档案整理工作是提高档案利用价值的保障
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障。
二、 文书档 案 的整 理
（ 整理原 则 一）
文 书 档 案 是各 单 位 工 作 的真 实记 录 ， 是各 项 工
作持续发展的重要依据， 既能为现实工作提供指导，
档 案 利 用 价值 的 保 障
机械工业档案馆 王志英
一
、
档案 整理 与服 务创 新 的关 系
也 能 为历 史 查 找 提供 凭 据 ， 做好 文 书 档 案 的整 理 是
４１
所记 录 的主 要 内容 对档 案分 门别类 。
作 用 ， 须根 据 《 必 中华人 民共和 国会 计 法 》 《 华人 和 中
（） 卷 。组 卷 是档 案 整 理 的最基 本 环节 ， 实 民共 和 国档 案 法 》 ２组 其 的相 关 规 定 认 真 做 好档 案 整 理 工 质 是 将 一 组 密 切 联 系 的 文件 材 料 组 合 在 一 起 ， 于 作 。 便 保 管和 利 用 。
后或重 要 程度 排 列 。 面逐 页编 号 。 （） ５ 编制 卷 内 目录和 填 写备 考表 。 ３ 连 续 性 原 则 ： 计 档 案 的 生 成 从 内容 和程 序 ． 会
（） 内文 件材 料 排 列 。按 文 件 形 成 的 时 间 先 来看 有 很强 的连 续 性 ， 整 理 工 作 中要 注 重 每 项 步 ３卷 在 骤 紧密 联 系 ， 环 相扣 ， 能系统 反 映一 个机 关 和 单 环 才 和 经济 研 究提 供重 要依 据和 参考 材料 。
践， 最终又服务于社会实践 。在 以创新促进社会发 的整 体 水平 ， 同时 不 断增 长 的需 求 对档 案 整 理 工 作 展 的实践 中， 案服 务方 式 更加 多样 化 ， 案利 用 层 和 服 务 创 新提 出更 高 要求 ， 案 整理 与 服 务 创 新在 档 档 档
面 的深 度 和广 度 不 断延 伸 。实 践表 明 ， 案服 务创 提供 利用 这一 共 同 目标 下相 互促 进 、 同发展 。 档 共 新 有 赖 于 扎 实 的档 案 基 础 工 作 的保 障 ， 档案 整 理 而 工 作 就 是 整个 档 案 工 作 的基础 ， 发 挥 档 案作 用 的 是 前提 条 件 及提 升档 案 服务 工 作质 量和 效 率 的重要 保
档 档 案整 理 工作 是档 案 实体 整 理和 档 案 内容整 理 提 出 了更 高 的要求 。 一方 面 ， 案 整 理 作 为档 案 利 的统 称 ， 按照 档案 管 理 的有 关规 定 ， 是 以分类 、 排序 、 用和服务创新 的基础 ， 要优化档案整理程序， 尽可能 编 号 、 目等 工 作将 文 件 、 编 资料 、 件 等 以科 学 有 序 地 不 断丰 富馆 藏 ， 掘馆 藏档 案信 息 资源 ， 高档 案 证 挖 提 的形 式组 织 起来 ， 以便 于查 找 利用 ， 社会 开 展各 项 整 理 的科 学 性和 有 效 性 ， 保 实 现 整 理工 作 的综 合 为 确 活动提 供 原始 材料 。 效 益 ； 一方面 ， 另 整理 有序 的档 案 方便 人们 的检索 利 档 案 是 一种 特 殊 的社 会 资 源 ， 来 源 于 社 会 实 用 ， 它 人们 在 利 用 中 检 验 出档 案 整 理 工作 和 服 务 工 作
三 、 计档 案 的整 理 会
（ ） 理 原 则 一 整
理 ， 表 附注 和 决 算 说 明应 与 报 表 一 并 组 卷 装 订 。 报
各类会计报表应编写页码 ， 其方法与账簿相同。属
于 财务 业 务范 畴 ， 与会 计 核算 、 计 监督 紧 密相 关 的 会 数据 资料 ， 应视 同会 计 档案 一 并整理 。 均
