秘书工作环境
秘书日常工作
• 开展接待工作的内容 1、填写来宾情况表，拟定接待计划，报领导批示； 2、根据来宾情况，安排食宿、交通； 3、根据来访的目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动； 4、根据情况、安排领导看望来宾； 5、视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道； 6、预定返程车、船票或飞机票； 7、安排好对来访者的迎送工作； 8、做好接待经费的结算工作； 9、做好接待工作的总结评估工作。 接待工作的注意事项：
第二章 如何管理上司
• 时间管理技巧 1、要事第一； 2、以最终的结果来开始行动； 3、学会说“不”； 4、学会对付不速之客； 5、减少冗长的会议； 6、办公桌上的“5S”运动：
整理、整顿、清扫、清洁、修养。
• 工作计划的拟制 1、整理：学会分类 2、排序：时间管理矩阵图 Ⅰ.重要紧迫 Ⅱ.重要不紧迫 Ⅲ.不重要紧迫 Ⅳ.不重要不紧迫 • 计划管理工作 一、制定目标与计划
第五章 会管理信息
• 秘书信息管理工作的主要内容与基本要求 1、主要内容：收集信息；整理信息；筛选信息；利用信息。 2、基本要求：及时、准确、充分、适用、经济。
秘书日常工作
第一章 创造良好的工作环境
• 一、办公环境的内容: 办公环境主要包括硬环境和软环境
1、硬环境：绿化环境；空气环境；光线环境；声音环境。 2、软环境：工作场所人际环境；接待人员个人素质；
• 二、优化办公设备的基本要求 1、合理布局：根据工作需要和工作职能布局、保障公共空间 和私人空间的独立 2、优化设备：光源；办公桌；办公椅；隔音玻璃；隔音板； 百叶窗；档案柜；屏风；空调；电脑、传真机、复印机等办 公设备。
书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上 司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转 有关部门处理；要求违反原则办理私事的向 上司汇报以书信方式予以挡驾）
秘书的岗位职责
秘书的岗位职责秘书的岗位职责第1篇一、办公室内1、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待彬彬有礼热情接待1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务1、董事会准备充分安排周全接待周到组织完善1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
2、工作会1、检查会场环境是否干净整洁。
秘书根本性质介绍
秘书根本性质介绍秘书在企业、政府机关和其他组织中都扮演着非常重要的角色。
秘书是管理团队的一员，负责促进组织的正常运作，向高管提供专业的支持和帮助。
他们是组织中的桥梁，负责收集和传递重要信息，组织和协调会议和活动，并帮助决策者制定决策计划。
本文将介绍秘书的根本性质及其在组织中的重要作用。
一、秘书的职责秘书的职责包括文件管理，日程安排，协调事务，组织会议和活动，管理和指导办公室工作。
他们的职责范围非常广泛，需要具备多项工作技能。
秘书还需要具有良好的沟通和协调能力，以便顺畅地与其他员工、客户和高管交流，了解他们的需求并满足这些需求。
二、秘书的特点优秀的秘书具备良好的人际关系技能和高度的机智和判断力。
他们能够快速了解和评估各种情况并做出明智的决策。
同时，秘书还需要高度的机密性，愿意为自己的组织保守隐私和机密信息。
三、秘书的重要作用秘书是组织中的重要成员，可以通过提供各种服务帮助组织高管管理时间和资源。
秘书可以帮助决策者制定计划和决策，同时还可以提供专业建议和帮助，以确保组织的正常运营。
秘书还可以为组织的客户和合作伙伴提供优良的客户服务，这对组织的声誉和形象非常重要。
四、秘书的工作环境秘书的工作环境一般是办公室。
秘书需要了解和使用各种软件程序和办公设备，如电话、传真机、复印机、打印机、计算机和其它办公设备。
秘书工作的压力和责任相对较大，需要有良好的应对压力和管理时间的技能，同时要能够加班来完成项目和任务。
五、秘书的职业前景秘书一般需要具备良好的文凭背景和相关工作经验。
平均而言，秘书的薪水相对较低，但注意到与岗位水平有关，大部分担任此岗位者与一级管理层和高级专业人员合作。
多维度人才和积累丰富的经验将会是迈向高层管理或专业领域的重要机会，也将为职业发展带来更多的机会。
总之，秘书是组织中的非常重要的一员。
他们的职责和工作性质特殊，秘书能够为组织提供各种重要的服务和帮助，在组织管理、生产、协调方面起到了重要的作用。
秘书的工作环境
秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。
