文件中心在我国推行的可行性刍议

教育的发展，培养了大量的档案专业人才，建立文件中 心， 不仅使档案人才得以使用， 而且将给我国档案事业注 入新的活力， 促进档案事业的健康发展。 * 文件中心在我国推行的模式与措施 我国幅员辽阔，经济文化地区间差异较大，多种管理 体制并存。 文件中心的建立， 不能照搬国外的模式， 必须按 “并 照国情和档情采取渐进式的三种模式。 第一阶段， 采用 存型模式 ” ， 即以档案室为主， 文件中心广为试点并混有联 合档案室；第二阶段，文件中心逐步取代档案室或联合档 案室； 第三阶段， 文件中心普遍推行， 档案室极少数存在。 在我国推行文件中心， 可采取以下措施。一是广泛宣 传， 深入发动， 做好试点工作。要使文件中心建设纳入国 家和档案事业发展的计划和规划，通过各种形式的宣传， 使广大群众充分了解文件中心的优点，并根据实际情况， 有组织、 有计划地试点推广， 确保稳定过渡。试点文件中 心， 可以先从发达城市、 发达地区开始， 再向内地扩展， 由 点到面。二是建立、 健全相关法律、 法规， 确立文件中心的 法人地位， 使文件中心建设纳入法制化轨道。从收集到立 卷， 从归档到提供利用， 从安全保管到保密各环节都要建 立完善的规章制度和审批制度。只有档案管理法律、 法规 “ 三个不变 ” 健全， 实现文件中心服务 ， 才能切实触动各档 案形成机关将文件交给中心管理。三是提高文件中心的 管理和服务水平。除对参联单位开展档案外借、 阅览、 报 道、 陈列、 展览服务外， 还要搞好档案信息编研工作， 根据 一定的需要，对庞杂的档案信息进行系统化、有序化，以 解决利用者需求的特定性与信息量大、 质杂的矛盾， 如档 案编研、 情报、 检索、 咨询服务。同时要搞好档案信息传输 服务工作，满足利用者的不同利用需求，服务于利用者， 服务于社会， 如档案复制、 联机服务等。四是加大对档案 事业的资金支持力度。档案管理要从传统的手工操作转 向办公自动化，特别要重视利用计算机和网络实现信息 的快速传递， 达到资源共享。 参考文献： & ! ’ 黄霄羽 % 文件中心的科学态度辨析—— — 我国当前建 /!0% 立文件中心的再思考之三 & . ’ % 北京档案 ) ($$! ， & ( ’ 李财富 % 文件中心能否在我国普遍推行—— — 兼谈我国地 / !! 0 % 县级机关档案工作的发展方向 & . ’ % 中国档案， !112， & " ’ 李群 ) 谢小能 % 他山之石未必能够攻玉—— — 试论 (! 世 /(0% 纪中国文件中心的走向 & . ’ % 档案学通讯， ($$! ， & * ’ 傅荣校 % 应辩证看待文件中心 & . ’ % 中国档案， /!0% !111， & # ’ 吴品才 % 文件中心在我国未能普及的缘由评析 & . ’ % /!0% 档案学通讯， ($$$ ， & 3 ’ 韩玉梅， 黄霄羽 % 外国档案管理 & 4 ’ 5 北京： 中国人民 大学出版社， !112% /* 0 % &6 ’ 张启发 % 文件中心的理论与实践 & .’% 档案学通讯， !122， & 2 ’ 徐拥军 % 关于在我国建立文件中心的几点思考 & . ’ 5 /"0% 探索与争鸣， ($$$ ， & 1 ’ 刘新妍 % 对我国文件中心建立和发展的分析与探讨 & . ’ 5 档案， /#0% ($$! ， 责任编校 刘正花
