采购标准流程示意图

订单采购作业 合同采购作业
是
超过额度 ?
否
否
合同采购 ?
是
依申请采购物项 品名、规格找供货商询价
否 订单采购作业
否 超过报价 有效期限 ?
是
首次采购 ? 是
寻找三家以上供 应商询、比、议价
填询比议 价审批表
报价资料 2 询比议价 1
审批表
依审核权限送呈签 核并选定订购厂商
采购单 2 询比议价 1
审批表
办理质量检验
到货验收作业流程
到货验收作业流程
超交数办理退货
使用部门
到货验收 作业流程
填验退通知单
3 2 验退通知单 1
质量验收不符流程
营销部门
仓储部门
流程图 P10
采购部门
申购部门主管签核
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
验退通知单 3 存档备查
验退通知单 2
送营销部门据 以调整营销方 案
验收单 4
验退通知单 1
办理退货 存档备查
验收单 4
数量核对
取自档案
采购订单号 异动事项
通知单
否 相符?
是 验收单 1
34 2
数量验收 不符流程
是 抽验样品?
否 仓库主管签核
原材料 及其他 商品
验收单 2
按照进货日期编 号登记台账
存放适当库位
送财务部门归档
检验后签注检验状况并 填入验收单
是 合格?
否 填验退通知单
下接品质验 收不符作业
送货单
到货 追踪流程
采购订单 4
根据变更项目填 异动事项通知单
价格变更?
是
否
异动事项 通知单
依审批权限送呈签核
依询比议价 流程办理比议价
采购订单 4 异动事项
通知单
供货商考核记录表 ；货物追踪作业
异动事项通 知单(复印件)
核对
采购订单 1 异动事项通 知单(复印件)
取自档案
1 采购申请单
存档备查
异动事项通 知单(复印件)
发票
4 3
验收单 1
送财务部门据 以核对入帐
应付账款 作业流程
验收单 2
是 索赔作业流程
据以转销定购 单及连络客户
扣款/退货? 否 存档备查
数量验收不符流程
仓储部门
流程图 P09
到货验收作业流程
数量不符
办理退货
超(短)交 ?
超交
短交
是 拒收?
否
通知采购联络 供应商补货或扣款
是 超交数拒收 ?
否 依实收数填验收单
转销采购订购 通知供应商处理
退货
换货
存货管理作业 —存货退出折 让作业
到货验收流程
申购部门
质量验收不符流程─紧急采购流程
仓储部门
申购部门
流程图 P10-1
采购部门
质量验收 不符流程
营销计划 需求用料
填紧急采购确认单
紧急采购 确认单
部门、财务、总经理
紧急采购 确认单
存档备查
验收单 3
紧急采购 确认单
1 验收单
1 验收单
送货单 3
发票 2
1 验收单
申购单位 存档备查
送财务部门 存档备查
送采购部门 入应付账款流程
3
订购订单购1 单2
验收单
物品
质量验收
相符? 是
否 通知采购单 位办理退货
货品 存放适当位置
应付帐款作业流程
采购部门
验收作业
验收 不符作业
索赔作业
财务部门
流程图 P15
索赔通知单
特采认证单
间超过 20 个工作日的、非加工的食品原材料、集团 2、复印件存档备查
内供应商订购等须以采购订单的形式进行采购 2、 签订年度供应合同分期逐批次订购的，须下采购订
单。
3、签有采购一次性到货的则不需要签订采购订单，直接 进入到货验收流程。
采购部门
订单采购作业
价格议定通知 2
3 集团订单
4 集团订单
送请购单 位存档
合约书
送财务部门存档 备查
合同管理部门存 档
采购存档，办理 采购事宜并对供 应商进行考核
送交供货商
合同采购工作指引
采购部门
申购部门
1、 合同采购的范围：一次性采购金额人民币 10000 元 1、 采购事项方案或年度需求计划
以上（含 10000 元）、全年采购金额累计 10000 元 2、 需进行样品测试的，则需要提供测试计划及测试结果确
产品需求说明
10、样品或做样品测试确认
11、仓管员数量复核
12、将采购联、财务联交相关部门
13、存根联留存
财务部门
1、仓管员对采购要求进行数量复核并 提出意见
询价、比价、议价工作流程
采购部门
流程图 P01
财务部门
存货控制及 管理 -采购申请审批作业
1 采购申请单
供货商资格审查
是 新供应商
否
依申请品名、规 格找供货商询价
的物必须完全相同。
6、 比价规则 200 元以下（含 200 元）零星采购可以不
比价；200 元——5000 元须三家比价；5000 元以上
须三家以上比价。
7、 如遇采购物项为非竞争市场情况的，则需要提供详
细说明和证明文件，经公司管理层审批后按审批意
见执行。
8、一月内对同一物项进行多次零星采购的，须对采购
3 采购申请单
作为验收核 对之依据
非仓储管理物品之验收流程
流程图 P14
内保人员
合同、订单采购作业
3 发票2
送货单
物品
访客登记并通 知仓储及采购部门
仓储部门
核对数量
采购订单号 1
4 送货单
否 相符? 是 填写验收单
数量验收 不符流程
3 订购订单购1 单2 验收单
申购部门
送货单
3 2 发票
依审批权限送呈签核
可以以电话方式进行询价，将询价时间（准确时间）、
报价单位、报价人、联系电话等必要信息记录即可。
金额大于 200 元的需进行书面询价，须签印报价单
位公章或财务章。
4、 单次采购金额或年采购金额累计超过人民币 5 万元
的须采取密封密封询价（见密封询价工作指引）。
5、 比价需严格遵守“统一一致，货比三家”原则，标
异动事项 通知单
4 订购单
到货日报表
查核及督促 交货进度
到货验收流程
是 如期交货 ?
