企业合同管理内部控制存在的问题及对策

企业合同管理内部控制存在的问题及对
策
摘要：近年来，我国企业在新的市场环境有了很大进展，在企业日常管理中，合同管理是非常重要的内容，在国有企业的运营发展中占据着举足轻重的地位。

因此，企业在内部管控中，需要重视合同管理工作的合规、有效、规范开展，全
面地掌握合同管理中所隐藏的合同管理风险，并依据风险问题进行研判，采取针
对性的合同管理优化措施，以降低、规避企业合同管理中的风险，促进企业经济
利益的最大化，保障企业的持续、稳定发展。

基于此，本文首先分析当前企业合
同管理内部控制存在的问题，其次探讨企业合同管理内部控制问题的解决对策，
以期为企业合同管理提供有价值的借鉴。

关键词：企业；合同管理；内部控制；问题；对策
引言
企业内部管理工作较为繁杂，各类合作项目的启动以及合作关系的构建都需
要以合同或协议的方式确认，企业合同是企业经济活动的法律见证，对提升企业
内部控制水平具有重要影响。

与此同时，企业合同具有一定的约束性，会对合同
签订双方的权责进行一定的约束，如若合同双方违反合同条款，则需要担负相应
的法律责任。

本文对内部控制视角下企业合同管理进行了介绍，以供参阅。

1当前企业合同管理内部控制存在的问题
1.1先履行后签约，存在合同补签现象
在对企业进行内部控制评价的过程中，先履行后签约，合同补签的现象在企
业日常经营活动中非常普遍，主要表现为合同签订时间早于合同审批时间、合同
履约时间早于合同签订时间两种情况。

合同先履行后签约在一定程度上反映出公
司内部管理存在不规范的现象，存在管理方面风险和法律方面风险。

合同先执行、
后审批，违反了公司的内部控制程序，可能会导致决策失控、内部控制失灵的情况；未签订书面合同就开始实际履行，可能会影响后期价格谈判，从而导致公司
议价能力降低，增加经营成本；缺少书面合同作为执行依据，可能导致合同双方
因为权利和义务约定不明确而引发合同争议，导致合同纠纷。

1.2合同管理制度不健全
合同管理制度应包括合同管理机构、人员及其职责分工、法人授权和委托方式、合同履行和合同纠纷处理、合同管理人员培训等内容。

然而，在企业的合同
管理过程中，合同管理体系要么缺乏内容，要么制度化，无法有效实施。

具体表
现为管理职责不明确、变更协议数量不断增加、监督机制不健全等。

1.3合同内容不完备，关键条款缺失
合同内容不完备，关键条款缺失主要表现为缺少合同签订日期、合同付款条件、项目负责人、验收条件等内容缺失。

合同未签订日期，导致交货时间、合同
生效时间不明确，违约责任无法进行有效追溯；合同中标的、付款条款、履约条款、权利义务条款、违约责任条款、争议解决条款等缺失，可能致使合同的权利
义务表述不清晰、合同条款描述不准确，最终威胁公司利益，导致潜在的合同纠
纷发生。

有效、完备、明确的合同内容能有效界定各方权利与义务，对保障合同
有效履行具有重要意义。

合同条款不符合法律规定，可能导致合同条款全部或部
分无效；合同内容不明确或不完整，可能导致双方权利义务无法界定而引发纠纷；合同条款与公司管理制度规定不一致，可能导致内部控制失灵风险。

1.4合同存在重签订、轻履行
合同的全生命周期由合同的立项、合同预算、采购方式的选择、供应商的选择、合同的签订、合同的履行、合同的付款、合同标的物的收、发、结、存等环
节组成。

合同在履行前的各个环节均有计划部门、财务部门、法律及合规管理等
部门的参与，各单位能在相关环节中能建立协同的工作机制，通过协同工作，实
现合同在签订前的合法、合规。

