秘书学(整理版)

填空题
1、秘书的职业特征:
(1)服务的直接性。

(3)年轻化:
(2)服务的稳定性:(4)女性化
(5)知识化:秘书以处理书面信息为主要工作内容。

秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。

秘书属于知识分子,属于办公人员,属于文官范畴,属于白领阶层。

2、秘书工作的作用:助手作用;参谋作用;协调作用;信息枢纽作用;公共关系作用
3、秘书学得研究对象包括两方面:一是秘书工作,二是秘书人员。

4、秘书学研究的发展方向:秘书学教学理论、秘书工作理论、秘书学相关学科研究。

5、我国建党初期秘书工作的特点:“精”、“密”
6、就全世界而言,秘书工作的显著特征:普遍化、年轻化、女性化
7、秘书工作机构的组织形式:分理制和综理制
8、秘书工作机构的性质:机密性;辅助性;综合性;服务性,这是由其职能决定的。

9、秘书人员的自我管理:工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理。

10、秘书的培训主要有三种模式:学历教育、岗前培训、在职培训
11、秘书的考核内容:德(政治思想品德),能(工作能力),勤(工作出勤率),绩(工作业绩)
12、秘书的考核方法:平时考核,年终考核
13、邮件收进的程序:分类、拆封、登记、分封、阅办
14、秘书接待的方式:迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式。

15、值班工作的基本任务:来访接待、通讯联络、安全保卫
16、信息的表现形态(形式):文字形态、声像形态、记忆形态
17、调查的方法:观察法、访问法、文献法、问卷法
18、文书处理工作具有政治性、时限性、机要性、规范性的特点。

19、信访工作的四要素:信访人、信访受理者、信访关系、信访工作。

20、沟通的四个特点:社会性、选择性、互助性、创造性
概念
1、秘书工作:秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性工作,包括政务和事务,内容十分繁杂。

2、秘书学:秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性地科学。

秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

3、异质结合:
4、心理:是人脑的机能,是客观现实在人的头脑中的反映,它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。

5、情绪:人的情感较强烈的、带有冲动性的、明显的外部表现。

可以表现为
喜悦或悲哀,轻松或紧张,乐观或忧郁。

6、记忆:人的思想行为、知识、经历的印迹的保持和再现。

7、性格:性格是指表现在人对现实的态度和相应的行为方式中的比较稳定
的、具有核心意义的个性心理特征,是一种与社会相关最密切的、人格特征。

8、人际关系:人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的
交往关系。

(这是一种社会性职业性的关系,被称作“业缘关系”。

)
9、督查:是指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促检查,使之落实、妥善。

10、保密:在人类社会,大至国家、组织,小至家庭、个人,为了保护自身的利益,总有一些不愿为外界所知的事情。

11、印信工作:指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作,属于秘书
工作范围。

12、调查:采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。

(前提基础)
13、研究:指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。

(后续深化)
14、普遍调查:(简称普查)对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。

15、重点调查:对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查,再将其结果推论至其他一般单位。

1
16、抽样调查:从总体中抽取部分样本进行调查,将其结果推断总体。

(现代社会使用最为普遍)
17、拟办:(对来文的处理提出初步意见,供领导人批办时参考。

)由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导审核定夺。

18、承办:即有些信访事项原来就属于本地区、本级信访部门办理的层级、范围,自然应由原信访部门直接办理。

19、公文立卷:指机关文书部门将已经办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成立案卷。

20、议题:企业的某种行为遭到非议、进而产生争论和冲突,最后导致公共政策的拟定或修正,以规范企业的行为。

简答
1、秘书服务的直接性的体现。

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的;二是秘书也是直接向领导请示汇报的;秘书做工作是直接对领导负责的;三是秘书是领导的贴身工作助手。

2、秘书工作职能的转变:
(1)支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案。

(2)辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制。

(3)处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息。

(4)计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划。

秘书工作方式的转变:
(1) 服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务。

(2) 办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公。

(3) 会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展。

(4) 操作方式,由手工操作转变为电子操作。

3、“四个转变”:(1)由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;(2)由单纯地传递信息转变为综合处理信息;(3)由被动服务转变为主动服务;(4)由凭老经验办事转变为科学化管理。

