第一章 文档概述

（3）上网信息类。主要包括上网信息的正本、 电子稿本、网页与数据库及其相关文件等。 2、按功能分类 政府电子文件按功能可分为主文件和支持 性、辅助性、工具性文件。 3、按电子文件的生成方式分类 政府电子文件按生成方式可分为计算机系 统中直接生成的原生电子文件和将纸质或其他 载体文件重新录入生成的数字化电子文件。
③带有公认的标志与符号以描述思想的物质实 体，如石头、硬币等。 （3）对文档的理解。根据以上定义，对文档的 理解应该包括如下三个方面。 ①文档是信息的载体。 ②把文档视为管理对象的比较权威的理解是信 息和图像管理协会的定义，即文档是信息的 容器，也就是信息的载体。国际标准化组织 ISO对其定义为：文档是指可以为人类感知的 信息，是用户与系统之间进行信息交流的基 本单元。
前端控制和全程管理。
程中则要借助于一定硬件设备、系统和应用软 件。 （3）电子文件文本内容是离散性的合成。 传统书写方式形成的文本内容与形式一 旦写入纸张等载体，就结合为稳定的复合体， 其内容与形式是一个不可分离的统一体，并 一起构成了文件与文档原件。 （4）电子文件文本失去了书写的物质痕迹。 传统的书写方式语境中，在纸张上书写，用 打印机打印出文件文本等都具有一种不变的 痕迹，如墨水、字迹、图形、记号等，个性 特征清楚，改变或摩擦掉这些痕迹总会留下 印记。
③文档作为信息的载体，并不一定是纸张。 从广义上讲文档可以是任何能提供有用信息的 载体。
2.文件与文档及其基本特点 通常，“文件”的概念包括以下几层含义。 （1）文件形成、接收和使用的主体是各种社会 组织或个人。 （2）文件形成、接收和使用的目的是为了满足 各类社会组织或个人记载事物、表达意志、交 流信息、联系工作、处理各种事务的需要，具
1.3.2 政府电子文档应用中的法律问题 1、确定电子文件法律效力的必要性 2、电子文件的证明力 3、电子文件证明力的判断 对于证据的证明力法学界具有普遍意义的 看法是，证据的证明力取决于其客观性（即证 据的真实性和可靠性）、关联性与合法性。 4、加强立法、确保电子文件的法律效力 5、从技术上保障电子文件法律效力 6、管理技术保障电子文件法律效力
有最直接的应用性，是处理事务的必不可少 的一种工具。 （3）文件具有一定的规范形式，包括法定和约 定俗成的体式。文件形式具有长期的稳定性 和固定表达方式，以维护文件的严肃性、郑 重性和权威性。 （4）文件伴随各种管理活动同步产生，是对该 项活动的原始记录，对一定的组织或人员具 有法律所规定的约束力和影响力，在法律上 具有不可否认的凭证属性。 （5）只要符合文件的定义，不管其产生的技术
角度进行分类。 1、按作用分类 （1）专用公文。这是机关各部门在各自的业务 范围内专门使用的业务公文。 （2）技术公文。如说明书、图表等，在行政公 文中一般作为附件使用。 （3）通用公文。 2、按方向分类 （1）下行文，这是上级机关对下级机关单位的 行文。如命令、通知等。
（2）平行文，这是不相隶属的机关单位包括平 行机关单位之间的行文。 （3）上行文，这是下级机关单位向上级机关的 行文。行政公文中有请示、报告和议案。
1.3 政府电子文档
1.3.1 政府电子文档的类型 1、按性质与作用分 （1）管理类。这主要包括国家关于“电子政务”及 “网上信息”的各项法规，上级下发的有关“电子 政务”的各种规章、制度、通知、规划、申批文件 等公文。 （2）专业技术类。这包括“电子政务”使用的硬件设 备、系统平台、应用软件使用说明书、技术手册、 技术规范、文件格式、背景数据等。
1.3.3 电子文件与文档及其格式发展 电子政务的世界各国政府信息化发展的重 要标志，也是信息化建设的重点工程。对照世 界各国的电子文件与文档发展，可将其大致划 分为以下两个阶段。 第一个阶段：电子文件与文档开始出现， 数量不是很大，机构业务活动和有关的法律活 动仍主要依赖纸质文件与文档。 第二个阶段：电子文件与文档的种类和数 量越来越多，客观上要求有基于软件的管理系 统从文件与文档生成时起就对文件与文档进行
（5）信息的可操作性和不稳定性。电子文件信 息是灵活的，可以根据不同的需要进行各种 操作，如修改、粘贴、删除，而且还可以不 留痕迹。 （6）电子文件形成系统的异构性。异构性是指 系统的数据处理与描述方式多样化和不一致 性。
3.电子文档的优势 （1）节约成本。 （2）节省存储空间和信息存储的可压缩性。
环境，都应当称为文件。 （6）文件与文档必须包括三种基本要素，以保 证其凭证价值。这三种要素是：内容 （content），背景（context，亦称“上下 文”）和结构（structure）。内容是指文件与 文档中所包含的表达作者意图的信息；背景是 指能够证明文件与文档形成环境、形成过程、 存在状态以及和文件与文档形成和存在相关的 其他信息，如作者、签发人、成文日期、收文 者、形成文件与文档的活动说明、文件与文档 生成的软硬件环境等。结构是指文件与文档内 容信息的组织表达方式，如文字的段落安排、
2.电子文件与文档的特点 从以上的定义，可以归纳出电子文件与 文档的基本特点如下： （1）信息的非人工可读性。传统文件与文档的 内容以字符、数字或图表等形式记录于纸张 等载体上，属于“原子”层次。而电子文件 与文档的信息以比特的形式存在，而比特没 有体积、重量、颜色、形状，能以光速传播。 （2）电子文件与文档的系统依赖性。电子文件 与文档信息存储的时候需要进行编码，信息 检索和阅读的时候需要解码，编码和解码过
（1）具有法定和准绳作用。 （2）具有领导和知道作用。 （3）具有沟通和合作作用。 （4）具有宣传和教育作用。