各类 明细 分类 账 、 现金 日记账 、 行 存款 日记账 以及 银
（） 卷 排 列 与 编 号 。案 卷 排 列 要 保 持 案卷 之 辅 助 登 记 备 查 簿 等 。对 于 这 些 账 簿 要 分 别 整 理 立 ８案
组成 保 管单 位 。订 本 式 账 簿 以 一本 为一 个 保 管 间 的 有机 联 系和 条 理 性 ， 一般 可 按 照 永 久 、 期 、 长 短 卷 ， 期来 进 行排 列 ， 然后 按排 列顺 序 每年 编 一个 流水 号 。 单位 ； 页 式账簿 在 整 理 时去 掉空 白页 ， 活 按科 目顺 序 （） 制 案 卷 目录 。 案 卷 目录 由 归档 号 、 卷 整 理成 册 ， 订 后要 加 装 封 面 、 底 和 扉 页 ； 算 机 ９编 案 装 封 计
４ ２
沈 阳真 空技术研 究所 马玉琴
档 案 整 理 工 作 是 档案 管 理 中一 项 重 要 的 工 作 ， 档 案 管理 部 门重 要 的基础 性 工作 。文 书档 案 的整 理 档 案 服 务创 新有 力 地推 动 档案 整 理水 平和 质量 的提 应 坚持 以下 原 则 ： 升 ， 而提 高 了档 案利用 价值 及 档案 服务 效 率 。 进 １全 面 性 原 则 ： 件 在 产 生 和 处理 过 程 中形 成 ． 文 １档 案整 理与档 案 服务 创新 是相 互一 致 的关 系 各 种 相 互关 系 ， 理档 案 必 须 保 持 文件 之 间有机 的 ． 整 档 案 整 理 工 作 的 目的 是 便 于 档 案 的 保 管 和 利 历史联系， 这就要求必须坚持全面性原则， 在文件的 用 ， 案服 务创 新 是 通 过 多种 有 效方 式 满 足 社 会各 来源 、 档 时间、 内容、 形式等方面做好整理工作。 界 对 档 案 的各 种 需 求 ， 者之 间 有 共 同 的 目标 ， 二 即
（） 归档文 件逐 件装 订 固定 。 １对
期 限分类 ， 如不确 定 期 限的 ， 可按 年度一 问题 分类 。
列。
（） 归 档 文 件 以“ ” 单 位 进 行 年 度～ 保 管 蓝 黑墨 水编 写 。 ２对 件 为
（） 分 类 后 的 归 档 文 件 按 时 间 、 要 程 度 排 报 表 包 括 资 产 负债 表 、 益 表 、 润 分 配 表 、 金 流 ３对 重 损 利 现 （） 据 排 列 结 果逐 件 在 归档 文 件 上 方 空 白处 等 。会计 报 表按 本 单位 隶 属单 位 和 月 、 、 分 别整 ４根 季 年 加 盖“ 号 专用 章 ” 档 并填 写件 号 和相 关 内容 。 （） 制 归档 文件 目录 。 ５编 （） 归档 文件 按 连续 件 号依 次装 入档 案盒 内。 ６将
不 不倒 置 ， 便于翻 阅 。 案 卷 题名 ， 是案 卷 的名 称 ， 是对 卷 内文 件 材料 的高度 不压 字 、 串页 、 机关 、 内容 、 种三 文
部 分 构成 。
２ 会计 账簿 ： ． 包括 按会 计 科 目设 置 的 总分类 账 、
则：
会计 档 案应 当 由会 计机 构 按 照 归档 要求 整 理立 卷， 装订 成 册 ， 制 会 计档 案保 管 清册 。当年 形 成 的 编
１真 实 性 原 则 ： 计 账 薄 必须 以原始 凭 证 为依 会计档案 ， ． 会 可暂时 由会计机构保管一年 ， 期满之后 ， 移 据， 反映 的情 况 要真 实 ； 计报 表报 告 的＿切 数据 信 应 当 由会 计 机 构 编 制 移 交 清 册 ， 交 本 单 位 档 案机 会 息 也 必 须 真 实 ， 能保 障 利 用 会 计 档 案信 息 作 出判 构 统一 保管 ； 设 立档 案 机构 的 ， 当在 会 计机 构 内 才 未 应 断 的 正确性 ， 为决 策提 供 正确依 据 。 部指 定 专人 保 管 。 会 计 档案 的 保管 期 限分 为 永久 、 年 ５ ｌ ｌ ２ 严 肃 性 原 则 ： 计 档 案 是 记 录 经济 业 务 的 重 定 期 两 类 。 定 期 保 管 期 限分 为 ３ 、 年 、０年 、５ ． 会 要 证据 ， 维护 财经 纪 律 、 在 保护 国家 财产 中具有 重要 年 、５ ２ 年五 类 。会 计档 案 的保 管期 限， 从会 计 年度 终