4、秘书工作的“六个强调”:
调查研究工作,信息工作,信访工作,协调工作,督察工作,党务、政务服务工作。

5、秘书工作要做到的三个服务:
(1)为本机关领导和上级机关服务;(2)为本机关其他平级的职能部门服务;(3)为下级机关和人民群众服务。

6、秘书学研究的方法和方式:(3个)
(1)从实际出发,由经验上升为理论的方法;(2)运用其他学科的先进方法研究秘书学;(3)有经验的秘书人员与理论研究人员相结合。

7、外国秘书工作的特点和趋势:
特点:(1) 就全世界而言,秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化。

(2) 秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点,即辅助功能强,工作适应面广。

趋势:(1)由事务性转化为智能型。

强调辅助功能、咨询顾问能力;(2)秘书工作日益专业化。

这表现为工作适应面广,职业种类分工更细;(3)秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。

8、秘书人员该如何进行心理调适?
(1)博览群书,开阔胸襟;(2)培养广泛兴趣,丰富业余生活;(3)善于反省,自我调适;(4)倾诉、宣泄、调节情绪。

9、如何理解人际关系中适应性和自主性的关系?
适应性和自主性并不矛盾,自主性是强调行为目的、基本态度的独立自主以及在不违反社会制约的条件下有自己独立行为方式和独特的魅力。

而适应性则是根据社会的共同要求,采取人们普遍能接受的方式以表现自己的行为态度,达到自己的行为目的。

两者是主观与客观的统一,目的与行为的统一,内容与形式的统一。

10、秘书与上司工作关系:
①秘书与上司关系的特征:⑴工作上的主从性。

⑵知识、能力、体力、思维的补充性。

⑶人际关系的首属性。

⑷人格上的平等性。

②秘书与上司关系的处理原则:⑴主动配合、适应。

⑵服从,但不盲从。

⑶委婉提醒,适时规劝。

⑷维护上司间的团结
11、秘书与其他业缘关系的处理原则和要求:
(1)广结良缘。

秘书首先应当明确,所涉及的关系人员,抱着广结良缘的真诚愿望和不厌其烦的积极态度;
(2)区分主次。

确定对组织影响作用大、交往多、时间长的人际关系为首属关系,应加上特殊要求;对次属关系可以按一般准则处理。

(3)一视同仁、以礼相待。

应做到一视同仁,以礼相待,以秘书的职业道德为出发点。

(4)发挥微笑的魅力。

对于初次交往的人来说,秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象,继而辅之以文雅得体的举止言谈。

(5)记住别人的姓名。

对于重要的交往对象,初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务,再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方。

12、秘书为领导进行日程安排有何原则和要求?
(1)服从于组织的总目标和整体计划。

首先服从于组织的总目标和整体计划,要顾及上司的工作配合,如有冲突,应及时汇报上司,征得同意后进行协调解决。

(2)区分轻重缓急。

应对上司的工作任务、各种会议、社会等大大小小的活动进行全面了解并作出记录。

然后区分轻重缓急,作出初步安排。

(3)随时补充、调整。

对已排出的日程表应随机应变,根据先重后轻的原则随时作补充、更改。

同时也应尽量提前告知上司。

(4)提示和督促。

秘书不仅要为上司排出科学的日程表,而且还有责任帮助上司实施。

(5)酌留弾性、劳逸结合。

既要考虑到临时增加的内容,又要留出足够时间让上司作准备。

13、督查对领导的作用:
(1)督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段;(2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节;(3)督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。

14、秘书保密工作有何意义和作用?
(1)关系到国家的安危。

重大的政治秘密、军事秘密直接关系到国家政策,关系到国家领导人的安全,必须严加保护。

(2)关系到经济、科技、文化教育等事业的发展。

重要的经济、科技、文化等情报的失密,就会造成不正当竞争等问题,所以必须加以保护。

(3)关系到领导工作的成败。

领导决策往往带有范围和时间上的保密性,一旦泄密就会受到干扰或破坏,秘书理应为领导把好秘密。

(4)关系到社会的安定团结。

15、访问法的优缺点。

优点:与被访问者面对面的交谈,可以追问,可以讨论,了解情况能够全面、深入。

又是边问边看,察言观色,容易辨别情况的真伪程度。

缺点:费时费力,难以做大规模的调查;而且问题难有统一、科学的标准,情况
不易做定量分析。

16、秘书写作的特点(5个):
(1)代单位立言,非个人意愿;(2)集体成果,非个人创作;(3)内容真实、实用、客观,符合政策;
(4)语言要求流畅、平实、简洁、规范;(5)讲究文体格式。