他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。
秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。
本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。
一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。
这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。
此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。
二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。
秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。
这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。
此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。
三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。
公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。
此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。
四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。
公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。
同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。
五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。
公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。
这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。
结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。
第四章 秘书的职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
秘书人员的办公室
目录
• 办公室环境与设施 • 秘书人员职责与技能 • 日常事务处理与流程管理 • 接待礼仪与形象塑造 • 信息传递与保密工作 • 自我提升与职业发展
01 办公室环境与设施
办公环境优化
01
02
03
空气质量
保持办公室空气流通，定 期开窗通风，或使用空气 净化设问来访者来意，了解其 需求，以便提供相应帮助。
送别来访者
在来访者离开时，秘书应送至 门口，微笑道别。
形象塑造及着装要求
着装整洁
秘书人员应穿着整洁、得体的职业装，避免 过于花哨或随意的装扮。
饰品搭配
适当佩戴简约大方的饰品，避免过于繁琐或 夸张的饰品。
发型妆容
保持干净利落的发型，妆容自然大方，避免 过于浓重或夸张的装扮。
于查找和使用。
归档保存
定期对文件进行归档保 存，确保文件的安全性
和完整性。
保密措施
对于涉密文件，采取严 格的保密措施，确保信
息安全。
会议筹备与记录整理
01
02
03
04
会议筹备
协助领导安排会议日程、确定 会议地点、准备会议材料等。
会议记录
详细记录会议内容、参会人员 发言等，确保信息的准确传递
。
纪要整理
保密意识培养
通过培训、宣传等方式，提高秘 书人员的保密意识，使其充分认
识到保密工作的重要性。
保密措施落实
制定并执行保密制度，如文件加 密、定期更换密码等，确保信息
安全。
保密检查与监督
定期对保密工作进行检查和监督， 发现问题及时整改，确保保密工
作的有效性。
应对突发事件和危机处理
1 2
应急预案制定
秘书工作的性质介绍
秘书工作的性质介绍秘书是现代企业中不可或缺的职位之一，随着经济的发展和企业的扩张，秘书的工作逐渐走向专业化和多元化，秘书的工作内容也更加复杂和繁琐。
本文将从秘书工作的性质方面进行介绍。
一、秘书工作的职责秘书工作的核心是为公司高层领导提供全方位的助理支持，包括但不限于：1.协助领导制定和执行公司的长期战略规划、年度计划和日常工作方案；2.负责领导日常工作安排与时间规划，处理会议、行程、访客等安排；3.协调公司内外部信息的收集和传递，维护公司与外界的联系；4.处理日常文秘工作，管理文件和邮件，完成领导交给的各种文稿；5.参与领导组织的重要会议、活动和庆典，协助领导完成各项工作任务；6.承担一些特定的工作任务，例如人事招聘、行政管理等。