档 案 工 作 的 目的是 为 了提 供利 用 ， 案 只有 被 利 用 和利用 是 整理 工作 的基 本 出发 点和最 终要 求 。 ． 档
了 ， 能 有 价 值 和 意 义 。科 学 地 管 理 、 分 地 利 用 才 充
（ 主要整 理 方法 二１
档案 ， 力 拓 宽服 务渠 道 ， 新服 务方 式 ，才 能使 档 努 创 发 挥 其应 有 的作用 。 ２ 档 案整 理与 服务 创新 是相 互促 进 的关 系 ．
文书 档 案 的整理 主 要有 以案卷 为单 位和 以件 为 １按“ 整 理 的主要 步骤 ． 卷” （） 类 。 常 用 的 是 年 度 分 类 法 和 问题 分 类 １分
案在促进社会经济发展和满足人民生产生活需求 中 单 位两 种 方法 。
随 着 社会 经 济 的发 展 ， 们在 生产 生 活 中对 档 法 。年度分类法就是按照文件 内容针对 的时间把属 人 案利 用 提 出了 更 多 的 需求 ， 此 也对 档 案 整 理 工 作 于 不 同年 度 的文件 分 开 。 问题 分类 法 就 是按 照档 案 因
２便于利用原则： ． 方便检索 ， 提高利用价值是档
“ 提供利用”它们是相互一致的关系。 ， 案 整 理工 作 的 目的， 是 整 理 工 作 的原 则 。档案 整 也 档 案 是 历 史 的 记 载 ， 一 切 活 动 的 真 实 记 录 。 理 的质 量 最 终 由利用 程 度 和 效 率 来评 判 ， 于保 管 是 便
１凭证： 括原始凭证、 ． 包 原始 凭 证 汇 总 表 、 行 银 存 款 对 账 单 等 。原 始 凭证 粘 贴 时 ， 与 张之 问要 均 张
整齐 ， 计 凭证 装 订要 整齐 、 固、 观 ， 会 牢 美 不掉 页 、 （） 写 案卷 标 题 ， 写案 卷封 面 。案卷 标题 即 匀 、 ７拟 填
ｆ 主要整 理 方 法 二）
为开 展 经济 活动 、 行 经济 分 析 进 （） ４ 根据 排 列 结果 ， 卷 内文 件材 料 有 图文 的页 位 的整 体 经济 情 况 ， 对
（） ６ 按卷 内 目录 、 件 材 料 、 考 表 的顺 序 排 列 文 备
后 装订 成卷 放 入档 案盒 内。
次 在 每 页 非装 订 线 一 侧 上 角 编 页 号 ， 册 账 簿 单 独 每 编 一个 流 水号 ， 号可 用 号码 机 打 印 ， 可 用碳 素 或 编 也
３会计报表 ： 月、 度、 ． 分 季 年度 会 计报 表 。每 类 量表 、 本 费用 表及 各 种 附表 、 表 附注 和 决算 说 明 成 报
上述 会 计 档 案 均 应 整 理 装盒 ， 按 要 求 填 齐 盒 并 ｆ 形 成 与保 管 三）
会 计 档 案 是 指 会 计 凭证 、 计 账 簿 和 财 务 报 告 上 各项 内容 。 会
等 会 计核 算 专 业 材 料 ， 记录 和 反 映单 位 经 济 业 务 是 的 重 要 史 料 和 证 据 。 会 计 档 案 整 理 要 注 重 如 下 原
号 、 名、 度、 题 年 页数 、 管 期 限 、 保 备注 等组 成 ， 卷 目 案 生 成 的 总账 、 明细 账等 应 单独 组 卷 并 加 装 封面 和 扉 录 可 以编 成 多年一 本 或一年 多 本 。 ２按“ ” ． 件 整理 的 主要 步骤 页 ， 齐 封 面 和 扉 页 的 各项 内容 。账 簿 装 订 后应 依 填