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中心只需 $% #! 美元 & ! ’ 。 发挥文件的社会功能 (% " 文件中心更有利于优化档案馆藏， 相对而言， 文件中心管理人员专职专业， 可以对单位 的半现行文件直接进行高质量的管理，也便于深入档案 形成部门指导业务， 以提高日后进馆档案的质量， 从而优 化馆藏。目前， 半现行文件是存放于档案室专供本单位使 （ 档案室阶段 ） 用的。而半现行文件阶段 是档案功能很强、 社会最为需求的阶段。文件中心在一定范围内， 经形成单 位的同意， 可将半现行文件进行社会化交流， 加大其社会 化服务的力度， 以满足其他单位或个人的需要 ) 使档案信 息提前进入社会， 发挥档案的社会功能。 (% * 推行文件中心是实现档案事业可持续发展的战略需要 文件中心的建立能够使档案事业发展提速，打破落 后的管理与服务机制， 提高社会效益与经济效益， 实现档 案事业与社会经济和资源系统的协调发展。要把推进档 案事业的可持续发展放到国家发展的大局中去考虑，有 效地克服旧的管理弊端， 解决共建共享等诸多问题。 (% # 信息时代更有必要推行文件中心 电子信息技术的发展和应用，给档案管理带来新的 机遇与挑战，必须研究信息技术对档案理论和实践的影 响。目前， 无纸化办公正在推行， 档案馆网络化也有可能 很快实现。而电子文件的管理要求更高 ) 电子时代， 大量 的特殊载体文件对存储的硬件及技术要求是一般档案室 无法达到的， 对管理人员的素质要求也一样很高。文件中 心在人员素质、 设备保障等方面更有优势。 " 文件中心在我国推行的可行性 "% ! 思想观念的转变为文件中心的推行奠定了一定的基础 市场经济为档案发展和改革提供了良好的外部环 境，也形成了巨大的压力。突破旧管理体制和模式的束 缚， 具有了良好的宏观背景和社会心理基础。 改革开放 ($ 余年来， 讲质量、 重效益的思想日益强烈。尤其是我国加 入 +,- 后，思想观念受到的冲击会更大。这一切都将使 得我们不得不在各种管理半现行文件的形式中进行优胜 劣汰。这无疑会给文件中心的建立提供更大的动力。 "% ( 政治体制改革给文件中心的推行带来了契机 改革是档案发展的内部动力，档案生存发展的前提 条件取决于社会对档案信息资源的需求程度，一旦不能 满足，就失去生存的条件。随着经济体制改革的不断深 化， 政治改革势必加强， 从而推动档案管理体制的改革。 档案体制改革中，档案室这种明显不适应社会发展需要 的管理机构必然作为重要的改革目标，文件中心将是首 要选择的。 "% " 我国社会经济的发展为 文件中心的推行 提供了必要 的物质基础 我国经过近 ($ 余年的改革开放，经济、技术突飞猛 进， 成就举世瞩目， 为文件中心优势的实现铺平了道路。 一方面， 经济的繁荣， 使文件中心的建立所需物质条件得 到改善，交通、通讯比较便捷，自动化技术完全能够解决 文件管理的现代化问题。目前，许多档案室正在以现代 化、 信息化为锲入点， 投资规模加大， 如能因势利导， 集中 资金办文件中心， 投入方面是能解决的。另一方面， 高等
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文件中心起源于二战期间的美国， 其高效益、 高效率 受到世界的关注和推崇，并于战后在世界各国迅速推 广。它既适应当今社会各机关现代化管理的客观需要， 又 符合文件的运动规律，有很多优越性，如经济实用、交接 “ 三个不变 （ 形成机 简便、 服务快捷、 安全保管、 保证质量、 关对文件的所有权不变， 文件的原整理顺序不变， 保密规 ” 定不变 ） 等。 目前， 许多学者对我国建立文件中心的理论 进行了热烈的讨论，甘肃省永靖县和北京宣武区先后于 在实践上也进行了有益 !IKK 年和 &AA! 年成立文件中心， 的探索。