公司文件归档制度规定.doc

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公司内部文件存档管理制度

公司内部文件存档管理制度第一章总则为加强公司内部文件的存档管理工作，规范文件的归档、保管和利用，提高工作效率和信息安全性，特订立本《公司内部文件存档管理制度》（以下简称本制度）。

第二章文件归档1.公司内部全部紧要文件和合同文件均需进行归档存储，包含但不限于公司章程、组织架构、管理制度、财务报表、营销方案、合作协议等。

2.归档文件必需为电子文件形式，并统一采用公司指定的文件格式进行保管。

3.文件归档应依照文件类型和时间次序进行分类，同时每个文件应有明确的标识，包含文件名称、编码、归档日期和归档人等。

4.归档文件应认真记录文件的要点、关键内容和归档目的，并由文件编制人进行签字确认。

5.文件归档后，应将文件原件进行密封并标明归档信息，然后将其存放在专用的文件柜或保险柜中，确保其完好无损。

第三章文件保管和利用1.归档文件保管人负责对文件进行保管和管理，严禁随便向他人传阅、复印或外带归档文件，同时对外供应文件时应记录相关信息，包含供应人、供应时间和用途等，并经过批准后方可供应。

2.文件保管人应定期检查文件的完整性和存储环境，如发现问题应及时进行修复或调整，确保文件的安全和可用性。

3.归档文件的利用应遵从以下原则：–内部员工可向文件保管人提出查阅申请，并在规定的时间范围内进行查阅，查阅时应填写查阅登记表，包含查阅人、查阅时间和查阅目的等信息。

–针对某些敏感文件或限制性文件，查阅需经过相关部门或上级领导的审批，而且查阅操作须在特定区域或指定设备下进行。

–对于涉及商业机密或个人隐私的文件，查阅时应确保信息安全和保密，并限制相关人员的查阅权限和操作范围。

4.公司应建立高效的文件检索和查找机制，方便员工快速地查找到需要的文件信息，减少工作时间和本钱。

第四章文件管理责任1.院企业管理负责人有责任贯彻执行本制度，并组织相关部门负责人对文件的归档、保管和利用工作进行监督和检查，确保制度的有效实施。

2.文件编制人应依据公司规定的文件编制流程和模板进行文件的编写和归档，对文件内容的准确性和完整性负责。

文件归档整理档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。

2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。

3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。

4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。

第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。

2. 指导各部门做好文件归档整理工作。

3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。

4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。

第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。

2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。

3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。

4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。

5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。

第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。

2. 文件材料分类准确，排列有序。

3. 文件材料编号规范，便于查找。

4. 文件材料编目完整，便于检索。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。

2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。

3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。

公司文件材料归档管理制度

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

文档存档管理制度

文档存档管理制度一、总则为规范文档存档管理，提高信息化管理效率，加强信息安全管理，确保文档的真实、完整、准确和保密，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于全体员工在工作中涉及文档存档管理的相关工作。

