公司文件命名管理制度范本

公司文件命名管理制度范本
一、目的与原则
制度的核心目的是为了确保文件的易检索性和辨识度，减少查找时间，提高工作效率。

在
制定文件命名规则时，应遵循以下原则：简洁明了、统一规范、易于理解、方便检索。

二、适用范围
本制度适用于公司内部所有电子文档及纸质文件的命名管理，包括但不限于报告、计划、
会议纪要、合同、技术资料等各类工作文档。

三、命名结构
1. 基本结构：文件名称应由“主题”+“日期”+“版本号”+“扩展名”组成。

2. 主题：应准确反映文件内容的核心，建议使用关键词组合，避免使用模糊不清的描述。

3. 日期：采用“年-月-日”格式，如“2023-04-01”。

4. 版本号：用以区分文件的不同版本，格式为“Vx.y”，其中x为主版本号，y为次版本号。

5. 扩展名：根据文件的实际格式确定，如“.docx”、“.xlsx”、“.df”等。

四、命名细则
1. 文件名中的英文单词首字母需大写，如有缩写词则全部大写。

2. 避免使用特殊符号或空格，以免在不同操作系统间产生不兼容问题。

3. 同一类型的文件应保持命名风格的一致性，以便于归类和检索。

4. 对于周期性更新的文件，应在版本号后注明更新周期，如“_月度”、“_季度”。

五、管理与维护
1. 各部门负责人需对本部门的文件命名负责，确保符合制度要求。

2. 信息技术部门应提供必要的技术支持，包括文件命名规则的培训和指导。

3. 定期对文件命名情况进行审查，发现问题及时纠正。

六、实施与监督
本制度自发布之日起实施，由行政管理部门负责监督执行情况，并对违规行为进行处理。

七、附则
本制度由公司管理层负责解释，如有变更，将及时通知全体员工。