但在合同的履行阶段，由于信息化滞后加上缺乏
相关部门的监督，导致合同的履行信息不能及时反馈。

有些公司虽然建立了信息
反馈机制，但缺乏与付款、仓储等信息系统的对接，导致合同履行信息与实际履行情况两张皮，容易产生合同履行法律风险。

2企业合同管理内部控制问题的解决对策
2.1合同履行监控环节
合同的签订只是合作的开始，后期合同的履行阶段至关重要，合作双方应该重视并认真履行合同相关内容，在确保自身合法权益的基础上，认真履行自身义务，确保合作有效推进，从而保证合同签订价值的充分发挥。

在合同履行阶段，合同管理需要企业管理人员加强对合同管理的重视，从企业自身经营的实际情况以及社会经济发展的角度分析，管理人员需要一要做好内部控制管理工作，加强对合同的管理；二要在合同签订完成后，成立专项管理小组，对合同的执行进行监督，并指派人员专门负责企业各类合同的管理工作，从而提升合同管理水平。

2.2构建合同管理系统
传统的合同管理模式下，无法实现对所有签订合同进行实时的管理和监督，也无法及时收集合同执行情况的反馈意见。

建立合同管理系统，可以对合同的全生命周期进行规范化管理，同时设置了合同提醒功能，在合同条款到期时，及时生成付款计划表，有利于企业合理安排资金，从而防范合同履约风险。

通过合同管理系统规范合同的条款录入，自动识别不符合规定的合同条款，并提示录入人修改。

通过合同管理系统可以明确划分合同起草人员和审核人员的职责。

根据相关人员不同职位授予相应的审批权限，实现合同的分级审批功能。

通过系统控制既能节约时间也能留下痕迹。

合同管理系统能够对合同履行过程进行监督，一旦发现合同超期履行，立即提示合同经办人员采取相应措施。

2.3搭建合同模板库
合同制定作为合同管理起始点，准确且符合各方需求的合同能够为后续业务活动开展奠定良好基础。

因此，企业在落实合同管理过程中，搭建合同模板库至要重要，可以对各类合同进行整理与分类，从而实现高效率调阅、批量化处理、标准化管理，形成合同范本库。

其次，合同内容中的关键信息一般情况下需员工
手动将其录入合同管理系统之中，例如合同主体、时间、违约责任等内容，工作
量较为庞大，且极易产生失误，影响后续业务规则应用及数据分析工作。

为此，
企业应当实现智能化合同管理系统的合理应用，智能解析合同文本内容，提取合
同关键信息实现合同文本结构化。

关键合同信息智能化提取，能够根据企业实际
业务场景需求，制定结构化信息数据，并且实现业务之间高效衔接。

此项功能的
开发不仅能够帮助企业大幅度节约时间成本和人工成本，强化合同起草质量及效率，还能有效减少人工操作过程中产生的失误，避免后续合同执行过程中潜在的
纠纷和风险，同时为合同归档、调阅、审查工作的提供了便捷。

2.4建立合同履行情况跟踪与评估机制
合同经办部门是合同履行跟踪的责任部门，对已生效合同应及时跟踪合同的
履行情况，全面掌握合同进展，排查风险，提出防控措施，并向相关领导汇报履
约情况，对合同履行负管理责任。

合同经办部门需定期跟进合同履约情况，及时
更新合同台账中的履行情况，每月以电子文件形式反馈至合同管理部门。

合同管
理部门每月对合同履行情况进行分析，及时跟进合同履行关键环节和合同规范性，并关注重点合同条款的执行情况，如收/付款进度与合同要求是否一致等。

审计
监察部门在审计监察过程中对相关合同的订立、履行、变更、解除等全过程监督
检查。

结语
借助信息化、智能化技术，搭建合同管理信息系统，不仅能够实现企业合同
管理质量优化，落实全过程管控，还能有效规避风险，为企业安全稳定运营保驾
护航。

为此，企业需正确认知合同管理信息化建设工作开展的重要性，加大信息
化建设投入力度，实现员工综合素质提升，完善合同管理各项管理机制，保障工
作落实合法合规、优质高效，实现企业规模和效益稳健增长、高质量发展。

参考文献
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