三、文档存档管理的基本要求1. 文档存档管理应遵循“公开、公正、公平”的原则，保障文件资料的安全性和完整性。

2. 针对不同的文件，制定不同的保密等级，并采取相应的保密措施。

3. 文档存档管理应以数字化管理为主，便于查询和管理，减少纸质文件的使用。

4. 文件应按照规定的存档期限进行归档，超期文件应进行合理处理。

5. 文档存档管理应定期进行检查和整理，保持文档的整洁、有序。

四、文档存档管理的责任部门及职责1. 行政部门：负责对全体员工的文件存档管理进行监督和指导，组织开展文档存档管理培训，定期组织检查和评估工作效果。

2. 信息技术部门：负责建立和维护文档存档管理系统，确保信息的安全和完整性。

3. 各部门：负责按照规定的流程和要求进行文档存档管理工作，保证文件的准确性和及时性。

五、文档存档管理的具体措施1. 文档分类管理：对不同性质的文件进行分类管理，建立清晰的文档分类体系。

2. 文档编号管理：建立统一的文档编号规则，便于查询和管理文档。

3. 数字化管理：将纸质文件进行数字化管理，便于保存和检索。

4. 存档期限管理：根据文件的性质和重要程度确定存档期限，超期文件进行归档或销毁。

5. 定期检查：对文档存档管理工作进行定期检查和整理，确保文件的完整性和准确性。

六、文档存档管理的保密措施1. 文件保密等级：根据文件的性质和重要性确定文件的保密等级，做好管理和保护措施。

2. 访问权限控制：建立访问权限控制机制，对不同的员工进行分级管理。

3. 数据加密：对敏感文件进行加密处理，确保数据的安全性。

4. 监控审计：建立监控审计机制，对文件的访问和操作进行监控和记录。

七、文档存档管理的流程1. 文档归档：根据文件的性质和重要性进行分类管理，制定统一编号和存档期限。

公司档案归档管理制度

公司档案归档管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的完整性、可靠性和保密性，制定本制度。

第二条公司档案管理制度适用于公司各部门，包括全体员工。

第三条档案管理工作必须遵循法律法规和公司相关规定，坚持档案管理的原则和制度，建立科学的档案管理制度，做到系统完整、规范有序。

第二章档案管理制度第四条公司建立健全档案管理制度，包括档案的采集、整理、编制、管理、利用和归档。

第五条公司各部门要建立自己的档案管理制度，并按照公司的统一要求进行管理。

第六条档案管理由专门的档案管理部门负责统一管理，各部门配合协助。

第七条公司要建立档案管理系统和电子档案管理系统，确保档案信息的存储和检索。

第三章档案管理流程第八条档案管理分为采集、整理、编制、管理、利用和归档六个阶段。

采集阶段：各部门负责档案的采集工作，包括纸质档案和电子档案的采集。

整理阶段：对采集到的档案进行分类整理，便于管理和利用。

编制阶段：对档案进行编目、编号等工作，建立档案目录。

管理阶段：建立档案管理系统，确保档案的保密性和完整性。

利用阶段：根据需要对档案进行检索、提取等工作，方便员工查阅使用。

归档阶段：根据档案管理制度要求，及时将档案进行归档，确保档案的安全保存。

第四章档案管理制度操作规范第九条档案管理人员要经过专门培训，熟悉档案管理制度和操作规范，确保档案管理工作的规范性。

第十条档案管理人员要保密档案信息，严格按照规定的权限查阅、提取和处理档案。

第十一条档案管理人员要定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的长期保存。

第五章档案管理制度的监督与评估第十二条公司领导要重视档案管理工作，建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行评估。

第十三条对档案管理工作不符合要求的部门和个人，要及时纠正，确保档案管理工作的正常开展。

第六章附则第十四条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

第十五条本制度自发布之日起生效。

文档归档管理制度

文档归档管理制度1. 前言本规章制度旨在规范企业文档的归档管理，确保文件的安全性、完整性和易访问性，提高工作效率和信息管理质量。

2. 适用范围本制度适用于公司全部部门和员工，包含但不限于行政部门、技术部门、销售部门等。

3. 定义•文档：指公司各种形式的书面资料，包含文件、合同、报告、备忘录等。

•归档：将文档存储到统一的档案库中，依照肯定的规定分类、编号、整理和管理。

4. 归档管理流程4.1 文档归档分类依据文档的性质和用途，将文档划分为以下几个分类：•行政文件：包含公司章程、组织结构、规章制度等。

•人事文件：包含员工档案、招聘文件、培训记录等。

•财务文件：包含财务报表、票据、发票、合同等。

•销售文件：包含销售合同、客户资料、销售报告等。

•技术文件：包含产品说明书、技术规范、设计文件等。

•其他文件：包含会议记录、备忘录、咨询文件等。

4.2 文件归档流程1.部门或个人在创建新文件时，依据文件分类将其归档到指定文件夹中。

2.填写文件属性表，包含文件名称、编号、创建时间、责任人等信息。

3.依据归档规定进行文件整理和归档，确保文件有序排列。

4.在文件属性表中记录文件的位置、存档时间等信息。

5.归档完成后，通知相关人员进行文件查阅和使用。

4.3 文件借阅流程1.借阅人需提前向相关部门提交借阅申请，包含借阅文件名称、借阅目的等信息。

2.相关部门负责人审批借阅申请，并记录到借阅登记表中。

3.借阅人依照文件柜中的编号和位置找到需要借阅的文件。

4.影印所需文件或在规定的地方阅览文件，不得擅自将文件带出公司。

5.借阅期限一般为不超出7天，如需延期需向相关部门申请并经批准。

6.归还文件后，相关部门将确认文件完好无损，并撤销借阅登记。

4.4 文件销毁流程1.文件负责人定期进行文件审查，对于已过期或无效的文件，提出销毁申请。

2.提交销毁申请需注明文件名称、编号、创建时间、销毁原因等信息。

3.相关部门负责人审批销毁申请，并记录到销毁登记表中。

公司归档整理管理制度

第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案分类与归档范围第三条公司档案分为以下类别：1. 行政管理档案；2. 生产经营档案；3. 科技档案；4. 会计档案；5. 人力资源档案；6. 专用档案。