二、秘书工作的技能要求要成为一位优秀的秘书，需要具备以下技能：1.语言表达能力：因为秘书的工作涉及文秘和邮件等方面，所以秘书必须具备流利的语言表达能力，不仅如此，还需要对汉字造诣深厚，否则会因翻译错误等问题导致工作失误。
2.沟通能力：秘书需要与各个部门的人接触，需要处理公司内部员工之间和公司与外部客户之间的沟通，因此，必须具备优秀的沟通能力和人际交往技巧。
3.组织能力：秘书需要安排会议、处理日常工作、管理文件和邮件等，因此，必须具备优秀的组织能力，特别是在多任务处理方面非常重要。
4.责任心和保密意识：秘书需要经常处理公司机密信息，因此，必须具备高度的责任心和保密意识。
5.实际操作能力：秘书需要熟练掌握各种办公软件，例如Word、Excel、PPT等，具有实际操作能力是非常重要的。
三、秘书工作的工作环境秘书工作的工作环境不同于其他职位，秘书需要满足复杂、繁琐、敏感和高压力的特点，包括但不限于：1.繁忙的工作节奏：作为秘书，你需要跟着领导的步伐进行工作，按照领导的节奏快速地完成任务，这让你的工作节奏非常快。
2.压力：秘书需要在短时间内完成大量的工作任务，在工作量过大或者时间过紧时，就需要承受巨大的工作压力。
秘书工作的性质概述
秘书工作的性质概述秘书工作的性质概述一、引言秘书工作是一项重要而多样化的职责，为组织内部的顺畅运转起到关键作用。
秘书承担了任务的协调、会议的组织、文件的管理等工作，确保了高效的业务流程和信息交流。
本文将对秘书工作的性质进行概述，以帮助读者更好地了解秘书的角色和职责。
二、秘书工作的基本特点1. 多元化的职责：秘书工作涉及到多个方面的职责，包括日常办公管理、文件和档案管理、行政协调、会议组织、信息收集和处理、外部联系等。
秘书需要具备广泛的知识和技能，以应对各种工作任务。
2. 快节奏的工作环境：作为组织的中枢，秘书往往处于繁忙的工作环境中。
他们需要与各个部门和人员沟通和协调，确保各项工作的顺利进行。
因此，秘书必须具备较高的工作效率和应变能力。
3. 高度机密性：秘书工作通常涉及到组织内部的机密信息和敏感文件。
秘书需要具备严格的保密意识，确保信息的安全和机密性。
他们必须遵守职业道德，并在处理敏感信息时保持冷静和谨慎。
4. 强调团队合作：作为组织内部的纽带，秘书与各部门和人员之间的协作至关重要。
他们需要与上级、下级和同事之间建立良好的工作关系，以确保信息的畅通和工作的高效。
5. 高度的责任感：秘书在日常工作中承担着许多重要任务的责任。
他们需要准确地记录、安排和跟踪工作进度，确保工作的顺利进行。
秘书的工作常常需要在紧张的时间限制下完成，他们需要具备自我管理和工作优先级的能力。
三、秘书工作的具体职责1. 协助日常办公管理：秘书负责处理来往信函，安排会议室和设备，监督办公用品的采购和库存，协调员工的日常工作安排等。
他们是组织内部的信息枢纽，确保信息的流通和工作的高效。
2. 文件和档案管理：秘书负责管理和维护组织的文件和档案系统，确保文件的安全和易于检索。
他们需要制定文件管理政策和程序，并协助其他部门进行文件的归档和检索。
3. 行政协调：秘书需要与各部门和人员之间进行协调和沟通，确保各项工作的顺利进行。
他们需要与上级和下级对接，收集和提供信息和决策的支持，解决工作中的问题和冲突。
秘书学第三章 秘书职能环境
了解秘书职能环境的纵向层次 了解秘书职能环境的横向要素 理解秘书职能环境支撑因素 理解资源发展的导向性 理解资源配置的促动性 理解领导者、被领导者、作用对象及环 境间的关系。 理解领导活动与秘书工作的关系
能处理与上级与下属与部门的关系
能把握资源变化的机遇性
能明确领导需要怎样的秘书 能处理好与领导班子的关系 能处理好各种职能环境关系
（二）社会政治环境
秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政 治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动； 秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持 良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门 保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导 人遵从依法行政的调控，依法经营和管理； 秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权 利和合法权益，维护平等的人格地位； 秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会 政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经 受特殊的考验。