二、 文书档 案 的整 理
（ 整理原 则 一）
文 书 档 案 是各 单 位 工 作 的真 实记 录 ， 是各 项 工
作持续发展的重要依据， 既能为现实工作提供指导，
档 案 利 用 价值 的 保 障
机械工业档案馆 王志英
一
、
档案 整理 与服 务创 新 的关 系
也 能 为历 史 查 找 提供 凭 据 ， 做好 文 书 档 案 的整 理 是
４１
所记 录 的主 要 内容 对档 案分 门别类 。
作 用 ， 须根 据 《 必 中华人 民共和 国会 计 法 》 《 华人 和 中
（） 卷 。组 卷 是档 案 整 理 的最基 本 环节 ， 实 民共 和 国档 案 法 》 ２组 其 的相 关 规 定 认 真 做 好档 案 整 理 工 质 是 将 一 组 密 切 联 系 的 文件 材 料 组 合 在 一 起 ， 于 作 。 便 保 管和 利 用 。
后或重 要 程度 排 列 。 面逐 页编 号 。 （） ５ 编制 卷 内 目录和 填 写备 考表 。 ３ 连 续 性 原 则 ： 计 档 案 的 生 成 从 内容 和程 序 ． 会
（） 内文 件材 料 排 列 。按 文 件 形 成 的 时 间 先 来看 有 很强 的连 续 性 ， 整 理 工 作 中要 注 重 每 项 步 ３卷 在 骤 紧密 联 系 ， 环 相扣 ， 能系统 反 映一 个机 关 和 单 环 才 和 经济 研 究提 供重 要依 据和 参考 材料 。
践， 最终又服务于社会实践 。在 以创新促进社会发 的整 体 水平 ， 同时 不 断增 长 的需 求 对档 案 整 理 工 作 展 的实践 中， 案服 务方 式 更加 多样 化 ， 案利 用 层 和 服 务 创 新提 出更 高 要求 ， 案 整理 与 服 务 创 新在 档 档 档
面 的深 度 和广 度 不 断延 伸 。实 践表 明 ， 案服 务创 提供 利用 这一 共 同 目标 下相 互促 进 、 同发展 。 档 共 新 有 赖 于 扎 实 的档 案 基 础 工 作 的保 障 ， 档案 整 理 而 工 作 就 是 整个 档 案 工 作 的基础 ， 发 挥 档 案作 用 的 是 前提 条 件 及提 升档 案 服务 工 作质 量和 效 率 的重要 保
档 档 案整 理 工作 是档 案 实体 整 理和 档 案 内容整 理 提 出 了更 高 的要求 。 一方 面 ， 案 整 理 作 为档 案 利 的统 称 ， 按照 档案 管 理 的有 关规 定 ， 是 以分类 、 排序 、 用和服务创新 的基础 ， 要优化档案整理程序， 尽可能 编 号 、 目等 工 作将 文 件 、 编 资料 、 件 等 以科 学 有 序 地 不 断丰 富馆 藏 ， 掘馆 藏档 案信 息 资源 ， 高档 案 证 挖 提 的形 式组 织 起来 ， 以便 于查 找 利用 ， 社会 开 展各 项 整 理 的科 学 性和 有 效 性 ， 保 实 现 整 理工 作 的综 合 为 确 活动提 供 原始 材料 。 效 益 ； 一方面 ， 另 整理 有序 的档 案 方便 人们 的检索 利 档 案 是 一种 特 殊 的社 会 资 源 ， 来 源 于 社 会 实 用 ， 它 人们 在 利 用 中 检 验 出档 案 整 理 工作 和 服 务 工 作
三 、 计档 案 的整 理 会
（ ） 理 原 则 一 整
理 ， 表 附注 和 决 算 说 明应 与 报 表 一 并 组 卷 装 订 。 报
各类会计报表应编写页码 ， 其方法与账簿相同。属
于 财务 业 务范 畴 ， 与会 计 核算 、 计 监督 紧 密相 关 的 会 数据 资料 ， 应视 同会 计 档案 一 并整理 。 均
各类 明细 分类 账 、 现金 日记账 、 行 存款 日记账 以及 银
