标题所做的操作，打开“定义新多级列表”窗口。注意，这个窗口中的“起始编号”可能不是1，而是2或者其它值。由于此时我们选择的二级标题跨越了多章的

内容，但它们的起始编号依然是从1开始的，也就是应该从“2.1”、“3.1”、……开始，因此我们按照图11进行修改：

图11

做完这一步之后，问题并没有完全解决。

首先要保证看到样式窗口中的“标题二”前面出现了“1.1”的编号，如果没有看到，就说明出了问题，这表明刚才的编号格式没有链接上来，此时可能需要回退一下，然后存盘退出，关闭其它文档，重新打开该文档再做一次上面的操作。不管怎样，一定要确保看到“标题二”样式出现编号。

其次，你观察一下那些被编号的二级标题，会发现从第2章开始，编号依然延续了第1章的顺序，也就是本来应该是“2.1”开始的编号，却变成了“1.3”。这是因为我们刚才是跨越各章节选择了所有的二级标题，因此这时需要分别对每一章的二级标题进行修改。方法如下：

首先右击要修改的编号，选择“设置编号值”选项，如图12所示：