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件： 要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、 具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人； 要有健全的工作制度； 要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程； 要形成灵敏的信息处理及综合加工机制； 要形成和保持和谐的人际关系； 要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。
天长地久“同事情” “同事文化”势在必行 同事有更多的共同语言。但不同年龄段，不同 行业的就不同，这不仅有性格上的差异，更有观念 上的本质差异。 积极参与“同事文化” 同事之间利用业余时间共同消遣一番，不仅能 增进友谊更能减压，是都市白领们普遍需要的感情 调节剂。 工作第一友谊第二 对流行的“同事文化”，既要热情参与，又要 冷静对待。
秘书职能环境
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
秘书工作中的情景常识
秘书工作中的情景常识：①秘书工作的办公室硬环境包括绿化环境、空气环境、光线环境和声音环境。
绿化环境：应在会客厅或办公室摆放一些鲜花或绿色植物，摆放位置以不妨碍视线及人员活动为宜。
室外环境也不能忽视，要种植绿草，做好绿化工作。
空气环境：空气环境由温度、流通、湿度、清洁4个因素组成，要做好室内通风和空气调节工作，使空气流通，湿度、温度适宜。
光线条件：会客室的光照应以自然光源为主、人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。
尽可能将会客室安排在朝南方向，如担心阳光直射，可设置百叶窗或窗帘予以调解。
使用光源时，做好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯或地灯，特别是不要直接照射来宾。
声音环境：为使工作不受干扰，会客室、办公室及周围的环境应保持肃静、安宁。
②秘书工作的办公室软环境包括办公室的工作氛围、接待人员的个人素质等人文环境，改善善软环境要注意以下两点：一是改善工作场所的人际环境、二是提高秘书人员的个人素质。
③个人工作环境：保持台面、地貌、计算机、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁；保持办公室桌面的清洁整齐与美观，不乱放零散物品、不放置个人生活用品。
④接电话应遵循铃响不过三、区分内外线、先问候并自报单位名的原则。
电话用语要语气平和、礼貌、热情。
⑤沟通的原则与特点。
事前的主动性：即在问题出现之前主动去开展人际交流。
非权力支配性：沟通无需领导授权，但它又不能超越领导授权去承诺、指挥任何人与物。
非职责限定性：根据情况不时调整沟通对象与范围。
认同的疏导性：即不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑥沟通的类型与方法。
沟通有横向沟通与纵向沟通之分，部门之间的沟通属于横向沟通，上下级之间的沟通属于纵向沟通。
不论哪种沟通都要主义耐心倾听、换位思考、不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑦会前（以展览为例）：确定主题、确定参展单位、项目及类型，选择展览场地，制定会展工作方案，培训工作人员，布置展览大厅，准备有关资料，联络新闻媒体，做好经费预算，邀请名人出席，准备辅助设施。
第六章 秘书职能环境
脑力劳动者：新兴职业病人群
此外，脑力劳动者的健康也因职业特点而受到 威胁，脑力劳动者成为职业病的新人群。
先是视力模糊、失眠、嗜睡或易醒，然后开始 出现内分泌紊乱、感冒、颈肩腕综合症等问题， 原本正常的血压、血管都有些“失灵”的征兆， 这些都是公司白领、媒体工作人员、科研人员等 脑力劳动者所要注意的 而长期精神紧张更容易 导致整个肌体的免疫功能下降，使得上述劳动者 患高血压、冠心病等心脑血管疾病的几率几乎高 出一般轻体力劳动人群两倍。而且，这类人群的 发病年龄也已提前到了40岁。
布置应井然有序。 其设计要点是：
远离公司机关主要部门，以免访客的干扰； 放置公司简报或其它阅读资料的地方， 应光线充足以利阅读。 (虎边)
⑵计算机中心 其布置要点： 注意适当的湿度和温度， 相对湿度为 40℅—60%之间， 温度在18℃—20℃之间。
四、办公室内布置的原则是：