（） 卷 排 列 与 编 号 。案 卷 排 列 要 保 持 案卷 之 辅 助 登 记 备 查 簿 等 。对 于 这 些 账 簿 要 分 别 整 理 立 ８案
组成 保 管单 位 。订 本 式 账 簿 以 一本 为一 个 保 管 间 的 有机 联 系和 条 理 性 ， 一般 可 按 照 永 久 、 期 、 长 短 卷 ， 期来 进 行排 列 ， 然后 按排 列顺 序 每年 编 一个 流水 号 。 单位 ； 页 式账簿 在 整 理 时去 掉空 白页 ， 活 按科 目顺 序 （） 制 案 卷 目录 。 案 卷 目录 由 归档 号 、 卷 整 理成 册 ， 订 后要 加 装 封 面 、 底 和 扉 页 ； 算 机 ９编 案 装 封 计
４ ２
沈 阳真 空技术研 究所 马玉琴
档 案 整 理 工 作 是 档案 管 理 中一 项 重 要 的 工 作 ， 档 案 管理 部 门重 要 的基础 性 工作 。文 书档 案 的整 理 档 案 服 务创 新有 力 地推 动 档案 整 理水 平和 质量 的提 应 坚持 以下 原 则 ： 升 ， 而提 高 了档 案利用 价值 及 档案 服务 效 率 。 进 １全 面 性 原 则 ： 件 在 产 生 和 处理 过 程 中形 成 ． 文 １档 案整 理与档 案 服务 创新 是相 互一 致 的关 系 各 种 相 互关 系 ， 理档 案 必 须 保 持 文件 之 间有机 的 ． 整 档 案 整 理 工 作 的 目的 是 便 于 档 案 的 保 管 和 利 历史联系， 这就要求必须坚持全面性原则， 在文件的 用 ， 案服 务创 新 是 通 过 多种 有 效方 式 满 足 社 会各 来源 、 档 时间、 内容、 形式等方面做好整理工作。 界 对 档 案 的各 种 需 求 ， 者之 间 有 共 同 的 目标 ， 二 即
（） 归档文 件逐 件装 订 固定 。 １对
期 限分类 ， 如不确 定 期 限的 ， 可按 年度一 问题 分类 。
列。
（） 归 档 文 件 以“ ” 单 位 进 行 年 度～ 保 管 蓝 黑墨 水编 写 。 ２对 件 为
（） 分 类 后 的 归 档 文 件 按 时 间 、 要 程 度 排 报 表 包 括 资 产 负债 表 、 益 表 、 润 分 配 表 、 金 流 ３对 重 损 利 现 （） 据 排 列 结 果逐 件 在 归档 文 件 上 方 空 白处 等 。会计 报 表按 本 单位 隶 属单 位 和 月 、 、 分 别整 ４根 季 年 加 盖“ 号 专用 章 ” 档 并填 写件 号 和相 关 内容 。 （） 制 归档 文件 目录 。 ５编 （） 归档 文件 按 连续 件 号依 次装 入档 案盒 内。 ６将
不 不倒 置 ， 便于翻 阅 。 案 卷 题名 ， 是案 卷 的名 称 ， 是对 卷 内文 件 材料 的高度 不压 字 、 串页 、 机关 、 内容 、 种三 文
部 分 构成 。
２ 会计 账簿 ： ． 包括 按会 计 科 目设 置 的 总分类 账 、
则：
会计 档 案应 当 由会 计机 构 按 照 归档 要求 整 理立 卷， 装订 成 册 ， 制 会 计档 案保 管 清册 。当年 形 成 的 编
１真 实 性 原 则 ： 计 账 薄 必须 以原始 凭 证 为依 会计档案 ， ． 会 可暂时 由会计机构保管一年 ， 期满之后 ， 移 据， 反映 的情 况 要真 实 ； 计报 表报 告 的＿切 数据 信 应 当 由会 计 机 构 编 制 移 交 清 册 ， 交 本 单 位 档 案机 会 息 也 必 须 真 实 ， 能保 障 利 用 会 计 档 案信 息 作 出判 构 统一 保管 ； 设 立档 案 机构 的 ， 当在 会 计机 构 内 才 未 应 断 的 正确性 ， 为决 策提 供 正确依 据 。 部指 定 专人 保 管 。 会 计 档案 的 保管 期 限分 为 永久 、 年 ５ ｌ ｌ ２ 严 肃 性 原 则 ： 计 档 案 是 记 录 经济 业 务 的 重 定 期 两 类 。 定 期 保 管 期 限分 为 ３ 、 年 、０年 、５ ． 会 要 证据 ， 维护 财经 纪 律 、 在 保护 国家 财产 中具有 重要 年 、５ ２ 年五 类 。会 计档 案 的保 管期 限， 从会 计 年度 终
