协同办公系统技术白皮书

协同办公（OA）系统技术白皮书
二OO九年
目录
一、概述 (3)
1、先进的技术架构 (3)
2、美观、个性化的操作页面 (3)
3、完善、灵活的授权体系 (5)
4、提供远程办公模式 (5)
5、多媒体信息存储 (5)
6、良好的可扩展性 (5)
7、周全的提醒功能和强大的工作流 (6)
8、灵活、便捷的查询功能 (6)
二、系统功能模块介绍 (6)
1、公文流转体系 (6)
2、签报管理 (7)
3、接待审批 (8)
4、车辆状态图、会议室状态图 (9)
5、物业管理 (9)
6、用印管理 (10)
7、借款管理 (11)
8、非生产类物资管理 (12)
9、日程管理 (13)
10、方便的常用词、通讯分组 (14)
11、公文检索、行政事务检索 (15)
12、生日提醒 (16)
13、信息发布 (16)
14、文档管理 (18)
一、概述
本协同办公系统（Office Automation）（以下简称“OA系统”）是在可移植的J2EE平台上，在自主设计研发的框架下，集合了诸多当前流行技术与实用功能，根据多年IT基础平台解决方案、行业IT应用解决方案和IT管理服务解决方案的实施经验，设计研发出来的。

OA系统具有良好的用户体验，完善、灵活的授权体系，完整的公文流转系统，可个性化定制的页面风格、桌面及菜单；同时实现了与SIS、、档案、实时消息客户端（RTX）、民航订票、股票基金查询、天气预报等其它系统的接口，将OA系统打造成一个统一的办公平台，一个真正的门户。

OA系统体系结构简图先进的技术架构
1、先进的技术架构
J2EE是使用Java技术开发企业级应用的一种事实上的工业标准，它是Java技术不断适应和促进企业级应用过程中的产物，为应用Java技术开发服务器端应用提供一个平台独立的、可移植的、多用户的、安全的和基于标准的企业级平台。

J2EE为搭建具有可伸缩性、灵活性、易维护性的商务系统提供了良好的机制。

事实上，J2EE已经成为企业级开发的工业标准和首选平台。

本OA系统采用经典的MVC三层架构模型，可运行在Weblogic、Websphere等主流应用服务器之上；使用Oracle作为高效稳定地数据库支持。

由于使用J2EE体系架构，本OA系统不仅可运行在Windows系列服务器，还可以运行在任何支持Java的服务器上。

2、美观、个性化的操作页面
为了给用户带来更好的使用体验、更个性化的需要、更高的使用效率，OA系统，提供了多种页面风格、灵活的桌面及菜单配置。

多种页面风格
定制显示容及信息数量、字数
拖动桌面模块到不同位置
除了上面提到的桌面模块定制之外，左面的菜单也可以实现一定程度的定制。

例如，我们可以把常用的功能模块定义到“快速通道”，把常用的网址添加到“我的收藏夹”等等。

3、完善、灵活的授权体系
为了实现功能模块及数据操作的权限控制，同时适应复杂多变的人员异动，OA系统提供了完善、灵活的授权体系。

可以方便、灵活地对不同人员、不同角色进行不同的授权。

4、提供远程办公模式
OA系统采用先进的B/S设计模式，用户的客户端不需要安装任何软件，只通过互联网即可访问服务器，为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费，体现了协同工作的优势。

5、多媒体信息存储
OA系统能够支持多媒体信息存储和访问。

用户可以通过文字、图片、视频、动画等多种形式来展现、传递信息，达到最优的信息表达效果。

6、良好的可扩展性
可靠、可用、可伸缩的群集结构。

不仅适用于中、小企业和机构。

更针对大型的政府、机关和企业的办公特点提供了群集构架方式。

支持群集数据库和分布式数据库结构，保障单位部的办公更清晰、更顺畅。

7、周全的提醒功能和强大的工作流
功能完善、卓越的工作流。

单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公得心应手、简易快捷，待办业务可以使得工作一览无遗，所有需要协同工作的成员，都将接到待办业务的提醒，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。

而日程管理可以分部门事务和个人事务进行提醒，确保工作毫无遗漏的顺利完成。

8、灵活、便捷的查询功能
OA系统的各个功能模块中，只要有大数据量的列表存在的地方，都配备了方便快捷的查询、检索功能，可以按着每个部分不同的要求，根据关键字、常用词、名称、时间等等便于进行条件过滤的字段查询，使得用户可以高效地查到自己需要的信息。

二、系统功能模块介绍
1、公文流转体系
OA系统公文流转体系提供了便捷的Word在线编辑功能，记录每一个编辑人员对Word文档进行的修改，也可以使用手写笔实现全屏手写批注。

可根据预先定义好的Word模板实现公文的套头及用印。

实现了Word文档的加密保护，也可以使用电子签章实现更安全地Word保护，保证公文在传递过程中不被非法的篡改。

实现了发文［拟稿、核稿、审核、签发、成文、分发、归档］以及收文［登记、拟办、签批、承办、归档］全过程的电子化，真正地实现了无纸化办公，提高了工作效率。

发文正文
在整个公文流转过程中，每一个参与者都可以查看到公文当前及历史状态，同时还可以通过图示的方式直观地了解整个流转过程及当前到达的步骤。

工作流审批历史步骤
工作流状态图
2、签报管理
OA系统的签报管理可以方便的登记签报的主题和签报的容，并提供了附件上传的下载的功能，在该签报申请进入工作流中流转后，系统会按着一定的规律自动为该签报申请提供一个签报编号。