⑴办公桌的排列应按照直线对称的原则和工 作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳 防止逆流与交叉现象(办公桌右方不可放旗子 忌座背门 忌座后有窗 ) 同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面 面相对
秘书工作环境的 涵义和特点
环境是指对工作 绩效起着潜在影 响的外部力量。 秘书工作环境是。
秘书工作环境特点： 1.复杂和多样性 2.差异性 3.变异性
第一节营造优美的工作环境
实践证明，优 美工作环境可 以激发人们愉 快、高昂的情 绪，使其专心 致志投入工作， 还利于消除紧 张和疲劳。
第 六章 秘书职能环境
“人创造了环境，同时环境也创造了人。” ----马克思<<德意志意识形态>>
近几年，医学界提出了“亚健康状态”的说法， 这种状态影响最多的便是写字楼里的白领们， 因为办公环境对他们健康的影响造成长期疲惫、 劳损、记忆力下降。所以，相对“亚健康状 态”，有一种说法也越来越流行：看一个老板 是否真的对员工好，就看他给员工的办公环境 怎样。所以如何使员工有一个舒适、健康、富 有人性的工作环境，应该是所有企业主、设计 师、办公家具及设备业所必须共同努力的重要 责任
秘书行业环境分析
秘书行业环境分析秘书行业是一个与各行各业密切相关的职业行业，其环境分析主要包括市场环境和职业发展环境两个方面。
市场环境方面，随着经济的发展和社会进步，各行业企业的发展壮大和组织结构复杂化，对专业秘书的需求也越来越大。
特别是在高层管理人员的办公室，他们需要秘书提供专业的助理支持，协助处理日常事务，提高工作效率。
因此，市场对优秀的秘书需求旺盛，市场潜力巨大。
另一方面，随着信息技术的飞速发展，很多传统秘书的工作已经可以由电子化的办公设备和软件来完成。
这给秘书行业带来了一定的挑战。
许多简单、重复性的工作已经可以被自动化完成，需要秘书处理的复杂、高度理解性和判断性的工作相对减少。
因此，秘书行业需要不断提高自身技能和适应能力，积极转变工作方式和职能，才能在市场上保持竞争力。
职业发展环境方面，长期以来，秘书行业在中国一直是一个较为陈旧的行业，缺乏专业化和规范化的培训体系和职业认证。
但近年来，随着人们对行业专业化的需求逐渐增加，行业协会和职业培训机构开始推出相关的培训和认证制度，提供更加规范和专业的秘书培训，提高行业整体素质。
此外，秘书工作的性质决定了秘书的职业发展路径相对较为有限，晋升空间相对有限。
在大多数情况下，秘书的职业发展主要依赖于跟随高层管理人员的晋升而晋升，或者通过转岗到其他岗位来实现职业发展。
因此，秘书行业对于个人的要求较高，需要具备较高的学历和优秀的综合素质，同时具备灵活、适应能力强的职业心态。
综上所述，秘书行业在市场环境和职业发展环境方面都存在一定的机遇和挑战。
行业需求旺盛，但也面临着信息化和自动化的压力。
个人要想在这个行业有所发展，不仅需要具备专业技能和丰富的工作经验，还需要不断提升自身素质，适应行业的变化和发展。
第五章 秘书职能环境
宏观 环境
社会文 化环境
社会政 治环境
经济环境：为秘书工作提供物质基础， 影响秘书工作的业务内容及活动形式。 政治环境：秘书工作要适应其特定的政治 环境。 文化环境：影响秘书的综合素质，办事的 有效性，工作效率。 科学技术环境：影响秘书办公设备与手段 的先进性，思维方式，学习及创新能力。
案例：
西汉初年，由于秦王朝的暴政和连年战争的破坏 中原大地人烟稀少，蒿草遍地，满目疮痍，一片荒凉 景象。刘邦称帝后，认真总结了历史的经验教训对封 建制度中一些不利于政权巩固的东西进行了调整，社 会生产力得到一定的恢复。但刘邦在位7年就溘然长逝 其子刘恒继位，史称汉文帝。文帝即位后的第二年， 谋士贾谊建议汉文帝提倡生产，发展农业。他以《管 子》一书中的“治国之道，必先富民”、“民富则易 治也，民贫则难治也”为理论依据，建议朝廷应当鼓 励老百姓好好种地，多生产，多积蓄，能够安居乐业 这样，政权也就巩固了。
二、秘书对职能环境的优化 （一）了解优化职能环境的前提 1.立足本职工作，在本职岗位上积极发 挥作用 2.正确看待职能环境，从客观实际出发 （二）明确优化职能环境的重点: 优化主辅配合关系 （三）掌握优化职能环境的基本途径： 建立和维护相互理解、信任和合作的和 谐关系。
三、秘书对职能环境障碍的排除 （一）排除信任障碍 1.因工作能力造成的信任障碍 2.因工作态度造成的信任障碍 3.因人品不好造成的信任障碍 4.因误会造成的信任障碍
第二节
秘书对职能环境的适应与优化
一道应试题目引发的思考 一个单位在招聘时，主试者出了一道这 样的题：在一个雷雨交加的夜晚，一个人开 着汽车路过一个公共汽车站，看见车站有三 个人在等车，一个是垂死的老人，好可怜； 一个是救过自己命的医生，总想找机会报答； 一个是自己做梦都想娶(嫁)的梦中情人，多好 的机会!可是车子里只能放下一个人，究竟应 该让谁上车呢?
