SXGS01_QD_109

收发文管理工作规程1 适用范围适用于市局计算机公文处理及其他纸质文件处理的管理。

2职责2.1 市局办公室负责全局公文处理的管理工作，负责对计统征收处、直属分局、稽查局（以下简称下属单位）公文处理的指导工作；下属单位的综合科负责各自单位公文处理的管理工作；其他处室（单位）的公文处理，包括计算机公文处理系统中的部门信箱由其主要负责人负责管理。

2.2 市局信息中心负责计算机公文处理系统的技术保障工作,做好公文处理系统计算机信息备份工作，实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处理系统计算机信息的安全。

2.3 为确保公文处理安全、保密，工作人员使用计算机处理公文，应设置个人登录口令及签字密码，由个人负责保密。

工作人员发现登录口令、签字密码被盗用时要及时报告市局办公室。

对盗用者将视情节轻重追究相应责任。

2.4 公文处理系统中部门或个人信箱中的文件必须每天处理。

局领导外出10天以上，应事先将个人信箱中的文件处理完毕，并通知办公室收发人员，回单位后可通过查询功能进行收文查询、阅览。

部A版第4次修改2006年2月发布门信箱管理人员外出3天以上，应委托本部门其他工作人员负责本部门信箱的管理。

如部门全体人员同时外出3天以上，应在外出前将文件处理完毕，并提前通知办公室。

2.5 工作人员使用计算机处理公文时应严格执行有关保密制度，对属于本人办理的密级公文要严防泄密，严禁擅自拷贝、打印或转给无关人员阅读，违反规定者按保密工作的有关规定处理。

2.6 用户信息和权限管理2.6.1 用户信息和权限由办公室负责管理，包括设置用户的起始登录口令和起始签字密码、给不同身份的用户授权等。

2.6.2 用户注册名称、登录口令和签字密码管理。

凡公文处理系统使用人员的用户注册名称一经确定一般不再变更。

如工作调整，其权限由办公室重新设定。

登录口令和签字密码的管理按2.3的规定办理。

2.6.3 用户权限管理2.6.3.1 收文处理权，包括批示权、拟办权、注办权、催办权、收文处理签填写权。

批示权：局领导。

拟办权：办公室负责人。

注办权：部门负责人、一般干部。

处理签填写权、催办权：办公室负责人及文秘人员。

2.6.3.2 发文处理权，包括拟稿权、初核权、初审权、复核权、复审权、会签权、签发权、排版权、校对权、封发权、外部会签登记权。

A版第4次修改2006年2月发布拟稿权：所有工作人员。

初审权：部门负责人。

会签权：部门负责人。

税收政策规范性文件复审权：法规部门负责人和工作人员。

初核权：办公室负责人及秘书。

重要文稿复核权：办公室负责人。

签发权：局领导。

排版权：办公室收发人员。

校对权：文件主办部门的拟稿人和负责人。

封发权、外单位会签登记权：主办部门或办公室。

2.6.3.3 收文簿管理权，包括插入权、更新权、删除权、查询权。

收文簿管理权：办公室收发人员。

2.6.3.4 发文簿管理权，包括登记权、更新权、删除权、查询权。

发文簿管理权：办公室收发人员。

查询权：各部门相关人员。

2.6.3.5 存取控制权限，包括全部文件、本部门文件、本部门的已办结文件、本人处理过的文件、本人处理过的已办结文件。

全部文件：局领导、办公室负责人、办公室收发人员。

本部门文件：部门负责人。

本人处理过的文件：所有工作人员。

2.6.3.6 信箱管理权，包括查询权、删除权及转发权。

A版第4次修改2006年2月发布信箱管理权：部门负责人、办公室收发人员。

2.6.3.7 案卷目录管理权，包括案卷查询权、案卷管理权。

案卷目录管理权：办公室负责人、档案管理员、收发人员。

2.6.3.8 系统维护权，包括机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、系统控制维护权、系统维护配置权。

