投资银行业务档案管理实施细则

投资银行业务档案管理实施细则
第一章总则
第一条为规范投资银行业务档案管理，确保投资银行业务档案齐全完整和有效利用，根据《投资银行业务档案管理办法》以及投资银行业务有关制度办法，结合实际工作情况制定本细则。

第二条投资银行业务档案是指我行在开展投资银行业务过程中形成的用以记录业务全过程的文件材料。

本细则所称的投资银行业务是指我行开展的并购重组业务、股权融资业务、债务融资顾问、投融资顾问、常年财务顾问、资信业务以及投行集成服务业务和投行产品分销顾问业务。

第三条投资银行业务档案是我行综合档案管理体系的重要组成部分，在维护我行合法权益、防范业务风险、保障投资银行业务安全稳健运营等方面具有重要支持与保障作用。

第四条投资银行业务档案按“谁主办、谁管理”的原则，由二级分行办公室综合档案管理部门集中统一管理。

第五条本办法适用于全省辖内各级分支机构。

第二章部门职责
第六条各二级分行投资银行业务主管部门负责投资银行业务档案的收集、整理、移交以及移交前的日常管理工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密负责。

投资银行业务主管部
门应指定专人负责投资银行业务档案的审核、业务培训和日常管理等工作，原则上该人员应为投行专兼职人员。

投资银行业务经办人员岗位变动时，应做好档案交接工作方可离岗。

第七条各二级分行办公室综合档案管理部门负责投资银行业务档案移交后的整理、保管和提供利用等工作，并对移交后档案的安全、保密等负责。

第三章归档范围
第八条并购重组业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、尽职调查报告、股权并购交易风险评估报告（仅限并购贷款项目）、项目建议书、财务顾问服务方案、行内法律事务部门法审意见（如未对总行格式化文本修改则无需）、收费凭证、发票、服务记录、客户提供的原始资料等文件材料。

第九条股权融资业务归档范围包括但不限于以下内容：
（一）私募股权主理银行业务：投资工具和项目尽职调查文件、信用与投资审批部门审议或集体审议会议纪要、有权审批人签署的内部审批文件、合伙人协议或集合资金信托合同、投资工具募集说明书、主理银行业务财务顾问协议、投资工具投资协议、托管（资金监管）协议、抵质押担保协议、渠道部门销售情况记录等。

（二）企业上市顾问、股权私募顾问、直接投资顾问、企业
委托书、顾问协议、信息备忘录（服务方案或报告）及收费凭证、发票、服务工作记录表等。

第十条债务融资顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、项目工作计划、顾问方案、收费凭证、发票、服务记录及客户反馈等文件材料。

第十一条投融资顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务审批文件、正式协议文本、服务方案/服务建议书（已提交客户）复印件、收费凭证复印件和服务记录等文件。

第十二条常年财务顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、收费凭证、发票、服务记录等文件材料。

第十三条资信调查业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、被调查人意见函、资信调查报告、内部合作信息备忘录、内部调查证明材料、收费凭证、发票等文件材料。

企业信息服务业务归档范围包括但不限于正式协议文本、收费凭证、发票等文件材料。

第十四条投行集成服务业务和投行产品分销顾问业务归档范围除了业务委托书、正式协议文本、收费凭证、发票等文件材料外，其他资料均按照具体业务涉及的投融资顾问、债务融资顾问、股权融资顾问和并购重组顾问等投行业务档案要求执行。

第十五条上述归档范围的文件资料并非必备内容，应以具
体业务办理情况为准。

文件资料均应为原件。

其中原件已提交客户的收费凭证、发票、服务方案/服务建议书，非我行签署的基金投资及退出相关协议、合伙协议、集合资金信托合同及其他协议等文件资料可为复印件。

对于通过投行业务管理系统审批的投融资顾问项目档案可不包括请示、批复、审批表等业务审批文件。

第四章收集和整理
第十六条项目（服务）收费后半个月内，支行业务经办人员应将档案资料收集齐全，编制好档案移交清单，将全部资料交给二级分行投资银行业务主管部门的指定档案管理人员。