在签报管理中，每个参与到流程中的人都可以清晰的查看到该申请的当前步骤和历史步骤，并可以直观的查看到该申请的流程图和当前所在流程图中的位置。

=
签报管理的操作界面
3、接待审批
OA系统的接待审批中，可以方便的分类登记“基本信息”、“申请客房”、“申请客餐”、“申请会议”的各项信息，此外，可以上传会议所需的附件材料，信息登记完毕后，系统会自动根据所填写的各项费用，计算出本次接待申请的总费用。

在接待审批中，每个参与到流程中的人都可以清晰的查看到该申请的当前步骤和历史步骤，并可以直观的查看到该申请的流程图和当前所在流程图中的位置。

接待审批的操作界面
4、车辆状态图、会议室状态图
在用车管理及会议管理中提供了直观的状态图，方便申办人员及时了解各车辆及会议室的占用状态，同时也提高了办公的透明度。

会议室状态图
车辆状态图
5、物业管理
OA系统的物业管理模块中，提供了“申请一卡通”、“申请临时出入证”和“物资进出大门登记”三个管理功能。

通过登记申请的信息，将普通的纸质申请变成了电子化、网络化的无纸化办公，极大的提高了办公效率，方便了各项申请信息的管理。

申办一卡通的操作界面
申办临时出入证的操作界面
6、用印管理
OA系统中的用印管理将大大地提高办公中对印章使用的管理，使得印章的申请、审批和记录变得十分方便、快捷。

在用印管理中，可以清晰的记录用印的类别、数量、事由以及使用时间，并提供了附件的上传和下载。

用印管理的操作界面
7、借款管理
OA系统中的借款管理实现了借款的流程化和无纸化，分别登记了“支票或汇票号”、“借款金额”和“借款事由”后，申请便进入流程审批，使借款的登记申请变得简捷方便，借款的审批也变得快捷，灵活。

借款管理的操作界面
8、非生产类物资管理
OA系统的非生产类物资管理模块提供了对工作中日常易耗品的管理功能，分为“采购”和“领用”两个方面。

非生产类物资管理的使用，将使得日常办公易耗品的管理更加透明，申请领用的效率更高，而且便于后期的统计和查询。

物资采购的操作界面
物资领用的操作界面
9、日程管理
OA系统的日程管理模块分为“个人日程”和“部门日程”，可以使得办公人员方便地安排自己的工作日程，部门负责人可以方便、快捷制订、安排部门工作日程，可以通过“我的日程查询”和“部门日程查询”来清晰的查看到当天、未来和过去的工作日程。

我的日程查询操作界面
部门日程查询界面
10、方便的常用词、通讯分组
在填写审批意见或其它容时，有很多时候都是重复的文字，为了减少重复的录入，方便输入，OA 系统提供了“个人常用词”的管理。

设置好个人常用词后，在使用录入时，可直接选取，系统会将选取的常用词进行拼接。

常用词保存界面
在进行公文分发、发送消息、发送时，根据业务的不同，也经常有相对的发送人员，为了方便指定发送人员，OA系统提供了自定义通讯分组。

设置好分组后，可一次性选取分组的所有人员，而不用再麻烦地在不同的组织机构中选取人员。

个人通讯分组界面
11、公文检索、行政事务检索
通过公文检索和行政事务检索，每一个人都可以查到没有密级限制的公文和所有的用车、会议等业务数据。

这样更有助于办公业务的透明，也便于广大职工群众的监督。

公文检索操作界面
行政事务检索操作界面
12、生日提醒
员工登记了个人的生日信息后，OA系统会取到员工的生日信息，会列出当天过生日的员工和部门，并可以通过OA系统的通讯功能向当天过生日的员工发送祝福。

生日提醒界面
13、信息发布
信息发布功能已与公司、外网有机地整合。

在协同办公系统中发布的信息，可以设置同时在网或外网进行展示。

OA系统就是公司、外网的管理后台。

企业上的“通告栏”显示在OA系统的“系统桌面”上。

企业的信息发布工作都在OA系统的功能菜单中：
栏目管理的操作界面
信息管理的操作界面
历时记录的操作页面
在栏目管理中对中的栏目进行维护，在信息管理中对需要发布到显示的信息进行维护，而归档后的信息会进入历史记录中进行统一的管理和维护。

OA系统能够支持Word文件，可以通过直接上传Word 文件的方式发布信息，这样，就能清晰高效地管理，省去了工作人员的大量时间和工作量。

14、文档管理
OA系统的文档管理模块为用户提供文档上传、保存、共享和下载提供给极大的便利。

文档管理分为个人和部门两个部分，个人文档管理中，可以将个人常用的、或者想要共享给其他人的文档上传，分类保存，并可以按着部门或个人进行授权，可以选择文档的路径是否公开等等。

个人文档管理的详细页面
文档检索页面。