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力在当今快节奏的工作环境中，秘书作为组织中重要的协调者和服务者，其工作效率和质量往往受到工作环境的直接影响。
一个良好、舒适、高效的工作环境不仅能够提升秘书的工作满意度，还能促进工作的顺利开展，提高整体工作绩效。
因此，提高工作环境管理和改善能力对于秘书来说至关重要。
一、工作环境对秘书工作的重要性首先，良好的工作环境有助于提高秘书的工作效率。
一个整洁、有序、安静的办公空间能够减少干扰和混乱，使秘书能够更加专注地处理各项任务。
例如，文件资料摆放整齐，办公设备运行正常，能够节省寻找物品和解决设备故障的时间，从而让秘书能够迅速投入到核心工作中。
其次，舒适的工作环境能够增强秘书的工作积极性和创造力。
合理的光线、适宜的温度和良好的通风条件能够让秘书在工作时保持身心愉悦，激发更多的灵感和想法。
此外，一个充满活力和团队合作氛围的工作环境，也有利于秘书与同事之间的沟通与协作，共同解决工作中的问题。
最后，优质的工作环境有助于树立良好的组织形象。
秘书作为组织对外交流的窗口之一，其工作环境的整洁、规范和专业，能够给来访客人留下良好的印象，进而提升组织的声誉和竞争力。
二、当前秘书工作环境管理中存在的问题然而，在实际工作中，秘书在工作环境管理方面往往面临着一些问题。
空间布局不合理是常见的问题之一。
部分办公室空间狭小，桌椅、文件柜等摆放杂乱无章，导致工作空间拥挤，影响工作效率。
办公设备老化或维护不当也是一个突出问题。
例如，电脑运行速度慢、打印机频繁故障等，不仅耽误工作时间，还可能导致工作延误或出错。
此外，工作环境的卫生状况不佳也会影响秘书的工作心情和健康。
灰尘堆积、垃圾未及时清理等情况，容易滋生细菌和传播疾病。
同时，工作环境中的噪音干扰也是一个不容忽视的问题。
如同事之间的大声交谈、电话铃声此起彼伏等，都会打断秘书的工作思路，降低工作质量。
三、提高工作环境管理和改善能力的方法为了解决上述问题，秘书可以采取以下方法来提高工作环境管理和改善能力。
如何在成为办公室秘书后快速适应工作环境和工作要求
如何在成为办公室秘书后快速适应工作环境和工作要求2023年，随着科技的不断发展和进步，各行各业中都出现了越来越多的自动化和智能化工具。
然而，在担任办公室秘书这一职位上，人类的存在仍然是至关重要的。
成为一名办公室秘书并不仅仅是一个简单的工作，它需要你具备卓越的组织、沟通和协调能力，以及快速、灵活、自信和自控的素质。
因此在开始工作前，你需要准备好一些适应工作环境和工作要求的方法。
第一步：快速适应工作环境办公室秘书的工作通常需要你在各个部门中来回穿梭，因此熟悉办公场所内的地理位置是非常关键的。
你可以在刚开始工作的几周内，花些时间熟悉办公场所的地理位置和人员组成，了解他们的职责和工作需求。
并且，尽可能多地了解公司的文化和价值观，这对于你更好地适应公司氛围和领导决策有很大的帮助。
第二步：快速适应工作要求作为一名办公室秘书，你需要拥有对领导和团队的敏锐度，及时地识别和响应问题，并为他们提供最佳的解决方案。
你可以在了解领导以及团队和公司的业务的基础上，快速了解公司的业务需求、主要客户以及公司目标和计划。
在此基础上，你可以提供更好的支持和协助，推动公司更快地发展。
第三步：快速建立信任和合作作为一名办公室秘书，你需要充分理解你的领导和团队的需求，并尽可能地为他们提供最佳的解决方案。
保持积极主动的工作态度，并积极寻求支持和帮助，以建立良好的工作关系和合作伙伴关系。
同时，你还应该建立良好的沟通习惯，及时、适当地与领导和团队沟通，确保共同理解并达成共识。
总之，作为一名办公室秘书，需要具备多方面的技能和素质。
通过快速适应工作环境和工作要求，你可以更好地为领导和团队提供服务和支持，同时实现自我成长和发展。
只有通过不断学习和努力工作，才能构建成功的职业生涯和广阔的发展前景。
秘书工作环境
• 转眼一个月过去了， 这一个月王俐一上班 就开了这么个重要的 会，时间全忙进去了， 趁这段时间稍闲一点， 她想好好熟悉一下办 公室的具体工作了， 因为这才是一个秘书 的基本功呢！
第一节 秘书工作环境（一）
• 良好的办公环境是工 作的兴奋剂，也是看 一个秘书个人素养高 低的重要方面，拖沓 而又懒惰的秘书永远 也不会得到领导青睐 的，何况王俐还是个 爱美的女孩子呢？
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
• 办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 • 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 • 格、工作作风，因此必须加以注意。 • 3 办公室氛围的营造 • 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 • 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 • 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 • 在工作中体现的风格作风，是最能 • 表现办公室管理水平的。
谢谢大家！
• 氛围。
（四）办公室的制度建设
•
制度建设是实现办公室管理的重要保障。
• 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工
• 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要
• 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、
• 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不