纸质移交清单一式两份，经双方签字确认后，交接双方各执一份备查。

签字确认后的档案移交清单扫描件应在5个工作日内报送省行投资银行部。

项目（服务）收费后1个月内，二级分行投资银行业务主管部门的指定档案管理人员应将档案资料整理立卷。

对于跨年度以及分多个年度收费的项目（服务），应在第一笔费用收取后1个月内整理立卷，之后年度收费形成的收费凭证、发票、服务记录等档案资料应在整理好后插入第一笔案卷中。

第十七条投资银行业务档案要按照以下方法进行整理：
（一）组卷。

投资银行业务档案按照“项目”组卷，一个项目形成的档案资料根据数量的多少组成一卷或数卷。

卷内文件排放顺序为：业务委托书、业务审批文件、合同（协议）、服务方案、服务报告、收费凭证、发票、服务记录表等。

并编制卷内文
件目录和案卷封皮（格式见附件一、二）
（二）编制档号。

投资银行业务档案档号编制规则为“TH－年度－项目顺序号”。

“TH”为投资银行业务的字母简称；“年度”用四位阿拉伯数字表示，如果是分多个年度收费的项目（服务），年度填写第一笔收费发生的年度；“项目顺序号”表示同一年度下的项目顺序号，用阿拉伯数字表示。

例如：“TH－2013－1”表示投资银行业务在2013年形成的第1个项目档案资料。

（三）编制页码。

在每页的右下角（双面有字的，反面的页码写在左下角）编写流水页码。

（四）装订。

投资银行业务档案订成固定卷，在每卷的左侧装订，装订前应去除文件上多余的装订物和附着物。

（五）档案盒著录。

投资银行业务档案整理好后，要按照档号顺序装盒，并标注档案盒封面和脊背（格式见附件三、四）。

第五章移交与归档
第十八条档案整理完毕后，由投资银行业务主管部门指定人员审核无误后，在项目（服务）收费后1个月内向二级分行办公室综合档案管理部门移交档案，每季度至少移交一次。

移交前，投资银行业务部门应编制档案移交清单（纸质、电子各一份，格式详见附件五），纸质移交清单一式两份，经双方签字确认后，交接双方各执一份备查。

签字确认后的档案移交清单扫描件应在
5个工作日内报送省行投资银行部。

第十九条办公室综合档案管理部门接收投资银行业务档案时要认真核对，确保档案整理规范，移交目录与案卷内容、卷内文件目录与卷内文件一致，审核无误后方可予以接收。

对存在问题的应及时退回，并督促经办人员按要求整理，整理好后重新办理移交。

第六章保管和利用
第二十条办公室综合档案管理部门接收投资银行业务档案后，要按照“档号”顺序及时将档案上架排放，并依据移交清单编制投资银行业务档案总目录。

第二十一条借阅投资银行业务档案应严格履行档案借阅审批手续：行内机构（部门）借阅投资银行业务档案，须经借阅机构（部门）负责人和档案保管行投资银行业务主管部门负责人签字同意。

投资银行业务档案原则上不准外借，确因工作需要外借的，应严格履行档案外借手续：行内机构（部门）外借档案，须经借阅机构（部门）负责人、档案保管行投资银行业务主管部门负责人、档案保管行负责人签字同意。

行外单位借阅（外借）我行投资银行业务档案，由行内接待部门代为办理档案借阅（外借）手续。

第二十二条档案外借期间，借阅部门和人员要确保档案的安全，不得以任何方式改变档案的原有状态，严禁涂改、拆换、损毁和遗失档案。

第二十三条投资银行业务档案保管期限为从项目结束之日起保存10年。

投资银行业务档案保管期满后，办公室综合档案管理部门按照《档案鉴定销毁工作管理办法》有关规定组织鉴定销毁。

第二十四条对于未按照本办法履行职责造成投资银行业务档案损毁、遗失，或擅自销毁、对外提供档案内容，涂改、伪造投资银行业务档案的行为，按照我行员工违规行为处理相关规定追究相关人员的责任。

第七章附则
第二十五条投资银行业务形成的电子档案的管理按照《电子档案管理实施细则》要求执行。

第二十六条本细则由省行相关部门负责解释
第二十七条本细则自印发之日起起执行。