1.2.2 政府文档（公文）的格式 公文的格式是指公文各组成部分的写作要 求和标识的规则，还包括用纸、装订和文字排 列要求。
1、公文用纸、排版与印装 （1）公文用纸幅面及版面尺寸。公文用纸一般 采用国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文 用纸大小，根据实际确定。 ①公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm。 ②公文用纸订头（左白边）为：28mm±1mm。 ③版心尺寸为：156*225mm（不含页码）。 （2）排版规格、图文颜色与印刷装订要求。公 文文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋 字，一般每面22行，每行28个字，未作特殊 说明，公文中的颜色均为黑色。
录为单位进行存取的。 而在《辞海》中则将“文件”定义为：计 算机的一个专有词，指由若干相关记录构成 的集合；指磁盘、磁带等存储的内容。它可 以是一般意义上表示目的、形式、内容上彼 此相似的信息项的集合，还可以指内存中的 一批数据。 （2）对文档的定义。 ①作为活动、事件的根据、证据或支持的、原 始的或正式的文件。 ②含有信息的作品。
①文件是国家机关、社会组织、企事业单位或 个人在社会活动中为处理事物、交流信息而 使用的各种载体的文字、图表、声像等记录 材料。它是人们社会交往的工具，也是档案 的前身。 ②文档是按一定的结构归档到计算机存储设备 上的情报资料。这些资料以记录的形式存储， 因此文档也可视为按一定结构组织的记录的 集合。 ③在计算机检索领域大多称file为文档，如顺排 文档、倒排文档。文档管理系统是以文档记
2、行政公文格式 《国家行政机关公文处理办法》第三章规 定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件说明、成文日 期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发 机关和印发日期等部分组成”。
1.2.3 政府文档（公文）的分类 政府文档或公文种类数以百计，可以从不同
1.2 政府文档与政府电子文档
1.2.1 政府文档的特征与作用 机关团体、企事业单位等依法成立的社 会组织用来办理公务、有一定格式的文件即 为公文，全称公务文书，对于政府而言就是 政府文档。 1、公文的特征 （1）公文内容的公务性。公文的“公”，指的 是社会组织。
（2）公文格式的规范性。公文写作都是具有格 式的，公文的格式，有惯用的格式和法定的 格式两种。 （3）作者和读者的指定性。公文的作者只能是 法定的社会组织及其法人代表限于权利进行 公文的写作的社会组织。公文的读者是特定 的，在公文格式上有专门的规定，如“主送 机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范 围”等。 （4）法定权力的制约性。 2、公文的作用
32政府电子文档应用中的法律问题1确定电子文件法律效力的必要性2电子文件的证明力3电子文件证明力的判断对于证据的证明力法学界具有普遍意义的看法是证据的证明力取决于其客观性即证据的真实性和可靠性关联性与合法性
第一章 文档概述ຫໍສະໝຸດ 1.1 文档的概念
1.1.1 文件与文档 任何组织的管理活动,其实质就是对管理 信息的处理过程. 1.文件与文档的一般概念 (1)对文件的理解.”文件”一词在英文中常用 2333document、file或record来表示。 根据《中国大百科全书》的相关条目，对文 件与文档的解释如下。
以计算机磁盘和光盘等为载体的文字材料。 由此可见，尽管对电子文件与文档这一术 语存在不同的表达方式，着眼点与侧重点不同， 但基本内涵是一致的，即电子文件与文档必须 满足以下两个基本条件。 第一、电子文件与文档首先是文件，必须满足 文件的所有条件。 第二、电子文件与文档是由计算机生成与处理， 并可经由计算机网络进行传播的，计算机及其 网络是电子文件与文档赖以生成、活动的基础。
（3）传输方便快捷。 （4）电子文件与文档的可重用性。 （5）电子文本撰写的协同性。
4.电子文件与文档功能特征 在办公自动化环境下，电子文件从功能上 看，有其显著的特征。 （1）便于简化文档的处理和管理，实现无纸操 作。 （2）可以进行版本控制，保持文档的完整性。
（3）可实现集中的文档访问。 （4）文件查找将更加便捷。 （5）多媒体电子文件信息的集成。 （6）电子文件管理流程变化。
件与文档所使用的代码、格式、以及载体、 附件等方面的信息。
1.1.2 电子文档及其特点 1.电子文档的概念 (1)对电子文档的理解.人们对电子文件与文档的 认识也是处在一个不断深化的过程中,但总的 来说有四种模式,即“文件说”,“代码序列说”、 “信息组合或信息集合体说”、“文字材料 说”。
与文档的定义是：“电子文件是一种通过数字 电脑进行操作、传输与处理的文件，并具有 文件的一般定义。” ②国家档案局《电子文件归档与电子档案管理 规范》中的定义是：“能被计算机识别、处 理和存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并 可以在网络上传递的代码序列”。 ③从信息的角度对电子文件与文档进行定义， 认为电子文件与文档的本质就是信息。 ④从文字材料的角度出发来定义电子文件，即 所谓电子文件是指人们在社会生活中形成的