否
填写异动事 项通知单
采购订单 变更作业
存檔
流程图 P07
内保人员
到货验收流程
仓储部门
使用部门
流程图 P08
采购部门
来 自
到货作业
集团内采购
供
追踪流程
作业流程
应
商
材料/ 货品
采购订单号 3 发票 2
送货单
访客登记并通知 收货部门
到货追踪 作业流程
集团内采购流程
财务部门
采购部门
流程图 P05
集团内供应商
采购申请 2 1
集团订单
存档备查
取自档案
取 自 档 案
2 采购申请
发出集团订单
2 集团订单
存档备查
2 集团订单
核对 收货作业
财务支付流程
下单
供货、开据发 票
采购部门
订购变更流程
财务部门
使用部门
供货商
流程图 P06
接获供应 商通知
3、 拟定合同条款
4、 拟定的采购合同或者供应商提供的供应合同须经过
总公司法务审核确认后方可订约。
5、如遇采购物项为非竞争市场情况的，则需要提供详
细说明和证明文件，经公司管理层审批后按审批意
见执行。
订单采购工作流程
采购部门
供货商
询比议价作业
采购申请 1 询比议价 1
审批表
根据批准供应 商发出采购订单
紧急采 购物品
登入库存台账并存档
紧急采购 确认单
记入预算备忘
验收单 2
紧急采购 确认单
索赔作业 工作流程
是 紧急采购条件 ?
否
转销订购单、进入紧急采购 流程
索赔流程
采购部门
到货验收 作业流程
质量验收 不符流程
取得数量及品 质不符验收单
紧急采购确认单 2 验退通知单 2 2
验收单
流程图 P11
通知供应商
置于原采购订 单下存档
异动事项通 知单(复印件)
自存
采购部门
订购变更工作指引
财务部门
使用部门
1、 依据到货跟踪计划，掌握到货情况 1、经审批的《异动事项通知单》、原订 1、接《异动事项通知单》后，填写部门
2、 到货异动发生，通知财务部门、使用 单、变更订单等相关资料复印件存档。 意见
部门及时进行相应调整
验退通知单
发票 送货单
3 2
1 验收单
核对
输入计算机 (应付帐款系统)
定期打印进货明细表及应 付帐款明细表
付款日前打 印该项应付 帐款明细表
特殊付款?
定期打印应付帐款 明细表
取自档案
进货明细表
核对
有关单据 验收单 1
记录应付账款
应付帐款明细表
送财务负责人 签核
财务支付 工作流程
有关凭证
应付账款 明细表
价格资料 4 比价审批 3 采购申请 2 1 采购订购单
依审批权限送签
是
集团内采购流程
集团内采购 ?
否
采购申请 1 询比议价 1
审批表
送财务存档备查
流程图 P03
财务部门
1 采购订单
财务部门存档备
2 采购订单 供应商确认
到货追踪流程
采购自存
订单采购工作指引
采购部门
财务部门
1、 采购金额大于人民币 1000 元(含 1000 元)的、供货时 1、 检查采购订单情况
到货验收 作业流程
P08
是 合格?
否
验收不符 作业流程 P09、P10
应付帐款 作业流程
P15
索赔?
