人事档案管理规定

人事档案管理规定
人事档案管理规定
一、目的
人事档案管理是为了规范和保护企业员工的个人信息，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。

二、适用范围
本规定适用于公司所有员工的人事档案管理，包括入职材料、员工合同、培训
记录、绩效评估、离职手续等。

三、档案管理责任
1. 人力资源部门负责整体的人事档案管理工作，包括档案的建立、归档、借阅、销毁等。

2. 各部门负责员工档案的及时更新和完善，确保档案的准确性和完整性。

3. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、存储、检索等。

四、档案建立和归档
1. 入职材料：包括身份证复印件、学历证书、工作经历证明等，应在员工入职
后的3个工作日内归档。

2. 员工合同：应在员工入职后的5个工作日内归档，合同到期后应及时更新。

3. 培训记录：包括培训计划、培训证书等，应在培训结束后的3个工作日内归档。

4. 绩效评估：应在绩效评估结束后的3个工作日内归档。

5. 离职手续：包括离职申请、离职交接等，应在员工离职后的3个工作日内归档。

五、档案借阅和归还
1. 借阅申请：员工需要借阅档案时，应填写借阅申请表，并经上级审批后方可
借阅。

2. 借阅期限：借阅档案的期限一般不超过7个工作日，如需延长借阅期限，应
提前申请并经批准。

3. 档案归还：借阅期满后，员工应及时归还档案，并填写归还登记表。

六、档案保密
1. 档案保管：档案应存放在专门的档案室或保险柜中，确保安全可靠。

2. 档案查阅：档案的查阅应由档案管理员陪同，不得随意查阅他人档案。

3. 信息安全：员工的个人信息应严格保密，不得外泄或非法使用。

七、档案销毁
1. 档案存续期限：员工离职后，其档案应至少保留5年，合同和培训记录应保
留至合同到期或培训结束后的5年。

2. 销毁程序：档案存续期限届满后，应进行销毁，销毁程序需经公司领导审批，并由档案管理员负责具体操作。

八、违规处理
对于违反本规定的行为，将依据公司相关规章制度进行相应的纪律处分，严重
者将追究法律责任。

九、附则
本规定的解释权归公司人力资源部门所有，如有需要，可根据实际情况进行调
整和补充，并经公司领导审批后生效。