第四条归档范围包括：1. 公司成立、变更、终止、合并、分立等法律文件；2. 公司发展规划、年度计划、规章制度；3. 重大决策、会议记录、报告；4. 生产经营活动中的合同、协议、函电；5. 科技研发、生产制造、质量检测等记录；6. 会计凭证、账簿、报表；7. 人力资源管理的招聘、培训、考核、薪酬等资料；8. 其他具有保存价值的资料。

第三章档案收集与整理第五条档案收集：1. 各部门应按照档案归档范围及时收集档案资料；2. 档案收集应确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 收集的档案资料应进行分类、编目，并填写档案登记表。

第六条档案整理：1. 档案整理应遵循档案的分类、编目、装订等规范；2. 档案整理应确保档案的系统性、条理性和便于利用；3. 档案整理完成后，应填写档案目录，并归档保存。

第四章档案保管第七条档案保管：1. 档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则；2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查、维护。

第五章档案利用第八条档案利用：1. 档案利用应遵循公开、合法、合理、有序的原则；2. 申请人应填写档案利用申请表，并说明利用目的；3. 档案管理人员应根据档案利用申请表，提供相应的档案资料。

第六章档案销毁第九条档案销毁：1. 档案销毁应遵循法律法规和公司规定；2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定档案的保存价值；3. 档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式。

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

公司归档文件管理制度范本

第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件安全、完整、规范，提高文件利用效率，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有归档文件的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司归档文件管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件内容的完整性，不得遗失、篡改或损毁；2. 系统性原则：按照文件性质、类别、时间等进行分类、编号、排列；3. 可靠性原则：保证文件的真实性、准确性、完整性；4. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密的文件进行严格管理；5. 利用性原则：便于查阅、利用，提高文件利用率。

第二章文件分类与编号第四条公司归档文件分为以下类别：1. 行政类文件；2. 生产经营类文件；3. 财务类文件；4. 人力资源类文件；5. 技术研发类文件；6. 法律法规类文件；7. 其他类文件。

第五条公司归档文件按照文件性质、类别、时间等进行分类，并给予统一编号。

第三章文件收集与整理第六条公司各部门应按照文件产生的时间顺序，将文件分类归档，确保文件齐全。

第七条文件收集应做到以下要求：1. 收集齐全，不得遗漏；2. 内容真实，不得伪造、篡改；3. 形式规范，符合国家有关法律法规及公司规定。

第八条文件整理应做到以下要求：1. 按照文件类别、时间、性质等进行分类；2. 对文件进行编号、排列；3. 对文件进行装订、编目。

第四章文件保管与利用第九条公司设立专门的档案室，负责归档文件的保管工作。

第十条归档文件保管应做到以下要求：1. 通风、防潮、防虫、防鼠；2. 严格执行文件保密制度，确保文件安全；3. 定期对文件进行清理、检查、维护。

第十一条文件利用应遵循以下要求：1. 严格按照国家有关法律法规及公司规定，办理文件查阅手续；2. 不得擅自复制、泄露文件内容；3. 文件查阅完毕后，应及时归还。

第五章文件销毁第十二条归档文件达到保管期限，需进行销毁的，应按照以下程序办理：1. 编制文件销毁清单；2. 提交公司领导审批；3. 按照审批意见，对文件进行销毁；4. 销毁后，应及时填写销毁记录，并妥善保管。

公司档案管理制度归档时间

一、引言为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确和系统性，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、归档时间规定1. 归档周期（1）一般文件：公司各部门应于每月月底前将当月形成的各类文件材料整理归档。

（2）重要文件：涉及公司重大决策、重要项目、重要会议等内容的文件，应在形成后3个工作日内整理归档。

2. 年度归档（1）年度归档时间：每年12月31日前，各部门应完成本年度档案的整理、立卷和归档工作。

（2）年度归档材料范围：包括但不限于以下内容：①公司年度工作报告、总结、计划等；②年度财务报表、审计报告等；③年度生产经营指标完成情况；④年度重要会议记录、纪要等；⑤年度合同、协议等；⑥年度人事变动情况；⑦年度其他重要文件材料。

3. 特殊情况归档（1）涉及国家秘密、商业秘密的文件材料，按照国家有关保密法律法规的规定进行归档。

（2）公司内部文件材料，因特殊情况需要延长归档时间的，应向公司档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。