17、秘书写作的要求(4点):
(1)信息量大,措施具体,指示性强;(2)内容高度概括,语言表达实用、精确;(3)用材精要,语言深入浅出,主题富有个性;(4)讲究文明礼貌,语言得体,多一点人情味。

18、协调的原则(5点):
(1)政策指导原则;(2)公正无私原则;(3)平等、尊重原则;(4)统筹兼顾原
则;(5)随机应变原则。

论述
1、我国西周至春秋时期逐渐形成哪些秘书工作制度,请加以解释。

(1)保密制度。

西周将全国土地、户口登记造册,藏于首都宫内。

史称“天府
之藏”。

(2)文书制度。

王命文书都要有正副本,正本宣读后交付受命的诸侯大夫,副本则藏于王宫,以备日后查考。

(3)用印制度。

春秋后期,周王、诸侯传递文书都用泥封加印。

即简牍用绳捆扎,打结处用湿泥捏裹,泥上加
印,烘干后送递,泥印不得破碎,以此防止篡改、泄密。

2、请谈谈在进行人际关系交往时需克服哪些障碍,维系人际关系的方式有哪些?
障碍:心理障碍;语言障碍;地位障碍;物理障碍
维系人际关系的方式:
(1)语言。

口头语言和书面语言是人际关系的重要方式。

人们通过交谈、通信、打电话等方式彼此接触、理解、熟悉,甚至建立友谊和感情。

(2)体态或身势。

即人的动作、表情、手势、姿势等,见面点点头,握握手,遇到熟人拍拍肩,都是友好的表示。

有时一个微笑,一个手势都能达到交流思想感情的目的。

(3)物质。

物质交往也是一种方式,即所谓“礼尚往来”。

人际交往中互赠小礼品也是表达友情的需要,但如果过于重视礼物的经济价值,就会将正常的人际关系歪曲为利益关系,就会破坏真正的友谊和友情。

3、什么叫文书工作?文书工作的主要内容和基本任务?
文书工作,是指机关、单位在使用文书,处理日常公务的活动中,围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

内容:(1)发文:从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。

(2)收文:从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、到承办、催办以及答复
的一系列处理环节。

(3)管理:平时管理、发挥公文的效用,公文保密的一系列管理环节。

(4)立卷归档:整理立卷、归档保存的处理环节。

基本任务:
(1)文件的收发、登记和分类;(2)文件的拟办、批办、承办和催办;(3)文件的拟写、校核、签发、缮印、校对和用印;(4)会议、汇报、电话的记录和整理;(5)文件材料的平时归卷,提供借阅与保管;(6)文件材料的系统整理、编目和归档工作;(7)处理群众来信;(8)为机关领导准备有关材料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

4、在人际交往中会遇到哪些沟通障碍,有哪些克服的方法?
沟通障碍:
(1)技术性障碍,因沟通者技术能力或技术条件不足而造成的沟通障碍。

如通
话时语音不准、口齿不清。

(2)知识性障碍,因沟通者对沟通对象的专业、现状、政治、历史、地理、社
会背景等缺乏认识或知识而造成的沟通障碍。

(3)体制性障碍,组织、系统内因纵向层次划分过多、横向部门划分过细;或政出多门、号令不一,会使沟通者感到无所适从。

(4)信息障碍,由于沟通者所获取的信息渠道不一,内容不同,常常互相矛盾或
真假难辨,给沟通者造成沟通困难。

(5)心理障碍,由于沟通者与沟通对象之间存在着职位、地位等差距,或年龄、学历、性别等差异,沟通者
又缺乏正确认识,或囿于传统观念、世俗偏见而造成沟通者的心理障碍。

克服的方法:
(1)提高技术能力,改善技术条件。

(2)加强学习,扩充并更新知识。

(3)加快体制改革。

(4)大力提高信息工作的质量。

(5)提高心理素质。