文件标准化管理规定

文件标准化管理规定
做成：
日期：
批准:
日期：2015-10-30
更改记录
*修改类型分为：A –新规 V –换版
1 目的
对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。

2 适用范围
适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。

3 术语
3.1文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。

3.2记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。

4 职责
4.1人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。

4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。

4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。

4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。

5 内容
5.1编号
5.1.1公司内部文件的编号格式：
版本号（A-Z）
文件序号（001-999）
文件分类代码
体系文件标志
备注：
a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为B、C…（以下同）。

b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。

c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。

其中：
1：指一级文件的分类代码，如质量手册。

2：指二级文件的分类代码，如程序文件。

3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。

d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。

5.1.2外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。

5.1.3技术文件的编号格式：
版本号（A-Z）
文件序号（1-9）
产品号
客户代码
备注：
a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行
b产品号：指客户图纸的编号。

c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。

5.1.4质量记录的编号格式：
文件发布的日期
版本号（A-Z）
文件序号（001-999）
使用部门代号
备注：
a文件发布的日期：其中年按照4位书写，月、日均按照2位书写。

b使用部门代号按照下表规定的号码执行：
001-999）
备注：
a 文件序号：指同一个部门当年度文件的排列序号。

c 公元年号：指公元年份号。

例如编号“XXX2015财务字第018号”：是指财务部在2015年发布的第18号通知。

5.2文件页面设置
5.2.2文件页眉和页脚
5.2.2.1页眉左边是公司LOGO，右边是文件编号(宋体字，四号字，粗体)。

5.2.2.2页脚中间是当前页数(宋体字，五号字)。

5.3文件标识
5.3.1文件应在首页注“受控”字样。

5.3.2发放的纸质文件应标注发放号。

5.3.3存档的纸质文件应盖“存档”印章。

5.4更改记录与文件修改控制
5.4.1原则上QM、QP、QD类文件应有修订记录页，修订记录的列标题为：“日期”、“原版本号”、“修改类型”、“修改描述”、“修改人”、“新版本号”，并在文件换版时予以更新维护。

5.4.2所有的质量记录不要求有修订记录页，但文件做成及发布的责任部门应严格执行本规定的相关条款，以确保现场运行文件版本的一致性。

5.5幅面
文件的幅面设置应使用符合A4纸张尺寸（297mm×210mm）的规格。

5.6正文字型、字号
正文中子文件的大标题采用3号宋体字（粗体），其它全部采用五号宋体字。

5.7序号使用
5.7.1第一级：1 2
5.7.2第二级：1.1 1.2
5.7.3第三级：1.1.1 1.1.2
5.7.4第四级：1.1.1.1或a 1.1.1.2或b
5.8文件用语
5.8.1文件内容使用专业用语，措辞、用语要准确、简明、通俗，术语要前后一致。

5.8.2文件中要使用“应”、“必须”、“严禁”等措辞，避免模糊概念。

5.9文件结构参考
5.9.1目的：说明做成本文件的目的。

5.9.2适用范围：说明本文件的适用范围。

5.9.3术语：解释本文件中引用的专业术语及可能产生异议的概念。

5.9.4职责：说明文件做成及执行过程中相关人员的职责要求。

5.9.5内容：阐述本文件的详细内容和要求。

5.9.6相关记录：说明本文件执行过程中产生的相关记录、表格。

5.10文件的做成
5.10.1各部门应根据工作需要，制定可执行性强的文件，用于指导员工的工作开展。

5.10.2文件做成过程中，做成文件的负责人应与各相关部门进行沟通，组织人员讨论文件相关条款，以确保文件的内容与实际工作有效结合。

5.10.3文件做成后应统一到人事部落实文件的编号，确保文件编号的唯一性。

5.11文件的审批、发布
5.11.1质量手册应报总经理批准后予以发布。

5.11.2程序文件应报管理者代表批准后予以发布。

5.11.3作业文件的审批、发布
5.11.3.1质量体系相关文件应报管理者代表批准后予以发布。

5.11.3.2技术文件应报技术经理批准后予以发布。

5.11.3.3财务管理类的文件应报总经理批准后予以发布。

5.11.3.4行政管理类的文件应报人事部经理批准后予以发布。

5.11.4质量记录应报经上级确认，报行政专员统一备案登记后予以发布。

5.11.5所有发布的文件由人事部行政专员统一存放在服务器上进行管理，以确保相关人员在使用时能够获取最新版本的文件。

5.12培训
5.12.1经批准的文件做成部门应组织培训，确保相关人员明确要求后方可予以贯彻执行。

5.12.2当新员工入职或者需要对员工进行再培训时，人事部应协调相关部门组织培训活动，确保公司员工了解相关文件的要求。

5.12.3培训活动应做好培训记录。

5.13文件的换版：当原版本文件在执行过程中存有异议或者不足时，原文件做成的责任部门应安排人员对文件进行修订，原版本号作废，启用新的版本号。

5.14文件的版本控制
5.14.1人事部行政专员负责建立《文件总清单》和《记录总清单》，以便对现场运行的文件进行版本控制和管理，并在文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。

5.14.2技术部技术文员负责建立《技术文件总清单》，以便对现场运行的文件进行版本控制和管理，并在文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。

5.15文件发放、回收、作废
5.15.1需要在工作现场发放文件时，行政专员或技术专员在文件上注明发放号并登记《文件发放记录》，经领用人签字后予以发放。

5.15.2因文件换版导致原版本文件作废时，行政专员或技术专员应回收作废的文件并予以作废处理，同时登记《文件发放记录》，确保现场在用文件版本的一致性。

5.15.3行政专员将作废文件的电子版放在服务器上进行备案管理。

6 相关记录
《文件总清单》
《记录总清单》
《文件发放记录》。