• 断修改完善，最终形成明确的制度。
• 2，办公设备： 家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.2.321.2.316:34:1416:34:14Februar y 3, 2021
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窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。
• 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖
• 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何
• 流苏。
•
物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单
• 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，
• 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，
•
主要应注意以下三点（见图6-26）。
注意培养秘书人员 宽容开朗的性格
形成秘书间的合作 精神和团队精神
注意 事项
保持办公室健康文 明的氛围
图6-26 营造办公室氛围注意事项
•
办公室，说到底是秘书工作的场所，有别
• 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的
• 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作
•
严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10时38分20.11.1810:38N ovember 18, 2020
•
重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时38分0秒10:38:0018 November 2020
•
好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时38分0秒 上午10时38分 10:38:0020.11.18
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
• 办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 • 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 • 格、工作作风，因此必须加以注意。 • 3 办公室氛围的营造 • 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 • 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 • 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 • 在工作中体现的风格作风，是最能 • 表现办公室管理水平的。
• 【60分以上：傲慢的孤独者】别人认为对 你必须「小心处理」。在别人的眼中，你 是自负的、自我中心的、是个极端有支配 欲、统治欲的。别人可能钦佩你，希望能 多像你一点，但不会永远相信你，会对与 你更深入的来往有所踌躇及犹豫
•
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
• 2，如何保管办公物品？ • （1）储存：柜子上锁、贴上标签、通风照
明要好；
• （2）摆放：新到物品放于旧到物品之下； 大个且重物品放于最下；小物品放于大个 的前面显眼位置便于领取。
• 3，发放物品 • 定时并做好记录，并保管好相关资料。
• 4，为何进行库存记录？ • （1）资金不会被不必要的库存品占用；
（2）空间不被不必要的货物占用； • （3）监督个人和部门对物品的使用，并能
避免任何破坏和偷窃造成的损失；
• （4）保证库存充足，避免工作迟延； • （5）库存准确，可进行相关物品的估价。
• 小练习： 外企招人的性格测试
• 这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉 的节目里做的，满准确的。答覆是依现在 的您，不要依过去的您。这是一个目前很 多大公司人事部门实际采用的测试。
•
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1810:38:0010:38:00November 18, 2020
•
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 上午10时38分20.11.1820.11.18
•
追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三上午10时38分0秒10:38:0020.11.18
• 瞧，这就是她的办公 室了，怎么样？
• 先把办公室进行一次 安全检查：
• 1，办公环境：
• 建筑物、光线、温度、 布局、空间、噪声等 方面。
• 哎呀，哪里来的 鸽子？这算不算 办公室安全有问 题呢？不算的， 是天使？
办公室的环境管理
•
秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处
• 的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810:3810:38:0010:38:00Nov-20
•
