《Excel 2010电子表格制作高级案例教程》教学课件 项目五 管理工作表中的数据

2．多重分类汇总
对工作表中的某列数据选择两种或两种以上的分类汇总方式 或汇总项进行汇总，就叫多重分类汇总，也就是说，多重分类汇 总每次用的“分类字段〞总是相同的，而汇总方式或汇总项不同， 而且第2次汇总运算是在第1次汇总运算的结果上进行的。
第1次分类 汇总设置
第2次分类汇总设置： 分类字段和汇总项相同，
工程五 管理工作表中的数据
一、排序数据 二、筛选数据 三、分类汇总数据 四、合并计算数据
一、排序数据
1．简单排序
简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序 或降序的方式排列。单击要进行排序的列中的任一单元格，再 单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中“升序”按钮 或 “降序”按钮 ，所选列即按升序或降序方式进行排序。
2．按分类合并计算 当源区域中的数据没有相同的组织结构，但有相同的行标
签或列标签时，可采用按分类合并计算方式进行汇总。 假设两个书店销售的图书种类不尽相同，但它们有相同的
列标签，此时可以按分类合并计算这两个书店的销售合计。
具有相同列 标签的源数 据区域
单击工作表中要放置结果单元格区域左上角的 单元格，然后翻开“合并计算〞对话框，在 “函数〞下拉列表中选择“求和〞函数，在
多项选择一条件筛选是指在查找时只要满足几个条件当中 的一个，记录就会显示出来。多项选择一条件筛选的操作与多 条件筛选类似，只是需要将条件输入在不同的行中。
多项选择一条件筛 选
4．取消筛选
对于不再需要的筛选可以将其取消。若要取消在数据表中 对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选 按钮 ，在展开的列表中选择“全选”复选框，然后单击“确 定”按钮。此时筛选按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显 示出来。
Excel提供了两种合并计算数据的方法：一是按位置合并计 算；二是按分类合并计算。
1．按位置合并计算 按位置合并计算要求源区域中的数据使用相同的行标签和
列标签，并按相同的顺序排列在工作表中，且没有空行或空列。 例如，可以将同一工作簿的多张工作表中的成绩汇总到一张工 作表中。
具有相同 行和列标 签的源数 据区域
对工作表进行多关键字排序
设置嵌套分类 汇总选项
嵌套分类汇总结果
4．分级显示数据
对工作表中的数据执行分类汇总后，Excel会自动按汇总时 的分类分级显示数据。
分级显示明细数据：在分级显示符号
中单击所需级
别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起来。
隐藏与显示明细数据：单击工作表左侧的折叠按钮 可以
隐藏原始数据，此时该按钮变为 ，单击该按钮将显示组中的
条件区域必须具有列标题，且列标题与筛选区域的标题必 须保持一致。此外，在条件值与筛选区域之间应至少留了一个 空白行或空白列。
设置筛选条件时，对于文本类型，可用“*〞匹配任意字符串， 或用“?〞来匹配单个字符；对于数字来说，可直接在单元格中 输入表达式。
假设在“高级筛选〞对话框选中“将筛选结果复制到其他 位置〞单项选择钮，那么“复制到〞选项变为可用，此时可在 该编辑框中单击，然后在工作表单击要放置筛选结果单元格区 域的左上角单元格。
分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌 套分类汇总三种方式。无论哪种方式，要进行分类汇 总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总 之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一 类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类 汇总操作。
1．简单分类汇总 简单分类汇总指对数据表中的某一列以一种汇总方式进行
在工作表中单击要放置合并计算结果区域 左上角的单元格，再单击“数据〞选项卡 上“数据工具〞组中的“合并计算〞按钮
在“函数〞下拉列表选择“求和〞， 然后在“引用位置〞编辑框中单击
在要合并计算的工作 表中选择数据区域
用同样的方法将要合并计算的 发行部开支数据数据区域
松开鼠标左键，自动返
回“合并计算〞对话框， 然后单击“添加〞按钮
பைடு நூலகம்
在建立嵌套分类汇总前首先对工作表中需要进行分类汇总 的字段进行多关键字排序，排序的主要关键字应该是第1级汇总 关键字，排序的次要关键字应该是第2级汇总关键字，其他的依 次类推。
有几套分类汇总就需要进行几次分类汇总操作，第2次汇总 是在第1次汇总的结果上进行的，第3次汇总操作是在第2次汇总 的结果上进行的，依次类推。
四、合并计算数据
合并计算是指用来汇总一个或多个源区域中数据的方法。 合并计算不仅可以进行求和汇总，还可以进行求平均值、计数 统计和求标准差等运算，利用它可以将各单独工作表中的数据 合并计算到一个主工作表中。其中，单独工作表可以与主工作 表在同一个工作簿中，也可位于其他工作簿中。
要想合并计算数据，首先必须为合并数据定义一个目标区， 用来显示合并后的信息，此目标区域可位于与源数据相同的工 作表中，也可在另一个工作表中；其次，需要选择要合并计算 的数据源，此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多个 工作簿。
升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。 文本：按照特殊字符、数字〔0…9〕、小写英文字母
〔a…z〕、大写英文字母〔A…Z〕、汉字〔以拼音排序〕排 序。 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 空白单元格：总是放在最后。 错误值：所有错误值〔如#NUM!和#REF!〕的优先级相同。 降序排序 与升序排序的顺序相反。
原始数据。
去除分级显示：不需要分级显示时，可以根据需要将其局
部或全部的分级删除。要取消局部分级显示，可选择要取消分