系统维护权由办公室和信息中心确定的系统管理员维护。

3 作业流程及要求3.1 计算机收文管理3.1.1 办公室文书收发岗通过远程接收、扫描等方式，每天将文件输入计算机公文处理系统并登记（原则上当天完成）。

纳入计算机公文处理系统流转的收文主要包括：本系统上下级来文，市委、市府等印发的与我局工作直接相关的文件和其他重要文件（含干部任免文件）、其他部门印发的需我局办理的文件等。

3.1.2 办公室负责人根据文件内容在1个工作日内提出拟办意见。

对文件中已明确具体承办或牵头承办处室（单位）的，办公室负责人则根据规定提出承办或牵头承办的处室（单位）；对文件规定不明确的，办公室负责人则根据各处室（单位）的职责分工（或及时与有关部门联系或向局领导请示后）提出承办或牵头承办的处室（单位）。

3.1.3 文书收发岗根据拟办意见在1个工作日内将文件送局长，同时分送承办或牵头承办的处室（单位）。

3.1.4 局长提出批办意见。

A版第4次修改2006年2月发布3.1.5 文书收发岗将文件送其他局领导。

如局长在批示中增加承办处室（单位）的，则根据局长批示将文件分送新增承办处室（单位）。

3.1.6其他局领导根据各自分工，可根据局长批示或工作需要对文件提出批办意见。

3.1.7 承办处室（单位）负责人原则上应在收到文件的1个工作日内根据局领导批示、办公室拟办意见提出注办意见并签名。

阅办文件如有明确的办理时间的，按要求办理；如无明确规定的，原则上在五个工作日内办理完毕。

对需要向分管局领导汇报后才能办理的，应在收到文件的2个工作日内向分管局领导汇报，根据局领导意见办理。

文件办理完毕后具体办理人员应在注办意见中简要记录办理结果并签名，其他传阅文件一般在2个工作日内阅毕。

3.1.8 文件牵头承办处室（单位）应在收到文件的3个工作日内提出具体的贯彻执行意见（应经相应一级领导审定），并将文件分送给需要贯彻执行的处室（单位）。

如无法在3个工作日内提出具体的贯彻执行意见的，应在3个工作日内先将文件分送至需要贯彻执行的处室（单位），并在注办意见中提出初步意见（同时应抓紧提出具体的贯彻执行意见），使相关处室（单位）能及时了解情况，做好相应的准备工作。

贯彻执行意见可通过公文、处室（单位）便函、会议等形式进行布置，也可直接在文件注办意见中明确。

同时，牵头处室（单位）应主动与具体承办或配合办理处室（单位）进行沟通，有关处室（单位）应积极配合。

A版第4次修改2006年2月发布文件牵头承办处室（单位）如将文件转给市局机关处室（单位）的，则直接转交给相关处室、单位的部门信箱；如转给三个直属单位（指计统征收处、直属分局、稽查局）的，则由该处室、单位将文件转入“封发文件”，并通知办公室文书收发岗，由办公室负责将文件封发给三个直属单位。

办公室文书收发岗应每天打开“封发文件”，原则上当天封发。

所有处室（单位）以部门信箱收到文件及注办意见为执行依据。

3.1.9文书收发岗对文件办理情况进行跟踪，及时催办，并在公文处理系统中建立催办机制，每季度进行检查考核。

3.1.10文书收发岗对各县（市）局和市局直属单位上报的公文进行抽查，凡发现较为明显差错的，按季进行通报。

3.1.11文书收发岗负责于次年一季度将全年文件传递至档案室整理归档。

3.2 计算机发文管理3.2.1 纳入计算机公文处理系统的发文主要包括：市局党组文件、市局行政文件、市局机关党委文件、直属分局、稽查局文件及处室、单位便函，并实行按年分类编制流水号。