但由于存在理论上的纷争， 加之本位主义、 缺乏 效益观念、 档案领域的改革尚未深入等原因， 文件中心的 普遍推行仍任重而道远。本文对文件中心与档案室、 联合 档案室的关系， 文件中心推广的必要性、 可行性进行了分 析， 并提出了推行的模式和措施。 联合档案室及文件中心的关系 ! 我国档案室、 《 关于加强国家档案工作的决 国务院发布了 !I’J 年， 定》 ，明确要求县及县级以上各机关、团体和企事业单位 都要建立档案室。显然，我国档案室的建立是自上而下 的，当时的决策受历史环境限制，缺乏科学的长远的预 “ 安全第一 ” 测， 效率与效益不受重视， 追求 。但随着改革 开放的深入，其不足之处日益显露。于是八十年代开始， 一些地区尝试建立联合档案室。相对而言， 联合档案室是 一种经济而高效的档案管理形式，它有利于实现档案管 理的科学化、规范化和标准化。但联合档案室是自发行 为， 各参联单位的利益和利用要求不同， 契约很容易被破 坏， 且服务面窄， 适应不了信息化、 现代化的形势。 文件中 收稿日期： &AA" H !! H !# 作者简介： 张巨芹 $ !IJI H
N 省直以下的档案室
更多。文件中心建立后， 可撤消单位的档案室， 改为指定 文书人员负责平时的文件积累、保管和及时送交文件中 心，避免了重复建设，从整体上节约了人员编制和经费， “ 精简、 达到 效率 ” 。美国曾在保管费用上作过比较， 同样 保管 ! 立方英尺的文件，机关的费用是 G? JJ 美元，文件
文件中心在我国推行的可行性刍议
张巨芹， 牛振恒
（ 安徽技术师范学院 办公室， 安徽 凤阳 &""!AA ） 摘 要： 文件中心在西方已被普遍应用， 但在我国尚处于探索、 试行阶段。文件中心除具有档案室、 联合档
案室安全保密的优点外， 产权明确， 职责分明， 效率更高， 有利于档案管理科学化、 规范化、 标准化。现阶段， 随 着我国各项事业的发展， 档案数量急剧增加， 档案功能扩大化， 档案载体及传播工具现代化， 社会对档案的利 用要求多元化， 改革现行档案管理模式， 建立文件中心非常必要。而人们观念的更新、 社会经济的发展使文件 中心的推广成为可能。在我国推广文件中心要广泛宣传发动， 建立健全法律法规， 在充分试点的基础上， 分阶 段推广实施。 关键词： 文件中心； 档案室； 联合档案室； 推行 中图分类号： F&G! 文献标识码： E （&AA# ） 文章编号： !AA" H &!"# A& H A!"# H A& 心是一种全新的档案管理形式， 是产权明晰， 具有独立法 人实体的档案管理服务机构， 包括寄存中心、 缩微中心和 咨询服务中心等， 其特征是委托和有偿， 受档案部门管理 和监督。综上所述， 联合档案室是档案室的一个发展， 联 合档案室与文件中心功能是一致的； 但档案室、 联合档案 室归形成单位管理， 是单位的附属机构。文件中心居法人 地位，以市场方式运作，归档案部门管理，服务效益和效 率更高。 & 文件中心在我国推行的必要性 &? ! 推行文件中心是我国社会发展的客观要求 我国社会的快速发展，对档案工作提出了严峻的挑 战。改革开放以来， 政府、 事业单位和企业文件数量激增， 尤其是近年来电子文件大量的产生，使得档案室面临严 重困难， 如库房狭小、 设备简陋、 经费紧张、 服务面窄等， 满足不了社会对档案的多层次需求。另外专职档案人员 严重缺乏， 兼职人员变动频繁， 严重地制约着档案室工作 的正常发展。文件中心拥有专业专职人员， 设施齐全， 服 务面广， 又能保证服务质量， 大有推行的必要。 厉行节约的需要 &? & 文件中心是我国精减机构、 据统计，截止 !IIJ 年底，我国省直以上机关和大型 企事业单位共建立档案室 #AGI 个