信息交流控制程序(含表格)

信息交流控制程序
（ISO9001/ISO14001-2015/QC080000-2017）
1.0目的
为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性。

2.0适用范围
适用本公司内、外部沟通及信息交流。

3.0引用文件
3.1《纠正及预防措施程序》
3.2《文件系统控制程序》
3.3《记录控制程序》
3.4《环境法律、法规及其它要求程序》
4.0定义：无
5.0权责
见程序要求
6.0程序
6.1信息分类及对应窗口
6.1.1外部信息
a).环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等------环境推行小组；
b).环境申报、商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息------环境推行小组；
C).市场方面环境要求，(如:客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)------
业务部、营业部；
d).行业组织-------品质部；
e).相关方：
供应商------采购部、货仓部
工程合同方、运输公司-------行政部
废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等------后勤部
相关方投诉及要求（社区、邻居、劳动局）-------环境推行小组
6.1.2内部信息及对应窗口
a).系统正常运作时过程中的信息：
环境方针为公众所获取------环境推行小组
指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息------各部门主管
b).其它内部信息如：员工建议。

6.2信息收集及处理
6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。

并作如下要求：
a).营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。

必要时，经业务部经理级以上同意或授权可由相关部门直接向客户沟通。

当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。

b).采购部为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。

必要时，货仓部、也可直接与供方沟通。

c).客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。

当出现环境方面的投诉时,营业部、业务部须通知环境推行小组协助
处理。

d).行政部、后勤部为对外政府安全、消防等法规、法令的沟通主要部门。

e).其它部门从外获取的有关信息，经部门经理审批后，在部门内部使用，当涉及到跨部门使用信息时，必须征得环境管理者代表批准后方可在现场使用。

f).在信息沟通中所产生的决议，各部门应按要求及时处理，如：把信息及时传递公司各部门，回复客户等。

g).环境推行小组负责地方监测站、环保局、质量技朮监督局、认证机构等的监测检查结果的收集,由该部门传递到公司相关部门,当不符合时,按《纠正及预防措施程序》的要求处理。

h).环境推行小组负责政策、法规、标准类资料的收集,详见《环境法律、法规及其它要求程序》及《文件系统控制程序》。

6.2.2内部信息收集，根据管理体系文件要求的记录收集相关信息。

并按照管理系统要求处理。

6.3信息沟通工具可用如下等方式
a)书面资料，如：通讯传真、记录等。

b)公告栏、内部刊物等。

c)例会、交流等。

d)电子媒体\声像设备\通讯传真\互联网等沟通工具对信息进行沟通\传递。

6.3.1为确保信息的正确传递，必须完全执行收发制度,如:发出信息人员须要求接收部门及人员签收于信息原件背面或其它方式登记，以确保其信息准确传递。

6.3.2在内部沟通过程中，若经过三次沟通未有效果，则可以越级执行，以确保沟通管道畅通。

6.4信息管理
6.4.1文控中心根据信息的不同形态，建立目录保管方式，如：磁盘、图片、文件等。

并对信息保存安放于适宜地方以防损坏，各部门根据需要，可到文控中心申请相关信息的使用。

6.4.2对系统运行过程中各类记录的控制详见《记录控制程序》。

7.0相关成文信息：
7.1《工作联系单》
工作联络单.xls。