用友项目实施(九)：供应商删除的限制条件分析

项目实施（九）：供应商删除的限制条件分析
作者：倪晓红出处：IT专家网2009-06-05 13:36考虑到记录的完整性，供应商删除作业在财务管理软件中是有比较严格的限制。

通常情况下，只有一种情况可以删。

连载目录：
项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据”项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作
项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径
项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式项目实施（六）：善用分类管理便于统计分析项目实施（七）：简约原则设置会计科目项目实施（八）：供应商控制与业务处理
【IT专家网独家】当一切都要王晓的预期在发展的时候，突然财务部门人员向王晓反映了一个始料未及的问题。

原来在供应商管理中出现了一个问题。

企业有一个提供套筒的供应商A，其被企业的另外一个供应商B合并了。

也就是说，财务人员现在需要删除供应商A，以后跟A相关的所有业务都跟B进行了。

但是，当财务人员在删除供应商A时，系统拒绝删除。

原因是这个供应商A已经有了相关的交易记录。

据财务人员查询，发现这个供应商在系统中已经有几笔应付帐款。

遇到这种情况后，财务人员向王晓征询处理的方法。

王晓也是第一次遇到这种情况。

她陪同财务人员进行了测试，发现财务管理系统中确实有这方面的限制。

而且经过王晓的查询，发现这个限制是应用程序写死的限制，有可能是数据库方面的强制性约束。

她也没有办法了，只好向软件实施顾问求助。

一、供应商删除的限制分析
实施顾问听了王晓的描述后，首先向王晓强调的是，供应商删除作业在财务管理软件中是有比较严格的限制。

只要在系统中有过这个供应商的相关交易记录，如在制作凭证时有用过这个供应商的信息；又或者在库存明细中，有这个供应商的库存金额。

那么这个供应商在软件中就不能删除。

不光光是用友U8系统有这方面的限制，而且像神州数据易飞ERP财务管理模块等其他财务软件中，也都有这方面的强制限制。

那么为什么需要进行类似的限制呢?这主要是考虑到记录的完整性。

如企业可能需要对跨年度的数据进行对比。

如跟去年同期相比，今年原材料价格是涨还是升。

在有必要的情况下，可能需要同时跟多个年度的交易数据进行对比。

如果删除供应商信息，则在对比的时候，删除的供应商就不会显示出来。

企业可能只可以看到一个价格，而不知道这个价格对应的供应商是哪一个。

所以把系统中已经有交易记录的供应商删除，会破坏记录的完整性，从而给后续的统计分析造成不必要的麻烦。

另外，也有可能使得某些帐务成为了无主凭证。

如某个供应商在系统中可能已经生成了应付帐款，但是这笔应付帐款还没有付款。

此时如果冒然的把这个供应商信息删除，则这笔应付帐款就会成为企业无主的债务。

这也是违背企业会计管理准则的。

所以，从这个角度考虑，也不允许用户随便删除供应商信息。

其实不管供应商有这方面的限制，客户信息也有这个限制。

当然并不是说在任何情况下都不能够删除供应商信息。

通常情况下，只有一种情况
可以删除，即在财务管理系统中没有这个供应商的相关交易记录。

此时就可以根据需要删除这个供应商。

二、供应商删除的替代方案
既然供应商不能够删除，那么不用的供应商该如何处理呢?如果放任不管，则每次在制作凭证的时候，跳出那些用不到的供应商，看着也很是心烦。

为此实施顾问建议王晓，如果某些供应商信息用不到的话，则可以把这个供应商信息屏蔽掉。

如在神州数码易飞财务管理模块中，可以把这个供应商设置为不准交易。

如此在制作凭证的时候，就看不到这个供应商了。

在用友财务管理软件中也是类似的措施。

不过在把某个供应商设置为不准交易的时候，系统中仍然会有一定的限制。

如必须要保证在系统中这个供应商的相关业务已经完成了。

从专业的术语来说，就是跟这个供应商相关的会计科目余额为0时，系统才允许把这个供应商设置为不准交易。

如果这个供应商还有应付帐款余额(即企业还没有把全部款项付给这个供应商)，则此时财务人员是无法把这个供应商设置为不准交易。

这主要是因为，在这种情况下设置为不准交易，则在以后付款时录入付款凭证时，就不能够再采用这个供应商了。

为此在把供应商设置为不准交易的时候，在系统中添加了这个限制。

当然如果用户需要临时终止这个供应商的相关行为，如由于质量等原因需要暂时停止付款等等，则可以把这个供应商设置为中断交易状态(在神州数据易飞ERP系统财务模块中)。

设置这个状态没有前提限制条件。

不过把供应商设置为这个状态后，则以后所有的单据如果用到这个供应商，则都不能够引用这个供应商。

如果在设置这个状态前单据中已经引用了这个供应商，那么也不能够审核单据。

三、通过合并供应商来达到删除供应商的目的
王晓对照了上面的处理方式，发现跟企业现有的需求并不符合。

企业需要删除的供应商已经有了相关的凭证。

而且需要把这个供应商的应付帐款余额合并到供应商B中。

所以不能够简单的把供应商设置为不准交易就可以了。

针对王晓企业的实际情况，实施顾问又提出了另外的一个解决方案，即通过合并供应商来达到删除供应商的目的。

如在用友财务管理软件中，在“供应商档案”管理窗口上的工具栏中，有一个合并供应商的按钮。

单击这个工具栏上的按钮，会弹出一个供应商合并的对话框。

然后依次输入需要合并的供应商编码以及目标供应商编码，按确定之后，财务管理软件就会完成相关的合并操作。

那么这个合并操作幕后到底做了哪些动作呢?为什么被合并后的供应商就无法进行交易了呢?作为项目负责人的王晓，必须要对此有一个深刻的了解。

否则的话，无法对此造成的种种现象作出合理的解释。

首先，在合并的过程中，系统会造成需要被合并的供应商A未完成的相关交易，即找出跟这个供应商有关的会计科目余额。

如应付帐款余额有多少;应付发票余额有多少等等。

合并后，供应商A的这些会计科目余额都要变为0。

其次，在供应商合并的过程中，财务管理软件会把上面找到的这些有余额的会计科目，合并到目标供应商的会计余额中。

如供应商A应付帐款贷方余额为20万，则在目标供应商B中，就会在其应收帐款贷方余额中增加20万。

也就是说，企业现在不用向供应商A付款了，而可以直接向供应商B付款。

因为随着供应商B合并供应商A，那么供应商A的债权债务也随之转移给了供应商B。

第三，等到上面这两个步骤顺利完成之后，系统会自动把被合并的供应商设置为不准交易。

也就是说，其最终也不会删除这个供应商，而只是在状态上进行改变。

为此，这个供应商合并以前开的单据，仍然可以看到这个供应商的身影。

所以，当以后需要进行横向对比的时候，仍然可以看到这个供应商的名字。

这对于连续性分析具有很大的帮助。

所以说，供应商合并是由三个独立的过程所完成的。

如果在财务管理软件中，没有这个供应商合并的功能，那么财务用户也可以手工来完成。

其原理与上面类似。

先查到被合并供应商会计科目余额不为0的科目;其次把这些科目的余额通过债权债务调整等类似的功能合并到目标供应商的会计科目中;最后把被合并的供应商设置为不准交易或者不活跃即可。

总而言之，在一般情况下不允许把供应商或者客户信息删除。

如果某个供应商确实不再交易时，则可以通过把这个供应商设置为不准交易或者通过供应商合并等手段来屏蔽供应商。