浅谈审计业务档案管理存在的主要问题及改进路径

浅谈审计业务档案管理存在的主要问题及改进路径
浅谈审计业务档案管理存在的主要问题及改进路径
审计业务档案的管理工作在整个审计过程中占有重要地位，具体是将审计的工作记录及其他资料进行收集和加工整合，是审计工作成果的主要表现形式，对规范审计工作过程、提高审计工作质量、应对审计风险等方面有着重要意义。

一、审计业务档案管理中存在的主要问题
（一）对档案建立工作缺乏应有的重视，部分审计业务档案质量不过关
在对项目进行实际审计的过程中，由于时间紧、任务重和人员紧缺等客观因素的限制，归档资料的收集和整理工作难以及时开展，已收集资料的保管和轨迹方式不够规范，有些审计人员对档案建立和整理工作不重视，甚至不了解档案管理的工作制度和程序，无视归档要求，造成审计业务档案建档不及时、上交的完结档案中材料页码错漏、要件缺失、正式文书签字遗漏等问题时有发生。

（二）管理制度陈旧，有些电子档案的归集不够规范
计算机信息技术的快速发展使得审计署早期颁布的电子文件归档制度已满足不了目前审计工作信息化的技术要求，内容局限、要求粗放，各审计单位电子档案的建立和管理仍仅限于单纯的对纸质案卷和档案的扫描原始阶段，并且扫描本文由收集整理生成的数据质量难以保证，遗漏和乱码现象经常发生。

更重要的，被审计单位的业务数据、现场审计实施系统（AO）数据包及归档包、审计管理系统（OA）
行政文书和审计计划统计表等重要数据在电子档案中经常缺失。

（三）浏览技术的信息化程度不高，部分审计业务档案的利用率低
国家审计系统内每年投入到档案工作软、硬件设施建设中的经费相当可观，然而，审计业务档案并未全部发挥其应有的作用。

截止到目前，国家审计署的18个特派办已全面建成并逐步开启审计业务档案数据浏览专网借阅平台，然而，由于借阅程序复杂、内容涵盖不全、平台运行稳定性不佳等原因，使审计人员借助该平台查阅、分析行业内审计项目电子档案资料数据的动力不足、意愿不强，该平台的使用率较低。

二、审计业务档案管理工作的改进路径
（一）转变思想，加强档案管理人员对档案管理工作的重视
通过氛围营造、业务培训、督促宣传和评比考核等方式，使员工意识到档案管理工作的重要性，同时借助考核结果对员工进行激励和引领。

加大档案管理工作在部门考核和个人考核中所占的比重，严格执行审计档案主审负责制的各项规定，提高对项目的主审档案的考核标准，从而促使各审计组都形成组长全面把控、主审统一安排、各参审人员努力配合的良好格局。

（二）关口前移，重视档案工作的事前规划以及审计过程中的资料收集和整理
审计业务档案是由审前预备、审中进行、审后汇总以及整改督促等一系列资料整合而成的，若等项目审计全部结束之后再开始进行资
料的归集，归档资料的完整性和真实性就难以保证。

所以，将档案工作的关口适当前移，由传统的事后进行转变为事前规划与事中管理并重。

审计业务档案的管理人员在年初之时应根据项目当年的计划及进度安排对各项目提出阶段归档的要求；在项目开始实施前，将资料的归档时限及标准文书提早送达，以便项目实施过程中审计组在进行资料收集时有所参考；审计过程中，审计组各成员在收集和梳理归档资料的时候要有针对性，加强与政策法规处等相关部门的沟通和联系，以便及时并妥善解决影响审计业务档案质量的各种问题。

（三）对审计人员进行培训，提高其审计档案工作能力
年初对审计人员进行档案工作相关培训，明确归档要点、业务要求；年中就档案工作进行阶段性梳理，查找问题，不断改进，同时可请审计署的专业权威人士进行必要的业务和技术指导，开展理论研讨和实际经验交流；年终全面总结档案工作中存在的问题和积累的经验教训。

质量抽检和互查也是一种能有效促进审计人员提高档案工作水平的活动方式，抽检活动的参与人员要包括项目主审、审计新兵和业务骨干等不同层次的各类人员；抽检的项目随机选取，抽检结果要在内部进行如实通报。

（四）加大研究力度，不断深入推进审计业务档案的编研使用
第一，数字化档案的管理要切实加强。

档案密网和专网分离是审计署开展的重要工作，以此为契机，使通过内部专用的办公软件即可对非涉密档案进行浏览和查阅的愿望得以实现，能有效拓宽审计业务档案的共享渠道和获益受众范围。

其次，加大对档案资料的利用程度。

组织财政审计和经责审计等相关领域富有经验的审计人员对以往同类型项目审计过程中发现的问题进行分析，总结出倾向性问题及有效的解决方法，形成各领域的审计实用手册；将往年的各领域中审计成果信息加以对比分析，明确细化要点，给后续同类型项目的审计提供借鉴和参考。

最后，加强档案管理的理论研究，将数字化平台作为契机，加大对改进档案管理工作方法的研究力度，努力提高档案管理工作的科技化和现代化水平。

三、结束语
综上，审计业务档案管理工作极端重要，尚有诸多问题等待解决，通过卓有成效的改进措施可使审计业务档案管理工作更加规范化和标准化，这对于提高审计工作质量、保存和查证审计工作成果具有极端重要的现实意义。

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