三、归档要求1. 归档材料应完整、准确、系统，确保档案的真实性和完整性。

2. 归档材料应按照档案分类、编目、立卷等要求进行整理。

3. 归档材料应按照档案保管期限进行分类，妥善保管。

4. 归档材料应实行电子化和数字化管理，提高档案的利用效率。

四、归档流程1. 归档申请：各部门在归档前，应向公司档案管理部门提交归档申请。

2. 归档审核：公司档案管理部门对各部门提交的归档申请进行审核，确保归档材料符合要求。

3. 归档整理：各部门按照归档要求，对归档材料进行整理、立卷。

4. 归档入库：公司档案管理部门对归档材料进行验收、登记、入库。

5. 归档利用：各部门和个人需查阅档案时，应按照档案管理部门的规定进行。

五、附则1. 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。

3. 各部门应认真执行本制度，确保公司档案管理工作规范化、制度化。

公司文件归档管理制度

公司文件归档管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的管理和归档工作，提高文件的保密性、准确性和可靠性，确保公司文件的安全使用和便于查阅，特制定本制度。

第二条本制度适用于全公司各部门和所有员工对公司文件的管理和归档工作。

第三条公司文件应当依据重要性、使用频率、保密程度等因素进行分类、编号和存档，并按规定的要求进行归档管理。

第四条公司文件的归档管理应当依法合规、规范有序、可追溯，确保文件的完整性和安全性。

第五条公司文件管理的职责和权限应当明确分工，各部门和员工应当积极配合，确保公司文件的有效管理和利用。

第二章文件的分类和编号第六条公司文件应当按照文件的性质、内容和用途进行分类，如机密文件、重要文件、一般文件等。

第七条公司文件应当编号，编制机关应当是公司办公自动化系统，采用统一的编号规则，确保编号的唯一性和相对顺序性。

第八条公司文件的编号应当遵循先分类后编号的原则，按照文件的分类、时间、顺序等因素进行编号。

第九条公司文件的编号应当包括文件名称、文件分类、文件编号、颁发机构、颁发日期等内容。

第十条公司文件的编号应当详细记录在文件管理系统中，方便查阅和管理。

第三章文件的存档和归档管理第十一条公司文件应当根据文件的保密程度、使用频率等因素选择存档的方式，如纸质存档、电子存档等。

第十二条公司文件的存档应当放置在专门的文件柜或文件架中，保证文件的完整性和安全性。

第十三条公司文件的归档管理应当按照文件的编号和存档方式进行分类整理，确保文件的便于查阅和管理。

第十四条公司文件的归档管理应当按照文件的保密程度、重要性等因素进行分级管理，确保文件的安全使用和保密性。

第十五条公司文件的归档管理应当在文件的归档标签上标注文件的名称、编号、存档位置等内容，方便查阅和管理。

第十六条公司文件的归档管理应当定期审核和更新文件的状态，确保文件的准确性和有效性。

第四章文件的借阅和复制第十七条公司文件的借阅应当在得到授权的情况下进行，借阅的文件应当在规定的时间内归还并注意保护文件的安全。

文件归档与保存规定

文件归档与保存规定第一章总则第一条本规定旨在规范我公司的文件归档与保存工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和可追溯性，提高公司管理效率和风险防范能力。

第二条本规定适用于我公司所有部门和员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于电子文件和纸质文件。

