总经理信箱管理办法

总经理信箱管理办法
一、目的
为了增强公司内部沟通，提升管理效率，鼓励员工积极参与公司管理和创新，特设立总经理信箱，并制定本管理办法。

二、适用范围
本办法适用于公司全体员工，包括正式员工、实习生及临时工。

三、信箱设立
信箱位置：总经理信箱应设立在公司内部易于访问的公共区域，确保所有员工均能方便地投递信件。

信箱形式：信箱应为实体形式，具备锁具，以保证信件的安全性和保密性。

信箱标识：信箱外部应有清晰的标识，包括“总经理信箱”字样和投递指引。

四、信件投递
投递方式：员工可通过书面形式投递信件，信件应放入信封内，并确保密封。

投递时间：员工可在工作日的任何时间投递信件。

匿名投递：鼓励员工实名投递，但对于希望匿名的员工，应提供相应的匿名投递方式。

五、信件处理
信件收取：总经理或指定的助理应在每周固定时间开启信箱，收取信件。

信件分类：收到的信件应根据内容进行分类，包括建议、投诉、表扬、求助等。

信件回复：对于需要回复的信件，总经理或指定的助理应在收到信件后的5个工作日内给予回复。

信件跟进：对于涉及具体问题或建议的信件，应由相关部门跟进处理，并在规定时间内反馈处理结果。

六、保密原则
信件保密：对于员工的信件内容，应严格保密，未经员工同意，不得向第三方透露。

个人信息保护：对于匿名信件，应采取措施保护员工的个人信息，防止泄露。

七、反馈机制
定期汇总：总经理或指定的助理应定期对收到的信件进行汇总分析，形成报告。

反馈会议：公司应定期召开员工大会，对信箱管理工作进行反馈和总结。

改进措施：根据信件内容和员工反馈，公司应采取相应的改进措施，并及时向员工通报。

八、违规处理
恶意攻击：对于恶意攻击他人、捏造事实的信件，一经查实，将按照公司纪律进行处理。

泄露信息：对于泄露信件内容或员工个人信息的行为，将依法依规严肃处理。

九、附则
办法修订：本办法由总经理办公室负责解释和修订，如有变更，应及时通知全体员工。

生效时间：本办法自发布之日起生效，并作为公司内部管理的一部分。