公司档案管理制度范例（三篇）

公司档案管理制度范例
一、前言
本公司为了规范和加强档案管理工作，提高档案管理的效率和安全性，特制定本档案管理制度。

二、目的和范围
1. 目的：本制度旨在确保公司档案的规范管理、合理利用和安全保管，保证各类档案的准确性、完整性和真实性。

2. 范围：适用于公司内部所有的档案管理工作。

三、基本原则
1. 法律合规原则：遵守国家有关档案管理的法律、法规和规章制度，确保档案管理活动的合法性和规范性。

2. 统一管理原则：公司建立统一的档案管理机构，负责公司档案的全面管理。

3. 规范化操作原则：按照规范的操作流程和标准，进行档案的收集、整理、归档和检索。

4. 安全保密原则：确保档案的安全、完整和保密，防止档案的丢失、损毁和泄露。

四、档案管理机构
1. 公司设立档案管理部，负责公司档案的全面管理。

2. 档案管理部门由专职人员组成，负责档案的收集、整理、归档和检索等工作。

五、档案管理流程
1. 档案收集：公司各部门每月按时将产生的各类档案交由档案管理部门收集。

2. 档案整理：档案管理部门对收集到的档案进行整理归类，编制档案目录和档案清单。

3. 档案归档：经过整理的档案按照编制的目录和清单进行归档，每份档案都需标注档案编号和保存期限。

4. 档案借阅：员工需要借阅档案时，需填写借阅申请表，并经过上级批准后方可借阅。

5. 档案归还：档案借阅期满或者不再需要借阅时，需及时归还档案，由档案管理部门复核并确认档案的完整性。

6. 档案销毁：档案达到保管期限或者不再需要保存时，按照公司相关规定进行档案销毁，销毁记录需保存备查。

六、档案管理要求
1. 档案编号：每份档案都需分配唯一的档案编号，用以标识和检索。

2. 档案保存期限：根据国家相关法律、法规和公司规定，确定档案的保存期限，对达到保存期限的档案进行销毁处理。

3. 档案存储：档案存储区域应干燥、通风、无潮湿和火灾隐患，并采取必要的防护措施，防止档案受到损坏。

4. 档案检索：档案管理部门应建立完善的档案检索系统，方便员工进行档案查询和借阅。

5. 档案保密：对于涉及公司机密和个人隐私的档案，档案管理部门和员工有保密责任，未经授权不得泄露或外传。

6. 档案备份：公司应定期对重要的电子档案和纸质档案进行备份，确保档案的安全性。

七、档案管理考核与奖惩
1. 档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行考核，及时发现问题并提出改进意见。

2. 对于档案管理得当、规范的部门和员工，可进行表彰和奖励；对于档案管理存在问题、不合规的部门和员工，应进行批评和教育，并给予相应的纪律处分。

八、附则
1. 本制度的解释权归公司所有，如有需要修改或补充，应经公司上级部门批准。

2. 本制度自发布之日起正式执行，废止之前的档案管理制度。

公司档案管理制度范例（二）
第一章总则
第一条为规范公司的档案管理工作，提高档案工作的效率和质量，保障公司档案的安全和完整性，促进信息的共享和利用，制定本制度。

第二章档案管理的目标
第二条公司档案管理的目标是确保公司档案的合法、安全、完整、准确和便捷的使用。

第三章档案管理的职责和权限
第三条档案管理部门是公司档案管理的主要责任部门，主要负责公司档案的整理、归档、借阅和销毁工作。

第四章档案的分类与归档
第四条公司档案应按照文件的性质、用途和保存期限进行分类，制定相应的档案分类标准。

第五条公司档案应按照分类标准进行归档，确保档案的整齐、清晰和易于检索。

第六章档案的借阅和使用
第六条任何人员在需要借阅档案时，必须填写借阅申请并经过相关部门批准。

第七条借阅档案的人员必须履行借阅档案的规定，保证档案的安全和完好。

第八章档案的保管和销毁
第八条公司档案的保管应符合相关法律法规和规定，确保档案的安全和完整。

第九条公司档案根据文件的保存期限和价值进行销毁，销毁程序必须经过相关部门审批。

第十章档案管理的监督和责任
第十一条公司档案管理工作应受到内部和外部的监督，相关人员应履行相应的责任和义务。

第十二章附则
第十三条公司档案管理制度的解释权归公司档案管理部门所有，并由公司董事会审定。

第十四条本制度自颁布之日起施行，并经公司内部通知后生效。

以上为公司档案管理制度模板，具体内容和规定可根据公司实际情况进行调整和完善。

公司档案管理制度范例（三）
1、总则
1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

1、____本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、____公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、____公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

1、____本制度适用于公司所有档案资料的管理。

2、档案管理的机构与职责
2、____公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。

2、____公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。

具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、____公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。

公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、____档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

2、____所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

3、档案管理
3、____档案的归档
3、1、____公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、____对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。

人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、____公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的____月____日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、____档案保管
3、2、____公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、____档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。

具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、____档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

3、2、____档案工作人员应参照国家的规定和公司<保密制度>，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

3、2、____所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。

具体划分标准见<保密制度>。

3、2、____档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、____对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

3、____档案的查阅、借阅
3、3、____公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为<保密制度>中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写<档案查阅(借阅)申请单>，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。

公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、____档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司<保密制度>的有关规定予以处罚。

3、____档案的销毁
3、4、____对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。

销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。

普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。

档案的销毁具体见<档案销毁程序>。

3、4、____档案销毁时应有____人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

4、附则
4、____本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。

4、____本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

4、____本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、____本制度自颁布之日起施行。

实用的企业档案管理制度
1.目的
规范全公司的档案管理。

2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

3.管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。

4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。

____档案的分类
(1)证照类：如营业执照及各类证照。

(2)文件类：分外来文件和内____文件。

(3)制度类。

(4)合同类。

(5)计划总结和____类。

(6)财务类。

(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。

(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

____档案的归口存放部门
(1)公司级档案存放在行政部。

(2)其它档案由归口部门负责存放。

____档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。

____档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。

9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。

10档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限
(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类：由行政部审批。

(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。

(5)计划总结和____类：由行政部审批。

(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。

(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。

(8)人事管理类：人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。

借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁
____公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。

《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

10.3.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。

12.附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。

第 11 页共 11 页。