第三条我公司应建立健全文件归档与保存制度，明确各部门的职责和权限，确保文件归档与保存工作得到有效执行。

第二章文件归档第四条文件归档工作应遵循文件的生命周期原则，即将文件从产生、使用到归档、销毁的全过程进行有效管理。

第五条文件归档应遵循分类清晰、层级分明、易于检索的原则，确保文件能够在需要时迅速找到。

第六条文件归档应包括以下内容：1.文件原文：确保文件内容的准确性，不得篡改、删除或隐藏文件原文中的关键信息。

2.文件附件：与文件相关的图表、数据、图片等附件应一并提供。

3.文件批注：记录文件在审批、传阅过程中的重要意见和决策。

4.文件修订版本：文件在修改、更新过程中的每一个版本都应予以保留。

第七条电子文件归档应采用专业的电子文件管理系统，确保文件的安全性、稳定性和可追溯性。

第八条纸质文件归档应采用符合国家档案保管标准的档案盒，分类、分级存放，确保文件不受损坏。

第三章文件保存第九条文件保存应遵循安全、保密、便于查阅的原则，确保文件在保存过程中不受损坏。

第十条文件保存环境应满足以下条件：1.温度：控制在16℃-22℃之间，相对湿度：控制在45%-60%之间。

2.防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体及尘埃。

3.确保文件存储设备（如硬盘、U盘等）的安全性，防止数据丢失。

第十一条文件保存期限应根据国家档案法规和企业具体情况确定，按照文件的重要性、用途和性质进行分类保管。

第十二条每隔一段时间，应对文件进行定期检查和清理，确保文件保存的完整性和准确性。

第十三条对于重要文件，应进行备份，备份文件应存放在安全的地方，以便在原文件受损或丢失时能够迅速恢复。

第四章文件查阅与借阅第十四条文件查阅与借阅应遵循快速、高效、安全的原则，确保文件在查阅、借阅过程中的完整性。

公司文档保管管理制度

公司文档保管管理制度一、目的与范围为规范公司文档的归档、存储、使用和维护流程，确保文档的完整性、安全性和可追溯性，特制定本文档保管管理制度。

本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖纸质文档和电子文档的管理。

二、文档分类与编号公司文档应按照性质和用途进行分类，如管理文件、技术资料、合同文件等，并对每一类文档进行系统编号。

编号规则需简洁明了，便于检索和管理。

三、文档归档要求1. 所有文档在完成后应及时归档，由指定人员负责收集并检查文档的完整性和准确性。

2. 纸质文档应整齐存放于指定的文件夹内，电子文档则需保存在公司指定的网络驱动器或管理系统中。

3. 归档文档应注明归档日期、保管期限和保管责任人。

四、文档存储与保密1. 纸质文档应存放在防火、防潮的安全环境中，重要文档应放置于保险柜内。

2. 电子文档应设置访问权限，非相关人员不得随意查看或修改。

3. 根据文档的敏感程度，采取相应的保密措施，确保商业秘密不被泄露。

五、文档的使用与借阅1. 员工在使用文档时，应保持文档的完好无损，不得随意涂改或撕页。

2. 借阅文档需经过管理人员审批，并在借阅登记簿上签字确认。

3. 借出的文档应在规定时间内归还，并由管理人员检查其完整性后方可重新归档。

六、文档的维护与更新1. 定期对存档的文档进行检查，发现损坏或丢失的文档应立即报告并采取措施。

2. 对于过时或不再具有保存价值的文档，应按照公司的相关规定进行销毁。

3. 确保文档版本的更新及时，避免使用过时或错误的信息。

七、制度的监督与执行1. 各部门应指定专人负责本部门的文档管理工作，并定期接受相关培训。

2. 管理层应对文档管理制度的执行情况进行监督检查，并纳入绩效考核。

3. 违反文档管理制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处罚。

八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。

如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。

总结：。

文件收集归档管理制度

文件收集归档管理制度一、总则为规范文件收集归档管理工作，提高信息化水平，提升工作效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于全体员工，在工作中负责文件收集和归档管理工作。