级显示的行，然后单击“数据〞选项卡上“分级显示〞组中的
“取消组合〞>“去除分级显示〞项；要取消全局部级显示，可
单击分类汇总工作表中的任意单元格，然后单击“数据〞选项
卡上“分级显示〞组中的“取消组合〞>“去除分级显示〞项。
数据。
显示筛选按钮后单击要进行筛选操作标题右侧 的筛选按钮，从中选择要操作的选项
设置自定义自动筛选各选项
成绩表中“平均分〞大于 80小于90的记录筛选出来
3．高级筛选
高级筛选用于条件较复杂的筛选操作，其筛选结果可显示在原 数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来，也可以在新的位置显 示筛选结果，不符合条件的记录同时保存在数据表中，从而便于进 行数据的比照。在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多 项选择一条件筛选两种。
当工作表中的单元格引用到其他单元格内的数据时，有可 能因排序的关系，使公式的引用地址错误，从而使工作表中的 数据不正确。
2．多关键字排序
多关键字排序就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键 字进行排序。在此排序方式下，为了获得最正确结果，要排序的单 元格区域应包含列标题。
对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下， 会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况 下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。
多条件筛选是指查找出同时满足多个条件的记录。
输入筛选条件，再单击 要进行筛选操作工作表 中的任意非空单元格， 最后单击“数据〞选项 卡“排序和筛选〞组中
的“高级〞按钮
条件区域至少由2行 组成，第1行是标题 行，第2行和其它行 是输入的筛选条件
重新选择 列表区域
筛选出“级别〞为良，且“就 业指导〞成绩大于80的记录
汇总方式不同
多重分类汇 总结果
注意在“分类汇总〞对话框中取消“替换当前分类汇总〞复 选框，否那么新创立的分类汇总将替换已存在的分类汇总。此外， 选择“每组数据分页〞复选框，可使每个分类汇总自动分页。
3．嵌套分类汇总
嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中 再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的字段是不相同的， 其他项可以相同，也可以不同。
“引用位置〞编辑框单击，然后在“甲书店〞 所在工作表中选择要进行合并计算的数据
松开鼠标左键，返回“合并计算〞对 话框，然后单击“添加〞按钮。此时 “引用位置〞编辑框中的单元格引用 处于选中状态，在“乙书店〞所在工 作表选择要进行合并计算的数据区域
按分类合并计算数据时，必须包含行或列标签，如果分类 标签在顶端时，应选择“首行〞复选框；如果分类标签在最左 列，应选择“最左列〞复选框；也可以同时选择两个复选框， 这样Excel将会自动按指定的标签进行汇总。
分类汇总。
对要进行分类汇 总的列进行排序
设置分类汇总选项
简单分类汇总结果
在“分类字段〞下拉列表进行选择时，该字段必须是已经排序的字段，如 果选择没有排序的列标题作为分类字段，最后的分类结果是不正确的。
此外，在“分类汇总〞对话框中做设置时，注意在“选定汇总项〞列表框
中选择的汇总项要与“汇总方式〞下拉列表中选择的汇总方式相符合。例如， 文本是不能进行平均值计算的。
1．自动筛选
自动筛选一般用于 简单的条件筛选，筛选 时将不需要显示的记录 暂时隐藏起来，只显示 符合条件的记录。
筛选出成绩表中“国际贸易〞 成绩大于等于90分的记录
单击要进行筛选操作列 标题右侧的筛选箭头，在展 开的列表中取消不需要显示 的记录左侧的复选框，只勾
选需要显示的记录
2．按条件筛选 在Excel中，还可按用户自定的筛选条件筛选出符合需要的
若要取消在工作表中对所有列进行的筛选，可单击“数据” 选项卡上“排序和筛选”组中的“清除”按钮 ，此时筛选标 记消失，所有列数据显示出来；若要删除工作表中的三角筛选箭 头 ，可单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选” 按钮 。
三、分类汇总数据
分类汇总是指把数据表中的数据分门别类地进行 统计处理，无需建立公式，Excel将会自动对各类别 的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值 〔最小值〕和总体方差等多种计算，并且分级显示汇 总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更 快捷地获得需要的数据并做出判断。
要进行排序操作 工作表中的任意
非空单元格
选中“排序〞对话框的“数据包含标题〞复选框，表 示选定区域的第一行作为标题，不参加排序，始终放 在原来的行位置；取消该复选框，表示将选定区域第
一行作为普通数据看待，参与排序
设置多关键字排 序选项并确定
二、筛选数据
在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满 足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合 条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自 动筛选、按条件筛选和高级筛选三种筛选方式，无论使用哪种 方式，要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。
每增加一组数据就要单击一次
“添加〞按钮，将其添加到 “所有引用位置〞列表中
选中“首行〞 ，然后单 击“确定〞按钮
相同月份各部门各费 用的小计及合计
选中“首行〞或“最左列〞复选框，表示将源区域中的行 标签和列标签复制到合并计算中。
如果在“合并计算〞对话框选中“创立指向源数据的链接〞
复选框，表示在源数据改变时会自动更新合并计算结果。不过， 一旦选中此复选框，合并计算结果将以分级形式显示。