务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时38分0秒 Wednesday, November 18, 2020
•
抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三10时 38分0秒20.11.18
• 【41分到50分：平衡的中道】别人认为你是一个 新鲜的、有活力的、有魅力的、好玩的、讲究实 际的、而永远有趣的人；一个经常是群众注意力 的焦点，但是你是一个足够平衡的人，不至於因 此而昏了头。他们也认为你亲切、和蔼、体贴、 能谅解人；一个永远会使人高兴起来并会帮助别 人的人。
• 【51分到60分：吸引人的冒险家】别人认为你 是一个令人兴奋的、高度活泼的、相当易冲动的 个性；你是一个天生的领袖、一个做决定会很快 的人，虽然你的决定不总是对的。他们认为你是 大胆的和冒险的，会愿意试做任何事至少一次； 是一个愿意尝试机会而欣赏冒险的人。因为你散 发的刺激，他们喜欢跟你在一起。
• 【31分到40分：以牙还牙的自我保护者】别人认 为你是一个明智、谨慎、注重实效的人。也认为 你是一个伶俐、有天赋有才干且谦的人。你不会 很快、很容易和人成为朋友，但是是一个对朋友 非常忠诚的人，同时要求朋友对你也有忠诚的回 报。那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你 对朋友的信任是很难的，但相等的，一旦这信任 被破坏，会使你很难熬过。
• 1.你何时感觉最好？ a)早晨 b)下午及傍晚 c)夜里
• 2.你走路时是…… a)大步的快走 b)小步的快走 c)不快，仰著头面对著世界 d)不快，低著头 e)很慢
• 3.和人说话时，你……
• a)手臂交叠的站著 b)双手紧握著 c)一只手或两手放在臀部 d)碰著或推著与你说话的人 e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、
• 【低於21分：内向的悲观者】人们认为你 是一个害羞的、神经质的、优柔寡断的， 是须人照顾、永远要别人为你做决、不想 与任何事或任何人有关。他们认为你是一 个杞人忧天者，一个永远看到不存在的问 题人。有些人认为你令人乏味，只有那些 深知你的人知道你不是这样的人。
• 【21分到30分：缺乏信心的挑剔者】你的朋友认 为你勤勉刻苦、很挑剔。他们认为你是一个谨慎 的、十分小心的人，一个缓慢而稳定辛勤工作的 人。如果你做任何冲动的事或无准备的事，你会 令他们大吃一惊。他们认为你会从各个角度仔细 地检查一切之后仍经常决定不做。他们认为对你 的这种反应一部分是因为你的小心的天性所引起 的。
• 6.(a) 6 (b) 4 (c) 2 7.(a) 6 (b) 2 (c) 4 8.(a) 6 (b) 7 (c) 5 (d) 4 (e) 3 (f) 2 (g) 1 9.(a) 7 (b) 6 (c) 4 (d) 2 (e) 1 10.(a) 4 (b) 2 (c) 3 (d) 5 (e) 6 (f) 1
检查完了，要学会填隐患记录及处理表
序时 地 号间 点
1 4月 办 1日 公 室
发现的隐 造成
患
隐患
原因
靠窗电脑 没注 屏幕耀眼 意拉
窗帘
隐患 危害 及后 果
有损 眼睛
处理 采取 人 的措
施
总经 注意 理秘 拉窗 书王 帘 俐
第二节 秘书工作环境（二）
• 总经理办公室： • 李总：小王，来看看
这些，这些资料都是 我们公司长期的供货 单位，主要是一些办 公耗材和小型办公设 备，你都拿去，看看 需要订些什么，你做 个表我看一下。 • 王俐：好的，我尽快。
谢谢大家！
• 2 办公室环境布置 • 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、 • 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 • 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 • 当和机关的整体风格和格调一致， • 应当使办公物品烘托环境的庄重、 • 整洁和雅致。
•
灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。
•
• 10.你经常梦到你在…… a)落下 b)打架或挣扎 c)找东西或人 d)飞或漂浮 e)你平常不做梦 f)你的梦都是愉快的
• 现在将所有分数相加，再对照后面的分析分数 1.(a) 2 (b) 4 (c) 6 2.(a) 6 (b) 4 (c) 7 (d) 2 (e) 1 3.(a) 4 (b) 2 (c) 5 (d) 7 (e) 6 4.(a) 4 (b) 6 (c) 2 (d) 1 5.(a) 6 (b) 4 (c) 3 (d) 5
• 7.当你非常专心工作时，有人打断你，你 会……
a)欢迎他
b)感到非常恼怒
c)在上两极端之间
• 8.下列颜色中，你最喜欢哪一颜色？
a)红或橘色 b)黑色 c)黄或浅蓝色 d)绿色 e)深蓝或紫色 f)白色 g)棕或灰色
• 9.临入睡的前几分钟，你在床上的姿势是…… a)仰躺，伸直 b)俯躺，伸直 c)侧躺，微卷 d)头睡在一手臂上 e)被盖过头
王俐所列进货清单
物 项目 品
纸张
数量
单价
金额
装订机
总计：
• 李总看了一眼就批了， 王俐下一步就可以联 系供货商了，进货之 后还要学会入库管理， 不能随意堆放，这管 理还是有相当多的学 问呢，要做到进货卡、 出货卡、库存卡这三 卡一致。
要学会填写库存记录卡
库存记录卡
库存参考号 B4
纸最大库存量 100令
• 氛围。
（四）办公室的制度建设
•
制度建设是实现办公室管理的重要保障。
• 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工
• 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要