三、文件分类1. 按文件类型分类。

根据文件的性质和用途将文件分为业务文件、行政文件、档案文件、财务文件等不同类型。

2. 按文件重要性分类。

将文件分为重要文件、一般文件和临时文件，根据不同重要性采取不同的保管和管理措施。

3. 按文件来源分类。

将文件根据来源分为内部文件和外部文件，内部文件包括公司内部产生的文件，外部文件包括从外部获得的文件。

四、文件收集1. 新文件的收集。

所有新产生的文件都应及时收集，包括纸质文件和电子文件。

2. 电子文件的收集。

对于电子文件，应建立相应的网络文件夹，并按照文件分类的规定进行归档。

3. 纸质文件的收集。

纸质文件应存放在文件柜或文件夹中，按照文件分类的规定放置。

五、文件归档1. 文件命名规范。

对于电子文件，应统一命名规范，包括文件名称、文件类型、日期等信息。

2. 归档流程。

对文件进行归档时，应按照文件分类的规定进行整理、编号、封存等工作。

3. 归档保管期限。

根据文件的重要性和保管期限，确定文件的归档保管期限并定期清理和销毁。

六、文件检索1. 文件索引建立。

建立文件索引，包括文件名称、编号、分类、位置等信息，以便快速检索。

2. 文件检索流程。

按照文件索引进行文件检索，找到需要的文件后及时归还原处。

3. 文件借阅管理。

对外部人员借阅文件要求，应经过审批，并登记借阅记录，借出的文件需按约定时间归还。

七、文件安全1. 电子文件安全。

对于重要的电子文件，应加密存储，并设置访问权限，防止泄露。

2. 纸质文件安全。

对机密文件应设置保密级别，并采取物理保护措施，防止丢失或被盗。

3. 灾难恢复。

建立文件备份和恢复机制，以防止文件因灾害导致损失。

八、文件销毁1. 销毁标准。

对于已达到保管期限的文件，应按照公司规定的销毁标准和程序进行销毁。

办公室文件归档制度范本

办公室文件归档制度一、目的和意义为了加强办公室文件的管理，确保文件的安全、完整和便于查阅，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于公司办公室各类文件的收集、整理、归档和保管工作。

二、文件分类1. 文件分为纸质文件和电子文件两大类。

纸质文件包括：公司内部文件、外部来文、宣传资料、合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。

电子文件包括：电子邮件、办公文档、扫描文件、音频视频资料等。

2. 文件按照内容分为：综合管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、研发技术类、生产运营类等。

3. 文件按照密级分为：公开级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。

三、文件收集与整理1. 各部门应在文件形成时，明确文件类别、密级，并进行初步整理。

纸质文件应逐页编号，标注页码；电子文件应进行适当压缩，并标注文件名称。

2. 各部门应在每月末对本月产生的文件进行汇总，填写《文件汇总表》，提交给办公室负责人。

3. 办公室负责人对提交的文件进行审核，确保文件符合归档要求。

四、文件归档1. 文件归档采用纸质档案和电子档案双重管理方式。

纸质档案按照文件类别、密级和形成时间顺序进行整理，装订成册，放置在专门的档案柜中。

电子档案存储在公司的服务器或云存储平台上，设置访问权限。

2. 办公室负责人定期对归档文件进行审查，确保文件完整、准确、可用。

对不符合归档要求的文件，应要求相关部门进行整改。

3. 归档文件应保留原始痕迹，如签字、盖章等。

文件复印件、打印件应注明“复印件”或“打印件”字样，并加盖骑缝章。

五、文件保管与查阅1. 办公室负责人负责文件保管工作，确保文件安全。

办公室应配置防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保文件不受损坏。

2. 办公室负责人建立健全文件查阅制度，明确查阅范围、查阅人员、查阅程序。

未经批准，不得擅自查阅、复制、借阅、销毁文件。

3. 查阅文件时，应在办公室内进行，不得将文件带出办公室。

如有特殊需要，须经办公室负责人批准，并办理借阅手续。

文件归档管理制度

二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

归档制度中对归档时间的要求

归档制度中对归档时间的要求归档制度中对归档时间的要求一、制度背景为了规范公司文件的归档管理，保证文件的安全性和可追溯性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门、员工。

三、归档时间的定义1. 归档时间是指将文件存放在归档柜或电子文档管理系统中的时间。

2. 归档时间应当根据文件的重要性和使用频率进行确定。

四、归档等级划分1. 重要文件：指对公司运营和发展有重大影响的文件，如合同、协议等。

应当立即进行归档，并在归档后24小时内完成备份。

2. 一般文件：指日常工作中产生的文件，如会议纪要、报告等。

应当在3个月内进行归档，并在归档后7天内完成备份。

3. 普通文件：指日常工作中产生的无关紧要的文件，如通知、传真等。

应当在6个月内进行归档，并在归档后30天内完成备份。

五、具体操作流程1. 文件负责人应当根据文件的重要性和使用频率确定其所属的归档等级，并按照规定时间进行归档。

2. 归档前应当对文件进行整理和分类，并标注文件名称、编号和归档时间等信息。

3. 归档后应当及时将文件放置在指定的归档柜或电子文档管理系统中，并进行备份存储。

4. 归档柜应当定期清理和整理，保证存储空间的充足和整洁。

六、归档管理责任人1. 公司领导负责制定和监督本制度的实施情况。

2. 各部门负责人负责组织本部门文件的归档工作，并对归档情况进行监督和检查。

3. 文件管理员负责具体的文件归档操作，并对文件进行备份存储和管理。

七、违规处理1. 对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分措施，直至开除员工并追究其法律责任。

2. 对于因未按规定时间进行归档而造成的损失，由相关人员承担相应的经济赔偿责任。

公司文件打印归档管理规定

公司文件打印归档管理规定第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

企业文件管理制度(一)总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

(二)收文的管理第四条公文的签收 1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。

在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示“、“拟办意见“两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。