简析嘉峪关世界文化遗产监测档案体系

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简析嘉峪关世界文化遗产监测档案体系
侯凌静
甘肃省嘉峪关市世界文化遗产监测中心
摘要：近年来，嘉峪关遗产监测工作有序开展，并形成了相关的监测档案，本文简要分析了嘉峪关世界文化遗产监测档案体系的现状、存在的问题以及未来展望。

关键词：记录档案；遗产监测；预警管理平台
一、嘉峪关世界文化遗产监测档案体系现状
文物“四有”档案是指全国重点文物保护单位必须有保护
范围、有标志说明、有记录档案、有专门机构或者指定专人负
责管理。

为了加强全国重点文物保护单位记录档案的编制和管理工作，2003年国家文物局颁布《全国重点文物保护单位记
录档案工作规范》（以下简称工作规范），要求记录档案必须科
学、准确、详实。

记录档案包括对保护单位本身的记录和有关文献，内容
分为科学技术资料和行政管理文件。

形式有文字、图纸、照
片、拓片、摹本、电子文件等。

按照《工作规范》的规定，档案分为主卷、副卷、备考卷3
大卷。

主卷以保护管理工作记录和科学资料为主，副卷收载
有关行政管理文件及日常工作情况，备考卷收载与本处文物
保护单位有关、可供参考的论著及资料。

主卷包括：文字卷、图纸卷、照片卷、拓片及摹本卷、保护
规划及保护工程方案卷、文物调查及考古发掘卷、文物保护工
程及防治监测卷、文物展示卷、电子文件卷、续补卷等十卷；副
卷包括：行政管理文件卷、法律文书卷、大事记卷、续补卷；备
考卷包括：参考资料卷、论文卷、图书卷、续补卷。

嘉峪关世界文化遗产监测中心作为文物保护监测单位，记录档案工作是遗产监测工作信息化的重要组成部分，也是
监测管理数字化的基础工作。

监测档案更是记述和反映监测
管理和保护、研究、利用等工作的历史记录。

自嘉峪关世界文化遗产监测系统工程实施以来，监测中
心陆续委托编制了《嘉峪关文化遗产监测预警体系总体规划
设计方案》和《嘉峪关世界文化遗产监测方案》等规划方案，根
据相关规划设计，嘉峪关世界文化遗产监测预警管理平台上
线。

平台设置的档案存储模块，正是根据《工作规范》的相关
要求设计了相应存储格式。

档案存储模块解决了各种电子化
文档和图像等资料的存储，实现对电子化文档的智能检索,并
且结合纸质文档对管理、借阅档案等进行有效管理。

由此，预警管理平台有效的进行了监测档案分类整理功
能及建立数字档案查询与档案资料保存模式。

利用预警管理
平台现代化的技术手段，建立了相对完备、系统的遗产档案资
料电子化存储平台。

将电子化监测档案信息存储为主卷、副
卷、备考卷3大卷，并按照《工作规范》的要求做了分类。

将档
案存放的位置按照档案室、档案柜、档案盒的结构在界面上直观展示档案目前所存放的位置，并且能够对档案进行管理，对监测资料进行检索、备份、保存和管理，实现对案卷目录、卷内目录和档案文件信息的直接管理。

档案资料中，文物保护工程档案资料比较重要，这是建设项目活动中直接形成的原始资料，承载了大量的文物保护工程信息，在此后对工程项目的再建、重建、维护、维修都具有十分重要的参考依据和利用价值。

此次嘉峪关世界文化遗产监测系统工程的实施，形成了一整套相对完备的监测工程档案资料，主要包括：从监测系统工程项目自提出立项、审批、招投标、设计、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体资料，具有专业性、成套性和较强的现实使用性。

平台建设之初，监测中心就对监测工程档案进行了预警管理平台的录入并保存，随着工
程的不断深入进行，工程资料档案及时补充更新，并作为记录
档案主卷的文物保护工程及防治监测卷收录。

档案资料的日常存储保存工作同样不容忽视，凡针对文物实施的日常监测、反应性监测等动态监测行为都一并录入预警管理平台。

记录主要监测时间、内容、实施方式等。

记录具体到年、月、日。

二、档案工作目前存在的主要问题监测中心虽然已对遗产本体基本信息和监测档案按照《工作规范》
的要求进行了搜集、整理，但从已形成档案来看，仍存在数据不完备的问题，缺乏对突出嘉峪关普遍价值及其真实性和完整性有重要影响的档案资料、详细记录信息。

仍需继续补充：遗产外形、尺寸和特征、管理、保养和维修的历史以及修建和保养过程中使用的传统及现代技术，历次调查、发掘情况，利用与展示情况，保护范围，建设控制地带，及建设项目控制情况等信息。

另外，文物记录档案没有固定的归档日期，是动态的，具有一定的时效性和持续性，只要记录档案内容发生了变化都应该及时以续补的方式进行归档。

由于种种原因，监测中心往往在出现新问题、新发现、新资料时还不能够及时补充及更新资料，也没有将工作经历一并收录。

导致部分资料的续补不及时，造成缺失现象。

同时，在遗产监测预警管理平台中，监测资料有自己的分类原则，这样的分类依据与记录档案分类依据并不矛盾，但存储过程中发现部分资料档案存在交叉重复分类的现象，很多资料采用某一种归类并不能完全反映其内容，
更不便于检索。

必须对监测资料进行彻底的分类以便于检索，这些资料就不能归类于某一序列号下，而必须有所交叉重复。

目前拟采用横、纵坐标方式分类保存、检索，检索时可将所有的保护文献资料都归纳进来。

三、档案工作的展望建档是一项长期的工作，需要在日常工作中不断地摸索积累，这样才能保证信息资料的准确性、真实性、完整性。

监测中心的建档工作，应当建立一个长远的工作计划，并落实到
日常管理工作中。

依据相关技术规范要求，结合遗产监测工作特点，建立分
类编制，分级管理的监测档案系统，强化档案资料的规范性，
共享性和保存安全性。

建立监测中心“记录档案”管理制度，
发挥监测中心信息资源的优势，同时依托监测预警管理平台，
提高档案管理水平，推动档案管理的同质化建设，强化档案的
公开与传承。

保证档案管理工作按照法律的规定开展，提高
档案管理整体水平。

随着今后科技水平的不断发展，笔者衷心希望监测中心
监测档案体系的拓展、保存及维护能够进入到主动的前瞻性管理新阶段。

参考文献：[1]国家文物局.全国重点文物保护单位记录档案工作规
范（2003年11月24日）[2]王建荣.申报世界文化遗产中档案资料整理的重要性—兼论锁阳城遗址申遗档案资料的整理[J].丝绸之路,2015(14).[3]史水君.文物保护单位“四有档案”刍议[J].浙江档案,2009(12).作者简介：侯凌静(1977.8.9)，女，研究生，籍贯：浙江奉化，职称：文博馆员，研究方向：历史文献、文物监测需求。

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