档 案 工 作 的 目的是 为 了提 供利 用 ， 案 只有 被 利 用 和利用 是 整理 工作 的基 本 出发 点和最 终要 求 。 ． 档
了 ， 能 有 价 值 和 意 义 。科 学 地 管 理 、 分 地 利 用 才 充
（ 主要整 理 方法 二１
档案 ， 力 拓 宽服 务渠 道 ， 新服 务方 式 ，才 能使 档 努 创 发 挥 其应 有 的作用 。 ２ 档 案整 理与 服务 创新 是相 互促 进 的关 系 ．
文书 档 案 的整理 主 要有 以案卷 为单 位和 以件 为 １按“ 整 理 的主要 步骤 ． 卷” （） 类 。 常 用 的 是 年 度 分 类 法 和 问题 分 类 １分
案在促进社会经济发展和满足人民生产生活需求 中 单 位两 种 方法 。
随 着 社会 经 济 的发 展 ， 们在 生产 生 活 中对 档 法 。年度分类法就是按照文件 内容针对 的时间把属 人 案利 用 提 出了 更 多 的 需求 ， 此 也对 档 案 整 理 工 作 于 不 同年 度 的文件 分 开 。 问题 分类 法 就 是按 照档 案 因
２便于利用原则： ． 方便检索 ， 提高利用价值是档
“ 提供利用”它们是相互一致的关系。 ， 案 整 理工 作 的 目的， 是 整 理 工 作 的原 则 。档案 整 也 档 案 是 历 史 的 记 载 ， 一 切 活 动 的 真 实 记 录 。 理 的质 量 最 终 由利用 程 度 和 效 率 来评 判 ， 于保 管 是 便
１凭证： 括原始凭证、 ． 包 原始 凭 证 汇 总 表 、 行 银 存 款 对 账 单 等 。原 始 凭证 粘 贴 时 ， 与 张之 问要 均 张
整齐 ， 计 凭证 装 订要 整齐 、 固、 观 ， 会 牢 美 不掉 页 、 （） 写 案卷 标 题 ， 写案 卷封 面 。案卷 标题 即 匀 、 ７拟 填
ｆ 主要整 理 方 法 二）
为开 展 经济 活动 、 行 经济 分 析 进 （） ４ 根据 排 列 结果 ， 卷 内文 件材 料 有 图文 的页 位 的整 体 经济 情 况 ， 对
（） ６ 按卷 内 目录 、 件 材 料 、 考 表 的顺 序 排 列 文 备
后 装订 成卷 放 入档 案盒 内。
次 在 每 页 非装 订 线 一 侧 上 角 编 页 号 ， 册 账 簿 单 独 每 编 一个 流 水号 ， 号可 用 号码 机 打 印 ， 可 用碳 素 或 编 也
３会计报表 ： 月、 度、 ． 分 季 年度 会 计报 表 。每 类 量表 、 本 费用 表及 各 种 附表 、 表 附注 和 决算 说 明 成 报
上述 会 计 档 案 均 应 整 理 装盒 ， 按 要 求 填 齐 盒 并 ｆ 形 成 与保 管 三）
会 计 档 案 是 指 会 计 凭证 、 计 账 簿 和 财 务 报 告 上 各项 内容 。 会
等 会 计核 算 专 业 材 料 ， 记录 和 反 映单 位 经 济 业 务 是 的 重 要 史 料 和 证 据 。 会 计 档 案 整 理 要 注 重 如 下 原
号 、 名、 度、 题 年 页数 、 管 期 限 、 保 备注 等组 成 ， 卷 目 案 生 成 的 总账 、 明细 账等 应 单独 组 卷 并 加 装 封面 和 扉 录 可 以编 成 多年一 本 或一年 多 本 。 ２按“ ” ． 件 整理 的 主要 步骤 页 ， 齐 封 面 和 扉 页 的 各项 内容 。账 簿 装 订 后应 依 填