3.2.2 处室（单位）工作人员拟稿后，送处室、单位负责人。

3.2.3 处室（单位）负责人对文件进行初审后（属税收政策规范性文件的在初审后送法规处，法规处原则上在2个工作日内完成复审），将文件传递至办公室。

3.2.4 办公室综合文字岗在2个工作日内对发文进行初核（重要文件在初核后送办公室负责人复核，2个工作日内完成），遇有重要任务可顺延。

A版第4次修改2006年2月发布对急件文书收发岗人员可酌情处理。

3.2.5分管局领导签发。

以局名义上报的请示、报告和意见，经分管局领导审核后，由局长或局长委托的副局长签发；以局名义制定的下行文或平行文，按照局领导分工签发，涉及重大税收政策或重大问题的文件，分管局领导审阅后，送局长签发。

3.2.6 局领导签发后，文书收发岗进行发文登记。

3.2.7 文印岗排版。

3.2.8 发回拟稿处室、单位对文件进行校对（原则上1个工作日内完成）。

除一般的文字、标点等错误或经签发人同意外，校对人不得擅自修改文件内容。

3.2.9 文印岗印制纸质文件一份，送办公室“第一读者”（按办公室主任、副主任、秘书的顺序）对公文作正式印发前的最后校核。

3.2.10 文印岗打印纸质文件和文头纸，文书收发岗以电子公文形式封发。

3.2.11文书收发岗每半年由签发文件的局领导在纸质文头纸上签字，次年一季度随电子公文整理归档。

3.3 确因工作需要经局领导纸质签发的文件，必须由公文起草人在公文正式发布（公布）后的2个工作日内通过计算机公文处理系统重新按发文要求进行处理，以确保电子版公文的完整性。

并将原纸质公文上交市局办公室一并归档。

3.4 各处室、单位年度工作总结，年度、季度工作计划，报送上级的非公文类总结报告等文字材料根据需要经市局确定后，应通过计算机公文A版第4次修改2006年2月发布处理系统“签报、批件”形式流转、签发。

市委、市政府等印发的信息刊物、一般性传阅文件等通过电子邮件系统传递。

3.5 其他纸质文件材料的管理3.5.1 纳入纸质文件材料传递的类别为：党政类密级文件；限办时间为3个工作日内的特急件；12345市长公开电话转办单；以及只需我局个别部门阅知阅办即可的一般性文件材料。

3.5.2 办公室文书收发岗应设立密件、传阅件等专用文件夹对不通过计算机公文处理系统处理的纸质文件进行传递，并建立《纸质特急件、重要件登记簿》、《密件登记簿》和《12345市长公开电话处理登记簿》。

3.5.3办公室负责人提出拟办意见。

3.5.4 文书收发岗根据拟办意见将文件在指定人员中传递。

其中急件类应即时分送有关人员。

遇有关人员外出，应以电话等方式及时告知。

3.5.5 密件按《绍兴市国家税务局保密制度》规定办理，纸质密件、12345转办单、特急件、重要件传递均应履行登记、签收手续。

口头形式告知的急件由办公室具体负责通知的人员在文件轮阅单或有关记录簿上注明办理结果。

3.6 公文上网管理。

文书收发岗原则上每周一将上周所收发的公文清单提供办公室负责人，经办公室负责人选定后，由文书收发岗负责在国税主页“政策法规”栏目上发布（1个工作日内）。

直属分局所发文件由直属分局负责提供选定后的清单，办公室文书收发岗协助发布。

A版第4次修改2006年2月发布4修订或牵头修订责任部门市局办公室5 相关文件及表单《国家税务总局关于印发<全国税务机关公文处理实施办法>的通知》《浙江省国家税务局关于贯彻<全国税务机关公文处理实施办法>的意见》《浙江省国家税务局关于印发<浙江省国家税务局工作规则>的通知》《绍兴市国家税务局机关公文处理办法》《绍兴市国家税务局保密制度》《绍兴市国家税务局档案管理办法》《领导工作程序》《文件轮阅单》《密件登记簿》《12345市长公开电话处理登记簿》《纸质特急件、重要件登记簿》A版第4次修改2006年2月发布。