否
是
索赔作业流程 P11
仓储管理物料采购申请流程
申购部门
采购部门
流程图 P01
财务部门
开始
依实际需求填写 采购申请单
3 2 1 采购申请单
依审批权限 送呈签核
3 采购申请单
存档备查
2 采购申请单
询比议 价流程
2、对发生价格变动影响预算情况，备案
3、 填写《异动事项通知单》按照审批权
后送财务存档。
限进行审批
4、 价格出现变动的则须按询、比、议价
流程进行作业
5、 价格变动的订单，则按订单采购流程
进行作业
6、 对异动情况记入供应商考核记录
到货追踪流程
采购部门
采购订单/采购合同 流程
集团内采购流程
采购订单 变更
是 集团内 ?
否 补足数量或 以折让扣款
填单通知财务部门 索赔内容及项目
3 2 1 索赔通知单
通知集团内 供应商
共同品质复验
复验确认后 资料备案
采购负责人签批
1 索赔通知单
送财务部门填折 让单或索赔款收
入入帐事宜
应付帐款 作业流程
2 索赔通知单
送供应商
紧急采购确认单 2 验退通知单 2 验收单 2 3
送会计入账
以上（含 10000 元）的食品原材料和全年采购金额 认
累计 30000 元以上（含 30000 元）的物项、服务等。3、 试用不合格产品须经采购部门做退还处理
2、 合同总额超过人民币 50000 元（含 50000 元）的须 4、 除高价值的或另有约定外，试用品不计入供应合同数量
进行密封询价。
5、 参与拟定合同条款
采购标准流程示意图
存货控 制及管理
采购预算计划
申购作业流程 P01
非仓储管理物品 采购申请作业
P12
询、比、议 价作业 P01
非仓储管理物 品采购作业 P13
合同采购 订约作业
P02
订单采购作业 P03
集团内采购作业 P05
订购变更 作业流程
P06
到货追踪 作业流程
P07
非仓储管理 物品验收作业
P14
采购申请 1 询比议价 1
审批表
根据核定之供应 商发出采购订单
4 订购订单购1订单购2 单3 采购订单
依核审批权限送呈签核
是 集团内采购 ?
否
集团内 采购流程
2 订购单
4 订购单
送供货商 确认
依编号顺序存 档，并跟踪如期 交货，到货验收
作业流程
核对
请购单 2 1
订购单
存档备查
取自档案
2 请购单
取自留存联
申请及采购行为将由申请、采购、财务部门进行检
查性回顾，并将作出书面意见存档。
合同采购工作流程
流程图 P02
采购部门
样品
采购申请作业 大宗采购或 年度订购
询比议价
样品测试 ? 是 否
确认书 1 测试结果 2 询比议价 1 审批表
财务主管签注意见
依审批权限送签 核准选定订供应商 会同送法务进行合同条款
进行审核
合同书
依公司相关规定申请用章
确认书与规格书 质检书 3
规格书 2 样品
部门主管签核
申购部门
产品测试
合格?
否
是
测试结果确认单
供应 商
部门主管签核
测试确认 3 自存
测试确认 2 样品
送采购库管作为 验收依据
确认书 1 询比议价 1
呈核表
合约书 (复印件)
合约书
询比议价 1 呈核表
合约书 (复印件)
索赔通知单
存档备查
非仓储管理物品采购申请流程
申购部门
采购部门
流程图 P12
财务部门
开始
依实际需求填写 采购申请单
3 2 1 采购申请单
依审批权限 送呈签核
3 采购申请单
存档备查
2 采购申请单
询比议 价流程
1 采购申请单
存档备查
采购单位
非仓储管理物品采购流程
会计单位
流程图 P13
请购单位
询比议价作业流程
依审核权限送呈签 核并选定供应商
询比议价 2 审批表
送财务 存档备查
RFQ 工 作 指 引
采购部门
财务部门
1、 按照采购金额和物项类型选择恰当货品、供应商 1、 检查书面报价原始资料、复印件存档
2、 提供询价物项信息须完整一致
2、 检查比价审批资料、复印件存档
3、 单份采购申请采购金额在 200 元以下（含 200 元），3、监督密封询价程序
1 采购申请单
存档备查
申请工作指引
申购部门
采购部门
1、 供准确的货品名称或通用名
1、 检查审批情况
2、 规格及参数
2、 描述信息是否明确
3、 数量
3、 是否需要补充支持文件
4、 最小包装单位
4、 询价前准备
5、 需求到货时间
6、 申请人姓名
7、 申请日期
8、 申请部门审批
9、 如有具体品牌要求，提供经批准的